Шесть сигм в управлении проектами: краткое руководство

Она существует уже три десятилетия, но «Шесть сигм» все еще может быть загадкой. Эта методология может означать разные вещи в разных организациях или обстоятельствах, но есть способ в общих чертах описать эту методологию улучшения бизнес-процессов и определить ее начало, рост, использование и реализацию.

В последние годы наблюдалась некоторая негативная реакция на «Шесть сигм», некоторые из которых оправданы и будут обсуждаться, но процесс в целом оказывается ценным инструментом для сокращения дефектов в производстве продукции, особенно в сочетании с гибким мышлением, бережливым производством и способными инструменты управления проектами.

Что такое шесть сигм?

Для начала давайте определим термин «шесть сигм». Как уже отмечалось, это методология, используемая для улучшения качества вывода в процессе. Он делает это, сначала выявляя, а затем устраняя причины дефектов. Это достигается с помощью набора методов управления качеством, в которых используются как эмпирические, так и статистические подходы. Также обычно нанимают сотрудника, обладающего опытом Шести Сигм, для наблюдения за процессом.

Шесть сигм были впервые представлены инженером Motorola Биллом Смитом в 1986 году, когда они были зарегистрированы в качестве товарного знака. Но только 10 лет спустя, когда Джек Уэлч сделал это центральным элементом своей бизнес-стратегии в General Electric, она стала популярной в более широком деловом мире.

Программное обеспечение для управления проектами используется для утверждения и проверки эффективности проекта в соответствии с методикой «Шесть сигм». ProjectManager — это программное обеспечение для управления проектами, которое предлагает несколько представлений проекта с одним представлением, особенно идеальным для Six Sigma; вид доски. Канбан-доска позволяет менеджерам визуализировать рабочий процесс своих команд и идеально подходит для автоматизации рабочего процесса и утверждения задач. Это позволяет командам просматривать и утверждать только те результаты, которые соответствуют их стандартам качества. Начните бесплатно работать с ProjectManager уже сегодня.

История

Хотя «Шесть сигм» могли быть зарегистрированы как товарный знак в 1980-х годах, их история уходит далеко в прошлое. Это понятие было введено, хотя и под другим названием, как нормальная кривая Карлом Фридрихом Гауссом (1777-1855). Он получил дальнейшее развитие в вариациях продукта в 1920-х годах, когда Уолтер Шухарт показал, что процесс трех сигм нуждается в корректировке. Инженер Билл Смит в конечном итоге зарегистрировал торговую марку Six Sigma, и именно эта разработка привела к тому, что Motorola задокументировала экономию более 16 миллиардов долларов.

С 1980-х годов использование «Шести сигм» было принято компаниями по всему миру, и оно превратилось не только в систему качества, но и в способ ведения бизнеса. Его описывают как видение, философию, символ, показатель, цель, методологию и многое другое.

Методологии шести сигм

Для наших целей давайте рассмотрим «Шесть сигм» как методологию. Методология «шесть сигм» используется для улучшения деловой практики с помощью статистических данных и анализа, чтобы принимать лучшие решения, основанные на фактах, а не на лучших предположениях. Это делается путем контроля вариаций и понимания того, что их вызывает.

Затем процессы становятся более предсказуемыми и, следовательно, прибыльными для бизнеса. Методика «шесть сигм» — это не просто тренинг, а подход, основанный на данных и ориентированный на проекты с измеримыми бизнес-результатами. Этот подход доказал свою эффективность, так как он был реализован во многих отраслях, которые задокументировали экономию и удовлетворенность клиентов.

Методология DMAIC

Основным инструментом подхода «Шесть сигм» является дорожная карта DMAIC, более научный метод разработки проектов. Это гибкий, формализованный процесс решения проблем, который включает следующие пять шагов:

1. Определение: этот шаг используется для выяснения бизнес-проблемы, цели, потенциальных ресурсов, масштаба проекта и сроков завершения. Это часто подробно описывается в уставе проекта, где собраны все, что вы знаете о проекте, и определены любые факты, связанные с работой, поставлены цели и создана команда проекта.
2. Измерение: теперь вам нужно установить базовый уровень, чтобы иметь что-то для измерения, когда вы улучшаете процессы. Здесь вы собираете данные, чтобы поместить работу в контекст. Затем команда примет решение о том, что и как будет измеряться. Чем лучше данные, тем лучше работает эта система.
3. Анализ: затем следует определить, что мешает продвижению процесса, чтобы его можно было устранить. Опять же, вы будете использовать план сбора данных, пока не обнаружите основные причины проблемы. Этот процесс включает в себя сложные аналитические инструменты, некоторые из которых включают в себя: перечисление и определение приоритетов потенциальных причин проблемы, определение приоритетов основных причин для улучшения шагов, определение того, как входные данные процесса влияют на выходные данные процесса, и создание подробных карт процессов.
4. Улучшение: протестируйте и внедрите решения выявленных проблем, используя творческие решения для устранения основных причин и предотвращения их повторного появления. Это делается с помощью различных методов мозгового штурма и других методов решения проблем. Предполагается, что лучше всего сосредоточиться на самом простом и легком решении. Протестируйте эти решения и выясните, какие риски им присущи. Затем создайте план реализации и выполните улучшения. Диаграмма SIPOC часто используется в Six Sigma для выполнения этого шага.
5. Контроль: чтобы убедиться, что эти улучшения являются устойчивыми, контролируйте их, создав план контроля. Не забудьте обновить этот план по мере необходимости. Вы можете разработать контрольную диаграмму для оценки стабильности улучшений по мере продвижения проекта.

Некоторые организации добавляют к DMAIC букву R, которая означает «распознать». Это вопрос приоритета, а это означает, что команда распознает правильную проблему, на которой нужно сосредоточиться в нужное время.

Эти шаги DMAIC должны действовать как цикл, и вам нужно повторять их и применять изменения к другим процессам в проекте. Делитесь результатами со всеми участниками проекта и даже за пределами организации, чтобы создать сеть поддержки. Также разумно поблагодарить участников за поддержание хорошего морального духа в отношении тщательной и сложной работы.

Методология DMADV

Разновидностью DMAIC является методология DMADV. Хотя она менее известна, это идеальная методология для процесса проектирования нового продукта. Как и DMAIC, он разделяет первые три шага, хотя и определяет их немного по-другому.

• Определить: определить процесс и цели дизайна вашего проекта.
• Измерение: затем определите и измерьте критически важные для качества характеристики продукта, услуги или процесса. Убедитесь, что вы не пренебрегаете рисками и производственными возможностями.
• Анализ: здесь вы выбираете лучший дизайн после анализа данных, собранных на первых двух этапах.
• Дизайн: когда у вас есть дизайн, начните создавать и тестировать продукт, услугу или процесс.
• Подтверждение: вам необходима проверка и валидация, чтобы убедиться, что выходные данные вашего проекта соответствуют входным требованиям к проекту, и что ваш продукт работает так, как было задумано, в реальной среде или в смоделированных условиях, призванных имитировать эту среду.

Как и в случае с DMAIC, вы хотите рассматривать методологию не как цель, а как непрерывный цикл пересмотра и улучшения. Следование этой методологии от начала до конца поможет вам разработать самые высокие стандарты качества. Это приводит к повышению удовлетворенности клиентов и увеличению прибыли компании.

Почему шесть сигм?

Кредо шести сигм можно разбить на три утверждения:

1. Постоянные усилия по достижению стабильности и предсказуемого результата процесса — вот что делает бизнес успешным.
2. Существуют характеристики производственных и бизнес-процессов, которые поддаются определению и измерению. Эти характеристики можно анализировать для контроля и улучшения процессов.
3. Сверху вниз вся организация должна быть привержена поддержанию качественных улучшений, чтобы они были достигнуты.

Каковы особенности шести сигм?

«Шесть сигм» — не первая методика, разработанная для улучшения процессов, но она отличается от других по трем существенным параметрам:

1. Он сосредоточен на измеримой и количественной финансовой отдаче.
2. Лидерство имеет решающее значение.
3. Данные и статистика являются основой для принятия решений, а не предположений или догадок.

Связанный: 20 бесплатных шаблонов проектов и работ для Excel

Бережливое производство + шесть сигм

«Шесть сигм» зарекомендовали себя в работе с совместными командами с 2000 года, когда они превратились в «бережливое производство + шесть сигм». Это было впервые систематизировано в книге Барбары Уит, Чака Миллса и Майка Карнелла « Опираясь на шесть сигм: путь к интеграции бережливого предприятия и шести сигм ». С тех пор Lean Six Sigma используется в различных секторах экономики, таких как здравоохранение, финансы и цепочка поставок.

Метод «бережливое производство + шесть сигм» находит синергию между этими двумя стилями управления. Бережливое управление проектами сосредоточено на устранении восьми областей потерь: дефекты, перепроизводство, ожидание, неиспользованные таланты, транспортировка, запасы, движение и дополнительная обработка. Шесть сигм, с другой стороны, направлены на улучшение качества результатов процесса путем выявления и устранения причин ошибок, чтобы свести к минимуму изменчивость производства.

Вместе эти два стиля дополняют друг друга, так как бережливое производство показывает, откуда исходит проблема в процессе, а шесть сигм работают над уменьшением этой проблемы. Это создает положительный цикл улучшений и непрерывный поток.

Затем «бережливое производство + шесть сигм» работает вместе, чтобы сократить производственные затраты, одновременно повышая качество и скорость производства, поддерживая конкурентоспособность организации. Шесть сигм уменьшают вариации, а бережливое производство нацелено на то, где есть потери и как их сократить, и то, и другое помогает сэкономить деньги. Оба хорошо работают в эффективности, производительности и надежном финансовом контроле.

Шесть сигм и Agile

По мере того, как гибкие методы продолжают расти из яйца разработки программного обеспечения, в котором они были вылуплены, стиль оказался связанным с шестью сигмами.

В Манифесте Agile в качестве 12-го принципа говорится, что «через регулярные промежутки времени команда размышляет о том, как стать более эффективной, а затем соответствующим образом настраивает и корректирует свое поведение». Agile-команды сосредоточены на непрерывных улучшениях, что неразрывно связано с принципом «Шесть сигм».

Agile-команды могут использовать Six Sigma для решения проблем с помощью эмпирических данных, поскольку методология предоставляет набор инструментов для решения именно этих задач. Будьте уверены, что Agile и Six Sigma хорошо сочетаются.

Сертификаты Шести Сигм

Как и другие методологии, вы можете получить сертификат Six Sigma. Он подтверждает ваше владение методом профессиональных навыков и присуждается в соответствии с уровнем знаний, который соответствует классификации поясов, аналогичной используемой в боевых искусствах.

• Сертифицированный мастер черного пояса (CMBB)

Высшим уровнем сертификации Six Sigma является сертифицированный мастер черного пояса. Этот человек может формировать стратегию, разрабатывать ключевые показатели, выступать в качестве консультанта и тренировать тех, у кого есть черный и зеленый пояса. Вы должны иметь черный пояс по шести сигмам не менее пяти лет.

• Сертифицированный черный пояс шести сигм (CSSBB)

Спуск на уровень ниже приводит нас к сертифицированному черному поясу по шести сигмам. Они являются экспертами в методологии и способны руководить или тренировать команды с поясами ниже их. Для тех, у кого есть этот пояс, управление проектами «Шесть сигм» является их работой на полную ставку, и они полностью понимают статистический анализ и совершенствование процессов.

• Сертифицированный зеленый пояс шести сигм (CSSGB)

Те, у кого есть зеленый пояс Six Sigma, создают, определяют и выполняют процессы. Они знают принципы «бережливого производства + шесть сигм», но также знают и DMAIC. Они могут руководить командами в небольших проектах и ​​помогать тем, кто имеет статус черного пояса. Их внимание сосредоточено на повышении качества, сокращении потерь и ошибок при сборе и анализе данных.

• Сертифицированный желтый пояс шести сигм (CSSYB)

Желтый пояс по шести сигмам означает, что вы понимаете, как использовать шесть сигм на рабочем месте. Вы начали улучшать процессы и создавать карты процессов, чтобы наметить этапы процесса. Вы знаете принципы сбора информации. Вы не можете возглавить команду, но можете поддержать более высокий пояс.

• Сертифицированный белый пояс шести сигм (CSSWB)

Белый пояс «Шесть сигм» фокусируется на основах. Они понимают роли членов команды и то, как эти члены могут повысить эффективность. Они узнают о DMAIC и, как правило, концентрируются на сокращении отходов.

Критика шести сигм

Не все верят Шести Сигмам. Эксперт по качеству Джозеф М. Джуран говорит, что в «Шесть сигм» нет ничего нового. Для него изменились только термины, но основной подход к улучшению качества остался прежним.

Harvard Business Review отмечает недостатки этой техники. Во-первых, он не включает информационные технологии. Они также считают его элитарным, потому что он назначает людей, называемых «черными поясами», которые являются экспертами в области анализа и проектирования, а не включает всю команду.

Есть также проблема с процессом постепенных улучшений, который, по мнению некоторых, стоит на пути радикальных улучшений. Это также не очень хорошо сочетается с работой, ориентированной на поиск новых инновационных методов и процессов.

С момента его создания даже такой стойкий практик, как Джек Уэлш, признал, что это не целостный подход для всех сотрудников компании. Но в производстве продуктов его способность уменьшать дефекты до одного из шести стандартных отклонений остается стандартной и дает результаты. Решение о применении его в вашем проекте, конечно же, остается за вами.

Как ProjectManager помогает с шестью сигмами

Если разобраться, «Шесть сигм» — это просто еще один способ управления проектом. Он измеряет данные, чтобы найти более эффективные пути для достижения конечного результата. ProjectManager — это отмеченное наградами программное обеспечение для управления работой и проектами, которое предоставляет данные в режиме реального времени для принятия более взвешенных решений. Он имеет несколько представлений проекта для совместной работы межфункциональных команд и держит всех на одной странице с единым источником правды.

Установите базовые показатели на диаграммах Ганта

Чтобы воспользоваться этими данными в режиме реального времени, вам необходимо создать план. Одно из наших представлений проекта — диаграмма Ганта — идеальный инструмент, который показывает весь проект на временной шкале. Вы можете установить зависимости, вехи и базовый план, чтобы зафиксировать график и стоимость, чтобы сравнить их с вашими фактическими усилиями после выполнения проекта. Теперь у вас есть данные в режиме реального времени для отслеживания всего, от ресурсов до рабочей нагрузки.

Отслеживайте шесть показателей проекта с помощью информационных панелей в реальном времени

Данные работают с шестью сигмами, и после того, как вы установите базовый уровень в диаграмме Ганта, вы можете просматривать данные в режиме реального времени в программном обеспечении. Получите высокоуровневый вид на живую панель инструментов, и настройка не требуется. Мы автоматизируем сбор и расчет данных, которые затем отображаются в красочных диаграммах и графиках, которые можно прочитать с первого взгляда. Просматривайте данные о состоянии вашего проекта, задачах, ходе выполнения, времени, стоимости и рабочей нагрузке в режиме реального времени в одном месте.

Погрузитесь глубже в данные с отчетами в один клик, которые позволяют вам фильтровать, чтобы видеть только то, что вы хотите видеть. Все наши просмотры проектов отслеживают процент выполнения отдельных задач. Мы предлагаем пользователям «Шесть сигм» множество данных для повышения качества их результатов в процессе, используя автоматизацию для повышения эффективности и утверждения задач для поддержания качества результатов на протяжении всего проекта.

Из-за того, что Six Sigma использует метрики для сравнения с базовым уровнем, чтобы увидеть, где есть проблемы, которые можно решить, чтобы сделать процессы более эффективными, необходимость в программном обеспечении для динамического управления проектами имеет важное значение. ProjectManager — это облачный инструмент, который отслеживает ход выполнения с помощью панели управления в режиме реального времени, что упрощает обнаружение проблем и ускоряет внедрение решений для них. Попробуйте бесплатно в течение 30 дней и убедитесь в этом сами.