9 основных электронных таблиц Excel для отслеживания задач, затрат и времени

Ваша работа идет не по плану. Ни у кого нет ни времени, ни денег, чтобы выполнять свои задачи. Лучшее, на что вы можете надеяться, это закончить их быстро, сэкономив как можно больше времени и денег.

Если вы находитесь в этом месте, вы можете найти некоторые шаблоны отслеживания задач, затрат и времени для Excel. Мы собрали 9 лучших электронных таблиц Excel ProjectManager для отслеживания, которые вы можете загрузить и использовать бесплатно.

1. Шаблон информационной панели

Панель инструментов — это то, как вы отслеживаете свою работу, включая время, потраченное на задачи, сколько вы тратите и добиваетесь ли вы прогресса в соответствии с планом. Бесплатный шаблон информационной панели ProjectManager для Excel дает вам представление о том, как вы выполняете свою работу. Эту информацию необходимо знать, если вы перерасходуете или отстаете от своего графика.

В бесплатном шаблоне информационной панели ProjectManager есть несколько виджетов, которые отслеживают показатели вашей работы. Например, есть график задач с цветовой кодировкой, который показывает, завершены ли ваши задачи, выполняются ли они, не начаты или просрочены. Также есть диаграмма рабочей нагрузки для управления командами и обеспечения сбалансированности их рабочей нагрузки.

Есть еще один график задач, который измеряет продолжительность задач, что помогает увидеть, что делается вовремя, а что занимает слишком много времени. Наконец, есть гистограмма затрат, которая поможет вам оставаться в рамках бюджета.

Этот шаблон панели мониторинга Excel может управлять вашей работой, но это статический документ, который необходимо обновлять вручную. Программное обеспечение для отслеживания проектов автоматизирует этот процесс. ProjectManager делает еще один шаг вперед, собирая данные в реальном времени, обрабатывая числа и отображая их. Начните работу с ProjectManager бесплатно уже сегодня.

Не все программное обеспечение для управления проектами предлагает одинаковые панели управления проектами. Информационная панель проекта ProjectManager оснащена необходимыми функциями управления проектами, которые помогут вам отслеживать время, задачи, затраты и многое другое.

2. Шаблон трекера задач

Бесплатный трекер задач ProjectManager для шаблона Excel может организовать вашу работу и отслеживать ее. Это похоже на список дел, где вам просто нужно добавить работу и управлять ею. Наличие списка задач — это первый шаг к контролю над своей работой.

Эта таблица отслеживания задач фиксирует все детали вашей работы. Добавьте имя задачи и включите зависимые задачи. Вы можете назначить его себе или кому-то из вашей команды.

Затем установите приоритет и время, когда вы ожидаете закончить. Наконец, есть столбец для отметки его статуса, который необходим для отслеживания вашей работы. В нем есть все, что вам нужно для отслеживания ваших задач на базовом уровне с помощью электронной таблицы Excel.

3. Бюджетная таблица для отслеживания затрат

Управление затратами в вашей работе так же важно, как соблюдение сроков. Бесплатный шаблон бюджета ProjectManager для Excel поможет вам уложиться в бюджет, отслеживая все финансовые данные в одной электронной таблице.

Задания стоят денег. Бюджет определяет стоимость ресурсов, которые вы будете использовать для выполнения этих задач. Во-первых, в шаблоне электронной таблицы есть пронумерованный список, который соответствует структуре вашей работы (WBS). Затем есть затраты на рабочую силу: запланированные и фактические часы плюс стоимость часа. Материалы разбиты по единицам и стоимости за единицу.

В вашем бюджете также есть место для других статей расходов, включая поездки, оборудование, фиксированные и прочие расходы. Наконец, есть столбцы для сбора предусмотренных бюджетом и фактических затрат по каждой позиции, а затем баланс, показывающий, выше или ниже бюджета позиция.

Связанный: Как отслеживать расходы проекта

4. Шаблон временной шкалы

Бесплатный шаблон временной шкалы ProjectManager в Excel идеально подходит для планирования вашего проекта от начала до конца в Excel. Это способ просмотреть все ваши задачи и не отставать от графика. Вы даже можете добавить вехи!

Чтобы начать работу с этим бесплатным шаблоном временной шкалы, вам сначала нужно перечислить все свои задачи и дать им имя. Каждая задача должна иметь дату начала и дату окончания, а также время, которое, по вашему мнению, потребуется для ее выполнения.

Вы добавляете все эти данные в левую часть шаблона, который представляет собой обычную электронную таблицу отслеживания. Затем справа вы увидите временную шкалу. Все ваши задачи теперь отображаются в виде горизонтальных полос на временной шкале, чтобы вы могли видеть, сколько времени потребуется для выполнения каждой задачи.

Если вы хотите еще больше расширить свое планирование, перейдите на онлайн-программу, которая позволяет строить графики за считанные минуты. ProjectManager имеет онлайн-графики проектов, которые мгновенно обновляются по мере совместной работы команды над задачами. Отслеживайте затраты, рабочую нагрузку, запланированный и фактический прогресс и многое другое. Начните бесплатно.

5. Таблица плана действий

Управление работой означает определение шагов, которые вы должны выполнить, чтобы достичь своих целей. Используйте бесплатную таблицу плана действий ProjectManager для Excel, чтобы отслеживать задачи и детализировать стратегию, которую вы будете использовать для выполнения своей работы вовремя и в рамках бюджета.

Мы разбили этот шаблон плана действий на три раздела. Первые — это действия, в которых отмечаются приоритеты, перечисляются задачи, этапы и назначения. Там также есть место, чтобы отметить статус ваших задач и отслеживать их прогресс.

Второй раздел представляет собой временную шкалу с датами начала и окончания, включая запланированные часы. Наконец, третий раздел посвящен ресурсам; например, какой отдел отвечает за какую задачу, какие материалы необходимы и стоимость ресурсов.

6. Шаблон отчета о состоянии

Знание того, где вы находитесь в любой момент жизненного цикла проекта, позволяет вам управлять временем и затратами. Наш бесплатный шаблон отчета о состоянии — отличный инструмент для отслеживания вашего прогресса и соблюдения графика.

Этот бесплатный шаблон отчета о состоянии состоит из пяти разделов: информация о проекте, сводка о состоянии проекта, состояние проекта, обзор управления рисками и вывод, содержащий рекомендации на будущее.

Отчет о состоянии является краеугольным камнем отслеживания вашей работы. Он используется как в управлении проектами, так и в управлении работами, потому что дает менеджерам картину их запланированного и фактического прогресса. Это также мощный инструмент при представлении заинтересованным сторонам.

7. Таблица отслеживания рисков

Независимо от того, насколько хорошо спланирована ваша работа, есть неизвестные факторы, которые могут повлиять на ваш прогресс. Используйте бесплатную таблицу регистрации рисков ProjectManager, чтобы планировать риски в своей работе.

В этом бесплатном реестре рисков для Excel есть столбцы для идентификации риска, чтобы упростить его отслеживание. Есть столбец для описания риска и объяснения того, как он повлияет на вашу работу, если он перейдет от риска к реальной проблеме.

Для каждого риска, который вы указали в шаблоне, вы можете добавить ответ на риск, который вы примете, если риск актуализируется. Вы также можете отметить уровень риска. Затем, если вы работаете в команде, вы можете назначить риск, чтобы член команды отвечал за его выявление и устранение.

8. Таблица отслеживания изменений

Загрузите бесплатную электронную таблицу отслеживания изменений ProjectManager для Microsoft Excel, чтобы управлять изменениями, когда они влияют на управление вашей работой. Это поможет вам контролировать изменения, чтобы не тратить слишком много сверхурочных часов и не увеличивать расходы.

Электронная таблица журнала изменений Excel — один из самых важных шаблонов Microsoft Excel, которые мы предлагаем. Это документ, который фиксирует изменения, когда они происходят. Вы можете нумеровать изменения для лучшего отслеживания и отмечать, когда изменение впервые появилось и кто его обнаружил или запросил.

Затем вы можете определить приоритет изменения, и вы или член команды можете получить право собственности, чтобы довести его до завершения. Электронная таблица Excel отслеживает переход от обнаружения к восстановлению и следит за тем, чтобы порядок изменений не терялся в трещинах.

9. Таблица отслеживания времени

Нет лучшего шаблона для отслеживания времени, которое вы тратите на свои задачи, чем электронная таблица отслеживания свободного времени ProjectManager. Этот табель отлично подходит для вас или для членов команды, чтобы записывать количество времени, затраченного на работу.

В табеле есть место для вашего имени или имени сотрудника, в каком отделе он работает, кто его руководитель и почасовая ставка, которую он получает. Шаблон собирает их часы, такие как время начала и время окончания рабочего дня. Есть даже место, чтобы добавить сверхурочные и обед.

Затем общая сумма за неделю складывается и умножается на ставку заработной платы, чтобы показать общую сумму, которую работник должен. Наконец, есть очередь для подписи сотрудника и начальника, который просматривает и подписывает ее, если она верна.

Используйте ProjectManager для отслеживания времени, затрат и задач лучше, чем в Excel

Шаблоны и электронные таблицы Excel для отслеживания — это прекрасно, но, как отмечалось выше, они могут не так много. ProjectManager — это облачное программное обеспечение для управления работой, предназначенное для гибридных команд, которое объединяет всех, независимо от того, где они работают, в какое время, в каком отделе или на каком уровне квалификации. И делает это в режиме реального времени, поэтому все сотрудничают и работают с самыми последними данными.

Автоматически заполнять табели учета рабочего времени

Возьмем, к примеру, табели учета рабочего времени. Вместо того, чтобы ваш сотрудник заполнил табель учета рабочего времени, табели учета рабочего времени ProjectManager автоматически заполняют их задачи и обновляют затраченное ими время. Это упрощает начисление заработной платы, а также дает окно для отслеживания времени, которое они тратят на свои задачи. Таким образом, вы будете знать, выполняют ли они свою квоту или нет. Кроме того, после отправки табели учета рабочего времени блокируются и защищаются.

Работайте так, как вам удобно

Несколько представлений проекта позволяют каждому члену команды работать так, как ему хочется. Менеджеры могут планировать заранее на диаграммах Ганта, которые отображают все ваши задачи на временной шкале. Полоса продолжительности, которая соединяет даты начала и окончания каждой задачи, будет автоматически отображать ход выполнения в зависимости от того, насколько она затенена. Команды могут использовать списки задач, канбан-доски или календари, если они предпочитают, все они обновляются и показывают прогресс. Нет более гибкого инструмента для гибридного управления работой и отслеживания работы.

Создавайте отчеты в один клик за считанные секунды

Отслеживать время, затраты и многое другое легко с помощью отчетов ProjectManager одним щелчком мыши. Получайте отчеты о состоянии, отчеты о задачах, расписания, расходы и многое другое. Эти отчеты берут сложные данные и превращают их в информативные и легко читаемые отчеты для отслеживания прогресса и многого другого. Отчеты также можно фильтровать, чтобы видеть только те данные, которые вам нужны, а затем делиться ими, чтобы держать заинтересованные стороны в курсе.

ProjectManager — это отмеченное наградами программное обеспечение для управления работой гибридных команд. Наш инструмент в режиме реального времени отслеживает время, затраты и многое другое, чтобы убедиться, что вы всегда соблюдаете график и никогда не тратите больше бюджета. Присоединяйтесь к более чем 35 000 человек, использующих наше программное обеспечение для отслеживания задач, затрат и времени. Начните работу с ProjectManager бесплатно уже сегодня.