Что такое смещение объема работ в управлении проектами?

Что, если что-то может стать причиной гибели амбициозного веб-проекта? Сначала вы можете подумать, что это может быть промедление, отсутствие планирования или неопытные дизайнеры, но на самом деле есть что-то еще более опасное: сползание объема .

Когда проекты выходят за рамки своих первоначальных целей, все больше и больше задач накапливаются, пока не будет пропущен крайний срок и все не потеряют энтузиазм. Как только это начнется, может быть трудно когда-либо вылечиться.

Вы боитесь, что вы или ваша организация поддадитесь сокращению масштабов? Благодаря планированию, общению и умеренным ожиданиям вы можете остановить его.

Давайте узнаем, как определить и избежать сползания прицела - до того, как это произойдет.

Когда вы решаете взяться за новый проект, первое, что вы делаете, - это создаете план. Объем проекта является частью планирования проекта и включает в себя запись целей, результатов проекта, затрат и других моментов, связанных с проектом.

В рамках проекта вы определяете все: от сроков, обязанностей различных участников, мер контроля качества и общей стоимости проекта.

Объем проекта, по сути, является руководством по проекту для команды и клиентов, и часто включается в контракт. Это помогает каждому сосредоточиться на своих задачах и дает клиентам осязаемый график завершения проекта.

Смещение объема работ - это когда требования и результаты проекта выходят за рамки первоначального видения. В управлении проектами смещение объема работ является одной из основных причин неудач. Это происходит, когда поступают новые запросы, которые связаны с дополнительными изменениями, переделками, перепроектированием и дополнительными требованиями.

Существует множество причин, по которым возникает смещение объема работ, в первую очередь плохая коммуникация между заинтересованными сторонами проекта и отсутствие первоначального определения того, что необходимо для обеспечения целей проекта.

Вот пример ползучести прицела в действии:

Представьте, что вы и ваша команда работаете над сайтом запуска WordPress для клиента. У сайта должна быть домашняя страница, страница о компании и небольшой интернет-магазин. Срок его выполнения - всего три недели. Хотя это короткий срок, тем не менее, вы и ваша команда уверены, что ваш веб-сайт будет запущен вовремя.

В конце концов, вы уже создавали веб-сайты WordPress и точно знаете, что и сколько времени вам понадобится для завершения проекта. Нет явных проблем, и у вас есть все необходимые инструменты и ресурсы, которые вам понадобятся, в зависимости от объема проекта, который был изначально определен.

Однако через неделю после начала проекта клиент запрашивает дополнительные функции и возможности на сайте. Сначала они просто просят небольшую корректировку, которую вы можете включить в существующий объем проекта. Но затем они просят внести более крупные изменения, такие как расширение магазина, добавление блога на сайт, настройка своего логотипа, услуги SEO и создание дополнительных страниц, которые не были включены в исходное соглашение.

Прежде чем вы это узнаете, объем проекта перешел от «небольшого сайта WordPress с интернет-магазином» до полноценного сайта с множеством функций и страниц. К сожалению, вы больше не можете завершить проект до трехнедельного срока.

В этом и есть зловещая особенность ползучести прицела: обычно оно начинается с малого, поэтому вы не замечаете этого, пока не станет слишком поздно.

Вот несколько распространенных причин, которых можно избежать:

Отсутствие планирования дополнительных запросов - одна из основных причин увеличения объема работ. Если в исходном контракте оговаривалось, как выполнять эти новые требования (например, увеличивать сроки, увеличивать стоимость, нанимать дополнительный персонал и т. Д.), То это не представляет проблемы и не может считаться сокращением объема работ.

Но предположение, что проект будет продолжаться без изменений, неизбежно приведет к невозможности их обработки, когда они действительно произойдут.

Отсутствие связи - еще одна важная причина расползания прицела. Иногда проект находится только между вами и одним клиентом. В других случаях клиент - это целая компания, а это означает, что есть много руководителей, которые захотят сказать свое слово в дизайне.

С кем бы вы ни работали, плохое общение часто приводит к тому, что ожидания выходят из-под контроля. Даже если вы делаете это в одиночку, хорошо бы понять, чего вы хотите, и четко изложить это в виде набора задач с указанием крайнего срока.

Накопление слишком большого количества исправлений может убить проект веб-дизайна. Каждый сайт потребует нескольких изменений, когда вы попытаетесь уловить видение клиента, но когда дело заходит слишком далеко, это может полностью сбить график.

Эти мини-задания настолько малы, что вы можете даже не заметить, сколько времени они занимают, но они могут нанести серьезный ущерб, если вы не будете держать их под контролем. Эту конкретную практику работы над проектом, выходящей за пределы точки убывающей отдачи, часто называют позолотой .

Неправильно определенный объем проекта может оказаться фатальным для успеха вашего проекта. Если члены вашей команды, менеджеры проектов и другие заинтересованные стороны не понимают требований и результатов проекта, то в какой-то момент неизбежен сбой.

Смещение объема работ может произойти в любой момент в ходе проекта, но есть несколько этапов, на которых вам следует проявлять особую бдительность.

• На начальном этапе планирования, когда вы пытаетесь составить список разумно достижимых целей.
• Отправив что-то клиенту, он может попросить внести больше изменений и дополнений, чем у вас есть время, или внести изменения, которые потребуют слишком много времени.
• Когда кто-то не участвует в процессе планирования, он может прийти позже и попросить изменений.
• Мид-проект, позволяющий добавлять в расписание неограниченное количество задач, может сделать проект намного менее реалистичным.
• Когда планирование закончено, и вы усердно работаете над заданием и ведете меньшую переписку, у клиента будет время, чтобы придумать больше идей.
• Как только один крайний срок пропущен, легче упустить его еще немного и сосредоточиться на проблеме.
• Когда вы собираетесь завершить несколько последних задач, кто-то обязательно скажет: «А что, если бы мы добавили…?»

Короче говоря, смещение масштабов может возникнуть на любом этапе проекта, но если вы уже ожидаете его появления, этого может быть намного проще избежать.