Семь простых правил для более эффективного общения по электронной почте

Независимо от вашей отрасли, области деятельности, карьеры, повседневных обязанностей или обязанностей, общение является неотъемлемой частью вашего успеха.

Это особенно верно в отношении SEO и построения ссылок, где общение жизненно важно для обучения клиентов, проведения кампаний, защиты ссылок и представления результатов.

Электронная почта, возможно, является основным способом общения в современном цифровом мире. Если вы не можете хорошо общаться по электронной почте, у вас, вероятно, возникнут трудности.

Преимущества эффективного общения

1. Устанавливает доверие, устанавливает объем проекта и определяет ожидания.
2. Передает и подчеркивает правильную информацию.
3. Выявляет командные препятствия и облегчает решение проблем.
4. Позволяет понять обе стороны.
5. Обеспечивает удовлетворение клиента, команды и личного состава.

Ваша способность хорошо подать себя, доносить идеи и продвигать идеи - основа успеха.

Позвольте мне пояснить: знания, навыки и порядочность жизненно важны для любого бизнеса. Но умение хорошо общаться имеет решающее значение во всех аспектах работы.

Хорошее общение увеличивает ценность, вызывает доверие, укрепляет уверенность, решает проблемы, выявляет препятствия и способствует практически каждой части SEO-кампании и взаимоотношений с клиентами, руководителями и членами команды.

Общение вдвойне ценно при построении ссылок, которое требует личного общения с другими владельцами сайтов для защиты ссылок. Вам необходимо эффективно объяснить, ПОЧЕМУ в их (или их аудитории) интересах размещать ссылки.

Правила эффективного общения по электронной почте (и охвата)

1. Используйте шаблоны для форматирования.
2. Знайте свою аудиторию.
3. Руководите ценностью.
4. Будьте ясны и кратки.
5. Активный язык побеждает.
6. Отправляйте полные электронные письма.
7. Следовать за.

Какова цель вашего электронного письма? Каждый элемент вашего электронного письма (тема, структура, выбор слов) должен поддерживать это.

1) Шаблоны: как форматировать электронные письма

Все получали ужасные массовые электронные письма с шаблоном, не требующим настройки.

Если я получу еще одно электронное письмо «Уважаемый веб-мастер» …

Несмотря на это, я искренне верю в ценность шаблонов. Шаблоны приводят к системам и процессам, которые приводят к хорошо отформатированным электронным письмам, которые легко читать и понимать (не говоря уже о производстве).

Мое практическое правило использования шаблона:

1. Отправляю ли я несколько писем одинаковой аудитории?
2. Отправлю ли я подобное письмо в будущем?
3. Есть ли оптимальный способ структурировать информацию для передачи моего сообщения?

Секрет хорошего шаблона - сегментация списка. Ваш шаблон должен быть адаптирован к вашей аудитории, оставляя достаточно места для разнообразия по мере необходимости.

Если я не отвечаю в цепочке или отправляю уникальное электронное письмо, очень вероятно, что я использую какой-либо шаблон.

Даже рукописные электронные письма следуют общему формату (шаблону AKA). Подумайте о различных электронных письмах, которые вы должны отправлять каждый день. Готов поспорить, есть несколько общих шаблонов, которым вы следуете, даже если вы составляете каждое электронное письмо индивидуально.

Вот пример шаблона, который я часто использую:

Это то, что я использую, когда включаю в сообщение положительное упоминание кого-либо или их компании. Это помогает мне установить связь, предупреждает их о том, что они были упомянуты и почему, и, возможно, даже дает мне пару репостов в социальных сетях.

Создание процессов - ключ к эффективности. Идея оптимизации не должна быть новой для SEO-специалистов.

2) Знайте свою аудиторию

Самое важное правило общения - строить весь разговор вокруг своей аудитории.

Думаю об этом:

Как вы общаетесь с коллегой? Наблюдатель? Клиент? Хороший друг? Ваш родитель?

Стиль, тон, выбор слов и способ общения различаются в зависимости от аудитории. Это коммуникация 101 - вам нужно структурировать разговор, который имеет смысл и эффективен для этой аудитории.

Вот что вам следует знать о своем контакте перед составлением электронного письма:

1. Имя
2. Должность / должность
3. Личность
4. Авторитет / влияние
5. Их стиль общения
6. Как часто их бросают
7. Ваши профессиональные отношения.

Если вы отправляете похожие электронные письма, независимо от аудитории, вы общаетесь неэффективно.

3) Связь прежде всего с ценностями

Всегда есть причина, ПОЧЕМУ вы отправляете электронное письмо.

Для эффективного общения должно быть ясно, почему вы отправили электронное письмо и почему это важно для человека, которому вы пишете.

И последнее - почему ваша электронная почта важна для вашего контакта - это наиболее важно. Руководствуясь этим, вы устанавливаете ценность и получаете внимание.

Вам не нужно писать длинное введение о том, кто вы есть или почему то, что вы делаете, имеет значение для мира. Цените свою аудиторию.

Почему они должны волноваться?

Чем раньше вы ответите на этот вопрос по электронной почте, тем лучше.

При редактировании шаблона мой первый шаг - всегда перемещать утверждение «почему это важно для вас» наверх (или как можно ближе к началу).

Вот письмо, которое я часто получаю:

Вот как я сделаю это электронное письмо ценным.

Привет Кори,

Вы работаете над расширением возможностей продаж и маркетинга?

(настраиваемая строка, которая напрямую говорит о должности человека или компании).

В [отредактировано] мы предоставляем вам индивидуальный список B2B для ваших потенциальных учетных записей, услуг по привлечению потенциальных клиентов и управлению данными, так что вы будете владеть клиентом, пока мы будем проводить все исследования.

Мы специализируемся на:

• Белая книга лидогенерации.
• Обслуживание и точность данных CRM.
• Маркетинговые исследования.
• Составление карты и оценка рынка.

Давайте обсудим, как [отредактировано] может помочь вам в достижении ваших целей.

Это идеально? Нет, это не мое дело, поэтому я не могу переработать сообщение или позиционирование. Кроме того, я не собираюсь покупать или передавать на аутсорсинг создание списков, поэтому я не та аудитория.

Однако эта переформатированная версия имеет преимущество. Это не тратит время зря. Если это не подходит, они могут сразу же двигаться дальше. Если это так, они с большей вероятностью прочитают его и ответят.

Всегда должна быть причина, ПОЧЕМУ вы отправляете электронное письмо.

Не хорони свой лед.

4) Ясный и лаконичный

Секрет хорошего письма - либеральное редактирование.

Напишите электронное письмо, а затем сократите его как можно больше. Затем отрежьте еще немного.

Я люблю вырезать:

• Мусорные слова: это, много, вещь, вроде, чувствует,
• Эвфемизмы: понять, услышать, помочь, не торопясь, дайте мне знать, с нетерпением жду и т. Д.
• Наречия: полностью, конкретно, полностью, особенно и т. Д.
• Неправильные местоимения: любое ненужное переключение. Как можно чаще держите это от первого лица.
• Все: если смогу, то сделаю.

Не зацикливайтесь на перечитывании электронных писем перед их отправкой. Вместо этого сокращайте все до тех пор, пока не УЗНАЕТЕ, что никакого мусора не осталось. Все будут от этого счастливее.

5) Активный голос - для людей

Активный голос передает правильную перспективу и цепочку событий в электронной почте.

Отчеты по электронной почте особенно зависят от активного голоса, так как пассивный голос может искажать работу.

Пассивный язык лишает общение причин и следствий, делая неясным, какое действие привело к какому результату, и принижает ценность вашего электронного сообщения.

Если вы боретесь с активным и пассивным голосом, поищите неудобные фразы и подумайте, кто что сделал. Убедитесь, что вы не запутываете информацию по какой-либо причине.

Несколько примеров пассивного и активного:

«Страница была оптимизирована оптимизатором поисковых систем». vs «SEO оптимизировал страницу».

«За месяц команда построила восемь ссылок». vs «В этом месяце команда построила восемь звеньев».

«Рейтинги улучшились, а поисковый трафик увеличился благодаря нашим совместным усилиям по поисковой оптимизации». vs «Наши усилия по поисковой оптимизации улучшили рейтинг и увеличили поисковый трафик».

Пассивный залог подорвет ваш тон, запутает ваш смысл и ослабит вашу позицию.

6) Включите свою презентацию

Не подавайте просьбу о питче. Не делай этого.

Часто бывает:

В лучшем случае - «да, пошлите презентацию». Такой же ответ мог быть вашей НАСТОЯЩЕЙ целью - ссылка, публикация, освещение, встреча и т. Д.

Не делайте жизнь сложнее, чем она должна быть. Все заняты, и все получают слишком много писем. Псевдо-вежливость не увеличит шансы на успех вашего предложения, особенно если вы следуете правилу № 2 и отправляете электронные письма только тогда, когда у вас есть что добавить.

Лучшие электронные письма отвечают на любой вопрос в исходном письме. Учитывайте свою аудиторию и убедитесь, что вы все освещаете в разумных пределах.

7) Последующие действия - это вежливо

Если вы создаете ссылки или отправляете рекламные электронные письма, вы не делаете свою работу, если не последуете.

Отправлять дополнительные электронные письма - это не грубо - это вежливо.

Последующее электронное письмо - это хорошая лакмусовая бумажка для оценки ценности вашего электронного письма.

Если вы считаете, что можете предложить что-то ценное, не стесняйтесь отправить напоминание, чтобы у человека была возможность просмотреть вашу электронную почту.

На самом деле вы делаете им одолжение, следя за тем, чтобы они не упустили разумную возможность. Если вы этого не чувствуете, значит, вы недостаточно усовершенствовали свой подход. Вы должны верить в ценность вашего сообщения, краткость охвата, цели вашего контакта.

Я пришлю верхний предел - четыре. Оригинал, с тремя переплетенными сообщениями.

Это не для контактов, с которыми у меня четко определены отношения - только когда я думаю, что кому-то действительно не хватает моих писем, и у меня есть ценная причина для связи с ними.

Я не могу сказать, сколько раз я получал положительный ответ на третье (или даже четвертое) электронное письмо. Люди ЗАНЯТЫ.

Если вы вообще не следите за своим первоначальным письмом, вы упускаете огромную возможность.