5 советов по проведению успешной виртуальной конференции или мероприятия

В связи с тем, что пандемия COVID-19 ограничила поездки и многолюдные личные встречи, виртуальные конференции и мероприятия заменили их личные аналоги. Вместо того, чтобы эти сбои замедляли планирование, кажется, что между вебинарами, мероприятиями по запуску и отраслевыми конференциями проходит больше мероприятий, чем когда-либо.

Из-за того, насколько распространены эти виртуальные мероприятия, подготовка и устоявшаяся стратегия являются ключом к тому, чтобы выделиться из толпы. Виртуальные мероприятия — не новая концепция. Предприятия, ориентированные непосредственно на потребителя, часто запускают только цифровые продукты, а функции социальных сетей только упрощают и упрощают этот процесс.

Если вы впервые проводите виртуальную конференцию или мероприятие, вооружитесь этими советами для успешного проведения мероприятия.

Типы виртуальных конференций и мероприятий

Многие личные мероприятия можно преобразовать в цифровые, если вы заблаговременно продумаете необходимое планирование. Отраслевые конференции, насыщенные презентациями и спикерами, проходят в виртуальной среде, но вам также придется подумать о том, как виртуально будет работать обычная сетевая часть личного мероприятия. Люди ходят на мероприятия такого типа частично для импровизированных бесед и возникающих событий спутниковой сети.

Помимо отраслевых конференций, мы видели множество примеров виртуальных мероприятий, включая фестивали, концерты, запуски новых продуктов, собрания компаний и даже счастливые часы. Существует виртуальная альтернатива почти для каждого типа мероприятий.

1. Бюджет, бюджет, бюджет

Тот факт, что это виртуальное мероприятие, не означает, что вы можете выбросить свой бюджет. Да, вы сможете сэкономить на печати, личной технической поддержке, бронировании мест и вывесках, но не отказывайтесь от маркетинга полностью. Виртуальные мероприятия имеют меньшие накладные расходы, чем личные, но чем больше у вас активности и посещаемости, тем больше вам нужно будет выделить в бюджете, особенно для вспомогательных технологий.

Замена места проведения мероприятия — это программное обеспечение или приложение, которое вы будете использовать для проведения мероприятия. Количество участников, как спикеров, так и посетителей, а также желаемый уровень взаимодействия будут определять тип платформы управления, которую вы будете использовать. Некоторые события полностью проходили в Instagram Live, в то время как другие представляли собой предварительно записанные видеоролики, которые выходили в запланированное время.

Спонсорство является важной частью планирования мероприятия, поэтому, если вы все еще хотите отправлять сувениры или проводить виртуальные счастливые часы, обязательно настройте свой план спонсорства в соответствии с тем, что может понадобиться для виртуального мероприятия. Тот личный магазин, который должен был быть на мероприятии? Теперь это может быть интернет-магазин прямой поставки со специальными предложениями или предложениями для посетителей.

Другие элементы бюджета, связанные с виртуальными мероприятиями, которые вам необходимо учитывать, включают: активную рекламу в социальных сетях, живые субтитры, модерацию комментариев и размещение видео и документов после окончания мероприятия. Небольшие мероприятия, такие как вебинары и прямые трансляции в течение всего дня, не потребуют всего этого, поэтому проверьте, что вы должны расставить в приоритете, а что вы можете сократить из своего бюджета.

2. Смешайте прямые трансляции и предварительно записанные видео

Принятие решения о своем расписании и посещение выступлений, которые вы не хотите пропустить, являются важными частями конференции. Преимущество виртуального мероприятия в том, что вы обычно можете посмотреть выступления, которые пропустили. Но тогда какой смысл ходить, если можно будет просто посмотреть позже? Усильте свои мероприятия и сделайте их более привлекательными для посетителей с помощью веселых прямых трансляций, виртуальных переговорных комнат, дискуссионных чатов и других интерактивных материалов.

Заранее записанные видео позволяют вашим динамикам не отвлекаться от любых технологических проблем, а также позволяют редактировать их при необходимости. В конце каждого из их сеансов вы можете пригласить спикеров присоединиться либо к видео в прямом эфире, либо в чате, чтобы ответить на вопросы, как и на личном мероприятии.

Калифорнийская академия наук раньше проводила еженедельное мероприятие NightLive. Каждое мероприятие имело тему и включало соответствующих докладчиков и демонстрации. Во время пандемии музей преобразовал эти еженедельные мероприятия в Virtual NightLife и NightSchool, которые представляют собой прямые трансляции, отражающие их личные встречи. Наличие их на Facebook Live поощряет комментарии, а также сохраняет видео для просмотра будущими участниками.

Прямые трансляции, будь то в Facebook Live, Instagram или другой потоковой платформе, намного более интерактивны для всех и имеют дополнительную ценность, если посетителям нужно платить за участие.

Смешение двух типов видео в одном мероприятии делает его веселым и запоминающимся, преодолевая фактор устаревания, который может иметь строго предварительно записанные видео.

3. Подготовьте динамики

Для полностью виртуального мероприятия убедитесь, что ваши спикеры полностью готовы. На более крупных мероприятиях следует проводить тестовые прогоны на скорость интернета, уровень комфорта с технологией и проверку микрофона. Прямая трансляция и использование любой платформы для мероприятий, которую вы выберете, может быть новым опытом для ваших спикеров, поэтому лучше подготовить их к тому, с чем они могут столкнуться. Будут ли они обязаны сами модерировать комментарии? Нужно ли им делиться своим экраном для презентации слайдов?

Некоторые распространенные сценарии, к которым следует подготовиться, включают:

• Поиск наилучшего физического окружения для вашего динамика, чтобы свести к минимуму прерывания и обеспечить чистый звук. Протестируйте, потренируйтесь и подготовьте оборудование, чтобы убедиться, что все динамики будут транслировать примерно с одинаковым уровнем звука, чтобы избежать неожиданных изменений громкости для зрителей.
• Если вы делитесь экраном или прямой трансляцией, советы о том, что нужно отключить на вашем компьютере, например, приостановить все уведомления.
• Комментировать или не комментировать? В идеале у вас будет отдельный человек, который будет модерировать комментарии, чтобы спикер мог сосредоточиться на своем выступлении. В любом случае, убедитесь, что они знакомы с правилами поведения на мероприятии и с тем, как обращаться с оскорбительными комментариями.
• Проблемы с технологиями. Что произойдет, если технология докладчика подведет их, или программное обеспечение сбоит, или их слайды не работают? Подготовьте планы резервного копирования для всех этих возможных проблем.

Наконец, спикеры — еще один источник продвижения вашего мероприятия. Вы хотите, чтобы они рекламировали свое выступление, чтобы их текущая аудитория почувствовала, что мероприятие стоит посетить. Чтобы облегчить задачу спикерам, подготовьте несколько рекламных материалов в идеальных размерах для социальных сетей и предлагаемых подписях. Таким образом, все, что им нужно сделать, это запланировать контент и вставить подписи.

4. Установите ожидания для участников

Будь то крупная отраслевая конференция или прямая трансляция по одной теме, вам необходимо эффективно донести до участников то, чего они должны ожидать. Плохо выделять время на посещение мероприятия только для того, чтобы понять, что тема слишком широка или предназначена для другой аудитории. Четко объясните, что это за мероприятие и для кого оно предназначено. Чем оно отличается от всех других виртуальных мероприятий?

Если вы преобразуете очное мероприятие в виртуальное, вам следует рассказать о том, как основные функции будут выглядеть онлайн. Как выглядит приветственный прием и часть основного докладчика для участников? Как и любое событие, опубликуйте расписание. Сообщите им, записана ли она заранее, доступны ли комментарии, будет ли презентация сохранена и как будет выглядеть взаимодействие. Будут ли видео участников включены или выключены? Доступны ли хэштеги, чтобы возможны живые твиты или дополнительные чаты в Твиттере?

Comic-Con, мероприятие, которое исторически привлекало более 130 000 посетителей, в 2020 году стало полностью виртуальным. Чтобы воспроизвести личный опыт, на мероприятии запланированы соревнования, множество выступлений, онлайн-выставочный зал, просмотр вечеринок и многое другое.

Сделайте так, чтобы посетителям было очень легко составить расписание мероприятий и получить нужные ссылки, по которым можно будет перейти, когда придет время принять участие. Если используется платформа для проведения мероприятий, разошлите руководства по ее использованию и необходимости загрузки. Также следует принимать во внимание функции доступности, такие как живые субтитры и переводы. Благодаря виртуальному мероприятию у вас есть возможность расширить свою базу посещаемости и эффективно привлечь больше потенциальных клиентов и значимого взаимодействия. Те, кто не смог приехать на мероприятие, теперь могут посетить его виртуально.

Наконец, выделите время для нетворкинга, особенно если это отраслевая конференция, на которой обычно присутствует этот компонент. Организованные спонсорами «счастливые часы», беседы один на один и тематические комнаты обсуждения — это способы поощрения нетворкинга. На какой бы платформе вы ни решили провести мероприятие, предложите участникам полностью заполнить свой профиль, чтобы им было легче общаться с коллегами по отрасли.

5. Спланируйте продвижение: до, во время и после

Маркетинг, особенно в социальных сетях, будет большой частью вашей подготовки. Плата за рекламу в социальных сетях обязательна для цифровых мероприятий, но не забывайте о целевых страницах событий и рассылках новостей. Такие мероприятия, как Sprout Sessions Digital 2020, имеют полное рекламное расписание, которое начинается до мероприятия. Усилия также не заканчиваются в день мероприятия — виртуальные мероприятия предоставляют множество возможностей для перепрофилирования прямых трансляций и цифрового контента в течение нескольких недель после его проведения.

К счастью для вас, виртуальные мероприятия позволяют легко отслеживать рентабельность инвестиций. Между прослушиванием социальных сетей, аналитическими отчетами по ключевым словам и тегам и аналитикой цифровой рекламы вы должны знать, насколько хорошо работает ваша кампания.

MozCon, личное мероприятие, стало цифровым в 2020 году. Целевая страница ясно показывает, чего посетители могут ожидать от виртуального аспекта. Более того, их продвижение после мероприятия включает в себя платный набор видео, который вы можете приобрести, если пропустили посещение.

Проведение виртуальных мероприятий с видеосессиями означает, что теперь у вас есть сокровищница контента, доступного вам. Перепрофилируйте контент в другие форматы, такие как эпизоды подкастов, графические цитаты и длинные статьи.

После завершения мероприятия поблагодарите всех участников и используйте дополнительные опросы, чтобы понять, над чем вы можете поработать в следующий раз. Эти результаты опроса также могут стать свидетельством для продвижения мероприятия в следующем году.

Вывод

Планирование и подготовка — основа успешного проведения виртуальной конференции или мероприятия. Когда все участники — спикеры, посетители, модераторы — знают, чего ожидать и как участвовать, процесс становится намного более плавным. Преимущество виртуальных мероприятий заключается в более низкой стоимости, более широкой посещаемости аудитории и простоте отслеживания аналитики, но это не означает, что вы должны экономить на других необходимых элементах.

Поле виртуальных мероприятий с каждым годом становится все более многолюдным, поэтому вам необходимо эффективно объяснить, почему именно вы посещаете, а не другие. Дополнительные функции, такие как прямые трансляции и вопросы и ответы в прямом эфире, увеличат участие посетителей.

Хотите провести собственную виртуальную конференцию или мероприятие, но вам нужно вдохновение? Используйте социальное прослушивание, чтобы увидеть, какие актуальные пробелы можно заполнить.