Как спланировать виртуальное мероприятие: Контрольный список планирования виртуального мероприятия

Опубликовано: 2022-10-27

Деловые люди предпочитают встречаться лично. Но после периода виртуальных мероприятий трудно отказаться от этой цифровой роскоши. Виртуальное планирование мероприятий стало обычным явлением, даже когда мероприятия возвращаются в реальную жизнь или предлагают гибридные варианты.

Желание остаться виртуальным в некоторых случаях понятно. Планирование виртуального мероприятия означает, что больше людей могут присутствовать независимо от того, где они находятся. Но то, как планировать виртуальное мероприятие, все еще относительно новое, и некоторые даже не знают, что такое виртуальное мероприятие. Мы здесь, чтобы помочь вам спланировать виртуальное мероприятие, в том числе предоставить вам контрольный список, чтобы вы не пропустили ни одного важного шага.

Что такое виртуальное мероприятие?

Виртуальные мероприятия проходят онлайн. Это может быть достигнуто с помощью различных средств, таких как прямая трансляция мероприятия, воспроизведение записанной видеопрезентации, которую можно просмотреть в любое время, когда участник захочет, или даже с помощью аудиовызовов.

Основное различие между виртуальным мероприятием и личным мероприятием заключается в том, что виртуальные мероприятия не являются физическими встречами лицом к лицу. Любой, у кого есть доступ к Интернету, является потенциальным кандидатом на участие в виртуальном мероприятии.

Излишне добавлять, что это значительно расширяет сеть как для спикеров, так и для посетителей. Тем не менее, виртуальные мероприятия требуют планирования так же, как и для традиционных мероприятий. Но это не то же самое. Вы можете выйти в эфир на Facebook или другой социальной платформе, когда захотите, но более масштабное и сложное мероприятие требует планирования.

Подумайте о съезде или отраслевом мероприятии, которое может длиться несколько дней, для этого определенно потребуется планирование виртуального мероприятия. ProjectManager — это онлайн-программное обеспечение, которое дает вам инструменты для связи с людьми в любом месте и в любое время, чтобы вы могли координировать планирование виртуального мероприятия. Наши онлайн-диаграммы Ганта могут организовать ваши задачи, затраты и ресурсы. Ими легко делиться и обновлять в режиме реального времени, чтобы все были в курсе. Начните бесплатно работать с ProjectManager уже сегодня.

Диаграмма Ганта ProjectManager
Диаграмма Ганта ProjectManager помогает планировать виртуальные мероприятия. Учить больше

Типы виртуальных мероприятий

Мы уже мимоходом упомянули несколько типов виртуальных мероприятий, но эта тема заслуживает большего внимания. Существует множество различных типов виртуальных мероприятий, и каждое из них требует планирования виртуального мероприятия, чтобы обеспечить успех всех участников. Вы, наверное, были на одном или двух из них.

Вебинары

Вебинар обычно представляет собой разовое мероприятие, используемое для предоставления образовательного или рекламного контента. Он представлен в режиме реального времени, хотя часто также записывается, чтобы люди могли просмотреть его позже. После презентации обычно есть время для вопросов и ответов.

Виртуальные конференции

Как следует из названия, эта конференция проходит онлайн. Обычно это событие в реальном времени, которое привлекает людей со схожими интересами, связанными с бизнесом или хобби. Они могут включать панельные дискуссии, основных докладчиков, стенды онлайн-продавцов и даже виртуальные часы коктейлей.

Виртуальные корпоративные мероприятия

Как и виртуальная конференция, виртуальные корпоративные мероприятия более сфокусированы. Все участники являются частью более крупной корпорации, но само мероприятие может быть организовано по разным причинам. Это может быть общее собрание или ретрит, дегустация вин или любое другое количество деловых или случайных встреч. Единственным общим знаменателем является то, что мероприятие открыто только для членов корпорации.

Виртуальные тимбилдинги

Виртуальный тимбилдинг может стать частью более крупного корпоративного мероприятия. Это ничем не отличается от тимбилдинга лично, за исключением того, что это происходит онлайн. Мероприятия могут быть одинаковыми, например, ледоколы, групповой фитнес и многое другое. Некоторые мероприятия придется переоборудовать, чтобы они работали онлайн, но цель укрепить связи между членами команды остается прежней.

Виртуальные мероприятия по найму

Один из наиболее инновационных способов использования виртуальных мероприятий — это платформа для найма сотрудников. Виртуальное мероприятие по найму предлагает сотрудникам возможность провести собеседование с кандидатами на открытые вакансии. Поскольку все больше компаний открыты для удаленной работы, виртуальный найм позволяет им искать таланты со всего мира, а не только в пределах досягаемости.

Виртуальные общественные мероприятия

Виртуальные встречи также приобрели популярность. Многие семьи, разбросанные географически, могут воссоединиться онлайн, на свадебных вечеринках могут присутствовать те, кто физически не может приехать на свадьбу, а друзья, которые больше не находятся в одном месте, могут собраться вместе, чтобы выпить и наверстать упущенное.

Контрольный список планирования виртуального мероприятия

Теперь, когда мы знаем, что такое виртуальное мероприятие и сколько существует различных типов, вы готовы научиться планировать виртуальное мероприятие. На самом деле, вы, вероятно, уже посещали какое-то виртуальное мероприятие, даже если это общение с кем-то в Zoom.

Виртуальное планирование мероприятий, однако, более сложное. Чтобы убедиться, что вы отметили все флажки, мы составили контрольный список, который можно использовать практически для любого из типов виртуальных событий, описанных выше.

1. Установите цели для вашего виртуального мероприятия

Вы не можете измерить успех, пока у вас нет набора показателей. Каким бы ни было ваше виртуальное мероприятие, вы должны заранее решить, чего вы надеетесь достичь. Вы хотите собирать электронные письма, распространять электронные книги, продвигать свой бренд, общаться с профессионалами отрасли, показывать, как использовать новый продукт и т. д.? Какую бы цель вы ни выбрали, она будет сообщена остальным участникам мероприятия, поэтому не начинайте без нее.

2. Определите свою целевую аудиторию

Чтобы достичь своих целей, вы должны знать свою целевую аудиторию. Это ваши потенциальные клиенты для продукта, коллеги-профессионалы для конференции и так далее. Этот шаг требует большого исследования. Чем лучше вы сможете определить целевую аудиторию для виртуального мероприятия, тем больше вы сможете настроить виртуальное мероприятие в соответствии с их потребностями.

3. Выберите тип мероприятия

Вся работа, которую вы проделали на первых двух этапах, повлияет на ваш выбор места проведения. Здесь вы решите, будет ли мероприятие транслироваться в прямом эфире или записано (или и то, и другое), определите, подходит ли вебинар для вашей цели, и так далее. Тип виртуального мероприятия поможет вам выбрать партнера или службу потоковой передачи для доставки вашего мероприятия посетителям.

4. Создайте кампанию цифрового маркетинга

Как только вышеперечисленное будет отсортировано, вы должны получить слово. Это означает создание маркетингового плана. Поскольку вы планируете виртуальное мероприятие, вы, вероятно, также захотите продавать его в Интернете. Хотя вы также можете создавать открытки для обычной почты и другие инструменты продвижения старой школы. Для наших целей мы будем придерживаться цифрового маркетинга.

Продвижение в социальных сетях

Социальные сети — хорошее место, чтобы начать распространять информацию. Используйте хэштеги, за которыми может следить ваша целевая аудитория, чтобы они увидели ваши публикации. Кроме того, попытайтесь определить, какие платформы они используют; деловые люди, как правило, используют LinkedIn, в то время как другие предпочитают Twitter, Facebook, Instagram, TikTok, Reddit и т. д.

Создать веб-сайт

Если у вас есть веб-сайт, это очевидное место для начала маркетинга. Создайте специальную страницу для мероприятия и рекламных баннеров, которые будут отображаться на вашем сайте, с призывом к действию. Вы хотите, чтобы сайт отображался как можно выше в результатах поиска. Это требует исследования ключевых слов, которые ваша целевая аудитория использует при поиске в Интернете. Поисковая оптимизация (SEO) — это ключевой инструмент для привлечения нужных людей на ваш сайт.

Используйте онлайн-рекламу

Два предыдущих предложения находятся под эгидой органического маркетинга. Обратной стороной этого являются платные медиа, которые включают в себя покупку рекламы на других сайтах. Маркетинг в поисковых системах (SEM) — это метод улучшения вашего онлайн-маркетинга.

5. Найдите спикеров, модераторов и других ключевых участников

Опять же, в зависимости от типа виртуального мероприятия, которое вы планируете, вам могут понадобиться основные докладчики, модератор панельных дискуссий и другие лица, которые будут информировать аудиторию. Если это так, вам нужно найти их и иметь средства для оплаты их появления, а также проживания, например, отелей, еды и проезда, если мероприятие гибридное (имеется в виду как онлайн, так и лично).

6. Создайте программу виртуального мероприятия

Повестки дня — это важные документы, которые помогают держать все встречи в тонусе и позволяют не тратить время впустую. Это вдвойне верно для виртуальных событий. Вам необходимо скоординировать выступления спикеров и любые другие презентации. Обычно это знакомство, перерыв на завтрак или обед и так далее. Создание повестки дня виртуального мероприятия не только организует мероприятие, но и предоставляет руководство для присутствующих.

7. Выберите дату и часовой пояс

Даже если вы записываете мероприятие для будущего просмотра, вам нужны дата и время, чтобы начать виртуальное мероприятие. Помните, что это глобальное событие. Принять участие может любой желающий из любой точки мира. Это означает, что вы должны выбрать часовой пояс, в котором оно будет проходить, чтобы люди из других часовых поясов, которые посещают его, знали, когда нужно войти на виртуальное мероприятие.

Связанный: Бесплатный шаблон плана мероприятия для Excel

8. Выберите платформу для виртуальных мероприятий

Есть много сервисов, которые могут провести ваше мероприятие онлайн, но вам нужно заключать контракт на эти услуги раньше, чем позже. Последнее, что вам нужно, — это не иметь возможности транслировать ваше мероприятие для посетителей, потому что вы забыли заключить контракт с провайдером. Вот несколько различных платформ событий для прямых трансляций или предварительно записанных видео.

  • Увеличить
  • Гугл встречи
  • Команды Майкрософт
  • Вебекс-мероприятия

9. Выберите место

Виртуальное событие должно происходить в физическом пространстве. Планируете ли вы виртуальное или гибридное мероприятие, вам необходимо арендовать помещение. Да, вполне возможно, что все спикеры просто звонят во время своих презентаций из дома или офиса, но это только еще больше усложняет ситуацию и не всегда производит впечатление профессионалов. Вы захотите арендовать студию или другое место, где есть камеры, хорошие микрофоны и так далее, чтобы провести профессиональную презентацию.

10. Запишите свое виртуальное мероприятие

Это хорошая идея, чтобы записать ваше мероприятие, чтобы оно жило вне реального виртуального мероприятия и могло продолжать служить вашим целям в течение длительного периода времени. На большинстве платформ есть возможность записи, а затем вы можете поделиться ссылкой или разместить запись на своем веб-сайте.

11. Соберите отзывы после вашего виртуального мероприятия

Вы захотите иметь какое-то продолжение с аудиторией. Это всегда хороший маркетинговый ход — собирать их электронные письма не только для того, чтобы продолжать продавать этим людям, но и получать их отзывы о мероприятии. Это ценные данные, которые помогут вам лучше разработать следующую виртуальную встречу, которую вы планируете, и управлять ею.

ProjectManager помогает планировать виртуальные мероприятия

Планирование виртуальных мероприятий требует гибкого инструмента, который может соединять людей в любом месте и в любое время, а также между отделами для развития совместной работы. ProjectManager — это онлайн-программное обеспечение для управления проектами с функциями, необходимыми для планирования виртуальных мероприятий, а также для управления выполнением этого плана.

Планирование с несколькими представлениями проекта

В планировании виртуального мероприятия участвует множество разных людей, особенно если оно запланировано корпорацией. Это означает, что различные отделы должны работать вместе, от маркетинга до продаж. Но каждый отдел работает по-своему. Мы даем им инструменты, с которыми им удобно работать. Диаграммы Ганта отлично подходят для общей организации, но списки собирают задачи, а доски канбан отображают рабочий процесс в визуальной обстановке. Некоторые предпочитают просмотр календаря, чтобы отслеживать важные даты. Несмотря на это, все представления обновляются вместе в режиме реального времени, поэтому каждый всегда работает с самыми последними данными.

Канбан-доска руководителя проекта
Сотрудничайте в режиме реального времени

Если каждый член команды использует наиболее удобные инструменты, это только начало. Чтобы они могли сотрудничать, эти инструменты должны предоставлять данные в режиме реального времени. Наша платформа для совместной работы не только обновляет все виды проекта одновременно, но и дает всем возможность обмениваться файлами, комментировать на уровне задачи и при необходимости отмечать других. Наше неограниченное хранилище файлов означает, что все ресурсы вашего мероприятия могут быть размещены в централизованном хабе для быстрого доступа. Все, что им нужно для выполнения своей работы, находится на инструменте.

Карточка задачи ProjectManager с комментариями

Менеджеры получают представление о том, что делает каждый. Они могут отслеживать прогресс и производительность на высоком уровне, когда захотят, с помощью наших информационных панелей в реальном времени или создавать настраиваемые отчеты для более глубокого изучения данных. Функции управления задачами для повышения производительности, соблюдения графика и проведения успешного виртуального мероприятия.

ProjectManager — это удостоенное наград программное обеспечение, которое помогает планировать, планировать и отслеживать события в режиме реального времени. Благодаря функциям, охватывающим весь спектр от управления ресурсами до управления рисками и т. д., у вас есть все инструменты, необходимые для планирования виртуальных мероприятий. Начните бесплатно работать с ProjectManager уже сегодня.