Управление поставщиками: краткое руководство

Организациям требуются ресурсы для завершения проектов, производства продуктов или предоставления услуг. Большинство, если не все компании, не могут производить все свое сырье, оборудование или машины, поэтому они должны закупать их у поставщиков. Продавцы определяются как внешние поставщики, которые предоставляют товары и услуги первой необходимости. В зависимости от того, со сколькими поставщиками вы работаете, управление ими может быть очень сложным. Вот когда в дело вступает управление поставщиком.

Что такое управление поставщиками?

Управление поставщиками — это процесс управления отношениями с поставщиками, от которых организация получает сырье, оборудование и другие необходимые материалы для своей деятельности. Основная цель управления поставщиками — выбрать правильных поставщиков и условия контракта, чтобы компании могли гарантировать качество продукции, минимизировать затраты и поддерживать нормальное функционирование своей цепочки поставок и логистической деятельности.

Управление поставщиками охватывает такие задачи, как исследование и поиск поставщиков, получение предложений по ценам, возможностям, качеству и срокам выполнения работ. Он также охватывает переговоры по контракту, управление отношениями, назначение работы, оценку эффективности и распространение платежей.

Управление взаимоотношениями с поставщиками — важный бизнес-процесс, за которым вам необходимо внимательно следить. В ProjectManager есть инструменты планирования, составления графиков и отслеживания, так что вы можете поручить работу своей команде и убедиться, что в процессе покупки, получения и хранения товаров, необходимых для процветания вашего бизнеса, ничего не упущено. Используйте списки задач, канбан-доски, диаграммы Ганта и другие инструменты, чтобы убедиться, что все идет по плану. Начните бесплатно сегодня.

Процесс управления поставщиками

Процесс управления поставщиком можно разбить на четыре этапа:

1. Установите бизнес-цели

Четко определите свои бизнес-цели и будьте максимально конкретными (рассмотрите возможность постановки целей SMART). Чтобы успешно заручиться помощью поставщика, вам нужно точно знать, чего вы пытаетесь достичь. Управление поставщиками также упрощается, если вы определили параметры производительности для сравнения.

2. Выберите лучшего поставщика

Кто соответствует вашим потребностям и соответствует вашим характеристикам производительности? Вам придется взвесить все «за» и «против» всех поставщиков, а у них будут и те, и другие, поэтому этот шаг необходимо предпринять после тщательной проверки. Вы должны использовать заказ на поставку, чтобы задокументировать цену, количество, срок поставки и условия оплаты товаров/услуг, которые вы заказываете. Это юридически обязывающий документ, который гарантирует, что вы и ваш поставщик находитесь на одной странице.

3. Управление поставщиками

Это ежедневная деятельность по мониторингу производительности и результатов. Это лучший способ убедиться, что условия контракта выполняются. Этот шаг включает в себя много общения, чтобы предложить одобрение, неодобрение, изменения, обратную связь и все остальное, что необходимо для углубления отношений.

4. Постоянно достигайте целей

Вы хотите достичь своих целей не один или два раза, а последовательно в течение ваших отношений с поставщиком. Это означает регулярное управление поставщиком, чтобы лучше влиять на него для достижения целей производительности на регулярной основе.

Почему управление поставщиками важно?

Управление поставщиками является важным аспектом управления бизнесом. Вот ключевые области, на которые влияет управление поставщиками.

• Управление цепочками поставок: цепочка поставок бизнеса — это процесс, который идет от закупки сырья до доставки конечного продукта клиентам. Управление поставщиками является важным шагом в этом процессе, поскольку поставщики поставляют необходимые производственные ресурсы, необходимые компании для работы и производства товаров.
• Планирование производства: для производства продукции компании необходимо спланировать, как координировать усилия своих сотрудников и максимизировать эффективность производственной линии. Этот процесс известен как планирование производства, и управление поставщиками играет важную роль в получении нужных материалов в нужное время.
• Обеспечение и контроль качества: материалы, используемые компаниями для производства товаров, напрямую влияют на качество конечного продукта. Управление поставщиками играет важную роль в получении качественных поставок.
• Управление затратами. Эффективное управление поставщиками помогает компаниям сократить производственные затраты, что напрямую влияет на их общую прибыльность. Правильный поставщик поможет компаниям сократить расходы, предлагая качественные расходные материалы.
• Управление логистикой: управление логистикой является одним из наиболее важных аспектов управления бизнесом. Он включает в себя транспортировку, упаковку и складирование продукции. В большинстве случаев компании полагаются на поставщиков для этих процессов.
• Удовлетворенность клиентов: управление поставщиками важно для поддержания высокого уровня удовлетворенности клиентов, поскольку материалы, используемые для производства товаров, напрямую влияют на конечный продукт.

Инсорсинг против аутсорсинга

Установление отношений с внешним поставщиком также называется управлением поставщиками. Но как узнать, когда предпочтительнее отдать работу на аутсорсинг или оставить ее внутри компании? Вы должны оценить потребности вашей организации и то, какие ресурсы вы должны использовать для проекта.

Это не всегда простой выбор. Начните с рассмотрения основных навыков вашей организации. Соответствуют ли они требованиям вашего проекта? Есть ли у вас ресурсы, чтобы сэкономить для работы? Если это так, то эту задачу лучше выполнять своими силами, а не отдавать ее на откуп.

Однако, если работа вращается вокруг дисциплины, которая не находится в ведении вашей компании, или представляет собой навык, который может присутствовать, но не полностью развит, инвестиции в заключение контракта с поставщиком становятся более привлекательными.

Определения управления поставщиками

Мы указали, что продавец — это человек или организация, которая продает услуги, товары или труд. Это могут быть независимые консультанты, консалтинговая компания или кадровая компания, которую обычно называют поставщиком.

Существует также нечто, называемое Vendor on Premises (VOP), которое представляет собой поставщика, который открывает свой магазин на рабочем месте клиента. Они могут нанимать рабочую силу сами или от внешних поставщиков, но в конечном итоге они управляют и координируют работу для клиента.

Поставщик управляемых услуг (MSP) управляет поставщиками и измеряет их работу в соответствии со стандартами и требованиями своего клиента. Обычно они не набирают, а скорее изучают и рекомендуют лучших поставщиков в соответствии с потребностями клиента.

Другим термином, используемым в управлении поставщиками, является зарегистрированный работодатель (EOR). Это способ облегчить управление независимыми подрядчиками. Это включает в себя аудит, обзоры и другие вопросы управления.

Инструменты управления поставщиками

Существуют инструменты для управления поставщиками, такие как система управления поставщиками (VMS), которая представляет собой компьютерную программу, которая распределяет требования к вакансиям среди кадровых компаний, рекрутеров, консалтинговых компаний и других поставщиков. Это помогает с наймом, процессом собеседования и процессом оплаты.

Другой инструмент называется системой управления контрактными услугами (CSM), которая работает с программным обеспечением крупных производственных предприятий для сбора данных в режиме реального времени между поставщиками и клиентами. Эти совместные усилия помогают упростить процесс хронометража и улучшают представление о стоимости проекта.

Роль менеджеров поставщиков

Итак, что делает человек, отвечающий за управление поставщиками? Во-первых, они работают с отделами управления и бюджетирования, чтобы управлять и контролировать поставки и следить за тем, чтобы затраты были на уровне или ниже рыночной стоимости.

Они также работают с поставщиками, чтобы договориться о ценах, которые находятся в рамках бюджета компании, сохраняя при этом качество. Это означает поиск предложений от нескольких поставщиков, чтобы убедиться, что они заключают контракт с нужным поставщиком. Правильный поставщик определяется не только продуктом или услугой, которую он предоставляет, но и его послужным списком и финансовой историей.

После заключения контракта менеджер должен поддерживать связь с поставщиком, а также со своим финансовым отделом и управленческими командами, которые будут взаимодействовать с поставщиками. Они также отслеживают уровень запасов и ведут подробные записи для отслеживания доставки товаров и подтверждения их прибытия.

Работа с поставщиками может быть необходима для успеха вашего проекта, но она также усложняет управление им. Что вам нужно, так это программное обеспечение для управления проектами, которое может обрабатывать все эти данные. ProjectManager — это облачный инструмент с панелью управления в режиме реального времени для получения наиболее точной информации, чтобы вы всегда были в курсе работы вашего поставщика, когда он ее выполняет. Попробуйте сами и узнайте, как это может помочь в управлении поставщиками, воспользовавшись бесплатной 30-дневной пробной версией.