Картирование заинтересованных сторон 101: Краткое руководство по картам заинтересованных сторон

Заинтересованные стороны — это люди или организации, которые являются внутренними или внешними по отношению к проекту и кровно заинтересованы в его успехе. Этот интерес может иметь положительное или отрицательное влияние на выполнение проекта. Поэтому очень важно знать своих стейкхолдеров.

Вам нужно не только определить, кто является заинтересованными сторонами в проекте, но и управлять ими. Это большая задача. Как узнать, кому что нужно, при общении с ними во время проекта? Это начало управления заинтересованными сторонами, и оно начинается с картирования заинтересованных сторон.

Что такое карта заинтересованных сторон?

Карта заинтересованных сторон — это наглядная четырехквадрантная матрица влияния-интереса, используемая для определения заинтересованных сторон и их классификации с точки зрения их влияния и заинтересованности в проекте.

Связанный: Бесплатный шаблон карты заинтересованных сторон для Excel

Ось Y определяет уровень интереса, от самого высокого вверху до самого низкого внизу, что означает, насколько заинтересованные стороны затронуты результатом проекта. Ось X сетки измеряет уровень влияния заинтересованного лица или то, насколько сильно заинтересованное лицо может повлиять на проект, от низкого (левая сторона) до высокого (правая сторона).

Затем на эту карту наносятся заинтересованные стороны в зависимости от того, как они попадают в эти две метрики.

Карта заинтересованных сторон — это первый шаг к управлению заинтересованными сторонами, поскольку она определяет отношение заинтересованных сторон к проекту. Он будет информировать почти каждое решение, которое менеджер проекта принимает в отношении своих заинтересованных сторон, включая частоту их встреч и объем информации, которую они получают о проекте.

Важность картирования заинтересованных сторон

Картирование заинтересованных сторон важно, потому что заинтересованные стороны важны для успеха проекта. Обычно есть много заинтересованных сторон, что означает множество и разнообразных ожиданий. Без сопоставления заинтересованных сторон с точки зрения их влияния и заинтересованности в проекте вам будет трудно общаться с ними и делать так, чтобы они были довольны.

Но это также улица с двусторонним движением. Хорошая коммуникация с заинтересованными сторонами дает руководителям проектов столь необходимое понимание проекта, что помогает им бесчисленными способами. Это помогает снизить риск и выявить реальные цели стейкхолдеров в отношении проекта.

Другими словами, картирование заинтересованных сторон — это начало эффективного плана коммуникации. Проекты не могут быть успешными, если коммуникации практически отсутствуют. Чем лучше коммуникация, тем более гладко будет продвигаться проект и тем легче будет понять желания ваших заинтересованных сторон.

Картирование заинтересованных сторон также является способом управления ожиданиями. Составляя карту заинтересованных сторон, вы знаете, как они относятся к проекту. Следовательно, по мере выполнения проекта руководитель проекта может постепенно учитывать эти ожидания, приводя их в соответствие с проектом, чтобы все были довольны результатами.

Пример карты заинтересованных сторон

Чтобы дать вам пример и возможность создать собственную карту заинтересованных сторон, загрузите наш шаблон карты заинтересованных сторон. Он дает схему, и все, что вам нужно сделать, это добавить детали. Наш шаблон карты заинтересованных сторон показан ниже:

Существует четыре способа управления вашим общением с заинтересованными сторонами: тщательно управлять ими, поддерживать их удовлетворенность, информировать их или просто контролировать их.

• Если ваша заинтересованная сторона имеет высокий уровень влияния в проекте, но не столь большой интерес, они должны быть удовлетворены, а это значит, что им нужны регулярные обновления, и их отзывы важны.
• Заинтересованной стороной с высоким уровнем влияния и заинтересованности необходимо тщательно управлять. Это означает встречаться с ними больше, чем с группой, которая находится в категории «остаться довольным», и их отзывы также имеют решающее значение для принятия любого решения.
• Те, кто менее влиятельны и более заинтересованы, как правило, составляют вашу клиентскую базу. Им также нужны обновления о прогрессе, но не с частотой групп «внимательно управлять» и «быть довольным». Те, у кого мало влияния и интереса, конечно, нуждаются в мониторинге, но, возможно, их нужно информировать только о больших шагах в проекте.

Как создать карту заинтересованных сторон

Когда вы будете готовы составить карту заинтересованных сторон и начать процесс картирования заинтересованных сторон, вам нужно будет выполнить следующие четыре шага:

1. Определите заинтересованные стороны

В проекте может быть много заинтересованных сторон. Составленный вами список будет зависеть от вашей организации, влияния проекта и его целей. Это означает, что вам, возможно, придется пересматривать список на протяжении всего проекта.

2. Проанализируйте заинтересованные стороны

Следующий шаг требует некоторого анализа. Это поможет вам понять, насколько они важны для проекта, а также какую перспективу они привносят. Для этого определите, к какому типу стейкхолдеров они относятся, какой вклад они могут внести в проект и насколько легитимны они при этом. Готовы ли они участвовать? Какое влияние и участие в проекте они имеют?

Связанный: Шаблон анализа заинтересованных сторон

3. Карта заинтересованных сторон

Это когда вы создаете свою коробку и делите ее на четыре части, при этом ось Y измеряет уровень влияния от низкого (нижнего) до высокого (верхнего). По оси X вы наносите на карту уровень интереса, от низкого (слева) до высокого (справа). Используя список заинтересованных сторон и сделанный вами анализ, разложите их по двум осям.

4. Расставьте приоритеты среди заинтересованных сторон

Теперь, когда вы перечислили, проанализировали и нанесли заинтересованные стороны на карту, вы можете приступить к разработке плана того, как вы будете взаимодействовать с заинтересованными сторонами в ходе проекта. В зависимости от того, где они приземляются на карте, вы будете либо внимательно следить за ними, либо просто следить за ними. Это начало вашего плана коммуникации с заинтересованными сторонами и общего управления заинтересованными сторонами.

Лучшие практики при картировании заинтересованных сторон

Это помогает, если вы можете получить как можно больше информации обо всех ваших заинтересованных сторонах. Вы хотите знать, кто они и как они любят общаться. Некоторые могут просто попросить вас отправить им текстовые сообщения об обновлениях, другим нужны личные презентации, а некоторые могут предпочесть телефонный звонок. Знайте, какой метод связи они хотят, и определите подходящую для них частоту.

Будьте инклюзивными

Еще одним аспектом вашей карты заинтересованных сторон является понимание их культурного или языкового разнообразия. Если они не говорят на вашем родном языке, вам потребуется настроить обмен сообщениями. Важно быть инклюзивным и знать, что правильно для одной заинтересованной стороны, может быть неправильно для другой.

Общайтесь четко

Содержание ваших сообщений должно быть ясным. Вы хотите избежать жаргона и просто представить факты. Будьте откровенны, когда общаетесь, и всегда отмечайте, что точно, а что нет. Будьте открыты для отзывов заинтересованных сторон и знайте, как они могут повлиять на ваши решения.

Будьте открытыми и честными

Никогда не скрывайте информацию, особенно плохую. Чем раньше вы обнародуете информацию, тем быстрее вы сможете оправдать ожидания заинтересованных сторон и решить любые проблемы, которые у них могут возникнуть.

Оставаться доступным

Наконец, держите линии связи открытыми. Оставайтесь на связи со своими заинтересованными сторонами, но также дайте им канал, по которому они могут связаться с вами, если это необходимо. Когда они это сделают, слушайте, что они говорят, общайтесь с ними, задавайте свои вопросы. Коммуникация – это обмен информацией.

Как ProjectManager помогает управлять заинтересованными сторонами

ProjectManager — это облачное программное обеспечение для управления проектами, которое способствует обмену данными в режиме реального времени с помощью отчетов, фиксирующих прогресс по мере его возникновения, чтобы информировать всех, кто участвует в проекте. Наши функции помогут вам легко держать ваших заинтересованных лиц в курсе событий.

Заинтересованные стороны хотят знать, как вы собираетесь реализовать проект. Руководители проектов усердно работают над созданием жизнеспособного расписания на нашей онлайн-диаграмме Ганта, которая упорядочивает задачи, управляет зависимостями и устанавливает этапы. Расписанием можно поделиться с заинтересованными сторонами, чтобы держать их в курсе.

Предоставление заинтересованным сторонам данных в режиме реального времени

Как только они узнают ваш план, они захотят увидеть, как он продвигается во время выполнения. Вы можете поделиться панелью мониторинга в режиме реального времени, которая показывает высокоуровневое представление показателей проекта, таких как ход выполнения задач, оставшееся время работы, затраты и многое другое.

Предоставьте заинтересованным сторонам детали проекта, когда это необходимо

Для более подробного изучения прогресса и производительности у нас есть отчеты в один клик. Создавайте отчеты о состоянии, стоимости проекта и многое другое одним нажатием клавиши. Затем распечатайте или поделитесь отчетом с заинтересованными сторонами, и все отчеты можно отфильтровать, чтобы отображать только те данные, которые их интересуют.

ProjectManager — отмеченный наградами инструмент, организующий задачи, команды и заинтересованные стороны. Вы получаете функции, обеспечивающие совместную работу команд и балансировку их рабочей нагрузки для повышения производительности. Заинтересованные стороны могут мгновенно видеть свой прогресс и получать информацию на высоком уровне или с более подробной информацией. Удовлетворите потребности своих заинтересованных сторон, планируя, отслеживая и создавая отчеты уже сегодня, воспользовавшись этой бесплатной 30-дневной пробной версией.