Масштабирование агентства: уроки роста и изменений

Возглавить и масштабировать быстрорастущее агентство было невероятным путешествием, особенно с учетом того, что построение бизнеса даже не входило в мои планы, когда я начал самостоятельно консультировать шесть лет назад.

За последние шесть лет создания Eyeful Media я опирался на свою сеть и коллег, особенно на тех, у кого есть опыт работы в агентствах, чтобы успешно управлять нашим ростом. Я извлекал бесценные уроки на каждом шагу.

Хотя мы усвоили некоторые уроки рано, многие пришли к нам, когда мы повзрослели. Мы разделили наше путешествие на этапы на основе модели организационного жизненного цикла Адизеса:

• Младенчество.
• Давай-давай рост.
• Подростковый возраст.
• Основной.

Мы осознали необходимость корректировки и улучшения нашего подхода на каждом этапе.

Многие из наиболее важных возможностей роста, которыми мы смогли воспользоваться, были получены благодаря отзывам наших клиентов и сотрудников.

Эти важные уроки, извлеченные на каждом этапе нашего пути, продолжали развиваться по мере того, как мы становились зрелыми как организация.

Настройка тем для развития бизнеса

Чтобы обеспечить ясность и направление, мы каждый год назначали тему, которая отражала состояние нашего бизнеса.

В 2020 году мы сосредоточились на создании инфраструктуры. 2021 год был для создания структуры. В 2022 году нашей целью было повышение эффективности, что остается приоритетом и в 2023 году.

Одной из самых важных вещей, которую мы сделали, была тщательная разработка и уточнение нашей миссии, видения и ценностей.

Наличие ясности в отношении этих вещей позволило нам масштабироваться так, как нам кажется правильным, включая найм сотрудников в соответствии с культурой и создание инфраструктуры, структуры и эффективности таким образом, чтобы они соответствовали тому, чего мы хотим достичь и отстаивать.

Год инфраструктуры (2020)

В первые годы существования нашего агентства мы полагались на сеть подрядчиков и консультантов.

Однако, поскольку в 2020 году мы начали нанимать сотрудников на полную ставку (FTE), нам понадобилась более сильная инфраструктура для поддержки нашей растущей команды.

Основная причина перехода на FTE заключалась в большей предсказуемости подбора персонала по мере того, как мы привлекали клиентов.

Все перечисленные ниже элементы я бы хотел, чтобы мы реализовали гораздо раньше, поэтому, если позволяет ваш бюджет, подумайте о том, чтобы внедрить их, как только вы сможете себе это позволить:

Получите решение по расчету заработной платы

Переход от оплаты подрядчикам через PayPal к использованию Gusto для расчета заработной платы значительно упростил наши процессы.

С Gusto выдача 1099 и W2 стала более эффективной. Интеграция с Corpnet и льготами также помогла нам более эффективно управлять сотрудниками в разных штатах.

Инвестируйте в качественные инструменты коммуникации

Мы осознали необходимость бесперебойной совместной работы и перешли с Google Chat на Slack на основе отзывов нашей команды.

Инвестиции в инструменты коммуникации, которые способствуют эффективной командной работе и обмену информацией, имеют решающее значение, особенно для удаленных агентств.

Выбрать программу для бухгалтерского учета

Начните с более надежного программного обеспечения для бухгалтерского учета, такого как QuickBooks Online, чтобы избежать последующего переноса данных из версии, предназначенной для независимых фрилансеров.

Последовательность в наименовании проектов и создании подразделений и классов обеспечит ценную информацию для анализа роста.

Автоматизируйте сбор данных для отчетов

Чтобы сократить количество ручных операций и сэкономить время нашей команды на анализ, мы изначально использовали Supermetrics для переноса данных в электронные таблицы. (Однако по мере роста наших потребностей мы внедрили Domo, более комплексное решение для создания отчетов, для создания подробных внутренних и внешних отчетов в течение года нашей эффективности).

Точно отслеживайте время

Хотя многим не нравится отслеживать время, мы признали его важность для понимания прибыльности проекта и клиента.

Отслеживание времени началось с первого дня, поскольку оно было необходимо нам для целей выставления счетов, но мы перешли на решение, которое лучше интегрировалось с остальной частью нашего технического стека.

(Примечание: в более поздние годы мы начали проводить более глубокий ежемесячный анализ процента от общего времени отслеживания и прибыльности клиента / проекта, но это подготовило почву)

Используйте решение для управления проектами

Используйте инструмент управления проектами для оптимизации рабочих процессов и повышения эффективности. Наш первый SEO-наем подталкивал к управлению проектами.

Поскольку я вышел из роли внутреннего лидера, я не осознавал ее важности для согласования нескольких организаций в параллельных рабочих потоках.

Инвестируйте в инструменты, которые облегчат вашей команде обмен отзывами

Как агентству, ориентированному на ценности, важно постоянно следить за тем, как работают наши сотрудники. Мы внедрили 15five по совету друга, который управляет гораздо более крупным агентством.

Хотя крупные компании обычно используют инструменты управления персоналом, это одна из немногих вещей, которые изменили правила игры для нас.

Создайте собственный шаблон PowerPoint / Google Slides

Это может показаться глупым, но одной из наших лучших инвестиций было нанять дизайнера для создания шаблона Google Slides.

Раньше мы проводили бесчисленные часы, переделывая колоды, потому что они были непоследовательны. Это здорово сэкономило время и обошлось нам менее чем в 2000 долларов.

Разгрузите бухгалтерию и получите цену за конверсию, которая может поддерживать несколько состояний

Раньше я классифицировал все расходы в QuickBooks вручную. Хотя вести собственную бухгалтерию в начале пути вашей компании, чтобы понять ваши расходы, нормально, в определенный момент это перестает быть лучшим использованием вашего времени.

Заплатите кому-нибудь (например, Corpnet), чтобы он установил для вас штаты по налогам и нашел бухгалтера. После первых нескольких лет в бизнесе нам также пришлось нанять нового бухгалтера. Мы переросли наш первый из-за сложности работы во многих штатах.

Создайте всеобъемлющий операционный план

Как основатель, у вас может быть четкое представление о том, куда вы хотите двигаться с агентством и что для вас важно.

Но по мере того, как вы нанимаете больше лидеров, вы хотите убедиться, что это понятно и им. Изложение плана на бумаге также помогает выявить пробелы и возможности.

Настройте общие диски и организуйте свои документы

Я был бы в порядке, поместив все документы в одну папку и поискав. Однако не все могут так работать, и потом может быть очень больно возвращаться и систематизировать документы.

Создайте организованную, масштабируемую файловую структуру, которая облегчит адаптацию новых сотрудников. Когда вы быстро растете, вам нужно, чтобы люди быстро набирали обороты, и время, потраченное на организацию, поможет ускорить этот процесс.

Пока вы это делаете, убедитесь, что вы также поместили все контракты в организованную папку.

Определите потоки доходов и расходов

Определите, что вы хотите продавать, как вы хотите взимать за это плату, а также соответствие ресурсов типу работы, которую вы хотите выполнять.

В первые несколько лет вы можете браться за любые проекты, которые попадутся вам на пути, но по мере масштабирования вы можете расширить или уменьшить широту своих предложений.

Год строения (2021)

На этом этапе нашей основной задачей было создание прочной основы и совершенствование наших процессов для обеспечения масштабируемости и стратегических инициатив.

Мы стремились освободить команду для стратегических инициатив и улучшить процесс адаптации.

Может быть сложно отвлечься от повседневных задач, особенно если вы начинали как маркетолог, а теперь должны стать «настоящим» генеральным директором.

Тем не менее, делегирование обязанностей и создание прочной структуры команды имеют решающее значение, поскольку вы нанимаете правильных людей.

Максимально используйте имеющиеся у вас технологии, стандартизируйте методы и рассмотрите возможность использования более сложных инструментов для эффективной консолидации и представления данных.

Внедрите дополнительные уровни управления, чтобы обеспечить эффективную коммуникацию и согласование внутри агентства. Изучение партнерских отношений и получение кредитной линии также могут способствовать росту вашего агентства на этом этапе.

Создайте надежный процесс адаптации

Первые несколько лет я проводил онбординг, так как хотел убедиться, что люди понимают наши ценности. Но это было неэффективно, масштабируемо и не настолько эффективно, как могло бы быть.

Некоторые из наших руководителей решили улучшить процесс, добавив больше ясности в отношении ожиданий на первые 90 дней, ссылок на важные документы, а также встреч и приветствий с различными коллегами.

Создайте структуру команды

На этом этапе мы начали создавать дополнительные уровни управления, включая добавление директоров групп. Это позволило нашей команде иметь менеджеров, к которым можно было обратиться за помощью, и обеспечило большую ясность ролей.

Осуществлять ежегодные обзоры

Я никогда не был большим поклонником ежегодных обзоров, потому что считаю, что менеджеры должны делиться отзывами 365 дней в году.

Однако некоторые из наших экологически чистых сотрудников хотели иметь более структурированный процесс, который помог бы им понять, что потребуется для перехода на следующий уровень.

Мы начали делать это в Google Docs, но затем перенесли процесс на 15 Five.

Обеспечьте кредитную линию

Лучшее время, чтобы получить кредитную линию, когда вам это не нужно.

Как руководитель вы несете ответственность за средства к существованию своих сотрудников и их семей. Имейте линию безопасности на случай, если вы столкнетесь с проблемой денежного потока.

Обновите свой бренд

Вы можете летать незаметно в течение первых нескольких лет. Когда вы начнете масштабироваться, даже через сарафанное радио, подумайте о редизайне веб-сайта или обновлении логотипа. Просто убедитесь, что вы не переплачиваете!

Нанимайте заранее, но не слишком много

По мере того, как ваше агентство будет расширяться, а доходы станут более предсказуемыми, подумайте о переходе от модели найма «точно в срок» к добавлению персонала немного раньше.

Не переусердствуйте, чтобы не столкнуться с незанятой пропускной способностью (как и цветы, часы работы агентства скоропортятся — если они ушли, они ушли!). Но наличие укомплектованного персонала дает команде больше возможностей для тренировок и страховки в случае отсутствия.

Используйте подрядчиков для быстрого масштабирования ресурсов, если проект возникает из ниоткуда и вам нужна пропускная способность.

Год эффективности (2022)

Эффективность стала нашей главной целью, поскольку мы стремились оптимизировать наши процессы, внедрить автоматизацию и повысить прибыльность клиентов и проектов.

Мы также уделяем большое внимание развитию наших сотрудников. Хотя обучение лидерству может показаться не связанным с эффективностью, ваша цель всегда должна состоять в том, чтобы уменьшить непреднамеренную текучесть кадров и создать возможности для роста вашей команды. Коучинг может помочь с обоими этими вещами.

Получить помощника

Как основатель, вы часто будете браться за задачи, с которыми больше никто не может справиться.

Это может включать в себя такие вещи, как настройка адресов электронной почты для новых сотрудников или ответы на вопросы о льготах. Рассмотрите альтернативную стоимость вашего времени и переложите эти вопросы на помощника.

Создавайте процессы и шаблоны

Навигация по внедрению процесса с ранними наймами может быть сложной. Скорее всего, вы столкнетесь с сопротивлением, поэтому убедитесь, что вы получаете их отзывы как можно раньше и чаще.

Шаблоны могут включать в себя такие параметры, как 90-дневные планы или планы отчетов, но ваша цель должна состоять в том, чтобы найти что-то, что часто воссоздается, чтобы сэкономить время команды.

Вы также можете создавать повторно используемые подходы к проектам и контент, хотя вы хотите избегать любой работы, которая кажется «консервированной» или шаблонной.

Серьезно относиться к прибыльности клиента и проекта

Вы всегда должны иметь хорошее представление о прибыльности, но вы можете согласиться на более низкую маржу в течение первых нескольких лет, пока вы создаете свою репутацию.

Убедитесь, что вы хорошо понимаете свои истинные затраты на управление учетными записями на основе назначенной команды и их конкретных затрат.

Развивайте своих людей — и не только с помощью тактической платформы/маркетингового обучения

Не думайте, что люди обладают такими же навыками, как и вы. Помните, что вы, вероятно, видели намного больше, чем они.

Создайте надежный календарь обучения, охватывающий такие темы, как активное слушание, навигация по сложным разговорам и адаптация материалов для клиентов на разных организационных уровнях.

Перестройте свою команду

Люди, которые привели вас сюда, не обязательно являются теми, кто выведет вас на следующий уровень роста, но вы хотите оставаться верными людям, которые делают хорошую работу.

Одной из самых сложных частей развития бизнеса является понимание того, нужно ли вам изменить некоторые роли ваших сотрудников или их отношения подчинения. Также важно убедиться, что члены вашей команды соответствуют вашему бренду и ценностям.

Кто-то может быть невероятно трудолюбивым, но лучше уйти от него, если он не соответствует культуре. Строгий процесс найма может помочь заранее проверить людей. Тем не менее, вы не всегда можете получить это право.

Обновите юридические документы

Теперь, когда у вас больше сотрудников и клиентов, убедитесь, что ваш юрист просматривает ваши консультационные соглашения, справочники сотрудников, трудовые договоры, соглашения о неразглашении и другие подобные документы.

Законы часто меняются, и вы хотите, чтобы ваш бизнес был защищен.

Проверьте свои банковские счета

У вас может быть базовый расчетный счет с момента основания вашего агентства.

По мере роста вашего бизнеса обязательно поговорите с банкиром об обновлении вашей учетной записи и рассмотрите возможность добавления связанного сберегательного счета, чтобы вы могли начать получать проценты.

Вы также можете сэкономить на плате за перевод.

Обновите свой набор отчетов

Теперь, когда вы, вероятно, работаете с большим количеством клиентов, обратите внимание на более продвинутый пакет отчетов, такой как Domo, Tableau или другое решение, отвечающее потребностям вашей фирмы.

Составьте реальный бюджет

Имея в своих руках более зрелую компанию, пришло время начать работу и управление в соответствии с запланированным бюджетом.

В первый год вы ошибетесь, но это отличная мышца, которую нужно накачать, чтобы понять, где ваши доходы растут быстрее или медленнее, чем ожидалось, и где расходы отклоняются от ваших планов.

Еще 6 советов по развитию агентства, о которых следует помнить

Получайте частые отзывы от клиентов и вашей команды

Нет ничего важнее, чем сделать так, чтобы ваши клиенты и члены команды чувствовали себя услышанными.

Получайте ежеквартальные или более частые отзывы, включая NPS, eNPS и Start/Stop/Continue.

Обращайте внимание на отзывы, которые вы получаете, чтобы создать сильное и устойчивое агентство.

Диверсифицируйте свой доход

Возможно, вы не сможете контролировать это, пока вы находитесь на ранних стадиях и принимаете большую часть того, что встречается вам на пути.

Консультанты агентства по развитию могут порекомендовать вам сосредоточиться на определенной нише, и это балансирование, чтобы гарантировать, что вы защищаете здоровье бизнеса и средств к существованию, за которые вы несете ответственность перед лицом этого совета.

Не доверяйте слишком много вашего бизнеса одному клиенту или вертикали. Балансирование гонораров с разовыми проектами важно для поддержания вашего бизнеса в здоровом состоянии.

Слуг легче нанять против, в то время как разовые проекты могут быть прибыльными, пока вы не столкнетесь с большим расползанием объема.

Скажите «нет», когда это кажется натянутым или если клиент не подходит

Ничего хорошего не получится, если вы возьметесь за проект, для поддержки которого у вас нет навыков.

Доверяйте взглядам вашей команды лидеров и не полагайтесь исключительно на собственную интуицию. Лучше милостиво уйти и даже порекомендовать другую фирму, чем выполнять работу некачественно.

Помните, что вы всегда можете уйти, если клиент вам не подходит, потому что он унижает сотрудников, всегда пытается выжать из вас больше или вообще является плохим партнером.

Внедрите минимумы, которые позволят вам делать свою работу наилучшим образом

На ранних стадиях роста компании вы, возможно, захотите пойти на минимальные авансовые платежи или плату за проект.

Со временем вы узнаете, сколько часов ваша команда должна иметь для выполнения работы, которой вы и они гордитесь и которая способна добиваться результатов.

Не смущайтесь своими расценками. Берите столько, сколько стоите вы и ваша работа.

Выясните, какие люди преуспевают в вашей компании.

Из-за скорости и сложности нашей работы нам было сложно нанять больше младших сотрудников, которым требуется ежедневное практическое руководство.

Сделайте шаг назад, посмотрите на модели того, кто преуспевает, а кто склонен отказываться от участия или неэффективен, и соответствующим образом скорректируйте свой найм.

Вы хотите, чтобы у людей были правильные ценности и навыки, что требует усилий.

Следите за мелкими расходами

Если вы полностью удалены, вы обнаружите, что большая часть ваших расходов приходится на людей и программное обеспечение, а программное обеспечение может быстро возрасти.

Один из простых советов — регулярно проверять, есть ли фрилансеры в вашем списке, чтобы вы могли отменить электронную почту, управление проектами, отслеживание рабочего времени и другие расходы, которые быстро накапливаются.

Ежеквартально проводите аудит всего программного обеспечения, чтобы убедиться, что ваша команда по-прежнему активно его использует.

Охватывая различные этапы роста и изменений

Масштабирование агентства — это захватывающее путешествие, полное испытаний и уроков. Вы можете успешно масштабировать свое агентство за счет диверсификации доходов, стратегического найма, внедрения эффективных процессов и сосредоточения внимания на развитии команды.

Охватывайте различные этапы роста, адаптируйтесь к изменяющимся потребностям вашего агентства и постоянно оценивайте и оптимизируйте свою деятельность.

Помните, что каждый шаг на этом пути приносит ценную информацию, которая способствует успеху вашего агентства.