Что такое Заявление о работе? Определение и примеры
Опубликовано: 2022-08-23Независимо от того, в какой отрасли вы работаете, единственной константой на протяжении всего жизненного цикла проекта является бумажная работа. Всегда есть много документов, которые нужно создать, утвердить, зарегистрировать и, наконец, заархивировать. Все эти документы по управлению проектом важны, но техническое задание (SOW), безусловно, является одним из самых важных, потому что оно составляется в начале проекта и описывает все, что должно войти в ваш проект.
Использование эффективных инструментов планирования проекта и тщательного и хорошо написанного технического задания (ТЗ) позволит вам успешно завершить проект в соответствии с графиком и в рамках бюджета.
Что такое техническое задание (SOW) в управлении проектами?
Техническое задание (SOW) — это юридически обязывающий документ, который фиксирует и определяет все аспекты управления работой вашего проекта. Вы отметите мероприятия, результаты и график проекта. Это чрезвычайно подробный рабочий контракт, который определяет условия, согласованные между сторонами, и закладывает основу для плана проекта.
Техническое задание (SOW) — это один из первых документов, который вы создадите, чтобы изложить всю картину проекта, прежде чем планировать и выполнять. Из-за большого количества требуемых деталей перспектива написания одного может быть обескураживающей. Поэтому давайте разобьем его на более удобоваримые части. Ваше техническое задание будет намного более подробным, чем смета работ, которая представляет собой более простой документ, в котором описывается работа, которая будет выполнена, и связанные с ней затраты.
Связанный: Бесплатный шаблон технического задания для Word
Какова цель технического задания (SOW)?
Как уже отмечалось, техническое задание представляет собой подробный обзор объема проекта. Это также способ поделиться требованиями проекта, критериями приемки и условиями оплаты с теми, кто работает над проектом, независимо от того, сотрудничают ли они или работают над проектом по контракту. Сюда входят заинтересованные стороны, такие как поставщики и подрядчики, которые претендуют на участие в проекте.
Это также полезно для руководителей проектов, поскольку обеспечивает структуру, на которой может быть построен план проекта. Техническое задание также поможет избежать конфликтов в проекте. Детальное и ясное техническое задание помогает держать всех, кто участвует в проекте, в едином сознании и сводит путаницу к минимуму.
При составлении расписания полезно использовать программное обеспечение для управления проектами. Это может быть очень полезно для организации ваших задач и ресурсов, так как очень важно составить точное расписание на этом этапе проекта.
Программное обеспечение для управления проектами также может помочь вам создать структуру разбивки работ (WBS), чтобы увеличить объем вашего проекта и определить действия, результаты и этапы вашего проекта.
Заявление о работе Примеры
SOW можно разбить на категории. Существует три основных типа, которые в основном можно определить следующим образом.
- Дизайн/Детали : Когда вы пишете это ТЗ, вы сообщаете поставщику, как вы хотите, чтобы работа была выполнена. Каковы требования покупателя, которые будут контролировать процесс поставщика? Вы можете использовать шаблон сбора требований, чтобы убедиться, что вы собрали их все. Эти требования к проекту могут охватывать всю гамму от критериев приемлемости качества и условий оплаты до измерения материалов. В этом ТЗ именно покупатель несет ответственность за исполнение, поскольку именно он направляет ход проекта.
- Уровень усилий/времени и материалов/расхода за единицу: это почти универсальная версия, которая может применяться к большинству проектов. Он определяет уровень усилий, а также материалы и стоимость единицы продукции. Он имеет тенденцию находить применение в краткосрочных контрактах.
- Основанный на результатах: это предпочтительный SOW руководителей проектов, поскольку он фокусируется на цели проекта, ресурсах и уровне качества, ожидаемом от результатов. Однако он не объясняет, как должна выполняться работа. Это дает большую автономию в отношении того, как достичь результата, не требуя определенного процесса.
Какой бы тип документа SOW вы ни выбрали, вы захотите использовать программное обеспечение для управления проектами, чтобы упростить процесс. ProjectManager может упорядочить всю информацию, которую вы собираете, в виде списка. Но наш инструмент делает больше, чем просто составляет причудливый список дел, как другие приложения. Наше программное обеспечение в режиме реального времени отслеживает ваш прогресс, и в списке отображается процент выполнения каждой задачи. Вы можете назначать работу своей команде, устанавливать приоритет, добавлять индивидуальные теги и многое другое. Убедитесь сами, воспользовавшись нашей бесплатной 30-дневной пробной версией сегодня.
Как написать техническое задание по проекту (SOW)
Техническое задание — это юридически обязывающее соглашение между клиентом и поставщиком, в котором описываются условия выполнения объема работ по проекту. В SOW есть много информации для описания. Вы можете создать это самостоятельно, если хотите, но использование инструментов управления проектами, чтобы убедиться, что ничего не упущено, окажется полезным. У вас есть только один шанс создать документ SOW, и вы хотите, чтобы он был сделан правильно.
Вот краткий обзор шагов, которые вам нужно будет выполнить, чтобы написать свое техническое задание:
- Создайте краткое введение для вашего проекта.
- Определите цель вашего проекта.
- Определите масштаб вашего проекта.
- Создайте структуру декомпозиции работ, чтобы определить задачи проекта, вехи и результаты.
- Создайте график проекта для ваших задач, этапов и результатов
- Определить требования к проекту и критерии приемлемости
- Определить условия оплаты.
Мы рассмотрим каждый из компонентов SOW, участвующих в этом процессе, в следующем разделе.
Что касается написания технического задания, вы должны быть конкретными. Вы хотите уточнить используемые термины, чтобы сделать их общепонятными. Кроме того, четко определите, кто что будет делать и к какому времени эти задачи должны быть выполнены. Это позволит избежать путаницы на более поздних этапах проекта, когда вы не сможете допустить недопонимания или споров.
Помимо четкого написания, вы должны включить в ТЗ визуальные эффекты. Это поможет сфокусировать объектив на различных аспектах проекта. Включение визуальных материалов, будь то диаграммы, графики или другие иллюстрации, которые помогут вам прояснить проект, сделает SOW более удобоваримым.
После всей работы, которую вы проделали, чтобы детализировать особенности проекта, вы не хотите пренебрегать последним, решающим шагом — получением утверждения работы. Вы не можете продолжить, если у вас нет на это полномочий. Или, точнее, можете, но это может стоить вам успеха проекта. Поэтому убедитесь, что ответственные лица подписали техническое задание.
Что должно быть включено в техническое задание (SOW)?
В описании работ столько же частей, сколько и в проекте, поэтому рекомендуется использовать информационную систему управления проектами, которая поможет вам управлять всеми ее компонентами. Если вы начнете с сосредоточения внимания на частях, вы сможете дойти до целого. Для полного понимания ТЗ сначала обратите внимание на основные аспекты проекта, которые она затрагивает.
1. Введение
Начните с объяснения того, какая работа выполняется, и общей информации о проекте. Кроме того, кто участвует в проекте? Назовите эти стороны. Это приведет к постоянному предложению, которое закрепляет цены на товары или услуги, приобретаемые для проекта, и к более формальному контракту, в котором содержится больше деталей.
2. Заявление о цели
Начните с большого вопроса: почему вы инициируете этот проект? Какова цель проекта? Создайте заявление о цели, чтобы начать этот раздел, и дайте исчерпывающие ответы на эти вопросы, например, каковы цели проекта, результаты и окупаемость инвестиций.
3. Объем работ
Какие работы необходимо выполнить в проекте? Отметьте это в объеме работ, включая необходимое аппаратное и программное обеспечение. Какой процесс вы будете использовать для завершения работы, определенной в рамках вашего проекта? Это включает в себя результаты, затраченное время и даже общие шаги, необходимые для достижения этого. Вам нужно будет создать заявление о содержании проекта, чтобы зафиксировать всю информацию о содержании вашего проекта.
4. Где будет выполняться работа?
Команда, которую вы нанимаете, должна будет где-то работать. Проект может быть привязан к конкретной площадке, на центральном объекте или на каком-то другом, если не все члены команды могут работать удаленно. В любом случае, вот где вы хотите подробно описать это и где будет расположено используемое оборудование и программное обеспечение.
5. Задания
Выполните те общие шаги, которые указаны в объеме работ, и разбейте их на более подробные задачи. Будьте конкретны и не упускайте никаких действий, необходимых для получения результатов и достижения целей проекта. Если хотите, разбейте задачи на этапы или этапы. Шаблон структуры разбивки работ может помочь.
6. Вехи
Определите количество времени, которое запланировано для завершения проекта, от даты начала до предполагаемой даты окончания. Детализируйте оплачиваемые часы в неделю и месяц, а также все, что связано с планированием проекта. Опять же, важна специфика. Например, если существует максимальное количество оплачиваемых часов для поставщиков и/или контрактов, укажите это здесь.
Используйте программное обеспечение для управления проектами, чтобы следить за своим прогрессом и следить за достижением поставленных целей. ProjectManager имеет встроенную в инструмент панель мониторинга в реальном времени, в отличие от других программ, которые заставляют вас создавать свои собственные. У нас есть не только встроенная информационная панель, но и выполнение всех расчетов и отображение показателей в виде удобных для чтения диаграмм и графиков. Будьте в курсе не только этапов, но и изменений проекта, затрат и многого другого.
7. Результаты
Каковы результаты проекта? Перечислите их и объясните, что и когда должно быть выполнено. Опишите их подробно, например, количество, размер, цвет и все, что может иметь значение.
8. Расписание
Включите подробный список того, когда должны быть выполнены результаты проекта, начиная с того, какой поставщик будет выбран для достижения этой цели, начало работы, период выполнения, этап проверки, разработка, внедрение, тестирование, закрытие проекта. , так далее.
9. Стандарты и тестирование
Если существуют какие-либо отраслевые критерии приемлемости или стандарты качества, которых необходимо придерживаться, перечислите их здесь. Кроме того, если будет проводиться тестирование продукта, укажите, кто будет участвовать в этом процессе приемочных испытаний, какое оборудование необходимо и другие ресурсы.
10. Определите успех проекта
Обратите внимание на то, что спонсор и/или заинтересованные стороны проекта ожидают от успешного завершения проекта.
11. Требования к проекту
Перечислите любое другое оборудование, необходимое для завершения проекта, и укажите, требуется ли от членов команды необходимая степень или сертификация. Кроме того, обратите внимание, будут ли командировки или другие потребности проекта, которые еще не были охвачены.
12. Условия оплаты
Если бюджет проекта уже создан, вы можете перечислить платежи, связанные с проектом, и то, как они будут осуществляться, авансом, с течением времени или после завершения. Например, вы можете платить после завершения вехи или по фиксированному графику, в зависимости от того, что более финансово целесообразно.
13. Другое
Будут другие части проекта, которые не подходят для вышеуказанных категорий, и это место, где вы можете добавить их, чтобы все было охвачено. Например, есть ли проблемы с безопасностью, ограничения в отношении аппаратного или программного обеспечения, оплаты проезда, послепроектной поддержки и т. д.?
14. Закрытие
Это определит, как результаты будут приняты, и кто будет доставлять, проверять и подписывать результаты. Кроме того, он занимается окончательными обязанностями администратора, следя за тем, чтобы все было подписано, закрыто и заархивировано.
Шаблон технического задания
Когда вы пишете техническое задание, может помочь использование шаблона технического задания из-за всех различных аспектов проекта, которые он должен охватывать. Большинство шаблонов будут включать такие вещи, как глоссарий терминов, определяющих то, на что вы ссылаетесь в SoW. Там будет место для вас, чтобы написать заявление о цели, а также административную информацию.
Если вам нравится наш шаблон технического задания, вы можете попробовать наши бесплатные шаблоны управления проектами для управления своими проектами.
Документы, связанные с ТЗ
SOW — это один из многих документов по управлению проектами, которые вам понадобятся для управления вашими проектами. Вот некоторые из них, которые тесно связаны с описанием работы.
Основное соглашение об обслуживании
Генеральное соглашение об обслуживании — это контракт, определяющий условия, которые будут регулировать будущие транзакции и соглашения между двумя сторонами. Основное соглашение об обслуживании включает основные положения и условия, от которых можно отказаться в будущих юридических соглашениях.
Вы можете использовать основное соглашение об обслуживании, чтобы начать отношения с клиентом или поставщиком, а затем использовать SOW для каждого проекта.
Устав проекта
Устав проекта содержит обзор вашего проекта. Он включает в себя такие вещи, как цели проекта, заинтересованные стороны, цели, масштаб проекта и другие. Это очень полезный документ, который поможет вам написать SOW.
Структура работы
Структура декомпозиции работ — это инструмент управления проектами, который позволяет менеджерам проектов разбивать объем проекта на задачи, конечные результаты, вехи и этапы проекта. Это визуальное представление всей работы, необходимой для проекта.
Запрос предложений
Запрос предложений (RFP) используется для поиска поставщиков и подрядчиков, которые могут обеспечить проект продуктами и услугами. RFP содержит обзор проекта, чтобы дать участникам торгов четкое описание того, что от них требуется. После того, как клиент выбрал поставщика, следующим шагом будет предоставление ему технического задания с более подробной информацией об объеме работ.
ProjectManager может улучшить ваше техническое задание
В ProjectManager есть набор инструментов для управления проектами, которые помогут вам составить техническое задание, точно отображающее предстоящий проект. Для начала вы можете использовать наш Гант, чтобы начать перечислять все задачи, которые вы можете придумать для проекта.
Онлайн-диаграмма Ганта имеет основы визуальной временной шкалы, возможность связывать зависимости, чтобы избежать узких мест и устанавливать контрольные точки. Назначайте затраты задачам и просматривайте запланированные затраты для проекта или конкретных этапов. Но вы можете использовать представление листа, чтобы видеть только сетку, фильтровать критический путь, чтобы знать, какие задачи можно пропустить при необходимости, и установить базовый план после того, как ваш график и бюджет будут выполнены. Это означает, что вы сможете отслеживать в режиме реального времени, не выходите ли вы за рамки бюджета. ProjectManager имеет инструменты, которые вам нужны, и предлагает больше функциональных возможностей, чем у конкурентов. Попробуйте бесплатно с нашей 30-дневной пробной версией.
Как видите, использование нашего программного обеспечения для создания диаграмм Ганта может иметь большое значение для составления точного описания работы для вашего проекта. Точность имеет большое значение для заинтересованных сторон, когда приходит время выполнить работу, которую вы поставили перед собой.
Техническое задание является основополагающим документом любого проекта. После создания и утверждения вам нужно будет создать план и реализовать его. Вот где ProjectManager приходит на помощь. Наше облачное программное обеспечение для управления проектами предоставляет данные в режиме реального времени, чтобы помочь вам управлять и отслеживать свое техническое задание. Попробуйте его в тестовом режиме и узнайте, как он может помочь вам с этой 30-дневной бесплатной пробной версией.