Шаблоны, инструменты и методы приоритизации задач

Приоритезация задач — мощный инструмент при выполнении проекта. Есть так много разных задач, на которые он может обратить внимание, если ваш баланс между работой и личной жизнью склоняется к тому, чтобы никогда не иметь выходных. Но руководители проектов понимают, что применение методов управления задачами и тайм-менеджмента повысит командный дух и производительность.

Вот почему важно понимать, что такое приоритизация задач, почему это важно и как программное обеспечение для управления проектами может помочь командам работать более эффективно, предоставляя менеджерам проектов функции отслеживания времени, которые позволяют им не отставать от графика. Давайте рассмотрим, как расставить приоритеты в списке задач команды, чтобы гарантировать, что не будет упущено ничего важного для проекта.

Что такое приоритизация задач?

Приоритизация задач — это когда менеджер проекта просматривает работу, назначенную его команде, и разбивает ее по степени срочности. Таким образом, самые важные задачи расставляются по приоритетам, и члены команды могут сосредоточиться на наиболее важных задачах в первую очередь. Менеджер проекта должен определить, какие из этих задач должны быть выполнены в первую очередь.

При разбивке задач у руководителей проектов есть четыре варианта. Они могут либо пометить задачу как высокоприоритетную, что означает, что они должны быть выполнены немедленно из-за привязки к бизнес-целям или целям клиента. Далее следуют задачи со средним приоритетом, которые являются важными задачами, но с не такими фиксированными сроками, как у задач с высоким приоритетом. Тогда есть низкий приоритет. У них гибкие сроки или вечнозеленые задачи. Наконец, есть долгосрочные задачи, которые могут подождать, пока не будет выполнено все остальное.

Программное обеспечение для управления проектами чрезвычайно полезно, когда речь идет о приоритизации задач. ProjectManager — это отмеченное наградами программное обеспечение для управления проектами, которое помогает разбить проект на управляемые задачи, отвечающие целям проекта. Наш надежный инструмент списка задач является одним из нескольких представлений проекта. Вы можете установить приоритет, срок выполнения и добавить теги, чтобы упростить поиск задачи. Но каждую задачу также можно прокомментировать и прикрепить к ней файлы. Есть даже статус, чтобы увидеть, насколько завершена задача, над которой вы работаете. Начните бесплатно работать с ProjectManager уже сегодня.

Почему важно расставлять приоритеты в управлении проектами?

Приоритизация задач важна в бизнесе или любой работе, но особенно в управлении проектами. В управлении проектами вы имеете дело со сжатыми сроками, бюджетами и ожиданиями заинтересованных сторон. Приоритизация задач берет то, что может быть неуправляемым проектом, и прокладывает путь к своевременному выполнению проекта и в рамках бюджета.

Но это делает это, уменьшая стресс вашей команды и повышая их производительность. Наличие конкретных задач, над которыми нужно работать, а не всех, которые тяжело ложатся на ваши плечи, творит чудеса с психологическим состоянием команды. У них есть гибкость, чтобы сначала сделать важные дела, а затем перейти к следующим задачам.

Конечно, это полезно не только для настроения членов команды. Приоритизация задач означает, что менеджеры проектов также могут выделять время, в течение которого работа может быть протестирована и обнаружены любые ошибки на раннем этапе. Есть время внести необходимые изменения и придерживаться графика, вместо того чтобы возвращаться и устранять проблемы.

Управление задачами также дает командам время, необходимое им для того, чтобы оправиться от своей работы и заняться новыми задачами с новым фокусом. Когда вы не гонитесь за дедлайнами и не утомляете себя и команду, есть время перезарядить батарейки. Хорошо отдохнувшая команда более продуктивна и может решать сложные задачи.

Приоритизация задач также является противоядием от прокрастинации. Трата времени убьет вашу продуктивность. Планирование задач, определение их приоритетов и дальнейшее управление означает, что никто не перегружен, но работа по-прежнему может выполняться в соответствии с графиком. Это означает, что нет времени для прокрастинации или даже необходимости предаваться этому. Это связано с тем, что приоритизация задач поддерживает мотивацию команд, видя, чего они достигли.

Методы приоритизации задач

Понятно, что приоритезация задач важна, но как ее реализовать? Способность отличать высокоприоритетные задачи от тех, которые можно отложить на второй план, не всегда очевидна. Чтобы найти этот путь через, казалось бы, бесконечную последовательность задач, существуют методы определения приоритетов задач. Вот некоторые из наиболее популярных.

1. Матрица Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра названа в честь Дуайта Д. Эйзенхауэра, 34-го президента Соединенных Штатов и пятизвездного генерала во время Второй мировой войны. Работа на двух ответственных руководящих должностях научила его многому в плане принятия решений и расстановки приоритетов задач. Он узнал, что есть неотложные и важные проблемы; срочные не важны, а важные не срочные.

Из этой идеи возникла матрица Эйзенхауэра, в которой задачи расставляются по степени срочности и важности. Он создает коробку, разделенную на четыре квадранта. Слева по вертикали внизу «не важно», а вверху «важно». В верхней части поля «срочно» слева и «не срочно» справа. Менеджер проекта помещает задачи в один из этих четырех квадрантов.

Задачи, которые имеют строгие сроки или последствия и должны быть выполнены сейчас, переместятся в верхний левый угол. Задачи, крайний срок которых неясен, но все еще важен и требует планирования, будут располагаться вверху справа. Слева внизу будут размещены задачи, которые можно делегировать. Они должны быть выполнены, но для другого набора навыков. Наконец, в правом нижнем углу находятся задачи, которые вы можете удалить. Они не нужны для текущего проекта и будут только отвлекать команду.

2. Метод «съешь лягушку»

«Лягушка» — это сложная задача, и съесть лягушку означает выполнить эту сложную задачу первым делом в течение дня. Метод «съешь лягушку» — это стратегия определения приоритетов задач и повышения производительности. Это помогает руководителям проектов выявлять сложные задачи и решать их первым делом с утра. Затем вы можете перейти к следующему заданию.

Философия этой техники расстановки приоритетов заключается в том, что вы выполняете большие и сложные задачи как можно раньше. Это дает вам импульс и гарантирует, что вы не оставите трудные вещи в голове на весь день. Это особенно полезно для тех людей, у которых много энергии в начале дня, а затем она снижается.

Начало дня обычно тратится на просмотр электронной почты или Slack и, возможно, на ежедневное собрание. Все эти задачи полезны, но они не срочные. К тому времени, как вы выполните все эти административные обязанности, вы часто будете расходовать много энергии. Приступая к тяжелым вещам в первую очередь, вы можете заняться тяжелой работой после обеда, когда вы устали от еды. Сначала съешьте лягушку.

3. МОСКОВСКИЙ МЕТОД

Метод MoSCoW — это аббревиатура от слов «должен иметь», «должен иметь», «мог бы иметь» и «не иметь». Он был разработан в Oracle экспертом по разработке программного обеспечения Даем Клеггом, чтобы помочь его команде расставить приоритеты задач при работе над выпусками продуктов.

Прежде чем использовать метод MoSCoW, команда должна встретиться с заинтересованными сторонами, чтобы определить цели проекта и договориться о том, какой инициативе следует отдать приоритет. Как только все окажутся на одной странице, вы можете разбить свою работу на более мелкие, более управляемые части, разделив ее на четыре категории метода MoSCoW.

Обязательные задачи не подлежат обсуждению и имеют наивысший приоритет. «Обязательные» задачи также важны, но не жизненно важны, однако они повышают ценность проекта. «Мог бы иметь» было бы неплохо включить, но это окажет незначительное влияние на проект, если они будут исключены. Задачи «не будет» не важны в течение определенного периода времени, в котором вы работаете.

4. Метод ABCDE

ABCDE — это метод определения приоритетов, который помогает определить, какие задачи являются наиболее важными, а какие — наименее важными, и даже те, которые можно удалить, поскольку они не нужны. Это похоже на список дел, который лучше организован и конструктивен.

Менеджер проекта и его команда присваивают каждой задаче разную букву в зависимости от их приоритета. Задачи «А» — это задачи с наивысшим приоритетом. Задачи категории «Б» — это те, которые вы должны выполнять, но если вы не доберетесь до них, проект не нанесет серьезного ущерба. Вы можете перейти к ним после выполнения задач А.

Задачи «C» — это те, которые не имеют прямого отношения к проекту, но, опять же, могут быть решены после выполнения задач A и B. Задачи категории «D» можно делегировать. Таким образом, вы можете сосредоточиться на задачах A, а задачи D могут быть переданы соответствующим членам команды. Наконец, есть задачи «Е». E означает устранение. Эти задачи не имеют значения, поэтому вы можете перестать их выполнять.

Шаблоны управления задачами

Есть и другие инструменты, которые могут помочь вам в расстановке приоритетов задач. Например, в ProjectManager есть десятки бесплатных шаблонов управления проектами для Word и Excel, которые вы можете скачать на нашем сайте. Эти шаблоны охватывают все аспекты управления проектами, от инициации до закрытия, и включают в себя инструменты, которые помогут вам в управлении задачами. Вот несколько.

Шаблон трекера задач

Используйте наш бесплатный шаблон задач для Excel, чтобы создавать списки дел, начать управлять проектом и отслеживать свою работу. У вас будут поля для названия задачи, любых зависимостей и того, кому она назначена. Затем добавьте приоритет и сроки выполнения. Кроме того, вы можете отслеживать его ход, отмечая его статус, запланированные и фактические сроки выполнения.

Шаблон списка дел

Список дел — важный инструмент управления задачами. В нашем бесплатном шаблоне списка дел для Excel есть все необходимое для расстановки приоритетов в работе. В нем перечислены задачи, даты начала и завершения, прогресс и даже столбец с цветовой кодировкой, показывающий процент выполнения вашей работы.

Шаблон приоритезации задач

Мы говорили о матрице Эйзенхауэра, и наша бесплатная матрица приоритезации проектов для Excel — одна из них. Его можно использовать для приоритизации проектов, если вы управляете портфолио, но он так же полезен, если вам нужно приоритизировать задачи в проекте.

ProjectManager имеет надежные инструменты приоритизации задач

ProjectManager — это удостоенное наград программное обеспечение, которое помогает вам расставлять приоритеты задач лучше, чем статический шаблон. Во-первых, вам не нужно вручную обновлять наше программное обеспечение. Он имеет данные в реальном времени, которые держат всех на одной странице, а также соединяют межфункциональные команды, независимо от того, находятся ли они в одном офисе или в разных часовых поясах. Поскольку наше программное обеспечение имеет несколько представлений проекта, менеджеры могут планировать и планировать задачи на диаграммах Ганта, а команды могут выполнять их в списках задач, на досках канбан, в виде листов или календаря. Все виды проекта обновляются автоматически в режиме реального времени, поэтому каждый всегда работает с самыми последними данными.

Отслеживайте задачи критического пути с помощью онлайн-диаграмм Ганта

Прежде чем вы сможете расставить приоритеты задач, вы должны их организовать. Наши мощные диаграммы Ганта позволяют планировать задачи на временной шкале, чтобы вы могли видеть весь проект на одном экране. Вы также можете связать все четыре типа зависимостей задач, чтобы избежать дорогостоящих задержек, и даже отфильтровать критический путь, чтобы увидеть, какие задачи должны иметь приоритет. Затем сохраните свой план, установив базовый уровень. Теперь вы можете отслеживать критический путь, прогресс и производительность в режиме реального времени, сопоставляя фактические усилия с запланированными. Если вы не достигаете контрольных точек, вы можете перераспределить ресурсы, чтобы вернуться к графику.

Измеряйте затраты с помощью табелей учета рабочего времени и графиков рабочей нагрузки

Конечно, вы можете расставить приоритеты для всех задач, которые хотите. Но если вы не уделяете внимания вопросам управления ресурсами, ваша команда не будет работать на полную мощность, и продуктивность пострадает. Наши функции управления ресурсами помогают отслеживать затраты на рабочую силу и рабочую нагрузку команды. После того, как вы загрузите свою команду, вы можете добавить их почасовую ставку и доступность, что упростит назначение им задач. Пока они работают, переключайтесь на диаграмму рабочей нагрузки с цветовой кодировкой, чтобы видеть все задания в одном месте. Если кто-то перераспределил, вы можете перераспределить его работу прямо из диаграммы. Как только их рабочая нагрузка будет сбалансирована, ваша команда станет более продуктивной.

Есть и другие способы контролировать вашу команду, чтобы убедиться, что они выполняют задачи в соответствии с расписанием. Для получения общего представления используйте нашу панель мониторинга в режиме реального времени, которая отображает такие показатели, как рабочая нагрузка, задачи и многое другое в виде удобных для чтения графиков и диаграмм. Нет трудоемкой настройки, как в случае с другими легкими инструментами. Он готов, когда вы готовы. Вы также можете создавать настраиваемые отчеты о расписаниях, отклонениях и многом другом, чтобы получить более подробную информацию. Затем поделитесь ими с заинтересованными сторонами, чтобы держать их в курсе.

ProjectManager — это онлайн-программное обеспечение для управления проектами, которое помогает вам расставлять приоритеты для задач и отслеживать их в режиме реального времени. Расширение возможностей команд и обеспечение прозрачности, необходимой менеджерам для устранения узких мест и обеспечения полной работы всех сотрудников. Присоединяйтесь к командам Avis, Nestle и Siemens, которые используют наше программное обеспечение для успешного управления своими проектами. Начните бесплатно работать с ProjectManager уже сегодня.