Руководство предпринимателя по финансированию малого бизнеса

Большинство рекомендаций по финансированию малого бизнеса делятся на две школы мысли.

Один побуждает вас запустить свой бизнес: опустить голову, разгрузить свои личные сбережения, инвестировать все деньги с первых продаж, и, немного потрудившись, вы добьётесь успеха.

Другая школа более традиционна: идите в крупный банк, сдайте свой дом, и если у вас хорошая кредитная история, вы получите хороший кредит с высокой процентной ставкой.

Обе стратегии разумны, но есть и другие способы финансирования малого бизнеса.

В этой статье мы обсудим бизнес-кредиты и управление финансами. Во-первых, мы поговорим о ваших вариантах финансирования. Затем мы рассмотрим, как управлять финансами малого бизнеса, когда у вас есть деньги в банке. Если вы здесь для изучения основ финансирования малого бизнеса, см. наш раздел о том, как управлять своими финансами.

Через Shopify Capital вы получаете деньги, необходимые для развития вашего бизнеса, всего за несколько кликов. Нет длительного процесса подачи заявки и бумажных форм для заполнения.

Понимание кредитов для малого бизнеса и вариантов финансирования

Финансирование — одна из первых вещей, о которых следует подумать, когда речь заходит о вашем бизнесе. Это также самый важный финансовый выбор, который вы сделаете в своем путешествии. То, как вы финансируете свой бизнес, может повлиять на то, как вы им управляете.

Типы вариантов финансирования малого бизнеса

Давайте рассмотрим несколько распространенных способов финансирования бизнеса:

• Срочные кредиты
• Денежные авансы продавца
• Финансирование оборудования
• кредитные линии
• кредиты SBA

Срочные кредиты

Срочный кредит - это банковский кредит на определенную сумму, которая погашается через регулярные промежутки времени в течение установленного периода времени. Срочные кредиты выдаются либо по фиксированной, либо по плавающей процентной ставке. Эти кредиты могут потребовать большой первоначальный взнос, чтобы снизить платежи по кредиту и общую стоимость кредита.

Созданные малые предприятия, как правило, с двухлетним опытом работы, выбирают срочные кредиты. Они используют срочные кредиты для покупки активов (например, оборудования) или инвестиций в рост, а не для покрытия повседневных расходов.

Срочные кредиты имеют несколько вещей, которые отличают их от других вариантов финансирования:

1. Более низкие процентные ставки
2. Гибкость использования средств
3. Предсказуемый график платежей

Они также бывают трех разных вариантов кредита, каждый из которых служит разным целям для вашего бизнеса:

1. Краткосрочные (погашаются в течение года) . Предприятия предпочитают эти кредиты торговым авансам наличными, потому что они имеют более низкие процентные ставки и их легче получить. Вы можете использовать краткосрочный кредит для покупки инвентаря на праздники, воспользоваться выгодной сделкой с инвентарем или покрыть заработную плату, если у вас не хватает средств.
2. Промежуточный срок (погашается от одного до пяти лет) . Эти кредиты хороши для крупномасштабных проектов, таких как покупка оборудования или рефинансирование старого долга бизнеса. Вы захотите использовать эти кредиты для проектов, которые могут занять несколько месяцев или лет, чтобы получить отдачу от ваших инвестиций.
3. Долгосрочные (погашаемые от шести до 20 лет). Долгосрочные кредиты ориентированы на возможности роста, такие как покупка нового здания или тяжелого оборудования для производства. Они поддерживаются залогом вашей компании или существующими активами. Эти кредиты обычно сопровождаются строгими правилами относительно того, что вы можете и не можете делать с деньгами.

Процесс андеррайтинга в традиционных банках может быть неуклюжим и неясным. Вот почему Shopify предлагает быстрое и простое финансирование для продавцов. Через Shopify Capital продавцы могут получить финансирование в течение нескольких дней после утверждения. Как только продавцы принимают предложение и оно утверждается, средства зачисляются всего за два дня, и кредиты могут быть погашены по мере осуществления продаж. Вы можете использовать кредит для финансирования заработной платы, инвентаризации, маркетинговых кампаний или других вещей, которые могут способствовать росту вашего бизнеса.

Я просто не хотел заниматься всем процессом прохождения через банк — я хотел сосредоточиться на бизнесе. Традиционный кредит казался громоздким и более ограничительным. У Shopify Capital другой менталитет. Это очень просто.

Лучшая часть? Вы можете избежать длительных процессов подачи заявки с минимальным количеством документов и без проверки кредитоспособности. В рамках финансирования через Shopify Capital вы можете быстро и легко получить необходимую финансовую поддержку.

Подробнее: Как получить кредит для малого бизнеса и что нужно знать перед подачей заявки

Денежные авансы продавца

Торговый аванс наличными — это единовременная сумма денег, которую вы можете получить за фиксированную плату. В этой модели спонсор покупает процент от ваших будущих продаж, а затем собирает процент от продаж каждый день, удерживая часть продаж по вашей кредитной или дебетовой карте. Поскольку продажи могут быть высокими в одни дни и низкими в другие, установленной продолжительности срока нет.

Shopify Capital предлагает финансирование малого бизнеса в виде денежных авансов продавцам, имеющим на это право, в Соединенном Королевстве.

Финансирование оборудования

В какой-то момент в вашем бизнесе вам нужно будет купить, обновить или заменить различные части оборудования. Здесь на помощь приходят кредиты на оборудование.

Финансирование оборудования — это тип кредита для малого бизнеса, предназначенный для покупки оборудования для вашего бизнеса. Эти кредиты покрывают любое количество вещей, включая офисную мебель, коммерческие печи, медицинское оборудование, компьютеры, тяжелое производственное оборудование и многое другое.

У каждого кредитора будут свои условия. Но в целом вы можете профинансировать около 80% от общей стоимости покупки предмета. Для кредита на оборудование для малого бизнеса обычно требуется первоначальный взнос в размере 20%. Вы владеете оборудованием с первого дня.

кредитные линии

Адаптация к изменениям — обычная часть владения малым бизнесом. Иногда, если есть возможность роста, которую вы хотите использовать, вам могут понадобиться наличные деньги быстро, с гибкими условиями ежемесячных платежей. Необеспеченная кредитная линия может быть решением.

Думайте о кредитной линии для малого бизнеса как о кредитной карте, а не о кредите. Он предлагает вам доступ к деньгам, которые вы можете использовать для удовлетворения любых потребностей бизнеса, которые возникают. При открытии кредитной линии единовременная выплата (т. е. вы получаете все наличные деньги сразу) не производится.

Как и в случае с кредитной картой, как только вы берете наличные по кредитной линии, начинают начисляться проценты. Сумма, которую вы можете потратить, зависит от доступного кредита, который у вас остался. По мере того, как вы возвращаете привлеченные средства, ваш кредит увеличивается. Кредиторы будут устанавливать лимит на сумму, которую вы можете занять.

кредиты SBA

Ассоциация малого бизнеса (SBA) сотрудничает с кредиторами, чтобы предоставлять кредиты владельцам малого бизнеса. SBA не ссужает деньги непосредственно заемщику. Он устанавливает руководящие принципы для кредитов, сделанных его партнерами. SBA помогает владельцам малого бизнеса, которые изо всех сил пытаются получить одобрение для других кредитных программ.

Например, если банк считает, что ваш бизнес слишком рискован, чтобы ссужать деньги, потому что у вас плохая кредитная история, SBA может гарантировать кредит. В этом случае банк имеет меньший риск и более готов предоставить бизнес-кредит. Кредиты SBA могут использоваться для большинства потребностей бизнеса и различаются по сумме. Некоторые программы имеют ограничения и требования для квалификации.

Заинтересованы в получении кредита SBA? Узнайте больше о квалификационных требованиях на веб-сайте Управления по делам малого бизнеса США.

Альтернативные варианты финансирования

Многие кредиторы потребуют, чтобы вы предложили залог или личную гарантию, чтобы получить одобрение на финансирование. Залог относится к активу, который может гарантировать, что вы выплатите кредит, например, ваш дом или другое дорогостоящее имущество.

Если вы не погасите кредит, банк вернет собственность в качестве погашения. Это распространенный процесс кредитования, но это не единственный способ.

Альтернативные варианты финансирования включают:

• Друзья и семья
• Капитальные инвесторы
• Краудфандинг
• Инвестиции в ваш бизнес

Друзья и семья

Владельцы бизнеса часто обращаются к друзьям и родственникам за финансированием при открытии нового предприятия. Вы можете получить от них деньги до того, как создадите бизнес-план или получите подтверждение стоимости. Деньги могут помочь финансировать первоначальные заказы на склад или раннюю разработку продукта.

Путь друзей и семьи гораздо менее формален, чем получение банковского кредита или капитальных вложений. Некоторые могут захотеть вложить деньги в вашу компанию на беспроцентной основе. Это также позволит вам полностью контролировать свой бизнес.

Двумя основными типами инвестиций друзей и семьи являются долевое финансирование и бизнес-кредиты. При долевом финансировании вы даете инвесторам долю в бизнесе. По мере роста стоимости вашего бизнеса растут и их инвестиции. С бизнес-кредитами вы обещаете вернуть инвесторам проценты в течение определенного периода времени или когда вы достигнете определенной точки прибыльности.

Капитальные инвесторы

Капитальные инвесторы бывают в форме бизнес-ангелов или венчурных фондов. Эти аккредитованные инвесторы предоставляют финансирование для небольших стартапов или компаний на ранней стадии. В обмен на капитальные вложения эти инвесторы получают право собственности на акции или конвертируемый долг, который представляет собой ссуду, которая в будущем может быть конвертирована в капитал.

Сумма кредита может варьироваться от 5000 долларов до более 1 миллиона долларов, в зависимости от размера собственности и размера стартапа. Этот тип финансирования обычно предназначен для быстрорастущих стартапов с высоким потенциалом. Банки обычно не инвестируют в них, потому что они не понимают технологию или бизнес-модель.

Краудфандинг

Краудфандинг — это сбор небольших сумм денег от большого количества людей, часто в обмен на вознаграждение. Это похоже на друзей, семью и капиталовложения, однако краудфандинг привлекает капитал от населения.

В последние годы популярность таких платформ, как Kickstarter, Indiegogo и GoFundMe, возросла. Эти сайты помогают людям собирать деньги для нового бизнеса, продукта, некоммерческой или благотворительной деятельности. Существует небольшой барьер для запуска краудфандинговой кампании. Дополнительным преимуществом краудфандинга является то, что он помогает привлечь новую аудиторию к вашему бизнесу электронной коммерции, которого вы, возможно, не достигли бы иначе.

Инвестиции в собственный бизнес

Еще один вариант финансирования вашего бизнеса — вложение в него собственных средств. Многие предприниматели реинвестируют раннюю прибыль в маркетинговые и рекламные кампании, отказываясь от собственной зарплаты. За этой стратегией стоит немного математики. Поэтому, если вы заинтересованы в этом, прочитайте Инвестиции в свой бизнес: что вам нужно знать, прежде чем начать.

Через Shopify Capital вы получаете деньги, необходимые для развития вашего бизнеса, всего за несколько кликов. Нет длительного процесса подачи заявки и бумажных форм для заполнения.

Как управлять финансами малого бизнеса

Есть известная поговорка: «Дай человеку рыбу, и он будет сыт один день. Научи человека ловить рыбу, и ты будешь кормить его всю жизнь». Но что, если этот человек не знает, что делать с пойманной рыбой?

Когда вы поймете, как работают финансы малого бизнеса, вы будете знать, что делать с рыбой — другими словами, со всеми деньгами, которые вы зарабатываете и тратите. Это означает больше, чем просто начать бизнес с низкими инвестициями. Это означает, что знание того, как правильно распоряжаться своими финансами, дает вашему бизнесу шанс на выживание и рост.

Давайте рассмотрим основные навыки финансового ведения малого бизнеса для успешных предпринимателей, включая составление бюджета, отслеживание расходов и создание финансовых отчетов, которые легко понять.

1. Разделение личных и деловых финансов
2. Выбор банка
3. Как составить бюджет
4. Понимание бухгалтерского учета, бухгалтерского учета и делопроизводства
5. Как начать вести бухгалтерию
6. Бухгалтерия своими руками (DIY)
7. Аутсорсинг вашей бухгалтерии
8. Поддержание вашей деловой документации в порядке
9. Создание и чтение финансовой отчетности

Разделяйте личные и деловые финансы

Первое и самое простое, что можно сделать для финансового благополучия вашего бизнеса, — это отделить свои финансы. Хранение ваших личных финансов отдельно от ваших деловых финансов дает много преимуществ, от упрощения вашего учета до защиты вашей личной собственности и других активов.

Разделение ваших финансов имеет и другие преимущества. Расчет налоговых вычетов и общая подготовка налогов намного проще, если у вашей компании есть собственный банковский счет. Также легче понять, был ли этот обед в среду с клиентом или другом, когда ваши личные и деловые квитанции не перемешаны. Даже если вы можете легко отличить один набор расходов от другого, сортировка кипы бумаг в налоговый период отнимает драгоценное время, а платить дипломированному профессиональному бухгалтеру, который сделает это за вас, может быть дорого.

По мере того, как ваш малый бизнес начинает расти, вы можете рассмотреть возможность регистрации. Когда бизнес регистрируется, он становится юридическим лицом. Это означает, что если ваш бизнес когда-либо столкнется с финансовыми или юридическими проблемами, ваши личные активы, такие как ваш дом или фонд колледжа для ваших детей, в большинстве случаев будут защищены.

Важно знать, когда включать. Если вы сделаете свою компанию юридическим лицом, пока она еще находится на ранней стадии, вы больше не сможете заявлять о каких-либо убытках, которые она понесет в связи с вашими личными налогами. В то же время, чем более зрелой становится компания и чем больше у нее активов, тем больше документов требуется для ее регистрации. В любом случае ожидайте, что стоимость регистрации составит от 1000 до 2000 долларов.

Правильный выбор банка

Не все банки предлагают одинаковые услуги. У кого-то есть мобильные приложения, у кого-то нет. Некоторые будут адаптировать свои услуги для вашего малого бизнеса, в то время как у других будет более стандартизированный подход.

Корпоративные счета немного отличаются от личных счетов, поэтому при выборе банка для своего бизнеса следует учитывать следующие моменты:

• Предлагает ли он онлайн-банкинг для бизнеса?
• Каковы его сборы за бизнес-транзакции?
• Какие виды процентных ставок он имеет для бизнес-кредитов?
• Может ли он предложить вам бизнес-кредитную карту?
• Можете ли вы добавлять других людей и разрешения в свою учетную запись по мере роста вашего бизнеса?

Выполнение всех ваших банковских операций в одном учреждении упрощает задачу, но имейте в виду, что это не обязательно. Например, если в предпочитаемом вами банке нет конкурентоспособных ставок по кредитам, можно поискать кредит в другом банке.

Типы счетов

Когда вы открываете банковский счет для своего бизнеса, подумайте об открытии как расчетного, так и сберегательного счета. Первый даст вам место для управления повседневными доходами и расходами, а второй можно использовать для откладывания денег на такие вещи, как налоги или будущие инвестиции в ваш бизнес.

Операционные издержки

Корпоративные банковские счета, как и личные счета, бывают разных уровней, которые позволяют совершать определенное количество транзакций за ежемесячную плату. Имея представление о том, как ваш бизнес будет получать платежи и сколько ежемесячных покупок вы будете совершать через свою учетную запись, полезно знать, когда решаете, какой тип учетной записи настроить.

Например, если вы имеете дело с несколькими разными поставщиками на регулярной основе, вам нужно убедиться, что у вас низкая (или нет) комиссия за транзакцию при покупках. Вы также можете узнать, может ли ваш банк предложить вам счет без дневного лимита на дебетовые покупки.

Кредиты и кредитные линии

Даже если вам не нужен кредит или дополнительное финансирование для вашего бизнеса прямо сейчас, вы можете в будущем. Используйте калькулятор коммерческого кредита, чтобы легко рассчитать кредит с фиксированной процентной ставкой, а затем обсудите свои варианты с вашим банком. Задайте заранее несколько вопросов о кредитных требованиях банка. Также спросите о процентных ставках по кредитам, условиях бизнес-кредитов и кредитных линий, а также о том, что нужно вашему малому бизнесу, чтобы претендовать на получение кредита.

Кредитные карты для бизнеса

Кредитная карта — отличный способ повысить кредитный рейтинг вашего бизнеса, давая вам больше шансов на получение кредита и низкие процентные ставки в будущем. Наличие бизнес-кредитной карты также может дать вам доступ к вознаграждениям, защите от мошенничества и расширенным гарантиям на покупки.

Как составить бюджет

Как говорится, если вы не планируете, вы планируете потерпеть неудачу. Вы никогда не сможете увидеть каждую неровность на финансовом пути вперед, но вы можете избежать неожиданностей и сохранить свой бизнес здоровым, создав надежный бюджет и отслеживая свои деньги.

Составление примерного бюджета даст вам общее представление о том, чего ожидать в первые месяцы и годы работы. Со временем вам станет проще составлять бюджеты, и вы научитесь лучше прогнозировать расходы и доходы в течение года. А пока давайте рассмотрим, какие вещи следует включить в ваш первоначальный бюджет.

Узнайте больше: Сколько на самом деле стоит начать бизнес?

Расходы

Отличный способ начать свой бюджет — написать список всех возможных предметов, которые, по вашему мнению, понадобятся вашему бизнесу — от технологий, используемых для создания вашего инвентаря, до повседневных предметов в вашем офисе. Быстрый поиск в Google примеров бюджетов в вашей отрасли может помочь вам выяснить все, что вы могли пропустить.

Разовые расходы

Разовые расходы обычно представляют собой дорогостоящие товары, которые вы покупаете один раз (а иногда и раз в несколько лет). Это могут быть ноутбуки, техника и офисная мебель. Это также может включать в себя такие услуги, как дизайн логотипа или разработка веб-сайта.

Постоянные расходы

Постоянные расходы — это расходы, которые вы можете рассчитывать на ежемесячную оплату, и которые не слишком сильно различаются по цене. Это может включать аренду, страховку, интернет-услуги, хостинг веб-сайтов, телефонные счета и подписку на программное обеспечение.

Переменные расходы

Переменные расходы находятся где-то между постоянными и разовыми расходами — они возникают более одного раза, но различаются по сумме и оплачиваются через неравные промежутки времени. Это может включать в себя материалы для производства ваших продуктов, расходы на маркетинг, деловые поездки, бухгалтера для подачи ваших налогов или сборы за обработку кредитной карты.

Стратегия ценообразования продукта

Определение правильной цены на вашу продукцию является важной частью вашего бюджета. Вот некоторые из факторов, которые следует учитывать при установлении цены.

Стоимость товаров

Твердые затраты на товары, которые вы продаете, обычно очевидны. Например, если вы управляете магазином футболок с ручной печатью, ваши затраты на материалы могут составлять 8 долларов за футболку и 3 доллара за чернила. Но в установлении цены есть нечто большее, чем простое суммирование жестких затрат.

Труд, работа

Вы платите людям за то, чтобы они сделали ваш продукт или предоставили вашу услугу? Эта стоимость должна быть включена в стоимость проданных товаров. Даже если вы еще не наняли сотрудников, не забудьте указать стоимость собственного труда, чтобы оценить эффективность вашего бизнеса. (Если ваша собственная почасовая «зарплата» окажется неприемлемо низкой, вашему бизнесу потребуется тонкая настройка.) Это также может дать вам хорошее представление о том, когда пора начинать передавать задачи кому-то другому.

Упаковка

Если ваш бизнес связан с доставкой товаров покупателям, упаковка и распаковка будут играть важную роль в том, как покупатель воспримет ваш бренд. Ваша упаковка является продолжением вашего продукта, поэтому вам необходимо учитывать ее стоимость в стоимости проданных товаров.

Перевозки

Доставка — еще одна ключевая часть доставки вашего продукта клиентам, и неправильная оценка ее стоимости может привести к снижению вашего бюджета. Такие вещи, как размер, вес, местоположение и скорость, влияют на стоимость доставки. Посетите местное почтовое отделение, чтобы рассчитать стоимость доставки.

Опять же, не забудьте учесть свое время в стоимости доставки. Технически вы можете предложить доставку в течение пяти дней, но упаковка продукта и ежедневная поездка на почту не являются эффективным использованием времени и сделают доставку более дорогостоящей, отвлекая вас от других задач.

Покупатели в Интернете ожидают, что в конце процесса покупки будет добавлена ​​плата за доставку, но держите эту стоимость разумной. Клиенты, столкнувшиеся с непомерной стоимостью доставки, вполне могут отказаться от своей корзины и не вернуться.

Плата за переработку

Если вы принимаете кредитные карты, вы, вероятно, платите фиксированную комиссию за обработку каждой транзакции, а также дополнительную комиссию в размере около 3% от стоимости заказа. Эти сборы варьируются в зависимости от службы обработки, которую вы используете, поэтому выбирайте ту, которая имеет смысл в зависимости от объема вашего заказа. Если ваш магазин будет принимать международные заказы, имейте в виду, что при оплате из-за пределов вашей страны с вашей стороны может взиматься более высокая комиссия.

Принимайте кредитные карты напрямую с Shopify

Shopify Платежи — это самый простой способ принимать платежи в Интернете. Это избавляет от необходимости создавать учетную запись стороннего поставщика платежей или продавца и вводить учетные данные в Shopify.

Попробуйте Shopify Платежи

Повреждать

Иногда товары повреждаются по пути к вам или от вас к покупателю. Надеемся, что расходы на замену этих товаров будут для вас минимальными, но важно учитывать ожидаемое количество поврежденных запасов в ваших ценах. Поиск в Google даст вам приблизительное представление о том, что характерно для вашего типа бизнеса. Умножьте средний процент убытков в вашей отрасли на стоимость вашего продукта, чтобы получить оценку убытков, а затем усредните эту оценку в своей цене.

Возвращает

Вы можете или не можете принять возврат. Например, если вы продаете ремесленные изделия, возврат может быть не для вас. Если вы решите принять возврат, вы можете сделать одну из трех вещей:

• Взимать отдельную «плату за пополнение запасов», чтобы компенсировать часть убытков.
• Немного поднимите цены, чтобы компенсировать убытки от возвратов
• Оставьте свои цены прежними и верьте, что щедрая политика возврата будет означать увеличение продаж.

Имейте в виду, что вы также понесете расходы по возврату платежа по кредитной карте за мошеннические или оспариваемые транзакции.

Бренд и целевой рынок

То, как вы представите свой бренд, напрямую повлияет на вашу ценовую стратегию. Вы представитель элитного бизнеса, продающий товары по завышенной цене? Вы дисконтный магазин, стремящийся к низкому уровню рынка? То, как вы позиционируете свой бизнес, является менее ощутимым фактором при установлении цены, но определенно имеет значение.

Иногда повышение цен может, вопреки здравому смыслу, увеличить продажи за счет улучшения качества. В других случаях всегда побеждает самая низкая цена. Знайте свой рынок и цену соответственно.

Конкуренция

Скорее всего, найдутся другие компании, предлагающие продукты или услуги, похожие на ваши. Изучите некоторые из них, чтобы понять, как они оценивают свои товары. Возможно, вы захотите предложить более низкую цену, чем у конкурентов, чтобы привлечь больше клиентов, или вы можете использовать свой бренд, чтобы повысить ценность своего продукта по сравнению с их.

Прогнозируемый доход

В начале прогнозирование продаж — это отчасти исследование, отчасти обоснованная догадка. Чем дольше вы в бизнесе, тем лучше вы будете предсказывать эти цифры и знать, когда будут ваши пики и спады в течение года. Как и расходы, ваши продажи будут варьироваться в зависимости от отрасли.

Если ваш бизнес начинался как подработка, возможно, у вас уже есть предварительные данные о продажах. Даже несколько цифр могут помочь вам понять, какие из ваших продуктов являются бестселлерами и в какое время года ваши продажи будут высокими или низкими.

Если у вас нет данных для начала, вы все равно можете собрать полезную информацию, поговорив с другими владельцами бизнеса в вашей отрасли (если вы ничего не знаете, это может сделать ваш бухгалтер) и проведя небольшое исследование в Интернете. Скорее всего, немного покопавшись, вы сможете найти приблизительные цифры об уровне роста, который можно ожидать в первый год, и о том, какие месяцы будут выполнять тяжелую работу с точки зрения продаж.

Понимание бухгалтерского учета, бухгалтерского учета и делопроизводства

В этом разделе мы рассмотрим три области, необходимые для поддержания финансового благополучия вашей компании.

Бухгалтерия — это ежедневное отслеживание операций вашего бизнеса, таких как осуществленные продажи и оплаченные расходы. Бухгалтерский учет малого бизнеса интерпретирует эти транзакции в течение более длительных периодов времени. Это позволяет вам увидеть, является ли ваш бизнес прибыльным, какие части вашего бизнеса преуспевают (или не очень), ценность вашего бизнеса и ваш денежный поток. А делопроизводство – это организация всех документов, которые делают возможным ведение бухгалтерского и бухгалтерского учета.

Давайте более подробно рассмотрим различия между каждой из этих финансовых задач, зачем они вам нужны и как управлять ими так, чтобы это было правильно для вашего бизнеса.

Бухгалтерский учет

Малые предприятия могут использовать два метода учета: кассовый и метод начисления. Вам нужно будет выбрать систему до окончания первого налогового года, а затем придерживаться ее каждый последующий год.

Денежные средства против начисления

Кассовый учет регистрирует операции только тогда, когда деньги переходят из рук в руки. Поэтому, если вы выставляете счет клиенту, вы не признаете этот доход до тех пор, пока его платеж не будет очищен. В методе начисления продажи, покупки и расходы признаются сразу после выставления счетов.

Какой метод выбрать? Кассовый учет проще отслеживать, поскольку транзакции регистрируются в момент получения или совершения платежа. Нет необходимости отслеживать дебиторскую или кредиторскую задолженность, и вы всегда будете иметь четкое представление о том, сколько именно денег у вас есть. Другими словами, ваши книги всегда будут соответствовать вашим банковским счетам.

Поскольку учет по методу начисления регистрирует кредиторскую и дебиторскую задолженность, может быть сложнее отслеживать движение денежных средств, но это также помогает вам лучше прогнозировать финансы вашего бизнеса на месяцы и годы вперед.

Как правило, вы можете выбрать наиболее подходящую для вас систему, но есть и исключения. В Соединенных Штатах бизнес обязан использовать метод начисления, если он имеет запасы или получает доход более 25 миллионов долларов в год. В Канаде любой доход от самозанятости (кроме случаев, когда он связан с сельским хозяйством, рыболовством или комиссией самозанятых) должен регистрироваться с использованием метода начисления.

Когда стоит поговорить с CPA

Если ваш бизнес все еще больше похож на подработку или его финансы просты, вы, вероятно, можете пока не обращаться за помощью к CPA. В Интернете есть множество финансовых ресурсов для малого бизнеса, на которые вы можете сослаться.

Но если ваш малый бизнес начинает затмевать вашу повседневную работу, настоятельно рекомендуется поговорить с бухгалтером, чтобы убедиться, что вы на правильном пути. CPA не просто регистрируют ваши налоги — они также могут помочь вам с финансовым планированием, налоговым планированием, переговорами об аренде, финансовой отчетностью, соблюдением налогового законодательства и управлением казначейством.

CPA может просмотреть ваш бизнес-план и бюджет, помочь пролить свет на все, что вы, возможно, пропустили, и помочь вам настроить процесс бухгалтерского учета, адаптированный к вашей отрасли. Если вам нужна помощь в составлении плана, воспользуйтесь нашим бесплатным шаблоном бизнес-плана.

Выбор CPA аналогичен выбору банка. Они должны подходить вам и вашему бизнесу. Отличный способ получить рекомендации для CPA — спросить других владельцев бизнеса, которых вы знаете и которым доверяете в своей отрасли. Обязательно поговорите с CPA один на один, чтобы понять, подходят ли они вам.

Ваш CPA может помочь вам избежать неожиданностей в будущем, помогая вам выяснить, сколько налогов вам нужно собрать и отложить, какие расходы отслеживать и вычитать и какую юридическую структуру должен использовать ваш бизнес.

Бесплатно: Шаблон бизнес-плана

Бизнес-планирование часто используется для обеспечения финансирования, но многие владельцы бизнеса считают написание плана ценным, даже если они никогда не работали с инвестором. Вот почему мы создали бесплатный шаблон бизнес-плана, который поможет вам начать работу.

Получить шаблон сейчас

Получите шаблон бизнес-плана прямо в свой почтовый ящик.

Почти готово: пожалуйста, введите свой адрес электронной почты ниже, чтобы получить мгновенный доступ.

Адрес электронной почты Получайте обновления

Мы также будем присылать вам новости о новых образовательных руководствах и историях успеха из новостной рассылки Shopify. Мы ненавидим СПАМ и обещаем обеспечить безопасность вашего адреса электронной почты.

Спасибо за подписку. Вскоре вы начнете получать бесплатные советы и ресурсы. А пока начните создавать свой магазин с бесплатной 14-дневной пробной версией Shopify.

Начать

Бухгалтерия

Бухгалтерия – это учет доходов и расходов предприятия. Это позволяет вам следить за финансовым состоянием вашей компании и облегчает работу вашего бухгалтера по налоговым платежам. По сути, бухгалтерский учет включает в себя ввод ваших продаж и расходов в электронную таблицу и регистрацию ваших квитанций в качестве резервной копии.

Если вы хотите обеспечить финансирование для своего бизнеса в какой-то момент в будущем, своевременное обновление бухгалтерских книг может помочь поддержать заявку на получение кредита или инвестиционную подачу. Хорошо управляемые финансы и четкие записи позволяют потенциальным кредиторам и инвесторам делать реалистичные прогнозы финансового состояния вашей компании и вселяют в них уверенность в том, что они будут инвестировать в вас.

Хорошо управляемые бухгалтерские книги также помогают вашему бухгалтеру-финансисту воспользоваться всеми возможными налоговыми вычетами и своевременно выявлять банковские ошибки. Но самым большим преимуществом ведения бухгалтерского учета всегда является четкое представление о том, в каком финансовом состоянии находится ваш бизнес в данный момент.

Ухоженные бухгалтерские книги могут дать вам представление о том, где в течение года будут находиться взлеты и падения вашего бизнеса. Они могут показать вам, если ваши затраты на упаковку слишком высоки или вы слишком много тратите на маркетинг.

Мониторинг ваших книг позволяет вам видеть в режиме реального времени, что работает хорошо, а что требует настройки.

Как начать вести бухгалтерию

Теперь, когда вы знаете, почему вам нужно следить за своей бухгалтерией, давайте посмотрим, как это сделать.

Шаг 1. Выберите метод учета

Существует два типа систем бухгалтерского учета: одинарная и двойная записи. Решение о том, какую систему использовать, зависит от того, насколько сложны ваши финансы.

Однократная

Если ваш бизнес небольшой и вы не совершаете много транзакций, однократная запись — это самый простой способ вести бухгалтерский учет. В этом методе записи записываются один раз, помечаются либо как вход (доход), либо как результат (расходы), в то время как такие вещи, как запасы и оборотный капитал, отслеживаются более небрежно. Единая запись не предлагает всех сдержек и противовесов двойной записи, но если вы ведете собственную бухгалтерию, возможно, вам стоит выбрать именно эту систему.

Двойной вход

В системе двойной записи каждая транзакция заносится в ваши книги дважды. Это сложнее, чем однократная запись, но дает больше информации о вашем бизнесе. В отличие от одиночной записи, двойная бухгалтерия отслеживает ваши активы и пассивы в дополнение к доходам и расходам и имеет проверки и противовесы, необходимые для уменьшения ошибок. Двойная бухгалтерия также дает вам информацию, необходимую для создания подробных финансовых отчетов, показывающих, в какие области вашего бизнеса поступают и из которых поступают доходы.

Двойная запись является более надежной системой. Если вы надеетесь получить бизнес-кредит или привлечь инвесторов, или если вы нанимаете персонал и держите большие запасы, настоятельно рекомендуется использовать двойную запись.

Двойная запись немного сложна, поэтому давайте рассмотрим пример. Допустим, вы управляете интернет-магазином футболок. Вы заказываете пустые футболки у поставщика, печатаете их вручную вручную, а затем отправляете своим клиентам.

Когда вы получаете партию от своего поставщика, вы вводите эти расходы по дебету на свой денежный счет и в качестве кредита на свой счет продукта. Когда столбцы кредита и дебета вашей бухгалтерской книги складываются вместе, они должны равняться нулю. Вот что имеется в виду, когда кто-то называет книги «сбалансированными».

Шаг 2: Ведите хорошие записи

Во время уплаты налогов на вас лежит бремя подтверждения обоснованности всех ваших расходов, поэтому крайне важно хранить подтверждающие документы, такие как квитанции и счета-фактуры.

IRS принимает цифровые записи, поэтому, если вы используете облачную систему, такую ​​​​как Dropbox, Evernote или Google Drive, для загрузки своих документов, вам никогда не придется иметь дело с нечеткими квитанциями. Вы также можете использовать приложение для отслеживания чеков, например Shoeboxed.

Подробнее о ведении записей мы поговорим позже в этом руководстве.

Шаг 3: Введите все свои транзакции где-нибудь

Бухгалтерский учет включает в себя отслеживание ваших финансов в электронной таблице. Используете ли вы Excel, онлайн-программное обеспечение для малого бизнеса или старую добрую ручку и бумагу, вам нужно выбрать систему, которая позволит вам легко вводить каждую продажу и покупку. Как минимум, вам нужно отслеживать суммы, даты, поставщиков и клиентов.

Шаг 4. Классифицируйте транзакции

Категоризация ваших транзакций — это последняя часть бухгалтерской головоломки.

Первая и самая простая часть категоризации транзакций — это та, с которой вы, вероятно, знакомы: кредиты и дебеты. Вам также необходимо классифицировать свои квитанции по «учетной записи». Учетные записи помогают добавить больше контекста в вашу бухгалтерию.

Учетные записи обычно делятся на пять типов:

• Ресурсы. Актив — это то, чем владеет ваша компания, например деньги, здание, компьютер, инвентарь или даже интеллектуальная собственность. По сути, активы — это все, что ваша компания могла бы продать, если бы это было необходимо.
• Обязательства. Наиболее распространенной формой деловой ответственности является долг. Так что, если у вас есть бизнес-кредит, это будет относиться к категории ответственности. Причитающиеся счета также будут считаться обязательствами.
• Беспристрастность. Собственный капитал — это любые денежные вложения или заимствования, сделанные владельцем компании.
• Доход. Выручка – это любой доход, полученный от продажи товаров или услуг.
• Расходы. Расходы — это любые деньги, выплачиваемые за повседневную деятельность вашей компании. This could include internet service, printing supplies, and office space rental. Expenses are different from assets because they generally hold no potential for resale or are consumable (like office stationery).

There's lots of flexibility in the way financial transactions can be categorized in your books. The most important thing is to decide on a system and stick to it consistently. If you haven't done this before, consulting a professional bookkeeper can make the task of categorizing your transactions run smoothly and also help ensure your categories are in line with those of other businesses working in the same space as you.

Depending on how big your business is and how complicated your financial needs are, you have a couple of options for how you handle your bookkeeping.

Do-it-yourself (DIY) bookkeeping

If your business is more of a side hustle, if your finances are tight, or if your bookkeeping needs are simple, it's worth considering the DIY approach.

That said, even if you plan to keep your own books, it's a good idea to consult a CPA before you start. It's possible to make errors with even the simplest bookkeeping, and those errors could cost you at tax time. Money spent getting a CPA to help you set up your books is money you'll save paying a CPA to sort through and correct errors later.

When taking the DIY approach, you can use a basic spreadsheet to track your finances, or you can use online accounting software like Quickbooks, Xero, or Wave.

Using a spreadsheet is free, but you'll have to work a bit to create financial reports. Online accounting software has a monthly cost, but it can create reports for you.

Outsourcing your bookkeeping

If your business is a little more complicated, or has moved out of the side-hustle stage, it might be time to outsource your bookkeeping. We recommend hiring someone else to do your bookkeeping if:

• You don't have the time to keep on top of it
• Your finances have gotten too complicated for you to confidently maintain your books
• Your efforts would be better spent working on a different part of your business
• You've missed deductions at tax time or have accidentally kept your books incorrectly in the past

When you outsource your bookkeeping, you can hire a freelance bookkeeper, a bookkeeping firm, or an online bookkeeping service.

Hiring a local bookkeeper is a good option if most of your records are on paper or if you feel more comfortable meeting with your bookkeeper face to face. Hiring an online service, like Bench, could be the right choice for your business if you prefer to work online and your business isn't cash-heavy.

At Bench, our bookkeepers do your books for you. We create the necessary monthly financial statements you need—all of which are accessible online—and provide you with everything you'll need to hand to your CPA at tax time.

Keeping your business records in order

Without records—the documents that show what your company has been spending and earning over the course of a year—there'd be nothing for bookkeepers or accountants to do.

Records are legally required as proof that the information included in your tax return is accurate. To maintain comprehensive records, you'll need to keep:

• Квитанции
• Bank and credit card statements
• счета
• Canceled checks
• Счета
• Proof of payments
• Financial statements from an online service or your bookkeeper
• Previous tax returns

Depending on where you live and the type of business you run, there might be other records you're legally required to keep or additional tax forms you need to file. Talk to a CPA at the beginning of your tax year to get a clear idea of how best to maintain your records.

Ok, here we go:

Stay on top of things. Waiting to organize your information every six months, or worse, yearly at tax time, is a drag. You'll put it off until the last minute because it feels overwhelming. But setting recurring time in your calendar to handle administrative tasks ensures you'll have everything where it needs to be without causing yourself unnecessary stress. Set aside a couple of hours every Friday afternoon to do admin work.

A good general rule is: if in doubt, keep it. It's a lot easier to throw out a receipt later once you're sure you don't need it than it is to frantically dig through your recycling.

How to store your records

The good old shoebox is a classic trope for receipt and record storage, but it's not the most effective system. An accordion folder is a step up, but accidents still can happen. Paper receipts can be damaged by water, fire, or a loyal (if excitable) canine friend. Paper can also fade over time, especially cash register receipts, and the last thing you want is to open your shoebox at tax time and find a lot of blank scraps.

There are myriad services available to track and store your documents digitally. Taking photos of receipts and uploading them, along with electronic bills and invoices, into a Dropbox or Google Docs folder is the online version of keeping an accordion folder. There also are lots of online services designed specifically to help make your recordkeeping as painless as possible:

• Shoeboxed lets you scan receipts and digitally organizes their information. It also has a feature that auto-generates expense reports.
• FileThis automatically gathers information from electronic documents (like bills), saving you the trouble of uploading them.
• Expensify lets you scan and email receipts and electronic documents to create simple expense reports.

Creating and reading financial statements

Financial statements are reports created from your books. They're a great way to check in on how your business is doing, make predictions about upcoming revenue and expenses, and decide when to invest in growing your business.

Financial statements might seem intimidating at first, but once you get a handle on them you'll love the peace of mind that comes with having a strong grasp of your business' finances.

Баланс листов

A balance sheet is a snapshot overview of your finances at any given point in time. It looks something like the online banking dashboard page, but instead of showing your checking and savings accounts, the snapshot shows your company's assets, liabilities, and equity.

Essentially, a balance sheet shows the formula Assets = Liabilities + Equity.

In the example of our t-shirt company, a simple balance sheet might look like this:

Справка о доходах

An income statement takes a closer look at—you guessed it—your business' income, breaking it down into expenses and revenue, then further breaking those amounts down into individual line items.

Income statements look at things like:

• Revenue: how much money you brought in selling goods (like a t-shirt).
• Cost of goods sold: the amount of money you spent on those goods before selling them.
• Operating expenses: other costs associated with running your business, like electricity, internet, marketing, and business cards.

You can use the above values to calculate your gross profit (Revenue - Cost of Goods Sold) and your net profit (Gross Profit - Operating Expenses).

Gross profit shows you how much income you're bringing in on specific items. If your gross profit is low, you might want to consider increasing the price of each item sold.

Net profit margin tells you how much income your business is bringing in after expenses and gives you a picture of the overall profitability of your business. It's a way of factoring all of the other expenses your business incurs into the cost of your product. If your net profit is low, you might need either to decrease your operating expenses or increase the cost of your product.

A simple income statement might look something like this:

If you're doing your own bookkeeping, you can find a simple income statement template here.

Cash-flow statement

Cash-flow statements show you how much cash your business has earned or used during a specific time period. If you're using the cash accounting method, you can already see how much cash you have available.

While it's important to monitor your business's revenue, it's equally (if not more) important to monitor cash flow.

Доход — это общая прибыль, которую вы получаете от своего бизнеса в долгосрочной перспективе. Денежный поток — это сумма ликвидных денежных средств, к которым у вас есть доступ в любой момент времени. Денежный поток удобен, если вам нужно заплатить за материалы заранее. Даже если вы собираетесь получать большой доход от продаж, вам все равно нужны наличные для оплаты вашим поставщикам.

Деловые финансы отделяют миф от математики

Даже если у вашей компании лучший продукт в отрасли и отмеченный наградами маркетинг, она все равно может потерпеть неудачу из-за недостаточной финансовой грамотности. Поддержание в порядке ваших записей, книг и бухгалтерского учета даст вам четкое представление о финансовом состоянии и потребностях вашей компании. Это, в свою очередь, позволит вам принимать оптимальные решения для будущего вашей компании.

Независимо от того, делаете ли вы это в одиночку или нанимаете финансового специалиста, всегда полезно обратиться за советом к другим успешным предпринимателям в вашей области или проконсультироваться с хорошим бухгалтером.

Знание того, как отслеживать и управлять своими финансами, даст вам душевное спокойствие, которое с лихвой компенсирует любые проблемы, с которыми вы можете столкнуться при развитии навыков. И чем больше вы научитесь управлять деньгами, тем проще и интуитивнее это будет становиться.

Иллюстрации Франческо Чикколелла