Автоматизация малого бизнеса: 6 процессов, которые вы должны автоматизировать

Когда вы управляете небольшим бизнесом, ценна каждая минута. У вас очень много дел, и у вас не так много часов в сутках, чтобы их успеть.

Большинство малых предприятий тратят время впустую, не автоматизируя.

В то время как 40% крупных компаний автоматизировали процессы хотя бы в одном бизнес-подразделении, только 25% малых предприятий могут сказать то же самое.

Многие владельцы малого бизнеса считают, что автоматизация предназначена только для крупных корпораций, но это далеко не так. Исследование McKinsey показало, что, хотя малые предприятия менее склонны инвестировать в автоматизацию, чем крупные, они добиваются большего успеха, когда делают это.

Итак, как вашему малому бизнесу начать автоматизацию?

В этой статье рассказывается все, что вам нужно знать об автоматизации малого бизнеса, в том числе о том, какие процессы автоматизировать и как выбрать лучшую платформу автоматизации.

Каковы преимущества автоматизации малого бизнеса?

Малые предприятия иногда неохотно вкладывают средства в автоматизацию, но автоматизация процессов является их ключевым преимуществом. 88% представителей малого бизнеса говорят, что автоматизация позволяет их компании конкурировать с более крупными предприятиями.

Автоматизация позволит вашему малому бизнесу масштабировать свою производительность без необходимости нанимать дополнительных людей. Кроме того, инструменты автоматизации позволяют вам больше ориентироваться на данные и более эффективно отслеживать рентабельность инвестиций, что еще более важно для малых предприятий, испытывающих нехватку денежных средств, чем для крупных корпораций.

1. Автоматизация экономит время вашей команды, позволяя сосредоточиться на более важной работе.

Офисные работники тратят более трех часов в день на повторяющиеся ручные задачи. А 51% говорят, что повторяющиеся задачи цифрового администрирования мешают выполнять их основную работу.

Автоматизация снимает эти задачи с тарелки вашей команды. Избавившись от самых повторяющихся и скучных обязанностей, сотрудники могут сосредоточиться на том, в чем они действительно хороши, — на стратегической работе, которая увеличивает прибыль вашего малого бизнеса.

2. Автоматизация исключает человеческий фактор

Тот, кто выполняет одну и ту же задачу снова и снова, рано или поздно совершит ошибку. Например, сбой в работе Amazon Web Services в 2017 году был вызван ошибкой при вводе команды сотрудником во время обычной отладки.

Программное обеспечение для автоматизации не допускает таких ошибок. Инструмент автоматизации каждый раз завершает процесс одинаково.

3. Автоматизация позволяет принимать решения на основе данных

Компании принимают более обоснованные решения, когда у них есть данные, подтверждающие их выбор. Но сбор и анализ данных и обмен отчетами отнимает много времени, если вам приходится делать это вручную.

Автоматизация позволяет предприятиям синтезировать большой объем информации, не выполняя много дополнительной работы.

6 областей, которые малый бизнес должен автоматизировать (с примерами)

Вы можете автоматизировать практически любой повторяющийся процесс. Вот несколько распространенных областей автоматизации, в которых малый бизнес может добиться больших результатов.

1. Управление лидами и контактами

Работа с потенциальными клиентами и контактами вручную может быть хлопотной. Подумайте о том, чтобы заменить эту сложную электронную таблицу автоматизацией CRM.

Регистрационные формы

Формы регистрации на вашем веб-сайте позволяют потенциальным клиентам подписаться на ваш список подписчиков. Автоматизация может взять эту информацию и автоматически добавить ее в ваши маркетинговые списки CRM и электронной почты. Сегментируйте контакты в зависимости от того, как они зарегистрировались, или сразу получайте приветственное письмо.

Ведущий скоринг

Каждое взаимодействие с контактом может увеличить или уменьшить его ценность для вас. Но это не то, о чем вы хотите беспокоиться о расчете вручную.

Платформа CRM может автоматизировать оценку лидов и принимать меры при изменении оценки. Например, он может уведомлять вас, когда сделка накаляется, или запускать кампанию по развитию электронной почты, когда контакт набирает определенный балл.

Сегментация списка

Сегментация списка контактов является ключом к отправке персонализированного контента.

Вы можете сделать это автоматически на основе действий, которые предпринимает человек. Например, вы можете автоматически перемещать потенциальных клиентов в сегменты в зависимости от стадии их сделки.

Пример этой автоматизации в действии

Агентство социальных исследований, демографии и анализа данных McCrindle нуждалось в увеличении числа потенциальных клиентов и коэффициента конверсии. Для агентства было важно персонализировать свои обязательства, но на сегментирование списков и создание контента уходили часы.

Автоматизация от ActiveCampaign позволяет McCrindle предложить персонализированный и эффективный путь клиента.

Когда клиент совершает действие в воронке, команда автоматически получает тег и оценку лида. Эти данные используются для создания профиля для каждого клиента и предоставляют детали для сегментации списка.

Результатом является персонализированное общение и средняя скорость открытия/клика по их кампаниям 34%.

2. Электронный маркетинг

Электронный маркетинг имеет невероятную отдачу от инвестиций (ROI). Предприятия зарабатывают в среднем 35 долларов на каждый потраченный доллар. Электронная почта обеспечивает прямую связь с вашей аудиторией и помогает повысить узнаваемость бренда.

Но отправка профессиональных, персонализированных электронных писем всем вашим контактам на регулярной основе — это больше, чем у большинства малых предприятий. Программное обеспечение для автоматизации маркетинга по электронной почте упрощает эту задачу.

Давайте рассмотрим несколько типов автоматических электронных писем, которые вы можете отправлять.

Приветственные письма

Когда контакт присоединяется к вашему списку адресов электронной почты, это момент, когда он больше всего заинтересован в том, что вы можете предложить.

Воспользуйтесь этим, отправив автоматическое приветственное письмо или серию приветственных писем. Поблагодарите их за регистрацию и подтолкните их к действию по вашему выбору.

Письма о брошенной корзине

Около 70% корзин покупок в электронной коммерции брошены. Когда клиент оставляет свою корзину, брошенная корзина может автоматически вызывать электронное письмо с напоминанием вернуться и купить товары.

Письма на день рождения и годовщину

Вы можете инициировать электронные письма на основе дня рождения контакта или годовщины дня, когда он присоединился к вашему списку. Вы можете включить специальное предложение, чтобы подписчик почувствовал себя знаменитым.

Пример этой автоматизации в действии

Morrow Audio производит и продает высококачественные аудиокабели и компоненты. Основатель Майк Морроу использует ряд средств автоматизации электронной почты для привлечения и удержания клиентов.

Например, кампания по электронной почте с двумя электронными письмами о брошенных корзинах привела к восстановлению потерянных корзин на 26% — это 30 000 долларов потерянных продаж.

3. Социальные сети

Автоматизация социальных сетей включает в себя автоматизацию вашего контента для публикации на платформе социальных сетей в определенное время. Но возможности выходят далеко за рамки этого.

Социальное прослушивание

Социальное прослушивание означает мониторинг платформ социальных сетей и уведомление вас, когда кто-то упоминает ваш бренд. Это особенно полезно, если вы находитесь на нескольких сайтах социальных сетей и хотите, чтобы единый инструмент прослушивал каждый канал.

Реклама в социальных сетях

Все основные социальные сети разрешают платную рекламу. Вы можете охватить целевую аудиторию в пространстве, где они уже проводят время.

Однако управление рекламой может быть проблемой.

Интеграции

Вы также можете интегрировать своих социальных подписчиков с другими процессами. Например, вы можете автоматически добавлять потенциальных клиентов из социальных сетей в свою CRM.

Пример этой автоматизации в действии

Yes Supply — это платформа для личного развития и коучинга, основанная Риз Эванс.

Эванс собирает контакты, предлагая бесплатное обучение на своем сайте. Посетители, которые соглашаются, получают пять дней бесплатного контента, после чего они получают электронные письма с просьбой подписаться на мастер-класс.

Если они не зарегистрируются сразу, Эванс использует ActiveCampaign + Facebook Custom Audiences для перенацеливания потенциальных клиентов в социальных сетях.

4. Уведомления и обновления

Уведомления — это тип автоматизации, который имеет большие преимущества, такие как повышенная эффективность и скорость.

Автоматические уведомления предоставляют вам обновленную информацию о критических событиях, поэтому вы немедленно принимаете меры. Например, ваш отдел продаж может получать уведомления об изменении статуса сделки. Реагирование на изменения не теряется.

Пример этой автоматизации в действии

Sneleentaxi использует ActiveCampaign CRM для управления лидами и потенциальными клиентами. Уведомления являются ключом к заключению сделок с крупными компаниями.

Когда используется электронная почта, не предназначенная для потребителей, торговый представитель получает уведомление, чтобы он мог связаться с этим бизнесом в качестве потенциального партнера.

5. Поддержка клиентов

Малые предприятия заботятся о своих клиентах и ​​стремятся предложить наилучшую возможную поддержку.

Но это непросто. У вас небольшой штат сотрудников или их нет вообще, а проблемы со службой поддержки приходят в любое время суток по разным каналам.

Автоматизация может помочь.

Назначение билетов

Независимо от того, какой канал использует клиент, запросы в службу поддержки могут быть быстро направлены нужному человеку.

Эта автоматизация избавляет сотрудников от необходимости сортировать электронные письма, сообщения Facebook, телефонные сообщения и чаты, чтобы найти и ответить на высокоприоритетные вопросы.

Чат-боты

Чат-боты становятся все более популярными в службе поддержки клиентов. Хотя чат-боты иногда получают плохую репутацию из-за своего не совсем человеческого взаимодействия, они могут помочь малым предприятиям предоставлять отличные услуги.

Они всегда на связи, сразу же отвечают, а если вопрос слишком сложен, чтобы ответить на него, они могут передать клиента агенту-человеку.

Было показано, что чат-боты увеличивают продажи в среднем на 67%.

Пример этой автоматизации в действии

Your Therapy Source — это терапевтический онлайн-ресурс, использующий ActiveCampaign для автоматизации маркетинга. Для основателя Маргарет Райс важно обеспечить первоклассное обслуживание клиентов.

YourTherapySource позволяет клиентам оставаться довольными функцией «Беседы». Беседы обеспечивают кросс-канальный обмен сообщениями поддержки клиентов как с автоматическими возможностями, так и с возможностями живого чата.

Когда клиент связывается с Your Therapy Source, сообщение отправляется прямо на телефон Райс, чтобы она могла немедленно ответить.

6. Отчетность

Вам нужно иметь общее представление о том, что происходит в вашей компании, и вам нужно знать, окупаются ли ваши усилия в области маркетинга и продаж.

К сожалению, ручное составление необходимых отчетов может привести к потере драгоценных часов. Пришло время отказаться от графиков Excel и автоматически генерировать отчеты.

Пример этой автоматизации в действии

Вернемся к МакКриндлу.

МакКриндл использует отчеты CRM, чтобы получить всестороннее представление о пути клиента по конвейеру. Они могут разбить свои данные по конвейеру, продукту, семейству продуктов и персоне, чтобы увидеть комбинацию общей картины и детализированных данных.

Как внедрить автоматизацию в свой малый бизнес

Предприятия всех размеров выигрывают от автоматизации, но начало работы может быть сложным. Вот несколько шагов, которые вы можете выполнить:

Шаг 1. Определите возможности автоматизации

Во-первых, проведите аудит существующих процессов и составьте список того, что нужно автоматизировать. Пока не беспокойтесь о том, как вы собираетесь это сделать.

Поговорите со своими сотрудниками о том, какие задачи занимают большую часть их времени. Лучшим кандидатом для вашего первого автоматизированного процесса будет что-то утомительное и повторяющееся.

Начните с простых процессов, а затем расширяйтесь. Например, возможно, вы тратите слишком много времени на ввод потенциальных клиентов в электронную таблицу. Использование CRM для автоматической генерации потенциальных клиентов из полей формы — это простой шаг, который освободит много времени.

Шаг 2. Выберите инструменты автоматизации

Теперь пришло время выбрать инструмент для этого.

В идеале вы должны выбрать инструменты автоматизации бизнеса, которые могут оптимизировать несколько критически важных процессов в вашей организации. Составьте краткий список программного обеспечения для автоматизации, которое вас интересует, и запланируйте демонстрации с поставщиками.

Перейдите к демонстрациям, зная свой бюджет и список необходимых вам функций (а также некоторых полезных).

Шаг 3. Отслеживайте и анализируйте

Функции отчетности дают вам представление о ваших бизнес-операциях и помогают принимать решения на основе данных. Убедитесь, что ваше программное обеспечение для автоматизации может предоставить полезный анализ.

Например, платформа автоматизации маркетинга по электронной почте покажет вам статистику эффективности вашей кампании, а CRM должна помочь вам понять статус вашей воронки продаж.

Аналитика важна для улучшения ваших автоматизированных процессов в будущем. Например, вы можете увидеть, какой тип автоматизированной электронной почты вызывает наибольшую заинтересованность, и использовать эту информацию для настройки других средств автоматизации.

Как выбрать платформу автоматизации для вашего малого бизнеса

Наиболее важным фактором является то, что программное обеспечение делает то, что вы хотите. Составьте список функций, которые вам нужны, прежде чем настраивать какие-либо демонстрации продукта.

Вот несколько вещей, которые нужно искать:

Цена

Для малого бизнеса цена всегда имеет значение. Это не значит, что дешевый вариант всегда лучше. Ищите программное обеспечение по цене, удобной для малого бизнеса, то есть базовый план доступен по цене, но в нем также есть расширенные функции, до которых вы можете дорасти.

Интеграции

Также рассмотрите интеграцию, которую предлагает каждый инструмент. Чем больше ваше программное обеспечение для автоматизации может работать с вашим существующим техническим стеком, тем эффективнее будет ваш бизнес.

Масштабируемость

Подумайте о процессах, которые вы хотите автоматизировать сегодня, и о тех, которые вы захотите автоматизировать завтра — вы не хотите вкладывать средства в инструмент, который слишком ограничен для ваших будущих потребностей.

Заключение

Автоматизация оптимизирует ваши процессы и повышает вашу конкурентоспособность, особенно если вы представляете малый бизнес.

Решения ActiveCampaign для маркетинга и автоматизации CRM идеально подходят для малого бизнеса: доступны по цене, интуитивно понятны для любого уровня знаний и готовы расти вместе с вами.

Попробуйте ActiveCampaign бесплатно уже сегодня.