Использование управления освоенной стоимостью для измерения эффективности проекта

Управление проектом начинается с плана, который является абстрактным до тех пор, пока не будет выполнен. Но выполнение проекта слепо без возможности измерения прогресса и производительности. Сначала вам нужен базовый план проекта, чтобы зафиксировать этот план и сравнить его с вашим фактическим прогрессом. Это позволяет вам видеть, где вы находитесь.

После того, как вы установили базовый уровень, существует множество методов, которые могут помочь в управлении производительностью. Управление освоенным объемом (EVM) — это один из таких методов, который в единой интегрированной системе может точно прогнозировать проблемы, чтобы вы могли лучше управлять производительностью проекта.

Что такое управление освоенной стоимостью (EVM)?

Как уже отмечалось, EVM — это метод, который менеджеры проектов используют для отслеживания производительности своих проектов по сравнению с базовыми планами проекта. Часто ход проекта считается опережающим или отстающим от графика, а также превышающим или уступающим бюджету. Однако что делать, если вы опережаете график, но затраты превышают запланированный бюджет? Или что, если вы отстаете от графика, но затраты ниже, чем вы рассчитали изначально?

Программное обеспечение для управления проектами может помочь вам с анализом отклонений. ProjectManager имеет информационные панели в режиме реального времени, которые собирают оперативные данные и автоматически рассчитывают для вас анализ отклонений. Затем результаты отображаются на цветных диаграммах, отражающих отклонение по стоимости, отклонение от графика и многое другое. Кроме того, нет необходимости в настройке! Мониторинг шести показателей проекта, отображаемых на информационной панели в режиме реального времени, — это то, как вы отслеживаете свой проект по мере его развертывания. Начните работу с ProjectManager бесплатно уже сегодня.

Знание освоенного объема помогает предоставить более подробную информацию о вашем проекте. При изучении освоенного объема важно помнить, что с ним связаны три термина, каждый из которых немного отличается.

1. Анализ освоенного объема (EVA): этот метод управления проектами является количественным. Он оценивает эффективность проекта, выясняя вероятные результаты проекта. Это делается путем сравнения хода выполнения и бюджета запланированных работ с фактическими затратами.
2. Управление освоенным объемом (EVM): эта методология измеряет эффективность проекта с интегрированным графиком и бюджетом, который основан на структуре распределения работ по проекту (WBS).
3. Система управления освоенным объемом (EVMS): это набор инструментов, шаблонов, процессов и процедур, которые организация использует для выполнения EVM.

Основные понятия управления освоенной стоимостью

Анализ освоенного объема, основанный на базовом уровне измерения производительности, — это то, как вы можете сравнить свой план проекта с его выполнением. Это позволяет руководителям проектов ответить на три вопроса: где мы были, где мы сейчас и куда мы идем? Для этого требуется доступ к следующим точкам данных.

Плановая стоимость (PV)

Запланированное значение — это то, где ваши задачи проекта должны находиться в определенный момент графика проекта и оценки стоимости. Эти два значения являются запланированным значением того, где вы ожидаете быть в течение текущего отчетного периода. Это значение может быть кумулятивным или текущим. Первый — это утвержденный бюджет запланированных мероприятий, которые должны быть выполнены в целом на протяжении всего проекта. Последний представляет собой утвержденный бюджет для тех запланированных мероприятий, которые выполняются в течение определенного периода проекта, будь то дни, недели или месяцы.

Плановая стоимость (PV) = % завершенного проекта (запланировано) * Бюджет проекта

Фактическая стоимость (АС)

Это фактическая стоимость работ, выполненных за определенный период проекта. Значение относится к тому, что было потрачено, кумулятивно или в настоящее время. То есть либо фактическая стоимость выполненной работы до момента ее расчета, либо за определенный период дней, недель или месяцев.

Фактическая стоимость (AC) = Фактические затраты на сегодняшний день

Заработанная стоимость (EV)

Это количественная оценка стоимости работы, которая была выполнена до определенной даты в проекте. Совокупная освоенная стоимость представляет собой сумму бюджета по всему проекту до даты расчета, в то время как текущая освоенная стоимость выполняется только за определенный период.

Заработанный объем = % выполненной работы * BAC (бюджет на момент завершения)

Как рассчитать управление освоенной стоимостью?

Теперь, когда мы узнали об основных концепциях EVM, давайте узнаем, как рассчитать управление освоенной стоимостью. Для этого мы будем использовать простые формулы управления освоенным объемом, которые объясняются ниже.

Формулы управления освоенной стоимостью

Есть расчеты, которые можно сделать быстро и легко для выполнения EVM. Формулы EVM можно разделить на две группы: индексы производительности и формулы дисперсионного анализа. Они здесь:

Отклонение от расписания (SV)

Отклонение от графика — это способ для руководителей проектов выяснить, насколько они опережают или отстают от графика в проекте. Формула для выяснения этого выглядит следующим образом.

Отклонение от графика (SV) = освоенный объем (EV) – плановый объем (PV)

Отклонение по стоимости (CV)

Отклонение по стоимости — это разница между фактической стоимостью проекта на момент ее расчета и запланированной бюджетной стоимостью на этот период времени в плане проекта. Формула ниже.

Отклонение затрат (CV) = освоенная стоимость (EV) – фактические затраты (AC)

Индекс выполнения расписания (SPI)

Индекс выполнения графика — это подмножество EVM, которое показывает, опережает ли проект график или отстает от него. Рассчитывается соотношение выполненной работы к запланированной работе. Формула для этого следующая.

Индекс эффективности расписания (SPI) = освоенный объем (EV) / запланированный объем (PV)

Расчет индекса выполнения расписания включает в себя деление EV на PV для измерения достигнутого прогресса по сравнению с ожидаемым прогрессом в определенный момент. Если вы получили значение меньше 1,0, это означает, что вы проделали меньше работы, чем планировали на этот момент. А значение больше 1,0 означает, что вы выполнили больше, чем планировали.

Индекс эффективности затрат (ИПЦ)

Индекс эффективности затрат измеряет, насколько эффективны затраты в проекте. Он отображается в виде отношения освоенной стоимости к фактическим затратам.

Индекс эффективности затрат (CPI) = освоенная стоимость (EV) / фактические затраты (AC)

Для этого расчета вы делите EV на AC, чтобы измерить стоимость выполненной работы по сравнению с ее фактической стоимостью. Опять же, если вы достигаете значения меньше 1,0, ваши расходы превышают запланированные в бюджете. Число выше 1,0 означает, что затраты меньше запланированных.

Оценка на момент завершения (EAC)

Оценка на момент завершения представляет собой текущее ожидание того, каковы будут общие затраты на проект, когда он будет завершен.

Оценка на момент завершения (EAC) = Бюджет на момент завершения (BAC) / Индекс эффективности затрат (CPI)

С помощью этого расчета вы делите общий бюджет проекта на значение CPI, которое вы вычислили выше.

EVM великолепен, но с некоторыми оговорками

EVM — это метод, который вы можете использовать для управления и контроля вашего проекта, но EVM не решит все проблемы. Это не всегда работает в вашем проекте, и это не волшебная пуля, которая может решить все проблемы проекта. На самом деле, у него есть некоторые подводные камни.

Вы не можете полагаться исключительно на управление освоенной стоимостью. Помните, что это просто расчет одной точки объективных данных. Заработанная стоимость вашего проекта может измениться, и может измениться быстро. Естественно, затраты и прогресс редко отражаются в фактическом проекте, как это происходит, когда вы выполняете проект. Таким образом, EVM действует как защита и предоставляет полезные данные. Лучше делать эти расчеты ежемесячно или чаще, если ваш проект короче по продолжительности.

EVM не гарантирует качество

Есть некоторые вещи, которые EVM не предлагает для просмотра, например, удовлетворенность клиентов и качество проекта. Эффективность проекта по отношению к таким важным факторам, как график и бюджет, отслеживается с помощью EVM. Но успешный проект — это не только тот, который реализован вовремя и в рамках бюджета. Если ваш клиент недоволен или качество проекта или услуги низкое, это большая проблема, независимо от графика встреч и бюджетных требований.

Без точных данных EVM бесполезен

Если вы не включите в свои расчеты все фактические затраты, ваши результаты не будут точно отражать ход или производительность проекта. Если вы используете программное обеспечение, которое автоматически производит эти расчеты, вам нужно быть вдвойне осторожным, так как оно может упустить важные данные и дать вам вводящий в заблуждение результат.

EVM нужен контекст

Наконец, не просто сообщайте цифры клиентам, заинтересованным сторонам или тому, кому вы отчитываетесь — они должны знать, что означают эти цифры и как вы их используете. Будьте ясны в своем языке и избегайте жаргона. Вы знаете, о чем говорите, но важно, чтобы тот, с кем вы разговариваете, тоже вас понимал. Не тупите, конечно; просто говорите ясно и просто. Умение эффективно передавать EVM так же важно, как и умение его вычислять.

Измеряйте производительность с помощью ProjectManager

Расчет производительности имеет решающее значение для выполнения проектов в соответствии с графиком и в рамках бюджета, но что, если у вас нет калькулятора? Серьезно, сбор всех этих данных и вычисление каждого уравнения требует много работы. Хотя это важно, это отвлекает вас от других важных вопросов, и это так легко автоматизируется!

ProjectManager — это отмеченное наградами программное обеспечение, которое автоматически обрабатывает данные в режиме реального времени, предоставляя необходимую информацию и отслеживая эффективность вашего проекта. Каждый раз, когда член команды обновляет свой статус, эти данные передаются всему нашему программному обеспечению, что позволяет вам легко принимать решения на основе данных.

Отслеживайте свою работу с помощью отчетов в один клик

Чтобы получить более глубокий взгляд на данные, чем может предоставить информационная панель в реальном времени, используйте отчеты в один клик. Вы можете быстро создавать отчеты о состоянии и портфолио, а также отчеты о затратах, времени, рабочей нагрузке и многом другом. Кроме того, вы можете легко фильтровать каждый отчет, чтобы отображать только интересующую вас информацию. Затем делитесь отчетами в виде вложений в формате PDF или даже распечатывайте их для презентаций заинтересованных сторон и держите всех в курсе.

Если вы заметили несоответствие и хотите глубже изучить проблему, у нас есть детальная функция отчетности. Вы можете отфильтровать результаты отчета, чтобы показать только те данные, которые вам нужны. Этими отчетами также можно поделиться, поэтому, если вы просто отслеживаете прогресс, чтобы представить его своим заинтересованным сторонам, мы предоставим вам все необходимое.

Визуализируйте ход проекта

Поскольку наше программное обеспечение постоянно обновляется, вы можете отслеживать свой проект со многих точек. Например, наша онлайн-диаграмма Ганта отлично подходит для планирования и планирования вашего проекта, но она также имеет функцию мониторинга. Полоса длительности, которая связывает дату начала и окончания с задачей на временной шкале проекта, будет отражать прогресс вашей команды в совместном использовании, чтобы указать, насколько близка задача к завершению.

Наше программное обеспечение работает с другими вашими инструментами освоенного объема, чтобы дать вам полную картину эффективности вашего проекта. Кроме того, мы предлагаем полный набор инструментов управления проектами, которые работают вместе, чтобы ваши проекты работали и соответствовали ожиданиям заинтересованных сторон. Наше программное обеспечение упрощает определение заработанной стоимости.

ProjectManager — это облачное программное обеспечение для управления проектами, которое упрощает измерение прогресса и выполнение EVM. Благодаря панели мониторинга в реальном времени показатели проекта мгновенно рассчитываются на основе данных в реальном времени и представляются в виде удобных для чтения диаграмм и графиков, которыми можно поделиться одним нажатием клавиши. Попробуйте сами, воспользовавшись бесплатной 30-дневной пробной версией.