Тройное ограничение в управлении проектами: время, объем и стоимость

Тройному ограничению в управлении проектами дали много названий — треугольник управления проектом, железный треугольник и треугольник проекта — что должно дать вам представление о том, насколько важно тройное ограничение при управлении проектом. Если вы управляете проектом, то вы работаете с тройным ограничением.

Таким образом, можно легко утверждать, что Тройное ограничение может быть самой важной концепцией в истории управления проектами. При использовании в сочетании с эффективным программным обеспечением для управления проектами это может дать вам возможность привести ваши проекты к успеху.

Что такое тройное ограничение в управлении проектами?

Итак, что такое тройное ограничение? Это просто, это модель ограничений, присущих управлению проектом. Эти ограничения тройственны:

1. Стоимость: финансовые ограничения проекта, также известные как бюджет проекта.
2. Объем: задачи, необходимые для достижения целей проекта.
3. Время: график завершения проекта.

По сути, тройное ограничение гласит, что на успех проекта влияют его стоимость, время и объем. Как менеджер проекта, вы можете сохранить контроль над тройным ограничением, уравновешивая эти три ограничения посредством компромиссов. Мы объясним, как работают эти компромиссы, в разделе ниже.

Хотя верно то, что тройное ограничение является важной частью любого успешного проекта, оно не определяет успех. Проекты состоят из многих частей, а не из трех, составляющих Тройное ограничение. Вот почему некоторые эксперты по управлению проектами добавили в модель еще три ограничения, чтобы лучше отразить наиболее важные области проекта. Они здесь:

• Качество: Существуют стандарты качества для каждого проекта, независимо от того, является ли его конечный результат материальным или нематериальным продуктом. Руководителям проектов нужен план управления качеством для контроля качества.
• Риск: Риск присущ любому проекту. Вот почему руководители проектов должны создать план управления рисками, чтобы объяснить, как будут обрабатываться риски проекта.
• Выгода: Существуют различные виды выгоды, получаемой от проекта. Руководители проектов должны гарантировать, что заинтересованные стороны проекта получат максимально возможную финансовую выгоду.

Как работает тройное ограничение?

Как указывалось выше, менеджеры проектов могут увеличивать или уменьшать стоимость, время и объем проекта, идя на компромиссы, чтобы уложиться в график и в рамках бюджета. Давайте посмотрим, как эти компромиссы треугольника проекта работают на некоторых примерах.

• Время и объем: вы можете уменьшить объем проекта, чтобы также сократить его продолжительность, если вы отстаете от графика. В противном случае вы можете увеличить продолжительность графика проекта на случай, если заинтересованные стороны проекта предложат дополнительные действия по проекту.
• Стоимость и объем. Сокращая объем проекта, вам потребуется выполнять меньше задач, что означает снижение затрат. В противном случае больший масштаб проекта означает более высокие затраты.
• Стоимость и время. В некоторых проектах время и стоимость могут быть напрямую связаны. Например, затраты на аренду оборудования или рабочей силы прямо пропорциональны времени, на которое они вам нужны.

Во всех этих сценариях применяется Тройное ограничение для управления проектом, но существует гораздо больше возможных компромиссов, которые могут возникнуть в проекте, которые также включают качество, риск и выгоду.

Используя панель управления проектами, менеджер может следить за ходом проекта. Такие показатели, как график, стоимость и масштаб проекта, легко отследить. С помощью этой информации руководитель проекта может выявить проблемы и настроить тройное ограничение, чтобы предотвратить их перерастание в проблемы. ProjectManager имеет панель управления в режиме реального времени, на которой представлены все важные данные проекта, влияющие на тройное ограничение.

Как управлять тройным ограничением

Тройное ограничение кажется простым, но это только на первый взгляд. Каждую из трех точек этого треугольника можно распаковать, чтобы раскрыть более глубокий смысл.

Расходы

Финансовые обязательства проекта зависят от нескольких переменных. Есть задействованные ресурсы, от материалов до людей, которые включают затраты.

Существуют также фиксированные и переменные затраты, присущие любому проекту, такие как оборудование или рабочая сила, которые необходимо рассчитать. Это может серьезно повлиять на использование контрактных работников или аутсорсинга.

Вот что делают менеджеры проектов, чтобы контролировать затраты:

• Оцените затраты на все задачи в рамках проекта
• Создание бюджета проекта на основе сметной стоимости проекта
• Используйте бюджет проекта в качестве базового уровня затрат, который используется для контроля затрат во время выполнения проекта.
• Контролируйте все расходы по проекту, чтобы расходы не выходили за рамки бюджета проекта
• При необходимости скорректируйте бюджет проекта

Связанный: Бесплатный шаблон бюджета проекта

Сфера

Как уже упоминалось, объем проекта относится ко всем работам по проекту, необходимым для завершения проекта. Управление этой работой имеет решающее значение для успеха проекта. При управлении масштабом очень важно расставлять приоритеты для своих задач, что позволяет эффективно планировать и распределять ресурсы.

Для управления масштабом менеджеры проекта:

• Используйте план управления содержанием, чтобы четко определить, какие действия проекта будут выполняться.
• Поделитесь планом управления содержанием со всеми заинтересованными сторонами, чтобы все были на одной волне
• Используйте заказы на изменение, чтобы избежать расползания области действия и отслеживать все изменения, внесенные в область действия проекта.
• Управление ожиданиями заинтересованных сторон для поддержания масштаба проекта
• Используйте инструменты и методы управления задачами, чтобы отслеживать все действия проекта в области действия.

Все эти действия по управлению содержанием, предпринимаемые руководителями проектов, очень важны, поскольку количество времени, которое потребуется для выполнения каждой задачи, имеет решающее значение для стоимости и качества конечного продукта. Это может сильно повлиять на график и стоимость, особенно если проект крупномасштабный.

Связанный: Теория ограничений: руководство для менеджеров проектов

ProjectManager имеет функции управления задачами, которые упрощают назначение, сортировку и расстановку приоритетов задач. Таким образом, вы можете делегировать все критически важные задачи проекта нужным людям, предотвращая ужасное расширение масштабов. Кроме того, предлагая общий доступ к файлам и комментарии к задачам, мы обеспечиваем совместную работу на уровне задач.

Время

По своей сути, график проекта — это предполагаемый график времени, отведенный для завершения проекта или получения окончательного результата. Обычно это выясняется путем предварительной оценки времени, которое займет каждая задача проекта.

Структура распределения работ (WBS) используется для определения всех действий проекта. Затем менеджеры проектов могут использовать различные методы планирования, такие как метод критического пути или диаграммы PERT, для определения общей продолжительности проекта.

Вот что делают руководители проектов, чтобы контролировать график проекта:

• Используйте диаграмму Ганта для визуализации расписания проекта, определения последовательности задач и отслеживания продолжительности каждой задачи.
• Создание политик, процедур и документации для планирования, выполнения и контроля графика проекта.
• Эффективно распределяйте ресурсы, используя расписание ресурсов, чтобы избежать узких мест
• Сравните базовый план расписания с фактическим прогрессом, чтобы определить, идут ли проекты по плану.

Теперь, когда мы узнали, что делает большинство менеджеров проектов, чтобы контролировать тройное ограничение, давайте узнаем об инструментах управления проектами, которые вы можете использовать, чтобы помочь себе в этом процессе.

Управление тройным ограничением с помощью ProjectManager

Как упоминалось в начале поста, тройное ограничение при использовании в сочетании с программным обеспечением для управления проектами — лучший способ контролировать ваш проект и вести его к успешному завершению. ProjectManager — это облачное программное обеспечение для управления проектами с данными в режиме реального времени, которое дает менеджерам проектов возможность управлять каждой частью тройного ограничения: затратами, временем и объемом.

Расходы

ProjectManager помогает отслеживать расходы по проекту, чтобы убедиться, что вы не перерасходуете средства. Вы можете создавать бюджеты, добавлять расходы по проекту и вводить почасовые ставки для всех ваших ресурсов. Информационная панель в режиме реального времени отслеживает стоимость и пять других показателей по вашему проекту и мгновенно сообщает о них в виде удобных для чтения диаграмм и графиков. Это простой способ следить за своими расходами и убедиться, что вы соответствуете своему бюджету. Теперь вы можете уловить проблемы с бюджетом до того, как они станут проблемой.

Время

Ваш график может уйти от вас, но не с ProjectManager. Когда задачи обновляются, они мгновенно отражаются в программном обеспечении. Это означает, что ваши отчеты и панель мониторинга точны и актуальны. Вы даже можете наблюдать за ходом выполнения отдельных задач на онлайн-диаграмме Ганта, где полоса продолжительности показывает, насколько продвинулась задача.

Расписания синхронизируются с задачами команды, что позволяет членам команды легко выбирать задачу и просто вводить ее. Это заносит их время в расписание, которое затем можно просмотреть и утвердить несколькими щелчками мыши.

Сфера

Масштаб будет меняться на протяжении всего проекта, и у ProjectManager есть инструменты, позволяющие гибко реагировать на эти изменения. Существует несколько представлений проекта, поэтому вы можете переключиться с диаграммы Ганта на доску канбан, чтобы получить представление о своем рабочем процессе. Карты канбан, которые представляют задачи, устанавливаются по приоритету, который может меняться по мере изменения актуальности этих задач.

Отличительной чертой канбан-досок является то, что они настроены так, чтобы доставлять задачи членам команды только тогда, когда есть ресурсы и возможности для их выполнения. По мере изменения масштаба проекта канбан-доска может быстро меняться.

Если вы заметили, что команды недораспределены или перераспределены, вы можете сбалансировать это на странице рабочей нагрузки. На странице рабочей нагрузки есть диаграммы с цветовой кодировкой, которые сразу показывают, кто перегружен задачами, а кто свободен. Вы можете быстро и легко перераспределить их работу, чтобы сохранить проект в рамках.

Тройное ограничение поможет вам управлять вашим проектом. Планирование графика, объема и стоимости вашего проекта поможет вам достичь ваших целей и задач. ProjectManager, облачное программное обеспечение для управления проектами, предоставляет инструменты для эффективного использования этой модели. Узнайте, как наши информационные панели в реальном времени и интерактивные диаграммы Ганта могут помочь вам, воспользовавшись бесплатной 30-дневной пробной версией.