21 навык тайм-менеджмента, которым должен обладать каждый профессионал

Навыки тайм-менеджмента имеют решающее значение для успеха.

Научившись эффективно управлять своим временем, вы сможете выполнять больше работы каждый день, повышать эффективность и, в конечном счете, повышать свою ценность для компании.

В этом руководстве я покажу вам 21 навык тайм-менеджмента, которым вы должны обладать.

Готовый? Давайте погрузимся!

Самые важные навыки тайм-менеджмента

Итак, какие навыки тайм-менеджмента наиболее важны?

1. Говорить «нет».

Прежде всего, вы должны уметь парировать попытки других использовать ваше время. Некоторые задачи и обязанности в вашей трудовой жизни никак (или почти ничего) не помогут вам в достижении ваших собственных целей.

Будут клиенты, которые не продвигают ваш бизнес, и обязанности, которые не помогут вам учиться или расти. Научившись определять эти потенциальные источники пустой траты времени и говоря им «нет», вы сможете избежать их, вместо этого направив свое внимание на важные возможности.

Это один из самых важных советов по тайм-менеджменту, особенно для работы.

2. Постановка цели.

Вы также должны быть в состоянии установить и понять свои собственные цели. Тайм-менеджмент может означать разные вещи для разных людей, и если вы не уверены в том, чего хотите, вы не сможете доказать ни одно определенное направление.

Например, предположим, что ваша главная цель — уйти из офиса вовремя, выполняя при этом тот же объем работы; в этом случае вам нужно сосредоточиться на повышении эффективности.

Но если вашей главной целью является повышение прибыльности вашего бизнеса, вам нужно оптимизировать свой подход по-другому.

Постановка целей также важна в меньшем масштабе; например, вы можете каждую неделю проводить в социальных сетях на три часа меньше, чтобы сосредоточиться на более важных задачах.

3. Управление стрессом.

через GIPHY

Все испытывают стресс на работе, но если ваш уровень стресса становится слишком высоким, это может серьезно повлиять на вашу производительность, делая вас неспособным сосредоточиться, а в некоторых случаях заставляя вас пропускать целые дни из-за болезни.

Соответственно, управление стрессом может помочь вам управлять своим временем.

Есть много стратегий, которые могут снизить уровень стресса, включая физические упражнения, дополнительный сон, медитацию и больше свободного времени.

4. Делегирование.

Изучение того, когда делегировать и как делегировать, является одним из самых важных навыков тайм-менеджмента, которым должны овладеть профессионалы.

Скорее всего, есть задачи, которые вы выполняете каждый день, и кто-то менее квалифицированный или другой квалифицированный может сделать так же хорошо — и за меньшие деньги, чем вы стоите. В вашей команде также могут быть члены, у которых меньше дел, и они могут взять на себя дополнительную работу. В таких ситуациях лучше делегировать задачу, чем пытаться сделать ее самостоятельно.

Поручив задачу как можно лучшему человеку, а также тщательно и ясно описав задание, вы сможете еще больше улучшить свои результаты.

5. Приоритизация.

Тайм-менеджмент заставляет вас правильно расставлять приоритеты. Вообще говоря, лучший способ сделать это — оценить как срочность, так и важность каждой задачи в вашем списке дел.

Срочность относится к тому, насколько неотложным является вопрос; актуально ли это только в ближайшие несколько часов, или это может потенциально подождать месяц. Важность относится к тому, насколько это важно для вашей прибыли; поможет ли это вам в достижении ваших долгосрочных целей или в лучшем случае это тривиально?

Объединив эти факторы, вы сможете разработать систему заказов, которая позволит вам решать наиболее важные задачи в первую очередь.

6. Планирование.

Планирование может показаться простым, но есть два элемента планирования, которые могут значительно улучшить то, как вы проводите свое время.

Во-первых, это борьба с законом Паркинсона. Закон Паркинсона — это неофициальная пословица, которая гласит, что «работа расширяется, чтобы заполнить время, отведенное для ее завершения». Другими словами, чем больше времени вы выделяете на задачу, тем больше времени вам потребуется на ее выполнение; вы можете бороться с этим, планируя агрессивно, с жесткими временными рамками.

Во-вторых, найти баланс между жесткостью и гибкостью. Важно запланировать как можно больше задач, чтобы вы знали, как планировать и выполнять свой день, но также важно оставлять пространство для маневра на случай, если появятся новые приоритеты или некоторые задачи займут больше времени, чем вы ожидали.

Этот баланс будет разным для каждой работы.

7. Фокус.

Вы будете работать более эффективно, выполняя задачи за меньшее время, если все ваше внимание будет сосредоточено на этих задачах.

Если вы отвлеклись, даже слегка, вам может потребоваться до 23 минут, чтобы полностью прийти в себя. Точно так же, если вы попытаетесь работать в режиме многозадачности, вы мгновенно снизите свою эффективность в каждой задаче, которую пытаетесь совмещать.

Научиться сосредотачиваться может быть сложно, но это становится намного проще с помощью медитации осознанности — и когда вы устраняете потенциальные отвлекающие факторы в своей рабочей среде.

8. Организация.

через GIPHY

Не секрет, что более организованные люди в конечном итоге тратят меньше времени на задачи. Они точно знают, где найти все нужные им файлы, и никогда не теряют из виду такие вещи, как заметки о встречах.

Существуют методы организации, применимые к различным областям вашей работы; например, мы написали это удобное руководство о том, как навести порядок в Gmail. Тем не менее, организационные навыки высокого уровня в целом будут более полезными. Придумайте систему, которая соответствует вашему стилю работы, и придерживайтесь ее.

Правильная система организации — один из самых важных советов по тайм-менеджменту, особенно для студентов.

9. Решительность.

Усилия по тайм-менеджменту часто мешают нерешительности. В некоторых ситуациях важно не торопиться, рассмотреть все переменные и принять окончательное решение только тогда, когда вы абсолютно в нем уверены.

В большинстве ситуаций лучше провести общую оценку, а затем двигаться вперед в одном направлении, корректируясь по ходу дела.

Решительность экономит время не только потому, что избавляет вас от чрезмерных колебаний, но и потому, что дает вам возможность собрать больше информации, когда вы приступите к исполнению.

10. Терпение (и оппортунизм).

через GIPHY

Работа над наиболее подходящими и/или важными задачами может помочь вам более разумно расходовать свое время; это часто требует как терпения, так и оппортунизма. Например, если вы инвестируете в недвижимость, вам нужно знать, от каких сделок с недвижимостью следует отказаться, выжидая своего времени, пока не ухватитесь за «идеальную» возможность.

11. Мотивация.

Производительность сильно зависит от личной мотивации; люди с внутренней мотивацией всегда будут выполнять свою работу быстрее (и более тщательно), чем их немотивированные коллеги. Если вы сможете достаточно мотивировать себя, даже когда вы находитесь на низком уровне, вы всегда сможете тратить свое время более эффективно.

Хитрость заключается в том, чтобы знать, как мотивировать себя. Напомните себе о своих долгосрочных целях и попытайтесь провести линию, соединяющую эту задачу с этими целями. Вы также можете вознаградить себя, когда задача будет выполнена.

Поэкспериментируйте, чтобы увидеть, что работает, и обязательно ознакомьтесь со списком мотивирующих цитат, чтобы вдохновиться!

12. Документация.

Тайм-менеджмент также требует от вас эффективного документирования вашей работы и идей. Например, допустим, вы поставили перед собой цель; вы записали эту цель?

Вы отслеживаете это? Или это просто то, что находится в вашем воображении? Задокументированные цели имеют гораздо больше шансов быть достигнутыми. Точно так же вы захотите эффективно документировать свою текущую работу, чтобы не отвлекаться от задачи и продуктивно работать.

Например, вы захотите делать подробные заметки о встречах, чтобы иметь возможность обращаться к ним в будущем.

13. Лаконичность.

Первым из трех признаков эффективной коммуникации является краткость. Некоторые люди пытаются сэкономить время, быстро произнося слова. Вместо того, чтобы «тратить впустую» время на обдумывание своего сообщения и редактирование его до совершенства, они инстинктивно выплевывают свои кишки и нажимают «Отправить».

Однако это контрпродуктивно. На то, чтобы писать и говорить лаконично, уйдет немного больше времени, так как вам придется отредактировать формулировку, но это того стоит.

Мало того, что получатели ваших сообщений будут тратить меньше времени на диалог, вы также предотвратите недопонимание, которое является основным источником потери времени для всех участников.

14. Ясность.

Вторым из трех признаков эффективной коммуникации является ясность. Краткость поможет вам изложить свое сообщение меньшим количеством слов, но ясность устранит двусмысленность.

Например, предположим, что есть проблема с неудовлетворенным клиентом, которую вы пытаетесь решить с сотрудником. Фраза «позаботьтесь об этом, пожалуйста» лаконична, но в то же время двусмысленна; означает ли «позаботиться об этом» предоставить покупателю скидку на следующую покупку? Вернуть заказ? Или придумать какое-то решение самостоятельно?

Даже если вам кажется, что смысл очевиден, потратив еще одну минуту на изложение вещей, вы избавите себя от многих проблем.

15. Тщательность.

через GIPHY

Третьим из трех признаков эффективного общения является тщательность. Тщательность заключается в том, чтобы предоставлять информацию заранее, а не посылать ее по частям или оставлять что-то недосказанным.

Это, пожалуй, наиболее важно при подаче запроса или при постановке задачи одному из ваших сотрудников; если у вашего сотрудника нет всех материалов, необходимых для начала задачи, она будет отложена.

Тщательность, как и краткость, поначалу требует больше времени, но это инвестиции; если все сделано правильно, это сэкономит вам гораздо больше времени, чем первоначально стоило.

16. Оценка времени.

Тайм-менеджмент также означает научиться точно оценивать время, которое потребуется для выполнения задачи. Это поможет вам несколькими способами.

Во-первых, вы сможете более эффективно планировать задачи и встречи, назначая им временной интервал, который не будет ни слишком коротким, ни слишком длинным; это может помочь вам втиснуть больше задач в свой рабочий день, не перегружая вас.

Во-вторых, это поможет вам понять, когда вы работаете неэффективно; если вы значительно превысите расчетное время, вы поймете, что что-то пошло не так. Оценка времени также может помочь вам расставить приоритеты или узнать, когда делегировать полномочия; если задача отнимет у вас много времени, но не поможет вам достичь ваших целей, вы можете найти способ от нее избавиться.

Оценка времени — один из самых сложных навыков тайм-менеджмента, который нужно освоить из-за нашей естественной склонности недооценивать время, необходимое для выполнения задачи.

На самом деле это когнитивное искажение, известное как ошибка планирования, и оно затрагивает всех нас.

17. Распределение ресурсов.

Распределение ресурсов также может помочь вам выполнять задачи более эффективно и тратить меньше времени. Типы ресурсов, которые вы выделяете, будут зависеть от вашей роли.

Например, вы можете назначать сотрудников для выполнения разных задач; если вы будете использовать сильные стороны сотрудников, вы сможете сделать больше (как команда) быстрее и потратите меньше времени на исправление ошибок.

Также важно не перераспределять ресурсы, иначе вы потеряете время или усложните другие задачи.

18. Изложение.

Есть много ситуаций, которые потребуют ваших навыков описания. В каждом из них наброски будут служить каркасом, который будет направлять остальную часть вашей работы. Если вы пишете электронную книгу, начните с общего плана разделов и подразделов, это поможет вам закончить ее быстрее.

Если вы проводите собрание, изложение его хода поможет вам не сбиться с пути и тратить меньше времени. Как и в случае со многими пунктами в этом списке, это может показаться увеличением затрат времени, но в конечном итоге это инвестиции, которые сэкономят вам время в долгосрочной перспективе.

19. Открытость к изменениям.

У большинства людей есть вещи, которые они хотели бы изменить в своей работе, например, огромное количество электронных писем или постоянное чувство отсталости, но они не хотят менять свои привычки, чтобы что-то изменить.

Изменения порождают изменения, поэтому, если вы хотите улучшить свои навыки тайм-менеджмента (и свой опыт работы в целом), вы должны быть готовы адаптироваться. Будьте открыты к новым методам и новым подходам и не бойтесь изменить свой основной распорядок дня.

Только благодаря этим корректировкам вы узнаете, что действительно работает.

20. Сотрудничество.

через GIPHY

Сотрудничество — это расплывчатый навык, которому нужно учиться, поскольку вы можете сотрудничать разными способами, над множеством разных задач. Но если вы хотите тратить свое время с умом, вам нужно научиться хорошо работать с другими.

Хорошая коммуникация может очень помочь вам в этом, но наиболее важной основой для лучшего сотрудничества является адаптируемость; у разных людей будут разные предпочтения, стили и привычки, и вам нужно будет внести коррективы в свои, чтобы эффективно работать с другими. Узнайте, как работают ваши партнеры, и обслуживайте их, когда это возможно.

Для справки см. мое руководство по сотрудничеству между сотрудниками.

21. Рефлексия и анализ.

Величайший инструмент в вашем арсенале тайм-менеджмента — это размышления. Подумайте о том, как вы тратите свое время, и посмотрите на данные, чтобы проанализировать, что идет правильно, а что нет. Большинство людей не знают, как они ежедневно тратят время, и не понимают, как можно работать более эффективно.

Тщательно изучая свои собственные привычки и ища возможности, вы будете гораздо более способны находить новые возможности для роста. Просто убедитесь, что у вас есть хороший инструмент, который поможет вам отслеживать ваши успехи.

Измерение вашего прогресса в тайм-менеджменте

Оттачивая эти навыки тайм-менеджмента, вы улучшите то, как вы распределяете и тратите свое время, но как вы можете быть уверены, что делаете успехи? Вы действительно тратите меньше времени на сложные задачи, занимающие весь день?

Если нет, то что на самом деле вас сдерживает?

Единственный способ узнать наверняка — измерить и проанализировать свой прогресс. Важно отслеживать, как вы тратите свое время, как вы справляетесь со своей работой и как вы совершенствуетесь с течением времени.

Есть много приложений для управления временем, которые могут помочь вам в этом начинании, но одним из самых эффективных (и простых в освоении) является EmailAnalytics.

EmailAnalytics поможет вам отслеживать, сколько электронных писем вы отправляете и получаете, среднее время ответа и десятки других переменных — все с полезными визуальными данными, чтобы вы могли интуитивно получать новые выводы.

Если вы хотите узнать больше о своем прогрессе в управлении временем, подпишитесь на бесплатную пробную версию сегодня!