Что государственные органы должны знать об архивировании в социальных сетях

Есть управление социальными сетями, а есть управление социальными сетями для государственных учреждений. В конце концов, кто еще может сказать, что их публикации считаются общедоступными в соответствии с Законом о свободе информации (FOIA)?

Чтобы обеспечить соблюдение закона, правительственные организации должны внедрить тщательную практику архивирования социальных сетей. Это не самая увлекательная работа, но она крайне важна для защиты вашего агентства от будущих рисков. Существует ряд инструментов социальных сетей, которые помогают государственным учреждениям управлять этим процессом, но прежде чем сделать выбор, вам необходимо понять уникальный подход вашего штата к сохранению записей в социальных сетях.

В этой статье мы рассмотрим основы архивирования в социальных сетях, чтобы вы могли принять наиболее обоснованное решение.

Обратите внимание: информация, представленная в этой статье, не представляет собой официальную юридическую консультацию и не предназначена для нее. Пожалуйста, ознакомьтесь с нашим полным отказом от ответственности, прежде чем читать дальше.

• Что такое архивирование в социальных сетях?
• Почему архивирование в социальных сетях важно для государственных учреждений?
• Как и когда архивировать контент социальных сетей
• Лучшие практики архивирования в социальных сетях
• Инструменты архивирования социальных сетей, упрощающие этот процесс

Что такое архивирование в социальных сетях?

Архивирование социальных сетей — это практика резервного копирования контента, совместно используемого организацией и с ней, чтобы к нему можно было обратиться позже. Эти резервные копии хранятся локально организацией, поэтому они соответствуют законам о публичных записях.

В отличие от традиционных общедоступных записей, записи в социальных сетях мгновенно становятся доступными для просмотра публике после того, как они созданы вашим агентством и вашими избирателями. Законные (т. е. не спам) комментарии, ответы, упоминания и личные сообщения могут считаться общедоступными записями после публикации в ваших профилях в социальных сетях.

Многие, но не все, штаты выпустили конкретные инструкции относительно публичных записей социальных сетей и их хранения. Посетите веб-сайт вашего государственного департамента, чтобы получить самые актуальные рекомендации по методам архивирования в социальных сетях.

Почему архивирование в социальных сетях важно для государственных учреждений?

Архивирование контента социальных сетей является важнейшей практикой для поддержания прозрачности. Без установленного процесса ведения учета в социальных сетях ваша организация может оказаться не в состоянии выполнить запросы FOIA о предоставлении этой информации.

Закон о свободе информации, возможно, был принят в 1966 году, но его применение достаточно широко, чтобы его можно было применить к современным технологиям благодаря определению термина «запись». Согласно Закону о свободе информации, записью считается любое письменное произведение, созданное или полученное агентством или находящееся под контролем агентства на момент запроса. Сюда входят книги, статьи, фотографии, видео и, конечно же, контент социальных сетей.

В социальных сетях это включает в себя нечто большее, чем просто содержание самой публикации. Комментарии, ответы и лайки также считаются полученными записями, которые также должны быть заархивированы в соответствии с Законом о свободе информации. Даже простые обновления, такие как этот пост со страницы города Лас-Вегаса в Facebook, подлежат практике архивирования в социальных сетях.

Государственные учреждения несут ответственность за организацию собственных процессов архивирования в социальных сетях. Платформы сохраняют контент социальных сетей, но ненадолго. Социальные сети, такие как Facebook, X (ранее известный как Twitter), Instagram или LinkedIn, являются частными компаниями. Они не связаны Законом о свободе информации, поэтому им нет необходимости хранить пользовательский контент на неопределенный срок. Как только этот контент исчезнет, ​​он, скорее всего, исчезнет навсегда.

Как и когда архивировать контент социальных сетей

Социальные сети считаются общедоступными в США, но в некоторых штатах действуют уникальные законы о хранении общедоступных записей, которые влияют на то, как и когда архивировать социальный контент.

Если в вашем штате нет специального законодательства о том, как архивировать социальные сети, Национальное управление архивов и документации предложит рекомендации, как правильно это делать. Эти методы включают в себя:

• Использование RSS-каналов, агрегаторов или ручных методов для сбора контента.
• Использование инструментов, встроенных в некоторые платформы социальных сетей, для экспорта контента.
• Использование интерфейсов прикладного программирования для конкретной платформы (также известных как API) для извлечения контента.

Если ваше агентство регулярно использует социальные сети на нескольких платформах, вам стоит использовать подход API. Звучит сложно, но эти сторонние инструменты и службы упрощают трудоемкую ручную работу по агрегированию и организации исходящего и входящего контента.

Аспект «когда» архивирования в социальных сетях во многом зависит от выбранного вами метода. Если вы планируете архивировать контент вручную, вам следует делать это еженедельно или даже ежедневно, чтобы работа не стала слишком утомительной. Однако если вы архивируете с помощью какого-либо инструмента, вы можете архивировать ежеквартально.

Лучшие практики архивирования в социальных сетях

Идея записывать и сохранять каждую публикацию, комментарий и взаимодействие в социальных сетях вашего агентства может показаться пугающей, но не паникуйте. Используйте эти лучшие практики, чтобы обеспечить соответствие требованиям и не запутаться.

Определить роли и обязанности по управлению записями

Если вы сделаете архивирование в социальных сетях обязанностью каждого, но не сделаете это чьей-либо работой, ваше агентство подвергнется большому риску. Это особенно актуально для организаций, которые управляют несколькими профилями на разных платформах. Чем больше информации вы делитесь в социальных сетях, тем легче потерять запись.

Избегайте этой участи, определив роли и обязанности в области архивирования вместе с ключевыми заинтересованными сторонами в социальных сетях. Совместно определите следующее:

• Кто будет ответственным за архивирование в социальных сетях? Этот человек отвечает за разработку и поддержание в актуальном состоянии процессов ведения учета, связанных с социальными сетями. Они также отвечают за выполнение или делегирование обязанностей по архивированию в соответствии с установленной в вашей организации периодичностью.
• Как часто следует архивировать публикации? Как упоминалось ранее, это во многом зависит от предпочитаемого вами метода архивирования.
• Где будет храниться архивный контент и кто сможет получить к нему доступ? Открытие файлов в общем хранилище возлагает на агентства ответственность за любых злоумышленников, которые могут подделать архивный контент. В целях безопасности определите, где записи (и их резервные копии) могут безопасно храниться.

Подкрепляйте то, что считается публичным отчетом, как можно раньше и чаще.

Когда люди думают о «FOIA», они представляют себе документы, фотографии и электронные письма. С другой стороны, посты в социальных сетях обычно не занимают первое место. Ваша команда должна обеспечить, чтобы каждый сотрудник вашей организации понимал истинное определение публичной записи и то, какое место в этой смеси занимают социальные сети.

Включите информацию о типах контента, который считается общедоступным в вашем штате, во время обучения персонала и сессий по адаптации. Обновите свою политику в отношении социальных сетей, включив в нее четкие указания о том, что можно и чего нельзя делать в отношении соблюдения требований в отношении социальных сетей. Иногда это может показаться чрезмерным общением, но когда дело касается государственного сектора, всегда лучше перестраховаться, чем потом сожалеть.

Регулярно пересматривайте свою политику в отношении социальных сетей

Социальные сети часто меняются, и эти изменения могут выглядеть как угодно — от новых условий обслуживания до новых функций. Все эти обновления могут привести к изменению подхода вашей организации к процессу архивирования в социальных сетях. Вот почему крайне важно регулярно пересматривать свою политику в отношении социальных сетей.

Хорошая политика в отношении социальных сетей затрагивает ряд тем, включая правила использования личных учетных записей, правила объединения организаций и юридические рекомендации. Эти темы далеко не статичны, поэтому лучше возвращаться к ним регулярно или при существенном изменении платформы.

Инструменты архивирования социальных сетей, упрощающие этот процесс

Теперь, когда у вас есть несколько передовых практик, вы готовы опробовать некоторые инструменты. Следующие платформы помогут вам обеспечить соблюдение требований без ущерба для эффективности.

1. Росток Социальный

Sprout Social объединяет планирование, отчетность, прослушивание и архивирование социальных сетей в один централизованный инструмент, поддерживая более оптимизированные рабочие процессы для государственных учреждений. В случае запроса на записи маркетологи могут найти конкретные публикации, используя инструмент поиска в разделе «Публикации» . Соответствующие комментарии и ответы можно найти с помощью инструмента поиска в Smart Inbox.

Правительственные учреждения также могут использовать функцию экспорта в папку «Входящие» Sprout для быстрого экспорта сообщений, сообщений и обзоров из Smart Inbox в файл CSV для целей ведения учета. Этот экспорт обеспечивает четкую документацию детальных метаданных, включая тип сообщения и временные метки, пользователя Sprout, который отправил или отредактировал каждое сообщение, а также постоянные ссылки на сообщение в исходной сети.

Запросить демо-версию

3. АрхивСоциальный

ArchiveSocial — это решение для архивирования социальных сетей на базе CivicPlus. Этот инструмент помогает маркетологам в государственных учреждениях сохранять записи в режиме реального времени в соответствии с законами о публичных записях. В то время как CivicPlus предлагает портфель решений для организаций государственного сектора, ArchiveSocial представляет собой точечное решение, полностью ориентированное на архивирование.

3. Заморозка страниц

Pagefreezer — еще одно решение для цифрового архивирования в режиме реального времени, которое поддерживает правильное сохранение активности в Интернете и социальных сетях. Этот инструмент позволяет организациям любого размера постоянно сохранять цифровой контент в социальных сетях и за его пределами, а затем получать доступ к этим архивам и воспроизводить их, как если бы они все еще были живы. Хотя Pagefreezer предлагает больше, чем просто социальное архивирование, они не предлагают никаких возможностей планирования, составления отчетов или прослушивания в социальных сетях.

Оптимизируйте свой подход к архивированию в социальных сетях с помощью Sprout

С помощью Sprout Social государственные учреждения могут консолидировать управление социальными сетями и архивированием в рамках одной статьи бюджета, сохраняя при этом строгий уровень соответствия.

Чтобы узнать больше о том, как Sprout помогает правительственным учреждениям создавать более прочные отношения со своими избирателями с помощью социальных сетей, запланируйте демонстрацию сегодня.

Отказ от ответственности

Информация, представленная в этой статье, не представляет собой и не представляет собой формальную юридическую консультацию; вся информация, контент, пункты и материалы предназначены для общих информационных целей. Информация на этом веб-сайте может не представлять собой самую актуальную юридическую или другую информацию. Включение любых рекомендаций, изложенных в этой статье, не гарантирует снижения вашего юридического риска. Читателям этой статьи следует связаться со своей командой юристов или адвокатом для получения консультации по любому конкретному юридическому вопросу и воздерживаться от действий на основе информации из этой статьи без предварительного обращения за независимой юридической консультацией. Использование и доступ к этой статье или любым ссылкам или ресурсам, содержащимся на сайте, не создают отношений между адвокатом и клиентом между читателем, пользователем или браузером и любыми участниками или участвующими юридическими фирмами. Мнения, выраженные всеми участниками этой статьи, являются их собственными и не отражают точку зрения Sprout Social. Настоящим категорически отказываемся от любой ответственности в отношении действий, предпринятых или не предпринятых на основании содержания этой статьи.