Полное руководство по выставлению счетов для инфлюенсеров и создателей контента

Опубликовано: 2021-04-16

Вы только что завершили свое последнее сотрудничество с брендом (поздравляем!). Контент одобрен, и он находится в инструменте планирования Tailwind в Instagram и готов к публикации в ближайшее время.

Теперь вам просто нужно отправить счет бренду, чтобы получить оплату… Но важные вопросы могут замедлить этот процесс: Кому вам нужно отправить счет? Номер заказа был? Какие еще были условия оплаты? Мой платеж просрочен, как мне сообщить об этом?

Если выставление счетов и получение оплаты иногда кажутся рутиной, не волнуйтесь — вы не одиноки.

Если у вас нет агента, который позаботится о выставлении счетов и оплате за вас, это может занять время и энергию и стать неудобным. В этом руководстве представлены советы и рекомендации, которые упрощают выставление счетов и сводят к минимуму проблемы с оплатой.

Начните бесплатную пробную версию Tailwind для Instagram!

Планируйте фото и видео прямо в ленту Instagram с помощью Auto Post.
Оптимизируйте каждую публикацию для большего вовлечения с помощью SmartSchedule и Hashtag Finder.
Автоматически скрывайте хэштеги вашего сообщения в первом комментарии, чтобы ваша подпись была чистой и свободной от беспорядка.
Сделайте свои сообщения более заметными с помощью тегов пользователей и тегов местоположения.
Анализируйте, что работает в каждой публикации и профиле, с помощью умной аналитики.

Всегда отправлять счет

Отправка счета должна быть первым шагом к получению оплаты. Всегда. Даже если бренд, агентство или влиятельная платформа говорят, что вам это не нужно, важно отправлять собственные счета. Но почему?

Как создатель, вы управляете собственным небольшим бизнесом. Важно иметь запись обо всех ваших доходах для целей налогообложения и о том, что вам должны, чтобы вы могли получить оплату. Маркетологи работают с десятками или даже сотнями влиятельных лиц. Нередки случаи, когда платежи задерживаются или забываются!

Отслеживание счета так же важно, как и его отправка. Если вы отправляете только несколько счетов, вы можете управлять отслеживанием в таблицах Excel или Google. Идеальным вариантом для выставления счетов брендам является инструмент под названием Lumanu. Он также отслеживает ваши счета для вас. Freshbooks и QuickBooks отлично подходят, если вам нужны более продвинутые функции бухгалтерского учета, такие как возможность запуска отчетов о старении дебиторской задолженности.

Независимо от выбора, при отслеживании важно зафиксировать основные сведения: номер счета, срок оплаты, сумму и, конечно же, бренд и контактную информацию плательщика. Соблюдение этих основ обеспечит беспрепятственный процесс выставления счетов для вас и вашего партнера по бренду.

Согласуйте условия оплаты перед коллабом

Условия оплаты всегда должны включать:

Когда тебе заплатят. Стандартный срок — «30 дней после публикации контента» (т. е. 30 дней после публикации контента). Хотя большинство фрилансеров хотели бы, чтобы им платили немедленно, для отделов AP в большинстве крупных компаний стандартно внедрять чистый процесс X дней (обычно 30, 45 или даже 60 дней).
Как вам будут платить. Убедитесь, что вам платят на ваших условиях. Добавьте в соглашение простой пункт, который гласит что-то вроде -> «Создатель будет получать оплату в соответствии с инструкциями по переводу средств в счете-фактуре». Общие проблемы, с которыми сталкиваются создатели, включают а) обязательный процесс регистрации с платежным программным обеспечением, которое не вызывается до тех пор, пока не придет время платить вам (добавление дней до получения оплаты) и б) когда бренд настаивает на оплате через PayPal и делает не покрывают сборы.
Когда (и кому) вы должны выставлять счета. Убедитесь, что вы отправляете счет нужному человеку и в нужное время. Бренды часто теряют информацию о платежах влиятельных лиц и теряются во входящих сообщениях электронной почты.

Бренды становятся все более и более гибкими, когда дело доходит до оплаты фрилансерам, особенно лидерам мнений в социальных сетях. Ведущие бренды понимают, что сотрудничество — это партнерство, и гибкость может иметь большое значение. Рекомендуется предложить условия и способы оплаты, которые вы предпочитаете при взаимодействии с брендом. В конечном счете, при ведении вашего бизнеса вы захотите выбрать, как управлять своим бухгалтерским учетом. Это начинается с выставления счетов брендам через выбранное вами решение.

Что включить в счет-фактуру влиятельного лица

Есть некоторые основы, которые нужно соблюдать при создании профессионального счета. Вы можете настроить шаблон счета, загрузить бесплатный шаблон счета или использовать программное решение для создания и отправки профессиональных счетов (например, Lumanu, Freshbooks, Quickbooks). Хорошая часть программного обеспечения заключается в том, что оно помогает отслеживать статус счета, а также предоставляет варианты быстрой обработки платежей.

Если вы используете программное решение, они сделают это за вас. Вот стандартные поля, которые вы должны включать во все свои счета:

Номер и дата счета. Укажите дату отправки счета вместе с уникальным номером счета в верхней части счета. Уникальный номер позволит вам отслеживать платежи и поможет в налоговых целях.
Ваше полное имя и контактная информация: укажите свое полное официальное имя или название вашей компании. Также укажите свой почтовый адрес, номер телефона и адрес электронной почты. Обычно они нужны вашему партнеру, чтобы настроить вас для оплаты в их системе.
Контактная информация вашего клиента: название компании и контактная информация плательщика (имя и адрес электронной почты).
Описание — название кампании или заголовок публикации: они хорошо подходят для позиций в вашем счете-фактуре. Обязательно следуйте всем инструкциям, отправленным вашим партнером, или спросите, как они хотели бы, чтобы это было представлено в счете. В позициях может быть указано название кампании, результаты и дополнительная информация, относящаяся к вашим спонсируемым публикациям. Вы можете включить некоторые промежуточные итоги по позициям: ежемесячная стоимость, почасовая ставка или стоимость за публикацию. Если у вас есть отслеживание времени для включения почасовой оплаты, укажите почасовую ставку и промежуточный итог.
Сумма: в нижней части счета-фактуры жирным шрифтом добавьте общую сумму.
Условия оплаты/дата оплаты: Убедитесь, что вы выставили счет в соответствии с согласованными условиями оплаты. Неправильные условия оплаты являются основной причиной неоплаты счетов. Сроками обычно являются Net X Days или указанная дата выполнения. ВСЕГДА указывайте фактическую дату родов, чтобы избежать путаницы.
Способы оплаты: Автоматизированное программное обеспечение предоставит различные способы оплаты (ACH, PayPal, кредитная карта и т. д.). Если вы используете собственный шаблон счета, укажите инструкции по переводу в нижней части счета. Предлагая брендам несколько вариантов оплаты, вы можете упростить процесс оплаты.

Когда отправлять счет-фактуру влиятельного лица

Как правило, вы можете отправлять счета-фактуры по завершении кампании или заранее (когда вы подписываете соглашение). То, что вы на самом деле сделаете, будет зависеть от ваших переговоров с вашим партнером. Поймите процесс AP вашего партнера, поскольку вам может потребоваться скорректировать время, чтобы соответствовать его процессу, или они могут скорректировать свой процесс, чтобы соответствовать вашему времени.

Некоторые типичные термины для маркетинговых коллабораций с влиятельными лицами:

Нетто через 30 дней после завершения кампании
Чистые 30/ 45/ 60/ 90 дней с даты выставления счета — иногда может работать с вашим контактным лицом для выставления счета до завершения кампании, когда срок оплаты наступает после ожидаемой даты доставки.
50% авансом и 50% нетто за X дней (как указано выше)

Держите свое электронное письмо со счетом кратким и точным. В теме письма обязательно укажите слово «СЧЕТ», ваше имя и краткое описание. Это поможет получателю идентифицировать вашу электронную почту и узнать, как расставить приоритеты. В письме укажите сумму и срок оплаты.

Как и когда следить

Погоня за авансовым платежом может быть разочаровывающей и неудобной, это еще одна причина использовать такую платформу, как Lumanu, которая автоматически отслеживает счета-фактуры для вас и дает вам представление о статусе оплаты невыполненных запросов.

До того, как ваш счет будет оплачен — убедитесь, что ваше контактное лицо получило счет. Запросите подтверждение получения при отправке счета.

Когда ваш счет подлежит оплате — отправьте мягкое напоминание перед датой оплаты, напоминание о том, что оплата должна быть произведена через 3 дня, помогает обеспечить своевременную оплату.

Когда ваш счет просрочен — просроченные платежи случаются по разным причинам. Отделы по работе с кредиторской задолженностью управляют денежными потоками и часто имеют систему платежей. Важно следить за деталями, включая дату платежа и варианты оплаты.

Что делать с «дополнениями» и изменениями в сфере

Круто, ваш бренд-партнер хочет платить вам больше денег! Или они хотят запросить еще что-то, что выходит за рамки вашего соглашения бесплатно — просьба не помешает.

В этом случае у вас есть несколько вариантов: создать и отправить другой счет или отменить исходный счет, обновить его и повторно отправить с расширенным объемом и новой суммой в долларах. Убедитесь, что вы создали новый номер счета и отправили отмену старого счета, чтобы вам заплатили правильную сумму.

Выставление счетов стало проще

Мы надеемся, что управлять своим малым бизнесом в качестве креативного фрилансера стало проще! Запустив последовательный процесс, чтобы гарантировать предварительное согласование условий оплаты и отправку точных счетов, вы потратите меньше времени на беспокойство о погоне за платежом и больше времени на создание. Существует множество доступных ресурсов, которые помогут вам развивать свой бизнес и, в конечном счете, ваш бренд.

Псс! Этот пин был создан за считанные секунды с помощью Tailwind Create. Попробуйте сами!