Сила быстрого ответа: как оперативность по электронной почте спасает положение

Что, если бы вы могли повысить доверие и лояльность клиентов прямо у себя под рукой?

Компании часто тратят много лет, пытаясь взрастить это доверие и лояльность. К сожалению, многие компании упускают из виду лучший способ достижения этой цели: быстро реагировать на каждое электронное письмо клиента.

Оперативность электронной почты может спасти положение и действительно поставить ваш бизнес (особенно местный бизнес) на карте. Все еще не убеждены? Продолжайте читать, чтобы узнать наше полное руководство о том, почему быстрый ответ по электронной почте так важен.

Простая вежливость

Иногда лучшая причина что-то сделать является и самой простой причиной. А когда дело доходит до того, почему каждое электронное письмо клиента нуждается в быстром ответе, большая часть этого сводится к простой вежливости.

Все мы знаем, как это может быть неприятно, когда кто-то не отвечает на электронное письмо. И довольно скоро вы будете читать намерения в этом отсутствии ответа. Вы можете подумать, что другая сторона ведет себя грубо, неуважительно и пренебрежительно.

Это достаточно плохо, когда речь идет о личных электронных письмах или внутрикорпоративных электронных письмах. Но когда дело доходит до клиентов, они вряд ли будут ждать ответа вечно. Вместо этого они, скорее всего, перенесут свой бизнес к вашим конкурентам!

Даже если ваше электронное письмо короткое и по существу (подробнее об этом позже), быстрое признание клиентов — это способ проявить к ним вежливость и уважение.

Очистить папку «Входящие»

Посмотрим правде в глаза: иногда нет ничего более стрессового, чем узнать, сколько непрочитанных электронных писем находится в вашем почтовом ящике.

Если вы не будете осторожны, эти электронные письма будут просто накапливаться. Это не только повредит вашей продуктивности, но и сам факт того, что число ваших почтовых ящиков растет, будет вызывать все больший стресс с каждым днем.

Короче говоря? Вы должны иметь привычку отвечать на электронные письма (особенно от клиентов), как только они приходят. Клиенты, как правило, ожидают более коротких ответов, поэтому мгновенный ответ не займет много времени. И вы сделаете своих клиентов счастливыми, осуществив мечту каждого работника: почтовый ящик без новых сообщений!

Внешний вид надежности

Когда дело доходит до вашего бизнеса и вашего бренда, не будет преувеличением сказать, что ваша репутация — это все. Вот почему компании вкладывают миллионы долларов в сложные маркетинговые кампании: чтобы создать свой бренд и повысить свою репутацию. Но один из лучших способов создать свою репутацию ничего не стоит, и это быстрый ответ на каждое электронное письмо клиента.

Независимо от того, как вы отвечаете и как много (или как мало) вы пишете, быстрый ответ расскажет клиентам многое о вас и вашем бизнесе. Это демонстрирует, что вы одновременно оперативны и надежны. В конце концов, клиенты, которые заметят ваше быстрое обслуживание клиентов, будут считать ваш бизнес очень надежным.

И это доверие не было результатом дорогостоящей маркетинговой кампании. Вместо этого все сводится к своевременному нажатию кнопки «Отправить».

Повышенная ответственность

Мы уделили большое внимание тому, как быстрый ответ по электронной почте полезен для ваших клиентов. Но это также полезно для вас, потому что помогает сделать то, что вы считали невозможным: избавляет от прокрастинации.

суть прокрастинации в основном сводится к этим четырем маленьким словам: «Я сделаю это позже». Но когда дело доходит до электронных писем клиентов, делать это «позже» очень опасно. К тому времени ваша репутация уже пострадает, и клиент, возможно, переключится на другой бизнес.

Однако представьте, что произойдет после того, как вы отправите быстрый ответ, например: «Спасибо, что нашли время написать нам. Я рассмотрю ваш вопрос и отвечу как можно скорее».

Клиент будет рад, что вы ответили так быстро. Но что не менее важно, вы теперь дали обещание разобраться в их проблеме. Вместо того, чтобы забыть об электронной почте или их беспокойстве, вы сделали решение их проблемы одним из ваших непосредственных приоритетов на день.

И вот так вы победили прокрастинацию. Быстрый ответ помогает повысить вашу ответственность и переориентировать ваши приоритеты на улучшение обслуживания клиентов.

Выиграй себе немного времени

Что является основным препятствием для написания быстрого ответа каждому клиенту? В некоторых случаях вы можете беспокоиться о том, как отвечать клиентам, у которых есть сложные вопросы или серьезные проблемы. И причина в том, что потребуется некоторое время, чтобы подготовить ответ, которого они заслуживают.

Но, как мы уже отмечали, одна из лучших особенностей мгновенного ответа на электронное письмо потребителя заключается в том, что он может быть коротким. И «краткий» не означает «окончательный». Как показано в нашем примере выше, вы можете просто поблагодарить клиента за письмо и пообещать ответить ему как можно скорее.

Такие короткие электронные письма с подтверждением помогают клиенту чувствовать себя увиденным и услышанным. В то же время, быстрый ответ эффективно дает вам время, чтобы изучить более полные ответы на любые вопросы и проблемы клиентов.

Разрядка нестабильных ситуаций

Говоря о вопросах и опасениях клиентов, вот простая истина: ваши самые счастливые и наиболее довольные клиенты с меньшей вероятностью отправят вам электронное письмо. Вместо этого вы, скорее всего, услышите от клиентов, у которых был негативный опыт.

Из-за этого одна из основных причин, по которой нужно отправить быстрый ответ клиентам, — помочь разрядить нестабильную ситуацию. На самом базовом уровне эта стратегия работает, потому что, когда клиент уже рассержен, заставляя его долго ждать ответа, вы только разозлите его еще больше.

Если вы хотите, чтобы ваш первоначальный ответ звучал достаточно нейтрально и уважительно, вы можете использовать шаблон электронной почты и измените свой ответ по мере необходимости. С шаблоном или без шаблона, ваше электронное письмо должно подчеркивать ваше уважение к клиенту и ваше желание решить его проблему.

В конце концов, вы не сможете сделать всех счастливыми. Но быстрое реагирование на проблемы клиентов с вежливостью и уважением является краеугольным камнем высококачественного обслуживания клиентов.

Быстрый ответ на электронные письма: что дальше?

Теперь вы знаете, почему так важен быстрый ответ на электронные письма клиентов. Но знаете ли вы, кто может вывести ваш электронный маркетинг на новый уровень?

Мы специализируемся на e-mail маркетинге, аналитике, A/B тестировании и многом другом. Чтобы узнать, что мы можем сделать для вашей компании, узнайте больше о наши тарифные планы сегодня!