План управления расписанием: как составить и поддерживать его

Надлежащий план управления расписанием поможет вам сдать проект вовремя. Процесс планирования проекта начинается до составления расписания и продолжается на протяжении всего жизненного цикла проекта. Идеальный план включает установление ожиданий и включает информацию о том, как разрабатывать, управлять, выполнять и контролировать график проекта.

Хотя это и не является неотъемлемой частью каждого проекта, сложные проекты должны иметь план управления расписанием, чтобы ваша команда не сбивалась с пути. Независимо от того, используете ли вы его на протяжении всего проекта, это важная основа для вашей практики управления проектами.

Что такое план управления расписанием?

План управления расписанием — это документ, в котором объясняется, как будет создаваться, отслеживаться и управляться расписание проекта. Планы управления расписанием варьируются в зависимости от проекта, но обычно они определяют методологию планирования, измерения производительности, инструменты и процедуры, которые будут использоваться.

Связанный: Шаблоны планирования проектов

Создание плана управления расписанием — это первый шаг в процессе планирования проекта, поскольку он устанавливает правила, которым необходимо следовать при создании расписания проекта и управлении им.

После создания плана управления расписанием руководители проектов используют программное обеспечение для управления проектами для создания расписаний проектов с помощью таких инструментов, как диаграммы Ганта, списки задач и календари проекта. ProjectManager — это надежное программное обеспечение для управления проектами, в котором есть все функции планирования проекта, необходимые для создания расписания проекта.

Роли и обязанности

Первое, что нужно сделать, это определить, кто что будет делать. Вам нужно будет назначить кого-то, кто владеет расписанием, обычно менеджера проекта. Затем решите, кто имеет право обновлять расписание в вашем программном обеспечении для планирования. Вероятно, это также будет менеджер проекта; однако в более крупных проектах эту задачу может выполнять администратор проекта. В некоторых случаях команда сама обновляет расписание по мере того, как они регистрируют свой статус при работе над задачей. Как правило, окончательное утверждение дает руководитель проекта.

Обновление расписания

Частью плана является решение, как часто вы будете обновлять расписание. Иногда это утреннее занятие в понедельник, чтобы начать неделю. В других случаях вы можете обновить расписание в другой день или выбрать обновления раз в две недели. Еженедельные обновления считаются нормой и настоятельно рекомендуются, но частота, с которой вы обновляете свое расписание, определяется проектом, заинтересованными сторонами, организацией и многим другим.

Обратная связь

Обратная связь является неотъемлемым процессом в любом плане управления расписанием. Графики являются гибкими, а отчеты о состоянии, которые вы получаете от членов команды, работающей на переднем крае проекта, имеют решающее значение для удовлетворения меняющихся потребностей проекта. Чтобы убедиться, что этот канал остается открытым и ничего не пропускается, вам необходимо определить, как доставляется обратная связь. Это может быть через отчеты о состоянии, встречи команды или другие коммуникации.

Изменения в расписании

По мере изменения графиков изменения должны быть рассмотрены и утверждены. Член команды, опять же, обычно менеджер проекта, должен быть назначен лицом, утверждающим изменения крайних сроков. Однако, если изменение выходит за пределы принятого графика, оно, скорее всего, потребует одобрения со стороны высшего руководства и/или заинтересованных сторон проекта.

Инструменты планирования

Перечислите инструменты, которые вы будете использовать для составления своего расписания и управления им. Также важно отметить, кто будет использовать эти инструменты и в какой степени. Определите роли, такие как только чтение, редактирование и обновление и т. д.

Составление отчетов

Отчеты позволяют сообщать о прогрессе заинтересованным сторонам, получать данные для принятия более эффективных решений и следить за ходом проекта. В этой части вашего плана управления расписанием указаны типы отчетов, которые вам нужны, кто будет создавать и получать их на протяжении всего проекта, а также их частота.

Интеграция расписания

Этот последний компонент предназначен для тех, кто управляет расписанием, являющимся частью более крупного расписания, или расписанием одного проекта в программе или портфеле проектов. Если это так, вам нужно следить за другими расписаниями и следить за тем, чтобы ваше согласовывалось с общим графиком и стратегией других.

Как составить план управления расписанием

План управления расписанием является частью более крупного плана управления проектом и является средством обеспечения достижения результатов проекта. В нем также описываются процессы, которые позволяют вам укладываться в сроки.

План управления расписанием состоит из четырех разделов: разработка расписания, контроль расписания, изменения расписания и расписание проекта. Давайте углубимся в каждую из этих тем.

Разработка расписания

Как только кто-то из команды проекта получает эту задачу, он собирает информацию от команды и составляет процедуры, помогающие лучше оценить продолжительность каждой задачи, связанные с этим затраты и ресурсы, необходимые для выполнения задачи.

Это включает в себя тщательный аудит всего, что необходимо для графика проекта (включая программное обеспечение для управления проектом), кто отвечает за разработку графика и управление им, кто имеет право вносить изменения и так далее.

Контроль расписания

На этом этапе вам нужно определить, как измерять и контролировать свой график. Это означает, что у вас есть возможность сравнить запланированный график и затраты с вашим фактическим графиком и стоимостью. Вы должны определить, как вы будете измерять график, например, процент выполнения, количество часов, стоимость и т. д.

Кто-то из команды будет нести ответственность за измерение прогресса. Иногда это руководитель проекта, но он не всегда подходит для этой работы. Команда обычно слишком занята, чтобы взять на себя эту роль. Примите это решение на основе вашего проекта, вашей команды и регулярности, с которой будут проводиться эти измерения.

Изменения в расписании

Как мы уже упоминали, в проекте, несомненно, произойдут изменения, такие как дополнительное время или затраты, и важно, чтобы у вас был кто-то, кто одобряет эти изменения. Этот человек обычно является спонсором проекта, кем-то, кто не участвует в повседневной деятельности.

Когда происходят изменения, следует помнить о некоторых вещах: Является ли это причиной для изменения расписания? Есть ли бумажная работа? Каковы сроки для реального внедрения изменений? И, конечно же, кто уполномочен одобрять изменение?

График проекта

График часто является частью плана проекта и включается как один из документов или как приложение. Когда проект больше, а график длиннее и сложнее, он обычно включается в программное обеспечение для управления проектами.

ProjectManager — это программное обеспечение для управления проектами, которое помогает вам управлять планом и расписанием проекта. Узнайте, как это сделать, посмотрев это короткое видео.

Контрольный список управления расписанием

Чтобы убедиться, что ваше расписание включает все необходимые части, и чтобы избежать увеличения объема, убедитесь, что у вас есть ответы на следующие вопросы.

• Как вы будете разрабатывать расписание?

Выберите программное обеспечение, которое предлагает инструменты, которые помогут вам создавать расписание и управлять им, например диаграмму Ганта, которая собирает и упорядочивает задачи на временной шкале. Вы также должны знать методы, которые вы будете использовать, чтобы лучше оценить время, которое займет ваш проект.

• Кто в петле?

Определите заинтересованные стороны, которым необходимо быть в курсе прогресса, и узнайте, как часто и каким образом они хотят получать обновления.

• Как и когда измеряется производительность?

Существует множество способов мониторинга и отслеживания хода выполнения проекта и его производительности. От панелей мониторинга, которые дают снимки высокого уровня, до отчетов, которые углубляются в данные, убедитесь, что у вас есть нужные инструменты, прежде чем выполнять свое расписание.

• Как вы будете оставаться на правильном пути?

Как уже отмечалось, проекты меняются, и в какой-то момент вы можете отстать от графика. Это не конец света, но для того, чтобы вернуться к графику, необходимо иметь ответные меры. Некоторыми часто используемыми методами являются сбой (добавление дополнительных ресурсов), ускоренное отслеживание (выполнение нескольких задач одновременно), изменение объема или пересмотр расписания.

• Как будут управляться ресурсы?

Узнайте, какие ресурсы вам потребуются для выполнения каждой задачи и как они вписываются в ваш график. Вы захотите иметь все необходимые материалы под рукой, когда ваша команда будет готова выполнить эту задачу.

Шаблоны управления расписанием

Мы предлагаем десятки бесплатных шаблонов управления проектами, которые помогут вам управлять своими проектами. Вот три шаблона, которые идеально подходят для создания расписания проекта и сбора необходимой информации для плана управления расписанием.

Шаблон диаграммы Ганта

Диаграммы Ганта — это универсальный инструмент, который позволяет руководителям проектов создавать, отслеживать и управлять графиками проектов. Вы можете использовать наш бесплатный шаблон диаграммы Ганта в виде файла Excel или импортировать его в ProjectManager, чтобы создать расписание проекта, к которому вы и ваша команда сможете получить доступ в Интернете.

Шаблон структуры разбивки работ

Создание структуры декомпозиции работ позволяет визуализировать задачи проекта и соответствующим образом расставлять приоритеты. Это фундаментальный шаг при создании расписания проекта. Вы можете скачать наш шаблон структурной декомпозиции работ или использовать нашу онлайн-диаграмму Ганта, которая имеет встроенную функцию структурной декомпозиции работ, автоматизирующую этот процесс.

Шаблон содержания проекта

Прежде чем создавать план управления расписанием, вам необходимо определить объем проекта, в котором будут указаны все работы по проекту, которые необходимо выполнить. Важно, чтобы вы также определили, что не будет сделано, чтобы вы могли составить точное расписание проекта.

Как ProjectManager помогает планам управления расписанием

Управление своим расписанием похоже на меньший проект, встроенный в более крупный. Независимо от размера проекта, есть сроки, которые нужно соблюдать, ресурсы, которыми нужно управлять, и команды, которые нужно назначать. Вам нужно, чтобы все работали на пределе своих возможностей и следили за их прогрессом и рабочей нагрузкой. Это большой объем работы, и именно здесь на помощь приходит ProjectManager. Наше отмеченное наградами программное обеспечение помогает вам быть организованным и продуктивным.

Чтобы построить свой график, а затем управления требуется надежный инструмент. Наша онлайн-диаграмма Ганта собирает задачи вашего проекта и добавляет даты начала и окончания, которые заполняются на временной шкале проекта. Затем вы можете пометить задачи как приоритетные, чтобы ваша команда знала, что наиболее важно выполнить и когда. Чтобы легко отслеживать прогресс, весь график можно разбить на отдельные этапы с помощью нашей функции контрольных точек.

Затраты на труд и ресурсы также могут быть собраны на диаграмме Ганта. После завершения расписания вы можете отфильтровать критический путь и даже установить базовый план, что позволит вам измерить отклонение проекта. Вы всегда будете знать, идете ли вы по графику или нужно внести коррективы, чтобы вернуться к графику. Если вам нужно что-то изменить в своем расписании, просто перетащите задачу на новую дату, и все автоматически обновится.

Команды могут организовать свою работу с помощью одного из наших многочисленных представлений проекта, например динамического списка задач или календаря. Канбан-доска визуализирует ваш рабочий процесс, чтобы менеджеры могли видеть, кто над чем работает. Существуют также функции управления ресурсами, которые гарантируют, что команды получат то, что им нужно, не перегружая их. Наша страница рабочей нагрузки позволяет сбалансировать задачи вашей команды для повышения производительности.

Наконец, информирование заинтересованных сторон о результатах проекта делает их счастливыми и позволяет вам соблюдать график. Наши отчеты в один клик можно фильтровать, чтобы отображать только те данные, которые хотите видеть вы и ваши заинтересованные стороны. Им также легко поделиться в формате PDF или даже распечатать, когда вы представляете заинтересованным сторонам. ProjectManager управляет вашим расписанием и обеспечивает прозрачность, необходимую для того, чтобы не сбиться с пути.

ProjectManager — это отмеченный наградами облачный инструмент, который создает графики проектов и управляет ими, выполняет планы, отслеживает ход выполнения и создает отчеты о производительности. Это универсальное решение для всех ваших потребностей в управлении проектами. Узнайте, почему мы помогли десяткам тысяч команд управлять сотнями тысяч проектов, и воспользуйтесь 30-дневной пробной версией уже сегодня.