Как контролировать конфликт расписания в управлении проектами

Последнее, чего хочет менеджер проекта, — это конфликт в расписании. Но конфликт в расписании — это случайность в управлении проектами. Хотя работа менеджера проекта заключается в том, чтобы обеспечить беспрепятственный рабочий процесс, в его обязанности также входит разрешение конфликтов в расписании, когда они возникают, а это неизбежная проблема.

Прежде чем вы сможете контролировать конфликт планирования, вы должны понять, что это такое. Затем вы можете выработать стратегию, позволяющую избежать конфликтов в расписании, и использовать инструменты планирования проекта, которые вам в этом помогут. Мы рассмотрим каждую из этих тем, и к концу этого блога вы научитесь управлять расписаниями, чтобы предотвратить конфликт расписаний.

Что такое конфликт планирования?

Конфликт расписания — это просто когда у вас есть два или более вида деятельности, которые будут выполняться одновременно. Конечно, могут быть задачи, которые выполняются одновременно, но только если вы запланировали иметь достаточно ресурсов и времени для их выполнения. Но эта стратегия является преднамеренной, в то время как конфликты в расписании, как правило, возникают случайно.

Если у вас возник конфликт в расписании, вы не сможете выполнить поставленные задачи. Члены вашей команды будут слишком рассредоточены, и другие ресурсы, необходимые для выполнения задачи, могут быть недоступны. Конфликт в расписании может привести к срыву сроков, превышению бюджета и снижению морального духа проекта. Ни один из них не стоит риска небрежного планирования, которое приводит к конфликтам в расписании.

Это не означает, что ошибки планирования всегда являются причиной конфликтов планирования. Есть несчастные случаи, вызванные человеческим фактором, и есть риски, присущие любому проекту. В любом случае, вам, вероятно, придется иметь дело с конфликтами расписания. Чем больше вы подготовлены, тем лучше. Частью подготовки является использование программного обеспечения для управления проектами для планирования ваших проектов.

ProjectManager — это отмеченное наградами программное обеспечение для управления проектами, которое помогает планировать, управлять этим расписанием и отслеживать его в режиме реального времени. Используйте наши мощные диаграммы Ганта для организации задач и ресурсов. Вы можете связать все четыре типа зависимостей задач, чтобы избежать конфликтов планирования и задержек. Отфильтруйте критический путь и посмотрите, какие задачи необходимы для успешной реализации проекта. После того, как вы установите базовый план, вы сможете отслеживать свой прогресс в режиме реального времени и выявлять любые проблемы, решать их и не отставать от графика. Начните бесплатно работать с ProjectManager уже сегодня.

Как избежать конфликтов расписаний в управлении проектами

Иногда вы не можете избежать конфликта в расписании. Бывают встречи в последнюю минуту, недопонимание и другие возникающие проблемы. Но помимо аномалии, есть способы убедиться, что в вашем расписании нет конфликтов расписания. Руководителям проектов рекомендуется принять эти меры предосторожности.

Используйте структуру разбивки работ, чтобы четко определить объем вашего проекта

Всем известно, что проекты состоят из множества задач. Но что часто упускается из виду, так это то, что есть инструмент для определения этих задач. Если вы используете структурную декомпозицию работ (WBS), вы можете сопоставить результаты и задачи в проекте. Это древовидная диаграмма, на вершине которой находится окончательный результат, а меньшие, ведущие к нему, ответвляются ниже него. Это обеспечивает полный объем проекта и помогает избежать конфликтов в расписании, потому что легче избежать конфликтов, когда вы заранее знаете всю работу и результаты.

Определите любые зависимости задачи

Конечно, не все задачи одинаковы. Часто существуют зависимости задач или задачи, которые могут запускаться или останавливаться до тех пор, пока не запустится или не остановится другая задача. В качестве простого примера зависимость задачи подобна стене, которую нельзя покрасить, пока она не будет построена. Зависимости задач могут существенно повлиять на расписание проекта, поэтому важно их идентифицировать, чтобы избежать дорогостоящих задержек или конфликтов расписаний. Вы также захотите отметить, какой это тип зависимости задачи. Их четыре: старт для старта, который стартует, когда стартует другой; от начала до конца, который начинается, когда заканчивает другой, от финиша до конца, который заканчивается, когда заканчивает другой, и от финиша до начала, который заканчивается с началом другого.

Установите последовательность задач вашего проекта

Графики проекта должны следовать последовательности, чтобы гарантировать, что вы не окунетесь в двойное погружение. Он начинается в целом с определения целей проекта и определения всех заинтересованных сторон. Это приводит к окончательному сроку, который определяет, когда все результаты должны быть завершены. На этом этапе вы захотите использовать свою WBS для перечисления всех ваших результатов, задач и шагов, которые вы предпримете для завершения проекта. Вы настроите процессы и процедуры. Членам команды будут назначены задачи, у которых будут даты начала и окончания. Затем это расписание передается команде, и любые обнаруженные конфликты расписания могут быть изменены до выполнения проекта.

Связанный: 25 обязательных шаблонов и таблиц Excel для управления проектами

Распределите роли и обязанности

Еще один способ избежать конфликтов в расписании — убедиться, что каждому члену проектной группы назначена роль и он понимает свои обязанности. Это дает каждому члену команды право собственности на часть проекта, что приводит к более высокому качеству и своевременному выполнению их задач. Это потому, что каждый член команды будет нести ответственность. Они будут отвечать за решение любых проблем, таких как задержки, недостающие ресурсы и конфликты.

Определите критический путь

Критический путь — это самая длинная последовательность действий, которую необходимо выполнить вовремя, чтобы весь проект был успешным. Другой взгляд на это состоит в том, что критический путь отделяет те задачи, которые необходимы для реализации проекта, от других, которыми можно пренебречь, если время и деньги станут проблемой. Это очень важно запланировать по очевидным причинам. Теперь вы знаете, какие задачи являются критическими, и можете сосредоточиться на них, в то время как другие могут быть отложены в случае конфликта, а также сколько у вас резервов.

Создать расписание проекта

Вышеизложенное описывает шаги по составлению графика проекта. Без графика проекта вы летите вслепую. Это не рекомендуется для небольших проектов и уж точно не для крупных и сложных. Наличие графика проекта также позволяет отслеживать ваш проект, сравнивая запланированный прогресс с фактическим прогрессом. Это заставляет всех работать над одной и той же страницей, чтобы они знали, что нужно сделать и когда это нужно сделать. Все это работает на успешное выполнение проекта с меньшим количеством конфликтов в расписании.

Какие инструменты планирования проектов могут помочь с конфликтом планирования?

Составление графика проекта является частью этапа планирования в управлении проектами. В управлении проектами есть инструменты планирования, которые могут помочь вам как спланировать, так и выполнить проект. Давайте рассмотрим три распространенных типа инструментов планирования проектов и то, как они помогают уменьшить конфликты планирования.

1. Диаграммы Ганта

Мы уже касались диаграмм Ганта. Это рабочие лошадки традиционных методологий управления проектами. Они отлично подходят для проектов, которые следуют фазам, когда одно происходит за другим. Они детализируют весь проект на визуальной временной шкале, которая показывает все задачи и их продолжительность. Вы часто можете добавлять вехи, связывать зависимости и многое другое, чтобы планировать проект от начала до конца.

2. Календари проекта

Календарь проекта может быть не таким надежным, как диаграмма Ганта, но его намного проще создавать и использовать. Календари уже давно используются в планировании, потому что они работают. Это визуальный инструмент, который отображает месяц на странице и дает вам даты начала и окончания. Ими легко поделиться и понять, поэтому они были основным элементом планирования проектов почти с самого начала.

3. Канбан-доски

Канбан-доски — более современный инструмент. Это визуальная система рабочего процесса, которая разбивает график производства на столбцы на доске с задачами, представленными карточками, которые перемещаются по доске по мере их выполнения. Это позволяет руководителю проекта видеть весь процесс и выявлять такие проблемы, как конфликты в расписании, до того, как с ними столкнется команда. Затем руководитель проекта может перераспределить ресурсы для решения проблемы и беспрепятственной работы команды.

ProjectManager — надежное программное обеспечение для планирования проектов

Вы найдете все эти три инструмента планирования проектов в ProjectManager, отмеченном наградами программном обеспечении для управления проектами, которое помогает планировать, управлять и отслеживать проекты в режиме реального времени. Планирование начинается с адаптации вашей команды. Наше программное обеспечение позволяет вам устанавливать доступность вашей команды, в том числе PTO, отпуска и глобальные праздники, что упрощает назначение. Когда вы составляете расписание проекта, вы можете избежать конфликтов в расписании, зная, кто свободен и когда.

Используйте несколько инструментов планирования проекта

После того как вы запланировали свой проект на нашей диаграмме Ганта, вы можете поделиться этим планом со своей проектной группой. Но членам команды не нужны все функции диаграммы Ганта, поэтому у нас есть несколько инструментов для работы с проектами. Они могут выполнять свою работу с помощью любого удобного для них инструмента, например списков задач, канбан-досок или даже календарей. Все используют одни и те же данные и обновляются в режиме реального времени одновременно, чтобы все были на одной странице.

Отслеживайте ход проекта с помощью информационных панелей в реальном времени

Обновление инструментов планирования проекта — это только один аспект данных в реальном времени. Наличие оперативных данных означает, что руководители проектов могут следить за расписанием проекта и следить за тем, чтобы проект шел по плану. Менеджеры проектов могут получить общий обзор проекта, переключившись на информационные панели в реальном времени. Они автоматически собирают оперативные данные и отображают их на удобных для чтения графиках и диаграммах, которые измеряют такие показатели, как время, стоимость, рабочая нагрузка и многое другое. В отличие от облегченного альтернативного программного обеспечения, нет необходимости в трудоемкой настройке. Он готов, когда вы готовы.

Планирование важно для своевременной реализации проекта. Наше программное обеспечение делает это возможным благодаря нескольким представлениям проекта, информационным панелям в реальном времени и отчетам, которые углубляются в данные. Отчеты настраиваются таким образом, чтобы сосредоточиться только на важных данных. Ими можно легко поделиться, чтобы держать заинтересованные стороны в курсе хода проекта. С нашим программным обеспечением вы можете планировать, управлять и отслеживать свое расписание от начала до конца.

ProjectManager — это онлайн-программное обеспечение для управления проектами, которое объединяет команды из разных отделов и континентов. Вы можете планировать свое расписание и делиться им с распределенными командами и отслеживать их прогресс в любом месте и в любое время. Присоединяйтесь к командам из Avis, Nestle и Siemens, которые используют наше программное обеспечение для реализации успешных проектов. Начните бесплатно работать с ProjectManager уже сегодня.