Что такое базовый план расписания и как его составить?

Прежде чем начать проект, вы должны подумать о времени. Это самая важная переменная, которая может повлиять на ваш план. Как вы можете сделать то, что вам нужно, за то время, которое у вас есть? Для этого нужно составить расписание.

График — это ключ к планированию проекта, но на самом деле графики — это всего лишь основа. Как только вы начнете действовать, выполняя задачу за задачей, расписание изменится. Как вы можете быть уверены, что соблюдаете график и не сбиваете проект с намеченного пути?

Вот где вступает в действие создание базового плана. Создав базовый план проекта и базовый график, у вас есть средства для сравнения того, где вы находитесь при выполнении проекта, и совпадает ли это с тем, где вы намеревались быть в то время.

Что такое базовый план расписания?

Называете ли вы это базовым расписанием или базовым планом расписания, этот термин относится к готовому и утвержденному расписанию. Базовый план расписания можно использовать в качестве инструмента для измерения производительности путем составления отчетов об отклонениях расписания. То есть базовый план расписания можно использовать для сравнения того, где вы планировали быть в определенное время в проекте, с тем, где данные показывают, что вы действительно находитесь.

Связанный: Шаблоны планирования проекта

Как вы знаете, расписание проекта — это набор задач, которые необходимо выполнить в течение определенного периода времени, чтобы достичь конечного результата проекта. Таким образом, базовый план расписания — это способ зафиксировать этот окончательный график и использовать его в качестве эталона для измерения вашего прогресса в выполнении проекта.

Базовый план расписания фиксирует изменения в вашем расписании, которые происходят из-за развития рисков. Использование базового расписания означает, что вы можете увидеть эти изменения в своем расписании раньше, чем позже, и быстро внести коррективы, чтобы не сбиться с пути.

Зачем использовать базовое расписание?

Очевидная причина использования базового графика заключается в том, что он помогает вам не сбиться с графика. Без него вы как будто работаете вне текущего контекста вашего проекта. Невозможно узнать, где должно быть в расписании, потому что нет эталона, с которым можно было бы сравнить ваш прогресс.

Проекты редко проходят без многочисленных проблем. Может быть мелкая авария или крупная. Независимо от серьезности проблемы, последствия могут неизбежно отразиться на вашем графике, в результате чего сроки будут сорваны. Вам нужно будет перераспределить ресурсы, чтобы стабилизировать ваш проект.

Это означает изменение частей расписания, чтобы реагировать на изменения и не сбиться с пути, чтобы уложиться в окончательный срок. Однако в постоянном потоке изменений и неудач базовый график остается неизменным. Постоянство в море перемен — это проект, позволяющий вам успешно ориентироваться, когда шторм уносит вас в неизведанные воды.

Конечно, существует множество различных типов базовых линий. Все они важны. Базовый график позволяет вам не сбиться с цели и связан с базовым планом проекта, поскольку график является частью более крупного плана проекта. Но базовый график включает в себя бизнес-активы и ресурсы, поэтому вы можете правильно распределить их, чтобы не отклоняться от графика.

Как составить базовый план расписания

Прежде чем вы сможете составить базовый график, вам нужно его составить. Это начинается со сбора всех задач, которые вам нужно выполнить, чтобы получить окончательный результат.

Определить задачи

Используйте структуру разбивки работ, чтобы работать в обратном направлении от конечного результата. Этот инструмент гарантирует, что вы не пропустите ни одного шага. Чтобы составить успешное расписание, вам нужно сначала тщательно определить каждую задачу. Совещания по планированию с вашей командой и заинтересованными сторонами помогут убедиться, что вы не пропустите ни одного важного шага в своем расписании. Вы также можете использовать исторические данные при исследовании похожих проектов.

Определить продолжительность

После того, как вы определили все свои действия, вам нужно будет оценить, сколько времени они займут для выполнения. Существует ряд методов, которые помогут вам получить точную цифру. Для получения более быстрых результатов существует аналогичная оценка, которая ссылается на время, которое потребовалось для завершения аналогичных прошлых проектов. Существуют также трехточечные оценки, в которых используется формула для расчета параметров наиболее вероятного, оптимистического и пессимистического. Конечно, есть и другие инструменты. Выберите тот, который подходит вам и вашему проекту.

Установить вехи

Проекты большие, а задачи маленькие. Вехи — это шаги между этими двумя точками. Обычно они используются для обозначения окончания одной фазы проекта и начала следующей. Однако вы можете использовать веху для определения любой важной точки в проекте.

Определите зависимости

Некоторые из собранных вами задач будут автономными, в то время как другие будут зависеть от других. То есть они не смогут запуститься или остановиться, пока не запустится или не остановится другой. Эти зависимые задачи могут вызвать проблемы позже в проекте, если вы их не идентифицируете.

Добавить ресурсы

Задачи не завершаются сами собой. К ним нужно прикрепить ресурсы. Ресурсами могут быть члены команды, материалы, инструменты и т. д. Все они имеют связанные затраты, а также предполагаемую продолжительность, чтобы определить, как долго они вам понадобятся.

Установить базовый уровень

Теперь у вас есть расписание проекта. Установка базового уровня просто замораживает эти данные — делает их моментальный снимок. Это понадобится вам для сравнения вашего прогресса по мере перехода к этапу выполнения проекта.

В следующем разделе мы покажем вам, как легко это сделать в ProjectManager, или, если хотите, вы можете посмотреть это короткое обучающее видео.

Как сделать базовый план расписания в ProjectManager

Как только вы составили расписание, сохраните его. Теперь у вас есть базовый план расписания, и вы можете использовать этот документ для сравнения с вашим фактическим прогрессом при выполнении проекта. Но есть более эффективный способ рассчитать дисперсию вашего проекта.

Время является ценным ресурсом в любом проекте, и использование облачного программного обеспечения для планирования проектов, такого как ProjectManager, поможет вам сэкономить время и деньги, одновременно повысив производительность вашего проекта. Вот как это работает.

Во-первых, вы захотите построить свое расписание на нашей онлайн-диаграмме Ганта. Импортируйте задачи или используйте для начала один из наших отраслевых шаблонов. Как и в любом расписании, вы хотите добавить даты начала и окончания. Затем диаграмма Ганта отображает ваш проект на временной шкале. Но здесь все становится интереснее.

Разбейте большой график на более управляемые части с помощью нашей функции этапов, которая может разделить проект на этапы или указать основные сроки. Гант можно дополнительно настроить по цвету.

Затем свяжите зависимости, чтобы они не подкрадывались к вам во время выполнения. Если есть изменения во время выполнения, наш Гант можно отредактировать, просто перетащив задачу на новую дату.

Установка базовой линии

Как уже отмечалось, установка базового уровня — это то, как вы измеряете дисперсию проекта при выполнении задач. Поэтому, как только вы завершили свой план, вы хотите установить базовый план расписания. Все, что вам нужно сделать с нашим инструментом Ганта, — это щелкнуть дополнительные настройки. Там вы увидите возможность установить базовый уровень. Это так просто.

Когда вы зададите базовый план, запланированные даты начала и окончания будут указаны в столбцах начала и окончания базового плана. Эти даты не изменятся, если вы не сбросите свой базовый план и не переопределите их.

Наши отчеты в один клик включают отчет об отклонениях по проекту, который сравнивает ваш фактический прогресс с запланированным. Это отличный способ рассчитать буфер проекта, который показывает, сколько времени вы можете добавить к задаче, не влияя на общий график.

ProjectManager — отмеченный наградами инструмент, который помогает менеджерам планировать и предоставляет им инструменты, необходимые для соблюдения графика. От планирования базовых планов до отслеживания отклонений проекта — у вас есть контроль. Организовывайте задачи, распределяйте ресурсы и контролируйте все это в режиме реального времени.