7 ключей, чтобы оставаться продуктивным, когда ваш распорядок дня взрывается

У меня был ритм.

У меня был распорядок.

В большинстве случаев у меня даже было достаточно времени.

В несколько великолепных дней у меня было более чем достаточно времени. (Нет, правда. Это было великолепно.)

Но потом родилась дочка. В конце концов моя жена вернулась к работе. И, к нашему большому сожалению, никаких приемлемых вариантов ухода за детьми или няни не было.

Внезапно я стала постоянно сидеть за моей девочкой в ​​течение дня, при этом продолжая работать полный рабочий день на должности вице-президента по маркетингу.

О, и в довершение ко всему, когда мамы больше не было рядом, чтобы заниматься своим волшебством Mama Nap Wizardry, моя дочь решила, что больше не будет спать в своей кроватке. Нет, подойдет только прогулка на прогулочной коляске продолжительностью более часа в летнюю жару Техаса. Да уж …

Итак, что произойдет, когда ваш тщательно составленный ежедневный график разлетится вдребезги рядом обстоятельств (хотя и очень милых), которые вы не полностью спланировали?

Что ж, по крайней мере, по моему опыту, вы очень быстро усвоите несколько важных уроков, если хотите иметь хоть какую-то надежду на выживание.

Но небольшое примечание, прежде чем мы перейдем к этим урокам ...

Вот маленький грязный секрет этого поста

Не делайте ошибку, полагая, что остальная часть этого поста относится только к вам, если вы новый родитель. Или переживает какой-то другой сумасшедший жизненный переход. Или ты вообще беспорядок.

1. Вы не всегда можете точно спланировать, когда жизнь бросит вам кучу шаров подряд. Но я обещаю вам, что наличие семи ключей, которые я объясню ниже, в глубине души поможет вам немного лучше подготовиться, если (скорее, когда ) это произойдет.
2. Вам даже не нужно ждать, пока жизнь сойдет с ума, чтобы следовать приведенному ниже совету, потому что большая часть из них в основном относится к производительности. Я имею в виду, бывает ли в вашей жизни период, когда расстановка приоритетов и концентрация внимания будут контрпродуктивными? Нет.

Итак, продолжайте читать.

Если в текущей жизненной ситуации вы чувствуете себя цыпленком с отрубленной головой, у меня есть план, который поможет вам немного восстановить рассудок. (Это, безусловно, помогло мне.)

И если ваша текущая жизненная ситуация мягкая, как Дауни, каждая клавиша, которую вы читаете ниже, по- прежнему будет служить полезным напоминанием о том, как вы можете стать еще более продуктивным ... и как приспосабливаться и реагировать в будущем, если произойдет серьезная встряска.

Хорошо, теперь перейдем к урокам, которые я разбил на семь ключей, чтобы успешно ориентироваться в этих потенциально неспокойных водах, меняющих график.

Стреляй! Я только что видел, как моя дочь меняет положение в своей кроватке. У нас мало времени ...

1. Общайтесь

Когда я понял, что мой личный рабочий график резко изменится, я знал, что это изменит то, чем я буду заниматься.

Например, за последние 18 месяцев я провел много вебинаров, часто по две сессии в неделю. Но как я мог найти надежные блоки по 90 минут в обычное рабочее время, чтобы сосредоточиться на вебинаре, где ползает ребенок?

Это привело к нескольким разговорам - с моим начальством и с другими людьми, чьи роли будут затронуты из-за моей неспособности проводить вебинары.

Такие разговоры иногда бывает неловко начинать, потому что нам никогда не нравится признавать, что мы можем больше делать то, на что рассчитывали. Но гораздо лучше получить их прямо сейчас, чтобы можно было составить новые планы, а не ждать, а затем заставлять всех биться.

К счастью, все мои опасения быстро развеялись.

Мое начальство понимало и было готово работать с моим безумным новым графиком, а замечательные товарищи по команде, такие как Крис Гарретт и Уилл ДеВитт, были готовы вмешаться и взять на себя обязанности по планированию, организации и проведению вебинаров в мое отсутствие.

Относится ли этот урок к вам, если вы являетесь бизнесом одного человека, скажем, индивидуальным цифровым предпринимателем? Абсолютно.

Но в вашем случае вы можете общаться со своей аудиторией, а не с командой на работе. Если ваш распорядок дня изменится до такой степени, что изменится график контента, сообщите об этом своей аудитории.

Ожидания - это все. Установите правильные, чтобы люди знали, чего ожидать, и чтобы у вас был шанс превзойти их. Помните: всегда лучше недооценивать и перевыполнять, а не наоборот.

2. Расставьте приоритеты

После того, как вы пообщались с затронутыми сторонами, самое время сесть и немного пообщаться с самим собой.

Потому что, если вы собираетесь перейти от того, что казалось непрерывным океаном времени, к тому, что теперь будет казаться несколькими маленькими разбросанными лужами времени, вам нужно чертовски убедиться, что вы максимально используете эти лужи!

Это означает, что приоритезация является ключевым моментом.

Что вам необходимо делать… а что нет?

Один из способов сделать это - распределить ваши обязанности по четырем секторам:

• Срочно и важно
• Несрочные и важные
• Срочно и неважно
• Несрочные и неважные

Убедитесь, что вы знаете, что является срочным и важным, чтобы оно не упало.

Кроме того, убедитесь, что вы находите время для несрочных, но важных дел, от которых легко отказаться в условиях нехватки времени.

А затем вы сможете определить срочное, но неважное, а также несрочное и неважное, чтобы вы могли правильно расставить приоритеты в том, что просто отодвигается в сторону и игнорируется.

Вы не можете сделать все, но можете сделать то, что для вас важнее всего.

Суть в том, что, если у вас меньше времени, у вас меньше права на ошибку с точки зрения того, что делается, а что нет, потому что, скорее всего, вы не сможете выполнить тот же объем работы.

Переход в режим гиперприоритетов заставляет вас прояснить, что важно, а что нет. И мудрость, которую вы получите от этого, можно будет применить, когда ваш график вернется в норму, что может поднять ваше планирование и производительность на уровень супергероя.

3. Решить

Следующий ключ - взять то, что вы узнали из расстановки приоритетов, и решить, что вы будете делать, делегировать или отклонять.

Часто это может быть самым важным ключом к тому, чтобы все, чем вы занимаетесь, продолжало напевать, как будто ваш график никогда не менялся.

Давайте вернемся к четырем вышеупомянутым квадрантам срочности и важности и рассмотрим их через призму того, что вам следует делать, делегировать или отклонять.

1. Срочно и важно: делегируйте полномочия, когда у вас есть кто-то, кто может с этим справиться, в противном случае делайте это сами.
2. Несрочные и важные: сделайте это сами. Скорее всего, ваша способность преуспеть в этой деятельности - это то, что дает вам положение, в котором вы находитесь, и то, что может принести наибольшую пользу вам и вашей компании в долгосрочной перспективе.
3. Срочно и неважно: поручайте кому-то, кто способен справиться (особенно если он может чему-то научиться на собственном опыте), или рассмотрите возможность увольнения вообще.
4. Несрочные и неважные: уволить. У тебя нет времени на это!

А теперь позвольте мне сделать важное предостережение ...

Ваш личный взрывной рост - это не лицензия на делегирование (или увольнение) всего. Так что не перегружайте членов своей команды, посылая им лавину новых работ. Постарайтесь быть стратегическим.

Делегирование - это и возможность сэкономить ваше время, и возможность поделиться ценным опытом с людьми, которые новее или экологичнее вас.

По возможности старайтесь сочетать то, что вы делегируете, с тем, что будет способствовать росту человека или людей, которым вы делегируете полномочия. И не забудьте так сформулировать новые обязанности, когда будете их объяснять.

Поскольку я сам прошел через этот процесс, мне очень повезло с такими людьми, как Уилл ДеВитт и Лорин Томпсон, готовыми, желающими и воодушевленными к выполнению новых обязанностей. Они стремятся учиться и расти, а также обладают невероятными способностями.

Наличие таких людей в вашей команде, безусловно, значительно упрощает делегирование. И когда вы можете быть умными и стратегически подходящими к тому, что вы делегируете и отклоняете, это позволяет вам гораздо больше сосредоточиться на том, что вы собираетесь делать.

4. Определите

Теперь, когда вы знаете, что собираетесь делать, делегировать и увольнять, пришло время начать организовывать, когда вы действительно собираетесь сделать работу.

Прежде чем вы сядете и начнете отчаянно стучать по клавиатуре, как Брюс Всемогущий, лучше организовать себя.

Да, для организации потребуется некоторое время.

И да, время - это то, чего тебе сейчас не хватает.

Вы можете подумать:

«У меня нет времени играть со своим календарем и списком дел. Мне нужно на работу, чувак! "

Но это шаг назад, который поможет вам сделать два, три, четыре шага вперед по мере вашего продвижения по жизни. Это меньше затрат времени и больше инвестиций - и это окупится.

Далее мы приступим к планированию того, что вы будете делать в каждый из временных блоков. Это ключ №5. Но есть шаг, который нужно сделать перед этим: фактически определить временные блоки, которые у вас есть для работы.

Это очень помогает.

Одна из самых больших проблем, с которыми я столкнулся при переходе от в основном непрерывного рабочего дня в обычные часы работы к разрозненным рабочим сессиям в любое время суток, когда я мог их приспособить, заключалась в том, насколько все это ощущалось неорганизованным.

Но признание постоянных временных блоков, на которые я мог рассчитывать, помогло мне расслабиться и найти порядок в хаосе.

• Я знал, что могу встать рано и поработать в тишине и покое в течение 90 минут.
• Я знал, что могу получить два 60–90-минутных блока времени в течение дня, пока моя дочь дремлет, как только я наконец понял, как заставить ее спать в своей кроватке, а не в коляске. (И я мог даже предварительно запланировать звонки или записи подкастов вокруг этих окон, поскольку они были чем-то стандартным для повседневной жизни.)
• Я знал, что могу проверить электронную почту и быстро решить несколько срочных / важных дел за обедом, пока жена была дома, а затем через полчаса после того, как она вернется домой после работы.
• Я знал, что после ужина у меня будет столько времени, сколько мне нужно… хотя я старался не злоупотреблять этим и не ложиться спать слишком поздно, поскольку, возвращаясь к первому пункту выше, я также хотел вставать рано.
• И, наконец, я знал, что могу работать полный рабочий день плюс дополнительно по выходным.

Это стали отрезками времени, которые я мог поместить в свой календарь. Мне просто нужно было заполнить задачи, которые я выполнял во время каждого из них.

Этот процесс действительно помог закрепить мой день и не дать мне почувствовать себя перегруженным.

5. План

Тем не менее, я все еще чувствую себя подавленным.

Но как только я определил, что вызывает это чувство, преодолеть его стало легче.

Вот что я понял ...

Каждый раз, когда я чувствовал себя подавленным, это происходило из-за того, что я пропускал временной блок, не выполняя чего-то конкретного и важного. Затем я перекладывал дополнительную работу на следующий временной блок или на выходные (тьфу), что заставляло меня чувствовать, что у меня слишком много дел и что я не могу все это сделать.

Исправить всегда просто: найдите время, чтобы спланировать, что я буду делать с каждым временным блоком, чтобы, как только он начнется, я мог просто начать работать, а не пытаться выяснить, что я собираюсь делать.

Это может показаться лишним шагом.

Разве вы не можете просто выделить несколько минут в начале каждого блока, просмотреть свой список дел, выбрать самый важный элемент и приступить к работе?

Возможно. Может быть, это сработает для вас. Я просто знаю, что это не для меня.

Тяга к проверке электронной почты, Twitter или открытию Feedly всегда сильна, когда я плюхаюсь перед своим компьютером. FoMO - адский наркотик. И если раньше у меня было немного свободного времени из-за падения в кроличьи норы, то теперь нет.

Если я точно знаю, над чем буду работать, когда сажусь за компьютер, я приступаю к работе. Это гарантирует, что я добьюсь значительного прогресса в важных делах.

Тогда и только тогда, если я закончу и у меня будет дополнительное время в конце временного блока, я могу быстро проверить электронную почту / социальные сети / новости. В этот момент мне не нужно беспокоиться о потере слишком много времени на потенциальные кроличьи норы, потому что я уже отметила важный пункт ... и потому что ползающие / плачущие / приятные младенцы-дочери - лучшее противоядие от любой глупой кроличьей норы .

6. Сосредоточьтесь

Как видите, каждая клавиша основана на предыдущих.

Первые пять ключей - общение, расстановка приоритетов, решение, идентификация и планирование - все ведут в одном очень конкретном направлении, которое позволяет вам сосредоточиться на выполнении важной работы, даже когда ваш график разбит.

И каждый из этих ключей бессмысленен, если вы недостаточно дисциплинированы, чтобы сосредоточиться.

Так что делайте все, что вам нужно, чтобы ваше внимание оставалось сосредоточенным в том направлении, в котором оно должно быть во время ваших временных блоков.

Как я уже упоминал, первое определение конкретного действия, над которым я буду работать во время каждого временного блока, помогает мне сосредоточиться.

Вот еще несколько более тонких техник, которые тоже помогли:

• Удаление значка приложения Twitter с док-станции на рабочем столе Mac
• Кладу телефон в другую комнату
• Отключение Slack или хотя бы откладывание уведомлений
• Ношение наушников и проигрывание музыки, если я не пишу (поскольку я не умею писать музыкой)
• Выйти из дома, если вас слишком много отвлекает ночное время или выходные

Это всего лишь несколько техник, которые помогли мне.

Помогло то, что я пытался быть предельно честным с самим собой. И хотя мне кажется глупым скрывать от себя значок Twitter, я знаю, что буду меньше проверять его, если этот визуальный сигнал не попадет в угол моего глаза, когда я смотрю на свой экран. Так что оно того стоит.

У меня сейчас нет минут, даже секунд, чтобы тратить зря. Я должен защищать свое внимание.

Поэтому, если вы когда-нибудь окажетесь в ситуации разрушения расписания, как и я, будьте предельно честны с собой.

Какие изменения вы можете внести, даже самые незначительные, чтобы избавиться от отвлекающих факторов и сосредоточиться?

Без концентрации вы никогда не сделаете достаточно.

7. Будьте добры

Наконец, не забывайте быть добрым… особенно к себе.

Поймите, что вы не Супермен и не Чудо-женщина. Вы не можете все сделать.

Ставьте перед собой реалистичные ожидания, и тогда вы сможете работать, чтобы их превзойти. Уверенность, которую вы получите от этого, будет способствовать вашей дальнейшей продуктивности.

Также помните, что переходы могут занять некоторое время.

Когда вы привыкли к восьми часам непрерывной работы в рабочие дни, а в течение недели оно будет разбросано и разбросано, у вас будет период адаптации. Поэтому, когда вы неизбежно немного спотыкаетесь и поначалу изо всех сил пытаетесь достичь прежнего уровня производительности, проявите немного сострадания к себе.

И будьте добры к тем, на кого влияет и изменение вашего расписания, что возвращает нас к пункту 1 выше. Общение так важно, и это важная форма доброты, особенно в такой ситуации.

Гораздо лучше заранее сообщить об изменениях в том, с чем вы можете справиться, или даже о падении производительности, чтобы другие могли спланировать это и подготовиться к этому. Таким образом, каждый вовлеченный и затронутый человек сможет справиться с этим наилучшим образом, как в краткосрочной, так и в долгосрочной перспективе.

Вы когда-нибудь сталкивались с ситуацией изменения расписания, подобной той, которую я описал здесь? Как вы справиться с этим? Какие еще ключи к успешной навигации по изменению вы обнаружили?

Поделитесь своим опытом в комментариях ниже.