Как создать дорожную карту проекта (пример включен)

Из-за того, что проект состоит из всех компонентов, менеджеру проекта легко запутаться в деталях и упустить из виду общую картину. Но как вы можете увидеть весь ландшафт проекта, чтобы убедиться, что вы движетесь в правильном направлении? Еще лучше, как вы можете легко объяснить своим заинтересованным сторонам, как будет развиваться ваш проект, не разбивая при этом весь план управления проектом?

Дорожная карта проекта — это лучший способ обобщить все, что, почему и как в вашем проекте, в простой для понимания документ, которым можно поделиться с кем угодно. Дорожная карта управления проектом — это уникальный инструмент, предназначение которого отличается от других подобных документов проекта, таких как устав проекта, диаграмма этапов или план проекта.

Что такое дорожная карта проекта?

Дорожная карта проекта — это обзор, в котором излагаются этапы, результаты и цели проекта. Его основная цель — обеспечить высокоуровневое визуальное представление временной шкалы проекта и объяснить его этапы. Поскольку дорожная карта проекта действует как руководство, она также является отличным средством коммуникации, которое можно использовать для информирования заинтересованных сторон на любом этапе жизненного цикла проекта.

Это общий документ, в котором говорится о стратегии проекта и о том, почему эта стратегия используется. Таким образом, дорожная карта проекта помогает руководителям проектов убедиться, что все, кто работает над проектом, понимают план проекта, независимо от того, над какой частью они работают.

Из-за своей простоты дорожные карты проектов обычно используются в качестве инструментов управления портфелем проектов. Они очень полезны для руководителей программ, которым необходимо одновременно контролировать несколько проектов. Благодаря дорожным картам проектов они могут легко отслеживать портфолио своих проектов.

На изображении ниже показан инструмент дорожной карты проекта ProjectManager, используемый для управления портфелем проектов.

В столбце с названием задачи руководители программ могут перечислить свой портфель проектов и увеличить масштаб каждого проекта, чтобы увидеть его этапы, задачи и этапы. Кроме того, они могут отслеживать ход выполнения каждой задачи в режиме реального времени и общаться с членами команды.

Как создать дорожную карту проекта

Проще говоря, дорожная карта проекта извлекает информацию из вашего плана проекта, чтобы предоставить обзор вашего проекта. Дорожная карта проекта должна быть наглядной и удобной по объему, чтобы ее могли легко усвоить все заинтересованные стороны и члены команды, участвующие в проекте. Если это может поместиться на одной странице, еще лучше. Подумайте о дорожной карте проекта, как о реальной карте. Он показывает вам и членам вашей команды весь ландшафт и помещает вашу поездку в контекст.

Ключевые компоненты, которые вам понадобятся для создания дорожной карты проекта, следующие:

1. Обзор проекта

В основе любой дорожной карты проекта лежат общие цели и задачи проекта. Здесь нет необходимости вдаваться в подробности, поскольку цели и задачи вашего проекта объясняются в уставе проекта.

2. Риски проекта

Укажите основные риски проекта, которые могут привести к провалу вашего проекта или поставить под угрозу основные элементы плана проекта, такие как объем, график, цели, ожидания заинтересованных сторон, обеспечение качества и т. д.

3. Обзор расписания

Учитывая, что ваша дорожная карта проекта представляет собой визуальную временную шкалу вашего проекта, вы хотите включить обзор расписания. Этот обзор расписания будет включать только ключевые вехи и результаты вашего проекта. Вы также можете использовать диаграммы Ганта для более подробного представления графика вашего проекта.

4. Зависимости

Опять же, только с точки зрения высокого уровня, обратите внимание на важные результаты проекта и то, как они связаны. Создание дорожной карты проекта с помощью программного инструмента диаграммы Ганта, который позволяет связывать зависимости, — это самый простой способ представления зависимостей.

5. Ресурсы

Обратите внимание на ресурсы, которые вам понадобятся для завершения проекта. К ним относятся человеческие ресурсы, такие как ваша проектная группа, и физические ресурсы, такие как оборудование, материалы и т. д.

6. Ключевые лица

Перечислите ключевых людей в команде проекта и как с ними связаться.

7. Стартовая встреча

Обсудите дорожную карту управления проектом и убедитесь, что ожидания понятны всем заинтересованным сторонам. (Обязательно подготовьте повестку дня стартовой встречи.)

8. Задачи и поручения

Еще одним аспектом дорожной карты проекта является право собственности. Это означает, что определены роли и обязанности всех участников проекта. Дорожная карта проекта определяет, кто что делает, а затем эти задачи и результаты можно отслеживать. Программное обеспечение для управления проектами позволяет вам назначать задачи и использовать инструменты совместной работы для облегчения этого процесса.

Конечно, не все может быть так четко определено, поэтому в дорожной карте проекта есть нечто, называемое «нечетким временем». Это метод планирования проекта, который позволяет задачам, которые не могут быть четко определены, находиться в более свободном периоде времени. Теперь они идентифицированы и могут быть отслежены, не опасаясь, что они попадут в щели.

Пример дорожной карты проекта

Чтобы лучше проиллюстрировать, как создать дорожную карту проекта, давайте более подробно рассмотрим пример дорожной карты проекта, который мы упоминали ранее.

На изображении выше показана окончательная дорожная карта управления проектом. Теперь давайте рассмотрим каждый из его компонентов.

• Этапы проекта: на изображении выше показаны этапы «разработки» и «тестирования» «проекта Tannen Tech». Они представлены на временной шкале проекта синими и красными линиями соответственно.
• Вехи: ромбовидные значки обозначают вехи проекта, которые отмечают окончание каждой фазы.
• Задачи: Каждая полоса представляет задачу. Наш инструмент дорожной карты позволяет отслеживать их завершение в процентах. Вы также можете указать результаты проекта, связанные с каждой задачей.
• Зависимости: стрелки на инструменте дорожной карты представляют зависимости между задачами.
• Ключевые лица: вы можете назначить каждую задачу ответственным за нее членам команды проекта.
• Даты: Даты являются важным компонентом дорожных карт проекта. Наш инструмент дорожной карты позволяет вам устанавливать даты для задач, этапов и этапов вашего проекта.

Как видите, наша дорожная карта проекта очень похожа на диаграмму Ганта, но основное отличие состоит в том, что вы можете использовать нашу диаграмму Ганта для создания более подробной версии отдельных проектов, в то время как наш инструмент дорожной карты лучше всего подходит для управления портфелем проектов.

Советы по дорожной карте проекта

Вот несколько советов, которые, по нашему мнению, могут быть полезны при создании дорожной карты проекта:

• Он должен быстро и легко сообщать общие цели и задачи проекта.
• Ожидания заинтересованных сторон управляются путем обеспечения того, чтобы все участники проекта понимали основную причину проекта.
• Коммуникация — один из фундаментальных аспектов дорожной карты проекта, и она должна быть в состоянии говорить со всеми участниками проекта.
• Дорожная карта проекта — это инструмент, помогающий принимать важные решения. Оглядываясь назад на дорожную карту проекта, можно понять, что основная направленность проекта ясна, и эта информация поможет вам принять решение.
• Дорожная карта проекта — это универсальный документ по управлению проектом, к которому можно обращаться на протяжении всего жизненного цикла проекта, поэтому важно постоянно обновлять его. В некотором смысле, это обзорный отчет о состоянии для тех, кому нужно обновление.
• Убедитесь, что дорожная карта проекта реалистична, иначе возможны задержки, перерасход средств и ожидания заинтересованных сторон не оправдаются.
• Члены команды всегда должны делиться своим прогрессом с остальной командой проекта, чтобы держать всех в курсе и не нарушать целостность дорожной карты проекта.
• Дорожная карта проекта — это не то же самое, что дорожная карта продукта. Несмотря на то, что оба они являются инструментами визуального планирования, дорожные карты продукта используются специально для целей разработки продукта.
• Несмотря на то, что вы можете использовать наш шаблон дорожной карты проекта или использовать инструменты графического дизайна, вам нужно будет обновлять эти статические документы каждый раз, когда вы меняете дорожную карту управления проектом. Программное обеспечение для управления проектами автоматизирует этот процесс и предлагает вам функции, недоступные шаблонам дорожной карты проекта.
• Дорожные карты проекта также работают, если вы используете гибкую методологию для управления своим проектом. Существуют гибкие дорожные карты, совместимые с вашим гибким проектом.

Инструменты дорожной карты проекта

Как мы уже говорили выше, дорожные карты проекта объединяют информацию из плана проекта и расписания проекта в общий обзор. Для этого они должны включать цели проекта, вехи, ресурсы и задачи.

Это множество вещей, которые нужно отслеживать и отображать в простом для понимания формате, которым можно поделиться со всей проектной группой и получить к нему доступ в любой момент жизненного цикла проекта. Это может быть ошеломляющим без правильных инструментов. По этой причине менеджерам проектов необходимо программное обеспечение для управления проектами, которое имеет правильные функции планирования дорожной карты.

Существует множество программных продуктов для управления проектами, которые обращаются к одной или нескольким частям этого большего целого. Задача состоит в том, чтобы найти универсальное решение, которое может действовать как инструмент планирования, имеет платформу для совместной работы, которая не только поможет поделиться дорожной картой проекта, но и упростит для команд обновление своего статуса, а затем отслеживание этапов проекта, чтобы убедиться, что вы придерживаемся графика.

Наше программное обеспечение для управления проектами имеет функции для повседневного управления проектами, а также широкие возможности, необходимые для составления дорожной карты проекта для отдельных проектов или управления портфелем проектов. Наши онлайн-диаграммы Ганта дают как общий обзор проекта, так и место для сбора и назначения задач, которые затем могут обновляться менеджерами проекта и членами команды в любом месте и в любое время.

Затем панель мониторинга в реальном времени отражает эти изменения по мере их возникновения, поэтому каждый точно видит, где находится проект, и может решать проблемы до того, как они станут проблемами. Информационная панель в режиме реального времени — это мощный инструмент управления проектами, который выходит за рамки планирования дорожной карты и позволяет руководителям проектов отслеживать свой бюджет, прогресс, работу и время.

ProjectManager — это облачное программное обеспечение для управления проектами, которое означает, что данные собираются в режиме реального времени, и команды могут получить доступ к инструментам, даже если они работают удаленно. Наше программное обеспечение предлагает платформу для совместной работы и возможность общаться на уровне задач, чтобы гарантировать, что дорожная карта проекта всегда отражает самую последнюю информацию. Узнайте, как это может помочь вам создать дорожную карту проекта и управлять ее выполнением, воспользовавшись этой бесплатной 30-дневной пробной версией.