Ускорьте процесс электронной почты и улучшите совместную работу с помощью бесплатного шаблона Trello для рабочего процесса электронной почты Litmus

Если вы работаете в сфере электронного маркетинга, вы знаете, что получить отличное электронное письмо за дверью непросто. От копирайтинга до проектирования, кодирования, получения обратной связи от вашей команды и анализа результатов после отправки - этот процесс включает в себя множество шагов и заинтересованных сторон. Быть в курсе всего этого может показаться невыполнимой задачей.

Так как же сохранить рассудок в процессе создания электронной почты, при этом удостоверившись, что каждое отправляемое вами электронное письмо настроено для достижения наилучших возможных результатов?

Есть один секрет в том, чтобы соединить движущиеся части вместе, чтобы сформировать хорошо отлаженный механизм электронного маркетинга: он создает пуленепробиваемый рабочий процесс с беспрепятственным взаимодействием между командами. Мы объединились с нашими друзьями из Trello, чтобы объединить все, что мы узнали об идеальном процессе электронной почты, в шаблон Trello, который вы можете скопировать и сделать своим, и, в конечном итоге, сделать рабочий процесс электронной почты более плавным.

Получить шаблон →

Вы увидите, что шаблон рабочего процесса электронной почты организован по столбцам, которые представляют различные этапы рабочего процесса электронной почты. По мере того, как вы работаете над кампанией, ваш проект будет перемещаться слева ( новые запросы ) вправо, к этапам « Отправлено» и « Отчетность» . Давайте рассмотрим каждый шаг процесса более подробно.

Новые запросы

Этот столбец - ваше место для сбора запросов на кампанию от вашей команды, а также ваше место для отслеживания всех проектов, которыми вы хотели бы заняться. Думайте об этом как о накопившемся у команды электронной почты накоплении идей и задач.

Управляйте запросами кампании + улучшайте совместную работу с формами

Если ваша команда рассылает кампании для большого количества разных команд и заинтересованных сторон, может быть сложно оставаться в курсе запросов. Использование формы в качестве универсального инструмента для управления запросами помогает оптимизировать процесс и упрощает сбор ключевой информации о цели, сроках и аудитории каждой кампании.

В этом шаблоне мы используем усиление Typeform для сбора запросов по электронной почте и передачи ключевой информации непосредственно в столбец « Новые запросы» на нашей доске Trello. Он автоматически генерирует таблицу с ключевыми фактами о кампании:

Мы выбрали Typeform для этого примера, но не стесняйтесь использовать ваш любимый инструмент опроса для обработки запросов.

После того как вы рассмотрели новый запрос (и получили ответы на любые вопросы, которые могли у вас возникнуть), вы можете переместить кампанию на следующий этап рабочего процесса.

Принято / поставлено в очередь

Собрав всю важную информацию о целях и деталях кампании, вы можете переместить ее в столбец Принято . Как только кампания дойдет до этого этапа рабочего процесса, мы назначаем срок ее выполнения. Мы рекомендуем установить дату отправки (или дату запуска для инициированных или транзакционных электронных писем) в качестве срока платежа. Почему? Если вы используете функцию « Календарь» , вы можете увидеть все предстоящие (и прошедшие) кампании в одном представлении календаря. Создание календаря электронной почты никогда не было таким простым!

Используйте ярлыки, чтобы отслеживать различные типы отправляемых вами кампаний.

Если вы отправляете много разных типов электронных писем - вы можете обслуживать разные группы клиентов, отделы или продукты, - ярлыки могут стать мощным способом узнать, какие кампании служат какой бизнес-цели. Настройте ярлыки в соответствии с потребностями вашей команды .

Здесь, в Litmus, мы стремимся найти баланс между продвижением контента и обновлениями продуктов, а ярлыки Trello позволяют нам легко определить, является ли одна неделя чрезмерно тяжелой для одного или другого.

В ходе выполнения

После того, как ваша команда начинает работать над кампанией, она двигается к колонку In Progress.

Здесь вы отслеживаете все задачи, которые необходимо выполнить для создания кампании. В этом примере мы разделили задачи на копирайтинг, дизайн, разработку и тестирование / QA. Выберите логику, которая подходит вашей команде.

Вы также можете использовать Trello для отслеживания всех документов, ссылок и файлов, принадлежащих каждой кампании. Например, вы можете прикрепить документ Google с кратким описанием электронного письма или его копией (для этого есть дополнительное преимущество ), включить ссылку на предварительный просмотр вашего электронного письма или прикрепить HTML-код своего электронного письма.

Создайте контрольный список, чтобы убедиться, что ваша электронная почта оптимизирована и вы обнаруживаете ошибки, прежде чем отправлять

От неправильного отображения электронных писем до неработающих ссылок и изображений, которые просто не загружаются, в электронном письме многое может пойти не так, и каждая ошибка повлияет на эффективность вашей кампании. Вот почему тщательный контроль качества ваших писем имеет решающее значение, и контрольный список может помочь в этом.

Составление подробного контрольного списка требует времени, но очень важно убедиться, что каждое отправляемое вами электронное письмо не содержит ошибок. Так что никогда не пропускайте этот этап процесса. Наш шаблон включает в себя наиболее важные проверки качества электронной почты, но вы можете свободно добавлять другие, которые относятся к вашей команде и вашей электронной почте.

Вы хотите ускорить этот этап рабочего процесса электронной почты? Такие инструменты, как Litmus Checklist, могут помочь вам автоматизировать самые трудоемкие задачи и повысить эффективность доставки сообщений электронной почты.

Выявите проблемы перед отправкой с помощью Litmus Контрольный список Litmus дает вам пошаговую проверку критических элементов, влияющих на производительность электронной почты. Просматривайте свою электронную почту в популярных приложениях и на устройствах, проверяйте ссылки, изображения и отслеживание работы и каждый раз создавайте невероятные возможности для работы с электронной почтой. Узнать больше →

Ожидание окончательного утверждения

Пришло время получить окончательную обратную связь и одобрение всех заинтересованных сторон. Функция утверждения Trello позволяет вам назначать рецензентов для каждого проекта, что упрощает для маркетологов отслеживание того, кто уже подписался на кампанию, а кто нет.

Есть ли у ваших рецензентов последние отзывы о вашей кампании? Вы можете отслеживать отзывы в Trello - просто попросите рецензентов прокомментировать карточку. Или используйте Litmus Proof, чтобы все заинтересованные стороны могли оставлять комментарии и предложения прямо по электронной почте. С Litmus Proof еще никогда не было так просто ускорить процесс утверждения и расширить сотрудничество.

Оптимизируйте процесс проверки электронной почты с помощью Litmus Proof Используя Proof в качестве централизованного инструмента для сбора отзывов, вы можете улучшить совместную работу, повысить прозрачность и сократить циклы проверки. Узнать больше →

Как только ваше электронное письмо будет рассмотрено и одобрено, вы можете переместить его в столбец Готово к отправке. И как только вы нажмете кнопку «Отправить», вы можете переместить кампанию в « Отправленные» - отличный способ отслеживать все электронные письма, которые удалось отправить вашей команде.

Ваша работа еще не закончена после того, как вы нажмете "Отправить": Отчетность

Когда ваша команда занята, ваша очередь заполнена, и вы изо всех сил пытаетесь уложиться в следующий срок, легко забыть об аналитике электронной почты. Но единственный способ улучшить будущие кампании - это внимательно посмотреть, что работает, а что нет. Вот почему вы должны сделать отчеты по электронной почте важной частью рабочего процесса электронной почты, а напоминания в Trello могут помочь вам оставаться в курсе ваших задач по отчетности.

Нужно напоминание о завершении ежемесячного отчета по электронной почте? Вы можете использовать усиление дворецкого для автоматической установки повторяющейся задачи. Например, настройте Батлера, чтобы он напоминал вам об этой задаче в первый понедельник каждого месяца.

Вам нужно место, где можно собирать источники вдохновения по электронной почте или отслеживать важные документы? Вы также можете сделать это в Trello.

Помимо описания ключевых этапов рабочего процесса электронной почты, вы также можете использовать свою доску Trello в качестве универсального инструмента для сбора идей (вы увидите столбец « Вдохновение» в нашем шаблоне) или для отслеживания любых ключевых документов, таких как вашу стратегию электронной почты, руководство по стилю, лучшие методы внутреннего электронного маркетинга и многое другое. Вам нужно место, где можно вести записи о еженедельных встречах? Место для документирования самых полезных отраслевых ресурсов для вашей команды? Благодаря гибкости Trello вы можете делать все это. Просто добавьте дополнительные столбцы по своему усмотрению.

Сделайте шаблон по своему вкусу

Каждая команда электронной почты отличается, и каждая группа электронной почты имеет свои собственные уникальные процессы. Этот шаблон - отличная отправная точка для создания и документирования рабочего процесса для вашей команды. Настройте его так, чтобы он отражал уникальные потребности вашей команды, и начните отправлять более эффективные электронные письма.

Создайте свой собственный рабочий процесс электронной почты в Trello →

Есть ли у вас какие-либо советы опытных пользователей Trello, которые помогут вам оптимизировать рабочий процесс электронной почты? Нам бы очень хотелось их услышать! Дайте нам знать в комментариях ниже.