Что такое отображение зависимостей задач в управлении проектами?

Не все задачи одинаковы. Одни можно выполнять последовательно одно за другим, а другие нельзя начинать до тех пор, пока не закончится или не начнется другое. Это называется зависимостью от задачи. Сопоставление зависимостей задач — это способ сделать эти зависимости понятными, чтобы избежать дорогостоящих задержек.

Прежде чем мы рассмотрим сопоставление зависимостей задач, давайте сначала поймем, что подразумевается под зависимостью в управлении проектами, и определим четыре различных типа зависимостей задач. Как только это станет ясно, мы объясним карту зависимостей и объясним, почему она так важна для проектов.

Что такое зависимости в управлении проектами?

Зависимость — это когда что-то требует чего-то еще, чтобы быть выполненным или процветать. В самом общем смысле мы, люди, зависим от пищи, воды и воздуха, чтобы выжить. Однако с точки зрения управления проектами, когда мы говорим о зависимостях, мы обычно имеем в виду зависимости задач.

Задачи — это небольшие порции работы, которые вместе обеспечивают конечный продукт или услугу проекта. Это способ разбить большую работу на более мелкие, более управляемые части. Но, как мы уже отмечали, не все задачи одинаковы. Точно так же, как для создания головоломки требуется множество кусочков разного размера, в управлении проектами существуют различные задачи, которые вместе обеспечивают выполнение проекта.

Некоторые проекты идут по прямому пути, одна задача следует за другой. Зависимости задач возникают, когда задачи не так легко выполнить. Например, вы не можете покрасить дом, пока не выкопаете фундамент, не поставите стены и т. д. Это одна из последних задач в строительном проекте, и она зависит от предварительного выполнения многих других задач.

Что касается сопоставления зависимостей, вы должны сначала определить все зависимости задач. ProjectManager — это отмеченное наградами программное обеспечение для управления проектами, которое позволяет вам определять и связывать все четыре зависимости задач на наших мощных диаграммах Ганта. Затем сопоставление зависимостей отображается на временной шкале диаграммы Ганта. Это позволяет не удивляться зависимостям задач, которые могут задерживать проекты. Начните бесплатно работать с ProjectManager уже сегодня.

Типы зависимостей задач

Существует четыре типа зависимостей задач: от завершения до начала, от завершения до конца, от начала до начала и от начала до конца. Но есть и другие зависимости, которые нужно изучить, прежде чем мы объясним эти зависимости задач.

Вскоре мы перейдем к зависимостям задач, то есть задачам, зависящим от других задач. Сначала мы рассмотрим другой способ определения зависимостей задач. Другой способ взглянуть на зависимости — это то, как задачи зависят друг от друга.

В этом случае мы определяем зависимость задачи, будь то ресурс, человек, проект или команда. Например, зависимость на основе ресурсов — это задача, которая использует одни и те же ресурсы. Это может быть задача, для которой требуется одно и то же оборудование, а это означает, что одна задача должна быть завершена, прежде чем можно будет начать другую.

Как и в случае с зависимостями на основе ресурсов, зависимость от человека аналогична тому, что только один член команды может выполнять работу, а задача должна откладываться из-за нехватки рабочей силы. Управление рабочей нагрузкой имеет решающее значение в таких случаях, чтобы обеспечить разумное распределение достаточных ресурсов.

Затем существуют зависимости задач между проектами. Это происходит при управлении портфелем или программой, в которой ресурсы распределяются между несколькими проектами. Использование программного обеспечения для управления портфелем, которое отображает все ваши проекты на одной временной шкале, позволяет менеджерам принимать более взвешенные решения при распределении ресурсов.

Зависимости задач между командами возникают, когда команды совместно используют ресурсы, и управление рабочей нагрузкой является ключом к тому, чтобы эти команды работали с полной нагрузкой. Эти четыре зависимости относятся к более общему пониманию зависимостей задач, которые имеют отношение предшественник-последователь. Давайте подробнее рассмотрим зависимости, связанные с датами начала и окончания.

1. Готово к началу

Это наиболее распространенная зависимость задач, поскольку она чаще всего используется в управлении задачами. Это означает, что задача должна быть завершена, прежде чем можно будет начать следующую. Например, в строительстве гипсокартон нельзя класть, пока не сделан каркас.

2. Готово, чтобы закончить

Полные зависимости немного сложнее. Эти задачи не могут быть выполнены до тех пор, пока не будет завершена другая зависимая задача. Вы обнаружите эту зависимость задач, когда две задачи выполняются одновременно, но одна не может быть завершена до тех пор, пока не завершится другая. Например, гипсокартон и установка электросистемы в здании являются непрерывными зависимостями задач.

3. Начать, чтобы начать

Как следует из названия, эти задачи должны начинаться вместе. Одно не может начаться без того, чтобы не началось другое, но это не обязательно означает одновременное. В строительном проекте вам нужно будет построить леса, чтобы покрасить фасад здания, а затем использовать эти леса для выполнения работы. Это две задачи, которые работают вместе.

4. Начать до конца

Наш последний из четырех типов зависимостей задач, вероятно, самый сложный. От начала до конца означает, что следующая задача не может быть завершена до тех пор, пока не будет завершена предыдущая. Это не только осложнено противоречиями, многие считают, что его не следует использовать в сопоставлении зависимостей. Примером этого может быть строительство нового газопровода, которое не будет реализовано до закрытия старого.

Что такое карта зависимостей задач?

Теперь, когда мы понимаем различные зависимости задач, давайте посмотрим, как они используются в управлении проектами. Сопоставление зависимостей задач — это создание карты зависимостей задач, которая является визуальным представлением цепочки зависимостей задач в проекте. Цель определения зависимых задач и сопоставления зависимостей состоит в том, чтобы предотвратить узкие места, которые могут замедлить проекты и поставить под угрозу как график, так и бюджет проекта.

Использование карты зависимостей задач позволяет менеджерам проектов различать шаблоны зависимостей и видеть, как работа может быть распределена между разными командами. Сопоставление зависимостей — важный инструмент, позволяющий избежать неэффективности операций и поддерживать качество ваших данных и коммуникаций на протяжении всего проекта. Руководители проектов используют сопоставление зависимостей задач для отслеживания и управления зависимостями.

Сопоставление зависимостей помогает руководителям проектов более точно прогнозировать, определяя, визуализируя зависимости и управляя ими. Это позволяет им видеть узкие места до того, как они возникнут, и по мере необходимости перераспределять ресурсы, чтобы избежать их. Не зная, с какими зависимостями вы имеете дело, вы не сможете реагировать на них, пока они не произойдут. В этот момент ваш график и бюджет находятся под угрозой.

Другие преимущества сопоставления зависимостей включают улучшение рабочего процесса и помощь в установлении более реалистичных целей для команд и ожиданий заинтересованных сторон. Сопоставление зависимостей также сокращает время выполнения заказов и помогает создать более эффективное планирование мощностей и расстановку приоритетов.

Как создать карту зависимостей

Теперь, когда вы понимаете, что такое зависимость задачи, ее типы и насколько важно наличие отображения зависимостей в вашем проекте, давайте посмотрим, как его создать. Это важный инструмент в управлении изменениями. Выполните эти пять шагов.

1. Определите задачи

Во-первых, вы должны знать все задачи в вашем проекте. Вы можете использовать структуру разбивки работ, чтобы перечислить все ваши результаты и задачи. Будьте внимательны и привлекайте всю команду проекта, чтобы убедиться, что вы ничего не упустили.

2. Назначьте задачи членам команды

Выберите соответствующего члена или команду, которые будут владеть каждой из задач, определенных на предыдущем шаге.

3. Обратите внимание на зависимости

Теперь, когда у вас есть все ваши задачи и члены команды, ответственные за их выполнение, пришло время определить, какие задачи являются зависимыми. Это включает в себя все зависимости задач, которые вы описали выше. Но особенно даты начала и окончания, так как крайне важно составить график, который позволит избежать препятствий и уложится в срок.

4. Добавьте ограничения

Будут ограничения и риски, присущие проекту. Настало время учесть их в вашем сопоставлении зависимостей. Подумайте о шести основных типах ограничений: объем, время, качество, стоимость, ресурсы и риск. Обратите внимание, как они могут повлиять на проект, и будьте готовы быстро реагировать на них, если они появятся.

5. Создайте карту

Со всей информацией, которую вы собрали, пришло время представить ее в визуальной форме карты зависимостей. Это позволяет вам видеть все задачи и зависимости, а также любые ограничения. Это будет передано команде, чтобы все знали о зависимостях задач, влияющих на проект.

Как сопоставить зависимости задач с помощью ProjectManager

Использование программного обеспечения для управления проектами — более эффективный способ отображения зависимостей. ProjectManager — это отмеченное наградами программное обеспечение для управления проектами, которое помогает вам выявлять и связывать зависимые задачи, чтобы избежать дорогостоящих задержек и выполнить проект вовремя и в рамках бюджета. Мы показали вам, как определить все ваши задачи и связать все четыре типа зависимостей с нашими мощными диаграммами Ганта. Затем этот план может быть распространен среди всей проектной группы.

Назначение задач с помощью нескольких инструментов планирования проекта

Вы можете делать назначения на диаграмме Ганта, но этот инструмент больше предназначен для менеджеров проектов, которым нужно управлять большим количеством переменных, чтобы лучше планировать и планировать проект. Члены команды будут использовать разные инструменты для выполнения этих задач, поэтому наше программное обеспечение имеет несколько представлений проекта. Все представления проекта используют одни и те же данные и обновляются вместе в режиме реального времени. Члены команды могут выполнять свою работу с помощью надежных списков задач или канбан-досок, которые визуализируют рабочий процесс. Заинтересованные стороны могут использовать представление календаря, чтобы убедиться, что вехи выполняются. Мы даем каждому инструмент, необходимый для качественного выполнения своей работы.

Проверьте рабочую нагрузку вашей команды с помощью информационных панелей в реальном времени

Мы упомянули, насколько важно управление рабочей нагрузкой, и поэтому у нас есть инструменты управления ресурсами, которые упрощают адаптацию и настройку доступности вашей команды. Затем вы можете получить общий обзор их прогресса и производительности на наших информационных панелях в режиме реального времени. Не требуется трудоемкой настройки, как в случае с облегченными альтернативами. Он готов, когда вам нужно отслеживать затраты, рабочую нагрузку и многое другое. Говоря о рабочей нагрузке, вы можете сбалансировать рабочую нагрузку своей команды и поддерживать ее работу на полную мощность, просматривая наши диаграммы рабочей нагрузки с цветовой кодировкой. Ресурсы легко перераспределять прямо из диаграммы, чтобы повысить производительность.

У нас также есть функции управления рисками и управления задачами, которые помогут вам избежать дорогостоящих задержек. Наши функции отчетности дают вам более полное представление о статусе проекта и портфеля, а также расписания, отклонения и многое другое. Кроме того, если вы управляете несколькими проектами, используйте функции нашего портфолио, в том числе панель управления портфолио и диаграмму рабочей нагрузки, чтобы создать сопоставление зависимостей для эффективного совместного использования ресурсов во всех ваших проектах.

ProjectManager — это онлайн-программное обеспечение для управления проектами, которое связывает все четыре типа зависимостей задач, чтобы помочь вам не сбиться с пути. Наша платформа для совместной работы объединяет вашу команду, независимо от того, находятся ли они в соседнем офисе или в другом часовом поясе. Вы можете обмениваться файлами, комментировать и многое другое. Присоединяйтесь к командам Avis, Nestle и Siemens, которые используют наш инструмент для достижения успеха. Начните бесплатно работать с ProjectManager уже сегодня.