Руководящий комитет: определение, роли и советы по совещанию

Вам было поручено возглавить проект и создать план проекта только для того, чтобы узнать, что он будет рассмотрен руководящим комитетом. Или, может быть, у вас в настоящее время нет руководящего комитета для вашего бизнеса, но вы заинтересованы в его создании. Если вы не знаете, что такое руководящий комитет и чем он занимается, не паникуйте.

Давайте рассмотрим, что такое руководящий комитет, как он связан с управлением проектами и чем занимаются руководящие комитеты. Вы также узнаете о ролях в руководящем комитете, о том, как проводить собрание руководящего комитета и чем может помочь программное обеспечение для управления проектами.

Что такое Руководящий комитет?

Руководящий комитет — это консультативный совет, который управляет компанией, кампанией или чем-то еще. То, за что отвечает комитет, определяет, кто будет его членами. Другими словами, руководящие комитеты состоят из экспертов, авторитетных лиц и старших заинтересованных сторон.

Основная забота руководящего комитета сосредоточена на направлении, объеме, бюджете, сроках и методах, используемых организацией. Руководящие комитеты будут время от времени встречаться и обсуждать эти темы, чтобы увидеть, где они находятся и где они хотят быть в будущем. Они также сбрасывают любые темы, если это необходимо, чтобы оставаться в курсе.

Программное обеспечение для управления проектами связывает проекты и руководящие комитеты для лучшего анализа и лучших результатов. ProjectManager — это облачное программное обеспечение для управления проектами с панелями мониторинга в режиме реального времени, предоставляющими оперативные данные о показателях проекта. Он не требует настройки и отслеживает все, от затрат до рабочей нагрузки и работоспособности до задач, обеспечивая общее представление о ходе и производительности проекта. Начните бесплатно работать с ProjectManager уже сегодня.

Определение Руководящего комитета проекта

Определение руководящего комитета проекта существенно не отличается от определения руководящего комитета, но он состоит из менеджеров, которым поручено контролировать и поддерживать проект. Это делается на более высоком уровне, чем повседневная деятельность этого проекта, но вместо этого с управленческой точки зрения.

Что касается того, кто избирается в комитет, это обычно зависит от их доли в проекте. Эти заинтересованные стороны могут включать заказчиков, подрядчиков или даже другие отделы организации, которые будут наиболее затронуты проектом.

Люди в руководящем комитете не всегда работают над проектом; эта роль принадлежит руководителю проекта и его команде. Руководящий комитет состоит из нескольких руководителей высшего звена, но, поскольку они не слишком хорошо разбираются в деталях проекта, им необходимо иметь четкую связь, чтобы они могли выполнять свою работу.

Что делает руководящий комитет?

Как следует из названия, у руководящего комитета есть одна задача: руководить проектом. Так же, как вы управляете своей машиной, руководящий комитет — это инструмент, который помогает вам оставаться на дороге и двигаться в правильном направлении. Они там для важных решений, таких как, как компания будет управлять своими процессами или как команды работают вместе.

Давайте сделаем шаг назад и подумаем о функциях руководящего комитета. Что он имеет полномочия делать и как он осуществляет свое управление проектом? Это подводит нас к определению цели руководящего комитета.

1. Поддержите проект

Трудно управлять командой и еще сложнее, когда вы управляете межфункциональными проектными группами. Конечно, руководитель проекта — это лицо, ответственное за повседневное управление командой, но когда им нужна помощь, есть руководящий комитет. Часто в состав руководящего комитета входят руководители различных отделов, в которых есть команды, занятые проектом, и они могут быть более привлекательными или иметь с ними лучшие отношения.

2. Принимайте решения

Мы кратко коснулись того, как руководящий комитет может помочь руководить проектом и принимать важные решения. Иногда эти решения включают в себя разрешение конфликтов или решение проблем, но часто есть решения, выходящие за рамки отдельного проекта. Бывают случаи, когда необходимо сделать выбор в отношении новых бизнес-моделей или способов управления бизнес-процессами. Это не входит в обязанности менеджера проекта, и руководящий комитет призван более адекватно реагировать на эти решения.

3. Решайте проблемы

Руководители проектов обычно вмешиваются, если возникает конфликт или узкое место. Они могут сгладить разногласия между сторонами или соответствующим образом перераспределить ресурсы. Но могут возникнуть проблемы, которые руководитель проекта и его команда не могут решить самостоятельно. Руководящий комитет поддерживает проект и может быть вызван в случае необходимости для решения этих вопросов.

Связанный: Бесплатный шаблон отслеживания проблем для Excel

4. Утвердить бюджет проекта

Менеджер проекта составляет бюджет и беседует с экспертами и их командами, чтобы определить количество средств, необходимых для выполнения всех задач в установленные сроки. Затем менеджер проекта представляет бюджет проекта руководящему комитету, который получает окончательное утверждение. Кроме того, если руководитель проекта хочет увеличить бюджет во время выполнения проекта, руководящий комитет несет ответственность за его утверждение.

5. Получайте обновления статуса

Чтобы выполнить свою задачу, руководящий комитет должен знать, что происходит в проекте. Это не означает, что им нужно знать подробности проекта, но они должны регулярно получать информацию о его статусе. Менеджер проекта обычно является членом команды проекта, который представляет обновленную информацию о статусе заинтересованным сторонам.

6. Поощряйте руководителя проекта

Менеджер проекта является наиболее вероятным членом команды, который будет взаимодействовать с руководящим комитетом, поскольку они должны иметь хорошие отношения для обеспечения успеха проекта. Это означает, что иногда у руководящего комитета есть спина руководителя проекта, если им нужна поддержка или если менеджеру проекта нужно выслушать сочувствие.

Роли в руководящем комитете

Руководящий комитет живет или умирает благодаря продуктивному участию его членов — каждый из них важен и должен участвовать. Роли могут различаться в зависимости от руководящего комитета, организации и проекта, но в целом у всех руководящих комитетов есть некоторые общие роли.

• Бизнес-менеджер: этот человек отвечает за менеджера проекта и владельца бизнес-кейса. Они смотрят на проект через призму бизнеса и определяют, соответствует ли он бизнес-целям и интересам, а также оправдывают ли затраты преимущества проекта.
• Старшие пользователи: Эта часть руководящего комитета представляет группу, для которой выполняется проект. Думайте о них как о конечных пользователях продукта или услуги. Это гарантирует, что результаты проекта соответствуют требованиям пользователя.
• Старший поставщик: эта роль обеспечивает рабочую силу, бюджет и услуги для проекта. Они следят за тем, чтобы дизайн, продукция и другие стандарты были соблюдены. Осуществимость продукта или услуги в условиях ограничений бюджета и плана проекта является их ответственностью. Эта роль может быть кем-то из ИТ или даже внешним заинтересованным лицом.

Как провести собрание руководящего комитета

Собрания руководящего комитета охватывают различные особенности по сравнению с другими типами собраний, но с точки зрения того, как они проводятся, правила схожи. На любую встречу вы не хотите идти без повестки дня, поскольку повестка дня означает, что вы не тратите ничье время впустую.

Вдоль этих линий, вы не хотите увязнуть в деталях. У руководящего комитета другое представление о проекте, чем у команды проекта, и им не нужно знать о каждой задаче и о том, идет ли она по графику. Опять же, эта ответственность ложится на менеджера проекта. Вместо этого руководящий комитет существует для получения более широкой картины и помогает менеджеру проекта принимать решения, выходящие за рамки его должностных обязанностей.

Кто-то должен делать заметки во время встречи, которые охватывают общие моменты того, что обсуждалось, и любых решений, которые были приняты во время встречи. Перед перерывом просмотрите эти заметки и убедитесь, что все присутствующие подписали их, чтобы избежать проблем в будущем.

Если вы проводите встречу, последняя мысль: знайте людей, с которыми вы работаете. Понимание личности каждого члена комитета поможет вам лучше общаться с ними и управлять ими во время собрания. Знание того, с кем вы работаете, всегда поможет вам работать более продуктивно.

Как ProjectManager помогает руководящим комитетам

Независимо от того, управляете ли вы фиксацией или отчетностью, вам нужны инструменты, которые могут предоставлять данные в режиме реального времени, чтобы знать, что происходит в проекте, и принимать более проницательные решения для обеспечения его успеха. ProjectManager — это программное обеспечение для управления работой и проектами, которое имеет функции, позволяющие вам управлять проектами и постоянно обновлять руководящий комитет.

Получайте подробные отчеты в один клик

При представлении руководящему комитету вы должны придумать показатели проекта, не запутавшись в сорняках. Наши функции создания отчетов одним щелчком мыши позволяют создавать отчеты о состоянии проектов и портфелей или более подробные отчеты о времени, затратах и ​​многом другом. Все отчеты можно отфильтровать, чтобы показать только то, что хочет видеть руководящий комитет. Кроме того, ими легко поделиться в формате PDF или распечатать, если это необходимо.

Делитесь планами на интерактивных диаграммах Ганта

Хотя руководящий комитет не хочет увязнуть в деталях, он хочет видеть план проекта. Вы можете упорядочивать задачи, связывать зависимости и создавать этапы на диаграмме Ганта, фильтруя критический путь и устанавливая базовый план для отслеживания отклонений проекта. Делитесь диаграммами Ганта с командой проекта и руководящим комитетом, чтобы держать всех в курсе прогресса. Если руководящий комитет отвечает более чем за один проект, существует дорожная карта, которая может дать им обзор всего портфеля.

Конечно, руководящий комитет хочет, чтобы проект был успешным, и ProjectManager тоже. Вот почему существуют функции управления задачами и управления ресурсами, позволяющие командам работать с полной отдачей. Наше программное обеспечение, ориентированное на совместную работу, объединяет гибридные команды и позволяет им обмениваться файлами и совместно работать над созданием более продуктивной рабочей среды. Руководящему комитету это понравится.

ProjectManager — это отмеченное наградами программное обеспечение для работы и управления проектами, которое объединяет гибридные команды независимо от того, где, как и когда они работают. Данные в режиме реального времени обеспечивают единый источник достоверной информации, поэтому каждый всегда работает с самой последней информацией. Наше программное обеспечение, созданное на основе платформы совместной работы, помогает планировать, контролировать и отслеживать прогресс и производительность в режиме реального времени. Начните бесплатно работать с ProjectManager уже сегодня.