Как использовать автоматизацию задач: примеры и инструменты

Что такое автоматизация задач?

Автоматизация задач — это когда программное обеспечение завершает работу. Это процесс, с помощью которого задача перемещается по всему процессу, чтобы упростить этот процесс и уменьшить количество ручного труда, необходимого для выполнения работы.

Предприятия будут применять автоматизацию задач для ускорения или упрощения рабочих процессов и бизнес-процессов. Это также устраняет аспект занятости, который может привести к выгоранию и снижению морального духа. Благодаря автоматизации задач члены команды могут сосредоточиться на более важной работе. Это также создает ценность для их организации, позволяя командам сосредоточиться на инновациях.

Программное обеспечение для управления проектами может автоматизировать рутинную работу, чтобы дать вам больше времени, чтобы сосредоточиться на своих задачах. ProjectManager — это облачное программное обеспечение для управления работой и проектами, которое настраивает рабочие процессы и поддерживает утверждение задач для управления вашими бизнес-процессами. Установите столько триггеров для создания действий, сколько вам нужно, и убедитесь, что статус задачи может изменить только тот, кого вы авторизуете.

Что такое автоматизация рабочего процесса?

Автоматизация рабочего процесса — это когда программное обеспечение выполняет процесс на основе определенных триггеров, которые приводят к определенным действиям. Это могут быть задачи, данные или файлы, которые автоматически переходят из одного состояния в другое в зависимости от заранее определенных правил.

Автоматизация рабочих процессов важна, поскольку она повышает эффективность, повышает производительность и обеспечивает большую точность в работе. Это упрощает проверку работы, обеспечивает более высокий уровень ответственности и повышает удовлетворенность работой, устраняя большую часть утомительных действий, необходимых в работе.

Примеры автоматизации задач

Давайте на минутку посмотрим, что автоматизация задач может сделать в реальной ситуации. Вот несколько примеров автоматизации задач.

• Управление бизнес-процессами: Программное обеспечение, такое как ProjectManager, может автоматизировать рабочие процессы и назначать утверждения задач, поэтому только уполномоченные лица могут изменить статус задачи с «выполнено» на «выполнено».
• Маркетинг по электронной почте: настройте электронные письма, чтобы отправлять их в дни рождения ваших клиентов или другие важные даты, чтобы укрепить отношения.
• Человеческие ресурсы: вы можете автоматизировать расчет заработной платы, чтобы освободить свой отдел кадров для выполнения других задач.
• Административные задачи. Платежи по счетам можно координировать с помощью банковских приложений, чтобы гарантировать своевременную оплату поставщикам, коммунальным услугам и т. д.
• Публикации в социальных сетях. Существуют приложения, которые помогут вам планировать публикации в социальных сетях на разных платформах.

Это лишь часть работы, которую автоматизация задач может упростить. Есть много других. Но для автоматизации задач требуются инструменты автоматизации задач. Давайте посмотрим на некоторые из лучших на рынке.

3 лучших инструмента автоматизации задач

Автоматизация задач полезна для бизнеса. Если вы ищете инструмент, который поможет вам достичь ваших целей, и в нем нет автоматизации задач, вы, вероятно, продолжите поиски. Мы провели для вас небольшое исследование и предложили несколько лучших инструментов автоматизации задач на рынке.

1. Менеджер проекта

ProjectManager — это облачное программное обеспечение для работы и управления проектами, которое позволяет настраивать рабочие процессы и автоматизировать утверждение задач. Вы можете создать автоматизированные рабочие процессы для своих задач и заставить их продвигать проект вперед, а не заниматься рутинной работой.

Это интуитивно понятное программное обеспечение не требует опыта программирования. Это легко настроить с помощью раскрывающихся меню, которые позволяют вам настроить столько триггеров и действий, сколько вам нужно для управления рабочим процессом. Оптимизация бизнес-процессов повысит вашу производительность.

Вы можете настроить утверждение задач, чтобы только те, кто, по вашему мнению, уполномочен изменять статус задачи, могли это сделать. Автоматизация задач ProjectManager безупречно работает с отслеживанием в режиме реального времени и держит вас в курсе с помощью предупреждений по электронной почте и уведомлений в приложении.

2. Запир

Zapier — это программное обеспечение, которое объединяет ваши приложения и автоматизирует рабочие процессы. Его легко использовать как для малого, так и для крупного бизнеса.

Программное обеспечение устраняет повторяющиеся задачи, настраивая автоматизацию. Он ссылается на часто используемые приложения, такие как Dropbox, Google Drive, Slack и другие.

3. Microsoft Power Automate

Microsoft Power Automate — это программное обеспечение, которое оптимизирует задачи и эффективно работает с другими продуктами Microsoft, такими как Outlook. Вы можете сократить повторяющиеся задачи и создать безопасные рабочие процессы, чтобы сосредоточиться на других, более важных задачах.

Кодирование не требуется. Также есть функция рабочего стола, которая представляет собой роботизированный инструмент автоматизации процессов. Он будет записывать шаги вашего рабочего процесса, которые вы затем можете редактировать или использовать для автоматизации процесса.

Как использовать автоматизацию задач в управлении проектами

Технологии могут быть использованы, чтобы помочь вам сделать больше. Если вы отстаете от своих задач, Дженнифер Бриджес, PMP, покажет вам, как автоматизация задач может помочь.

Вот скриншот доски для справки.

В обзоре — как использовать автоматизацию задач, чтобы добиться большего

Дженнифер сказала, что любит технологии и была рада показать, как инструменты могут помочь сделать управление проектами более продуктивным.

В этом видеоуроке она сосредоточилась на одной особенности технологии — автоматизации задач. Во-первых, она объяснила, что автоматизация — это способ заставить устройство, процесс или систему работать автоматически. Другими словами, автоматизация — это разумный способ сделать больше с меньшими затратами времени, денег и усилий.

Вы, вероятно, использовали некоторые из этих средств автоматизации, такие как программное обеспечение, приложения, искусственный интеллект (ИИ), игровые технологии, мобильные платформы, устройства чтения карт или QR-коды. Они могут делать такие вещи, как отслеживать пробег, сканировать квитанции, составлять карты поездок, заказывать и доставлять еду и отслеживать ход выполнения проекта.

Итак, это всего лишь несколько примеров, и опять же, их очень много. И это лишь некоторые из них, предназначенные для того, чтобы пробудить некоторые идеи о том, как вы можете использовать автоматизацию задач, чтобы сделать больше. Итак, если вам нужен инструмент для автоматизации ваших задач, подпишитесь на наше программное обеспечение прямо сейчас на ProjectManager.

ProjectManager оптимизирует ваши процессы с помощью автоматизации

ProjectManager — это отмеченное наградами программное обеспечение для управления работой и проектами, которое автоматизирует и настраивает рабочий процесс, чтобы у вас было больше времени для важных дел. Мы показали вам, как вы можете настроить триггеры, которые приводят к действиям, и даже настроить утверждения задач. Вы можете сделать столько, сколько хотите, и контролировать свои бизнес-процессы, освобождая свою команду, чтобы сосредоточиться на том, что важно.

Несколько представлений проекта

Наши многочисленные представления проекта означают, что вы можете работать так, как хотите. Менеджеры любят планировать на диаграммах Ганта, команды часто предпочитают списки задач или доски канбан. Все эти данные передаются в режиме реального времени, поэтому есть один источник правды, и все всегда на одной волне.

Отслеживайте прогресс в режиме реального времени

Автоматизация важна, но не менее важна и уверенность в том, что вы достигаете тех этапов, которые вы установили в своем плане. Наша информационная панель в режиме реального времени собирает оперативные данные и автоматически преобразует их в удобные для чтения графики и диаграммы, чтобы вы могли отслеживать шесть показателей проекта. Настройка не требуется. Это как отчет о состоянии у вас под рукой.

Отчеты можно фильтровать и легко делиться

Погрузитесь еще глубже в свои данные с помощью наших отчетов в один клик. Все наши отчеты могут быть отфильтрованы, что позволит вам сосредоточиться на том, что вы хотите знать. Отчетами также легко поделиться, просто добавьте PDF-файл в свою электронную почту или распечатайте их. Их можно отправлять заинтересованным сторонам, чтобы держать их в курсе вашего прогресса.

Мы можем сделать гораздо больше для оптимизации ваших бизнес-процессов. Наши уведомления по электронной почте и оповещения в приложении информируют вас о любых сделанных комментариях или когда что-то в проекте было обновлено. Позвольте ProjectManager выполнять рутинную работу, чтобы вы могли выполнять свою работу лучше. Начните сегодня бесплатно.