9 лучших инструментов тайм-менеджмента для веб-дизайнеров
Опубликовано: 2021-03-17Наше время дорого. Это единственный ресурс, от которого мы не можем получить больше. Мы могли бы начать философскую дискуссию по этому вопросу, исследуя все аспекты этого утверждения, но мы сосредоточимся на профессиональном аспекте времени. В частности, насколько драгоценно время, когда вы тратите его на работу.
Нам платят за нашу работу - за часы, которые мы вкладываем в разные проекты. Каждую потерянную минуту можно было потратить на то, чтобы заработать больше денег. Вот почему так важен тайм-менеджмент.
Однако, когда речь идет об инструментах управления временем, наблюдается тенденция сосредоточения внимания в основном на инструментах отслеживания времени и управления задачами. Они, безусловно, составляют основную его часть, но есть и другие инструменты, которые помогут вам более эффективно использовать свое время. Инструменты, которые охватывают такие вопросы, как общение с клиентами, средства для устранения отвлекающих факторов и другие.
Следующие 9 рекомендаций помогут вам избавиться от всех тех областей, где профессиональные и, в частности, веб-дизайнеры теряют много времени.
Добавьте сюда текст заголовка
- 9 лучших инструментов тайм-менеджмента для веб-дизайнеров
- 1. Свобода
- 2. Бумеранг для Gmail
- 3. Toggl Track
- 4. Урожай
- 5. AND.CO
- 6. Pomofocus.io
- 7. Плавающий
- 8. Trello
- 9. Zapier
9 лучших инструментов тайм-менеджмента для веб-дизайнеров
Правильно распорядившись своим временем, вы получите целый ряд преимуществ:
- Уделите больше времени работе с клиентом, а не административным задачам, за которые не взимается плата.
- Прекратите работать сверхурочно или по выходным, чтобы наверстать упущенное.
- Делайте больше и делайте это в гораздо более короткие сроки, чем вы могли раньше.
- Перестаньте заниматься повседневными делами и начните работать с долгосрочным мышлением.
- Оптимизируйте рабочий процесс и упростите управление одновременными проектами.
- Будьте более уверенными в привлечении новых клиентов, планировании проектов и соблюдении сроков.
- Избавьтесь от стресса и, в свою очередь, повысите концентрацию внимания и креативность.
Тем не менее, хорошая стратегия продуктивности полезна только в том случае, если у вас есть правильные инструменты для ее реализации и управления. Итак, давайте посмотрим, какие приложения вам понадобятся:
1. Свобода

Неважно, веб-дизайнер вы или веб-разработчик. Работая в сети весь день, вы постоянно будете отвлекаться, куда бы вы ни пошли: электронная почта, социальные сети, новостные сайты, мобильные приложения и многое другое.
Свобода дает вам возможность решать, когда вы можете свободно перемещаться по сети, какие веб-сайты или приложения являются запрещенными и с каких устройств ограничивать доступ. В отличие от некоторых других приложений, блокирующих отвлекающие факторы, это работает на всех основных устройствах.

Одним из потенциальных недостатков является то, что он требует небольшой настройки, если вы хотите получить от него хорошие результаты. Например, Freedom предлагает установить четыре различных расширения для браузера:
- Успокаивающий зеленый экран
- Кнопка паузы
- Кнопка ограничения времени
- Кнопка понимания
В нем также есть несколько вещей, которые необходимо установить, если вы используете его на своем смартфоне. Несмотря на то, что он поставляется с заранее подготовленным списком отвлекающих сайтов и дневными ограничениями по времени, вам также нужно будет потратить время на создание собственного списка отвлекающих факторов, которые нужно заблокировать.

Но как только вы это настроите, это может быть очень полезно - и не только тогда, когда вы работаете. Например, если вы хотите ограничить, насколько поздно или рано вы можете проверять свою рабочую электронную почту или входить в социальные сети, вы можете установить ограниченные часы и сделать их повторяющимися.
Конечно, такой хороший инструмент не будет бесплатным. Freedom стоит 6,99 долларов в месяц при ежемесячном плане, 2,42 доллара в месяц при годовом плане или фиксированная плата в размере 129 долларов за постоянный доступ.
2. Бумеранг для Gmail

Когда дело доходит до электронной почты, вам могут потребоваться более совершенные элементы управления.
Например, что вы делаете с отправкой электронного письма, если ваш доступ к Gmail полностью ограничен? С Freedom вы можете «возобновить» закрытый сайт, но вы не хотите иметь привычку делать это.
Вместо этого вы можете использовать Boomerang для Gmail. Это расширение для браузера, которое добавляет в Gmail некоторые уникальные функции управления электронной почтой.
Главная особенность этого расширения - пауза в папке входящих сообщений. Любые поступающие сообщения откладываются в очереди. Только когда вы откроете свой почтовый ящик, вы увидите все, что пришло.

Кроме того, Boomerang позволяет планировать рассылку писем на более позднее время. Вы также можете запланировать отправку электронного письма так, чтобы оно возвращалось в ваш почтовый ящик, когда вы действительно готовы с ним справиться, или чтобы отправить вам напоминание, если вы еще не разрешили его полностью.
Самый большой недостаток этого инструмента в том, что он работает только с Gmail.
У Boomerang есть бесплатный план, но его использование ограничено. Вам будет лучше перейти на личный план за 4,99 доллара в месяц, если вы пользуетесь Gmail, или на план Pro за 14,99 доллара в месяц, если вы используете G Suite.
3. Toggl Track

Счетчики времени - полезные инструменты управления временем, хотя, возможно, не по тем причинам, о которых вы могли ожидать.
Да, счетчик времени, такой как Toggl, поможет вам следить за тем, сколько часов вы работаете и куда уходит ваше время. Но допустим, вы отслеживаете свое время за месяц. Вы получите более чем достаточно данных, чтобы понять, сколько времени уходит на выполнение самых распространенных задач.

Если вы точно знаете, сколько времени занимает выполнение каждой задачи, вы можете более точно планировать свои проекты и, что более важно, соблюдать сроки.
Более того, вы можете лучше следить за тем, чтобы взимать нужную сумму денег за каждую работу, над которой вы работаете.
Единственный недостаток использования Toggl Track заключается в том, что аналитика недоступна, если вы не перейдете на один из премиальных планов, стоимость которого начинается с 9 долларов в месяц.
4. Урожай

Harvest - еще один вариант отслеживания времени, но у него больше функций, чем у Toggl. Например, вы можете:
- Подключитесь к своему программному обеспечению для создания предложений / контрактов и автоматически создавайте счета-фактуры для этапов вашего проекта.
- Интегрируйтесь с программным обеспечением для управления задачами и отслеживайте свое время, не выходя из приложения.
- Создавайте счета на основе отслеживаемого времени и автоматически отправляйте их через программное обеспечение для обработки платежей.

Хотя Harvest - отличный инструмент для учета рабочего времени, который упростит вам часть работы администратора, это лучший инструмент для управления временем для дизайнерских агентств. Итак, если у вас сейчас есть команда, работающая на вас, или вы собираетесь нанять ее в будущем, это инструмент для учета рабочего времени, который следует рассмотреть.
Ценообразование простое. Это 12 долларов в месяц на пользователя.
5. AND.CO

По мере того, как вы находите потенциальных клиентов, с которыми можно работать, и тратите время на разговоры с ними о ваших услугах веб-дизайна, вы в конечном итоге дойдете до того момента, когда они попросят предложение.
Это лишь один из многих инструментов, которые AND.CO может вам предоставить.

По своей сути AND.CO - это программное обеспечение для создания предложений и заключения контрактов. Это также облегчает работу всего процесса. Все, что вам нужно сделать, это ввести данные о том, кто является клиентом, каковы условия соглашения, и подписать его.
Программа позаботится о подготовке остальной юридической документации за вас. Итак, это всего лишь одна функция, позволяющая сэкономить время.
AND.CO также имеет встроенный таймер.

Если вы не забудете связать отслеживаемое время с открытым контрактом, вы сможете безболезненно создавать счета для своих клиентов. Если вы выставляете счет почасово, то есть.
Даже если вы не можете использовать эту функцию выставления счетов, ничего страшного. AND.CO может формировать счета на основе промежуточных платежей, которые вы указываете в своих контрактах - это включает авансовый депозит, а также окончательный платеж по завершении работы веб-сайта.
В любом случае это поможет вам получить деньги за проделанную работу.
У AND.CO есть бесплатный план. Однако, если вы обновите и заплатите 18 долларов в месяц, вы можете удалить брендинг AND.CO из своих контрактов, а также отредактировать их (на случай, если есть дополнительные пункты, которые вы хотите добавить).
6. Pomofocus.io

Это другой тип таймера, чем те, что мы видели в этом списке. Pomofocus - это таймер, созданный специально, чтобы помочь веб-дизайнерам использовать Технику Помидора.
Таймер работает 25 минут. В конце у вас будет 5-минутный перерыв. Вы сделаете это три раза. На четвертом у вас будет более продолжительный перерыв на 15 минут.

Просто имейте в виду, что ваше расписание - это ваше дело.
Традиционно в Технике Помидора используется 25 минут включения и 5 минут отдыха. Однако, если вам кажется, что 25 минут недостаточно для выполнения значительного объема работы по дизайну, вы можете изменить настройки.
Этот инструмент совершенно бесплатен, поэтому попробуйте его и посмотрите, поможет ли он улучшить ваше внимание.
7. Плавающий

Float - это инструмент для планирования проектов, поэтому он немного отличается от программного обеспечения для управления задачами.
Одним из основных отличий является то, что он позволяет вам помещать задачи в свой календарь с определенным временем, отведенным на них. С большим количеством приложений для управления задачами все, что вы можете сделать, это установить дату начала и окончания, что может затруднить планирование нужного объема работы на каждый день.

С Float ваши задачи занимают столько места в вашем календаре, сколько они фактически займут в течение вашего рабочего дня, поэтому вы можете складывать задачи и при необходимости распределять их на несколько дней.
Еще одна замечательная функция - настройка расписания.

Вы можете скрыть свои выходные, чтобы тогда у вас не возникло соблазна выполнять «избыточную» работу. Вы также можете установить ограничение на количество рабочих часов в день. Если вы пытаетесь быть более сосредоточенным и продуктивным в течение дня, такой предел определенно поможет.
Что касается минусов, Float не собирается много делать с точки зрения управления клиентами, процессами или документацией. Это строго о построении вашего идеального расписания и его соблюдении.
Если вы чувствуете, что вам нужна помощь, и вам нравится, как он позволяет планировать задачи, это стоит 6 долларов в месяц на пользователя или 10 долларов, если вы хотите добавить счетчик времени.
8. Trello

Очень важно использовать инструмент управления проектами, чтобы гарантировать, что все не ускользнет из строя и что вы будете работать более эффективно при одновременном управлении множеством клиентов и заданий.
Конечно, есть много отличных вариантов на выбор. Однако Trello отличается своей гибкостью. Вот почему это важно:

Возьмем, к примеру, 2020 год, когда 82% фрилансеров заявили, что пандемия вынудила их изменить свой подход к работе. Если вы используете инструмент управления проектами, который не позволяет вашему бизнесу и процессам быстро развиваться, это замедлит вашу работу.
Trello позволяет вам работать так, как вам удобно. Вы можете организовать свою документацию и задачи с помощью карточек. Вы также можете создавать доски шаблонов (из готовых шаблонов или ваших собственных), которые сэкономят ваше время при запуске новых заданий или выполнении процессов в полном объеме.

С премиальной подпиской вы можете разблокировать бонусы Trello и управлять своими задачами из разных представлений, таких как календарь или временная шкала.

Бонусы также позволяют интегрироваться с другим программным обеспечением для бизнеса, таким как Google Диск, Dropbox и Slack. Кроме того, бонусы помогают автоматизировать самые распространенные задачи в Trello.
Поскольку Trello является частью набора продуктов Atlassian, включая Jira и Confluence, вы получите доступ ко всему набору полезных инструментов веб-дизайнера при регистрации.
Trello можно использовать бесплатно, и вы можете многое сделать в рамках бесплатного плана. Однако, если вы хотите использовать это для оптимизации своего времени, обновление стоит 5 долларов в месяц для Trello Gold или 10 долларов в месяц для бизнес-класса.
9. Zapier

С того момента, как вы начали свой бизнес в области веб-дизайна, вы, вероятно, думали обо всем программном обеспечении, которое вам понадобится для ведения вашего бизнеса.
Ваш список инструментов, вероятно, с тех пор немного расширился. Вот почему вы можете даже не думать о своем программном обеспечении для бизнеса, когда дело касается стратегии управления временем. Вы так привыкли использовать их в качестве автономных решений для бухгалтерского учета, планирования встреч или других рутинных административных задач.
Тем не менее, я уверен, что у большинства этих инструментов есть список интеграций, и я также уверен, что Zapier входит в большинство из этих списков.
Это потому, что Zapier может помочь вам связать процессы между вашими наиболее часто используемыми инструментами. Например, если вы посмотрите на следующую панель инструментов Zapier, вы увидите, что на ней есть предварительно установленные «Zaps» (связанные рабочие процессы) между моими наиболее часто используемыми приложениями:

Если вы не можете найти готовый рабочий процесс, создайте свой собственный. Например, вот один из способов подключения таймера Toggl к бухгалтерскому программному обеспечению:

Здесь есть много возможностей, так что делайте шаг за шагом. Составьте список ваших самых трудоемких административных задач и инструментов, которые вы используете для их выполнения (если они вообще есть). Затем начните изучать Zapier, чтобы увидеть, что он может сделать для автоматизации этих трудоемких рабочих процессов.
Zapier может бесплатно использовать до 5 Zap и 50 000 задач. Для чего-то большего потребуется обновление. Месячные планы начинаются с 19,99 долларов США.
Экономьте время и деньги с помощью правильного инструмента управления временем
Как видите, существует множество инструментов управления временем для веб-дизайнеров, даже если они не созданы специально для отслеживания времени.
Многие из них помогут вам сосредоточиться на работе, избежать ненужных, отнимающих время действий и отвлекающих факторов.
Теперь, когда вы начали более творчески думать о том, как стать более продуктивным, пришло время воплотить это в жизнь.