10 советов по управлению временем и продуктивности для веб-дизайнеров

Веб-дизайнеры часто работают над несколькими проектами одновременно. Они сталкиваются с множеством проблем, таких как управление несколькими веб-сайтами, управление сложными клиентами, поиск новых клиентов, правильная оценка своей работы и соблюдение отраслевых тенденций. Вдобавок ко всему, они также стараются поддерживать счастливую и здоровую личную жизнь.

Это создает проблему, когда дело доходит до определения приоритетов задач и соблюдения сроков, и, согласно одному исследованию, управление временем является распространенной проблемой среди веб-дизайнеров.

Чтобы помочь вам найти правильный баланс между работой и личной жизнью, а также обеспечить соблюдение сроков, мы собираемся показать вам 10 эффективных советов по управлению временем.

Существует множество факторов, которые могут повлиять на ваше время, концентрацию и энергию, и ваша стратегия управления временем должна учитывать каждую из них. Давайте начнем.

Не имеет значения, насколько четко вы излагаете условия работы, предоставляете временную шкалу, объясняете, какие результаты веб-сайта или напоминаете клиенту о том, сколько изменений он получил. Если у вас нет всего этого в письменном виде, как вы думаете, что будет делать ваш клиент, когда работа начнется?

Вы либо будете иметь дело с потоком звонков и электронных писем, проверяющих вас, либо у вас будет клиент, который хочет раздвинуть пределы соглашения, потому что официального соглашения нет. Оба эти результата требуют от вас перенаправления вашего внимания на другие вопросы, помимо ваших проектов.

Но контракт и техническое задание (SOW), которые клиент подписал и имеет в своем распоряжении, помогут вам управлять ожиданиями и уменьшить их беспокойство по поводу проекта.

Если вам когда-либо было любопытно, сколько времени на самом деле у вас уходит на создание веб-сайта, счетчик времени поможет вам догадаться. Есть ряд причин, по которым вам следует об этом позаботиться.

Во-первых, вы можете уверенно планировать проекты и сообщать клиентам даты доставки, если вы знаете, сколько времени занимает выполнение каждой задачи и каждой фазы.

Во-вторых, выделив время для фактической продолжительности задачи, а не для оценки, вам не придется переносить работу изо дня в день. Если вы сможете сделать все, когда запланировали, вы не будете чувствовать, что вам нужно работать допоздна или по выходным, чтобы все время наверстывать упущенное.

Кроме того, учет рабочего времени может помочь вам определить расценки на веб-дизайн. Хотя вы должны взимать плату на основе стоимости, а не часов, вы все же хотите убедиться, что у вас есть достаточно большая наценка, встроенная в ваши цены, чтобы вы не только выходили на уровень безубыточности или, что еще хуже, теряли деньги на своей работе.

Вы когда-нибудь видели в Интернете истории о том, как «успешные» люди, такие как Ричард Брэнсон и Тим Кук, просыпаются, когда на улице еще темно, и думают: «Я лучше высплюсь, чем буду успешным»?

Проблема с этой логикой, согласно которой ранний подъем приравнивается к успеху, заключается в том, что она не совсем логична.

Все люди индивидуальны, а это означает, что вам следует вставать, когда вы чувствуете себя отдохнувшим, планировать свое рабочее время, когда вы находитесь в режиме максимальной концентрации, и работать только то количество часов, которое вы можете разумно использовать.

Если это не препятствует вашей способности разговаривать с клиентами или потенциальными клиентами в режиме реального времени, нет ничего плохого в том, чтобы работать в соответствии с идеальным графиком вашего тела и ума. Только не забывайте учитывать перерывы.

Это большая часть Техники Помидора. Это выглядит так:

• Установите таймер на 25 минут.
• Включите таймер и работайте над одной задачей, не нарушая концентрации.
• Когда зазвонит таймер, остановитесь и сделайте небольшой перерыв.

Этот цикл повторяется четыре раза. По истечении этого времени вы сможете сделать более длительный перерыв. Затем все начнется сначала.

Хотя 25 минут - вот то, как эта конкретная техника совмещает время, опять же, важно найти свой идеальный темп и количество перерывов. Вы можете обнаружить, что 25 минут - это слишком мало для выполнения задач вашего веб-сайта, и было бы лучше установить таймер на 60 минут. Пока вы не теряете концентрацию, это нормально.

Наличие четкого плана на каждый день - полезный трюк для управления своим временем.

Однако вместо того, чтобы брать свой растущий список проектов и выбирать, над чем вы будете работать один день за раз, планируйте свои задачи заранее. Это касается работы над проектами, а также всего остального, что происходит в течение вашего рабочего дня.

Вот несколько советов по составлению расписания:

• Установите правила, основанные на вашем идеальном расписании - дни недели, в которые вы будете работать, а также продолжительность каждого дня.
• Планируйте свои самые сложные задачи первым делом в течение дня, когда вы чувствуете себя бодрым и готовым к решению проблемы. Это называется поеданием лягушки.
• Поместите задачи бизнес-администратора в календарь и установите для них предсказуемый график, чтобы стало привычкой решать их в определенный день и время.
• Выделите определенные дни и временные рамки, когда вы хотите поговорить по телефону с потенциальными клиентами или обсудить основные этапы проекта с существующими клиентами.
• Добавляйте в свое расписание личные встречи или занятия, которые происходят в течение рабочего дня.

Если вы планируете все и выделяете для этого подходящее время, вы не потеряете время, возвращаясь назад или переживать из-за того, что забыли сделать.

Если пойти дальше, было бы невероятно полезно сохранять шаблоны процессов в вашем программном обеспечении для управления задачами.

Таким образом, как только стартует новый проект, все, что вам нужно сделать, это продублировать шаблон процесса, настроить задачи на основе задания и приступить к выполнению задач.

Это удобно для всех областей вашего рабочего процесса, от поиска новых клиентов для веб-дизайна до их адаптации, а также от задач веб-дизайна до действий после запуска. Вы также можете создавать шаблоны для непроектной работы.

Одно из самых больших преимуществ этого - удобство. Чем более структурированным и предсказуемым становится ваш процесс, тем легче сосредоточиться на творческом аспекте вашей работы, а не на логистике управления задачами.

Еще одно преимущество шаблонизации рабочих процессов заключается в том, что вы можете брать более крупные и длительные процессы и разбивать их на более мелкие и более управляемые задачи. Это избавит вашу работу от подавленности или запугивания.

Если ваш счетчик времени сообщает вам, что более 50% вашего рабочего дня посвящено административной работе, то пора пересмотреть то, что вы делаете.

Теперь у вас есть два варианта. Вы можете передать эти необходимые задачи по управлению бизнесом помощнику и другим поставщикам профессиональных услуг или автоматизировать их с помощью программного обеспечения. Если ваш бизнес относительно небольшой и вы пытаетесь сэкономить, начните с автоматизации.

Доступно множество инструментов, многие из которых бесплатны, которые помогут вам автоматизировать скучные, надоедливые и зачастую трудоемкие задачи, связанные с:

• Бухгалтерский и налоговый менеджмент
• Планирование встреч
• Перспективы проверки
• Создание контракта
• Выставление счетов
• Связь с клиентами и последующие действия
• Социальный медиа маркетинг
• И более

Вы никогда не будете на 100% свободны от управления своим бизнесом, но вы можете значительно сократить время на это с помощью автоматизированных процессов.

Независимо от того, являетесь ли вы веб-дизайнером или веб-разработчиком, у вас наверняка есть набор инструментов, которые вы используете на каждой работе.

Если вы дизайнер, этот набор инструментов может включать:

• Инструмент для создания каркасов
• Эскиз или фотошоп
• Несколько гибких и мощных тем WordPress, которые хорошо подойдут для вашей клиентской базы.
• Коллекция плагинов WordPress, которые необходимы каждому клиентскому веб-сайту.
• Инструмент кроссбраузерного тестирования

Если вы разработчик, ваш набор инструментов может включать:

• Фреймворки и библиотеки
• IDE
• Постановочная среда
• Github
• Инструменты тестирования браузера

Создав набор инструментов, который вы можете использовать в каждой работе, вы можете работать быстрее и добиваться лучших результатов, поскольку вы не тратите время на поиск инструментов для использования. Вместо этого вы можете заниматься любимым делом и просто творить.

В среднем человек ежедневно проводит в сети 7 часов. К сожалению, Интернет и множество устройств, с которыми вы работаете, просто ждут, чтобы отвлечь вас или создать препятствие на вашем пути в течение этого времени.

В зависимости от того, откуда вы отвлекаетесь, есть несколько способов справиться с этим.

Во-первых, используйте настройки экранного времени ваших устройств, чтобы установить определенные ограничения для приложений и связи. Таким образом, вы будете получать новые электронные письма, текстовые сообщения или звонки или видеть push-уведомления только в назначенное вами время (например, когда вы не заняты работой).

Вы также можете использовать более мощные инструменты для блокировки отвлекающих факторов для своей электронной почты, социальных сетей и приложений.

Не забывайте о домашних развлечениях. Если вас окружают другие люди, дайте им знать, что закрытая дверь или другой сигнал означает, что вы находитесь в нужном месте, и вас нельзя прерывать.

Хотя вы можете свести к минимуму частоту или срочность обращения клиентов к вам, четко изложив все в контракте и SOW, будут моменты, когда им потребуется связаться в ходе проекта.

Зная, что это так, настройте единый канал связи, который они могут использовать.

Как и в случае с другими советами по управлению временем в этом списке, найдите время, чтобы проверять этот канал один раз в день. Если вы запланируете 30 минут в конце рабочего дня, вы легко сможете следить за этими сообщениями и получать своевременные ответы на них.

Не забывайте про активное общение. Если вы планируете приходить к своим клиентам на разные этапы проекта, скорее всего, будет не так много сообщений, с которыми придется иметь дело каждый день.

Это всегда непростая техника управления временем. Как создатель, вы хотите иметь возможность сказать "Да!" каждому проспекту и клиенту.

Однако на самом деле вы оказываете им медвежью услугу, говоря «да», если у вас нет возможности взять на себя то, о чем они просят.

Это может быть так, если это проект или запрос:

• Для клиента, которого вы знаете, потребуется много времени, чтобы управлять
• Это выходит за рамки ваших текущих возможностей или за пределами вашей рулевой рубки
• Это превышает объем работ, и вам не будут доплачивать за
• Вам придется делать это в дополнение к вашей обычной рабочей нагрузке
• Вы не заинтересованы в том, что не можете им помочь, но чувствуете себя плохо

Итог: если вам представилась возможность от потенциального, текущего или бывшего клиента, внимательно посмотрите на то, что влечет за собой проект, и реалистично оцените свою способность реализовать его.

Если речь идет о каких-то переговорах - например, вы теряете деньги, свободное время или рассудок - просто скажите этому «нет». И если они не хотят принимать ответ «нет», значит, вы знаете, что поступили правильно.

Клиенты, которые хотят, чтобы вы хорошо выполняли для них работу, понимают важность тайм-менеджмента и продуктивности и не захотят идти на компромисс.

Вы начинали бизнес в области веб-дизайна не для того, чтобы быть отягощенным администрацией и менеджментом вашего бизнеса, проектов и клиентов. Вы сделали это, чтобы создавать отличные веб-сайты для людей, которые в них нуждаются.

С помощью этих советов по управлению временем и советов по повышению продуктивности вы освободите себя от части этого бремени, оптимизируя при этом как можно большую часть остального. Если вы готовы применить эти стратегии, наш список из 9 лучших советов по тайм-менеджменту для веб-дизайнеров станет вашей следующей остановкой.