Как провести успешную виртуальную встречу для удаленных отделов продаж

Опубликовано: 2022-01-17

В то время как виртуальные встречи когда-то рассматривались как крайняя мера, сегодня они стали доступным вариантом для многих отделов продаж.

Нет никаких признаков того, что что-то изменится в ближайшее время. Фактически, недавние исследования показывают нам, что продажи программного обеспечения для веб-конференций выросли на 500% с начала пандемии коронавируса.

Очевидно, что виртуальные встречи сильно отличаются от обычных встреч в офисе. Они требуют определенного уровня планирования и тонкости, чтобы сделать их эффективными и гарантировать, что отсутствие личного контакта не помешает вам достичь ваших целей.

Имея это в виду, вот как провести успешную виртуальную встречу для вашей удаленной команды продаж:

Что такое виртуальная встреча?

Вообще говоря, виртуальная встреча — это просто любая встреча, которая не происходит лично. Чудеса современных технологий позволяют эффективно сотрудничать с коллегами на другом конце света. Все, что вам нужно, это приличное подключение к Интернету.

Существует четыре основных типа виртуальных встреч:

  1. Телеконференции — виртуальные встречи только со звуком, в которых обычно участвуют несколько человек, звонящих по определенному номеру телефона и коду доступа.
  2. Видеоконференции — Аудио и видео встречи. Подобно телеконференциям, они основаны на том, что люди входят в интерфейс, который позволяет участникам видеть и слышать друг друга.
  3. Веб-конференции — аудио- и видеоконференции, которые расширяют возможности традиционных видеоконференций, позволяя участникам взаимодействовать и сотрудничать дополнительными способами, например, распространяя документы и демонстрируя экраны.
  4. Вебинар — формат видеоконференцсвязи «один ко многим», который предоставляет докладчикам или преподавателям одностороннюю платформу для передачи информации группе людей.

Каковы преимущества и недостатки виртуальных встреч?

Хотя виртуальные встречи имеют некоторые недостатки по сравнению с личными встречами, они также предлагают некоторые важные преимущества. Давайте посмотрим на плюсы и минусы виртуальных встреч здесь:

Плюсы

  • Сокращение расходов. Если вы не проводите личных встреч, вам не нужно арендовать конференц-зал. На самом деле, если вся ваша команда по продажам работает удаленно, вам может вообще не понадобиться офис, что означает большую экономию.
  • Большее участие. Люди могут посещать и участвовать независимо от того, где они находятся. А поскольку все присутствуют удаленно, на собрании не будут доминировать люди, находящиеся в офисе.
  • Никаких путешествий. Ваш отдел продаж может посещать собрания в режиме реального времени, не тратя время на дорогу.

Минусы

  • Отсутствует язык тела и социальные сигналы. Это большой. Может быть труднее понять, что люди на самом деле имеют в виду или что они чувствуют, когда вы не находитесь в одной комнате.
  • Дополнительные расходы на программное обеспечение. Если виртуальные встречи являются ключевой частью вашего рабочего процесса, вы, скорее всего, не сможете обойтись бесплатными (или условно-бесплатными) уровнями продукта.
  • Слабое интернет-соединение может повлиять на качество встречи. Если у кого-то плохой Wi-Fi, он не может участвовать в собрании. На самом деле, они могут вообще не присутствовать.

Шаги по планированию виртуальной встречи

Любая встреча требует подготовки. Но это особенно верно для виртуальных встреч; удаленный элемент означает, что вам нужно сделать все возможное, чтобы все чувствовали себя вовлеченными и заинтересованными. Вот как это сделать:

1. Забронируйте удобное для всех время

Когда ваша команда работает удаленно, всегда есть вероятность, что они будут находиться в разных часовых поясах. Очевидно, вам нужно будет принять это во внимание при бронировании встречи.

Кроме того, убедитесь, что вы избегаете конфликтов расписания. Торговые представители усердно работают над созданием доверительных отношений со своими потенциальными клиентами, поэтому, если они ожидают важного звонка или электронного письма, это должно быть их приоритетом.

Наконец, будьте строги со списком приглашенных. Все ли должны быть там? Если это не имеет отношения к вашим BDR, не тратьте их время — оставьте его для SDR и лидеров продаж.

2. Делитесь повесткой дня заранее

Установление четких ожиданий и обмен важными документами заранее облегчают подготовку для всех. В свою очередь, это гарантирует, что ваша встреча будет более эффективной, сократив количество времени, которое вы должны потратить на основные объяснения и другие преамбулы.

3. Выберите правильный инструмент для виртуальных встреч

Различные инструменты для проведения конференций имеют разные сильные и слабые стороны. Например, ежеквартальное совещание по продажам может лучше всего работать как веб-конференция, особенно если нескольким людям нужно выступить и поделиться своими экранами. С другой стороны, звонки о доходах, которые не особенно наглядны, могут лучше всего подходить для телеконференций.

Какой бы инструмент вы ни выбрали, не забудьте включить ссылки, телефонные номера и коды доступа в приглашение на собрание.

4. Репетируйте, если необходимо

Для более сложных встреч — например, когда вы выступаете перед советом директоров или потенциальным клиентом — не думайте, что вечером все будет в порядке. Вместо этого вам обязательно нужно провести генеральную репетицию.

Там, где несколько человек должны говорить и вносить свой вклад в слайды, прогон может помочь сгладить любые слабые места, избежать повторений и убедиться, что ваш контент соответствует действительности.

Как провести успешную виртуальную встречу

Правильное планирование — это первая часть битвы; затем пришло время выполнить. Ваша подготовка должна помочь вам избежать каких-либо серьезных сбоев, но есть еще много вещей, которые могут пойти не так. Вот как это сделать:

1. Проверьте свою технологию перед встречей

Не оставляйте успех вашей встречи на волю случая. Проверьте все элементы, которые могут вас подвести:

  • Убедитесь, что ваша видеокамера и микрофон работают должным образом.
  • Проверьте соединение Wi-Fi, запустив тест скорости.
  • Убедитесь, что вы можете поделиться своим экраном, и что у вас есть все важные документы и слайды под рукой.
  • Убедитесь, что вы видите свои заметки о собрании, когда находитесь в режиме презентации.
  • Проверьте качество звука в помещении, где вы будете проводить совещание, чтобы убедиться, что в нем нет слишком эха и нет отвлекающего фонового шума.

В качестве последнего шага стоит предположить, что что- то пойдет не так. Сделайте резервную копию своих документов, заранее распечатайте свои заметки и держите в кармане еще один инструмент для виртуальных встреч на случай, если ваш первый выбор не удастся.

2. По возможности выбирайте видео

Когда речь идет о виртуальных встречах по продажам, видео почти всегда предпочтительнее, чем встречи только с аудио.

Вы рискуете потерять много контекста и нюансов при общении по телефону или посредством текстовых сообщений. Напротив, видео активирует больше чувств, заставляет участников чувствовать себя более вовлеченными и, как правило, более профессиональными.

Кроме того, с видео меньше шансов, что люди будут говорить друг с другом, потому что легко увидеть, когда кто-то закончил излагать свою точку зрения или сделал паузу, чтобы сделать глоток воды.

Более того, очевидно, что у кого-то возникают технические проблемы с видео, а это значит, что вы можете внести соответствующие коррективы.

3. Сосредоточьтесь на вовлечении

Совещание по продажам заключается не в том, чтобы как можно эффективнее изложить каждую из ваших тезисов.

Для того, чтобы это было эффективно, эти моменты должны усвоиться, а этого просто не произойдет, если ваша команда не будет чувствовать себя вовлеченной.

Чтобы привлечь внимание, сделайте встречу по продажам двусторонней беседой, а не односторонней презентацией. Задавайте регулярные открытые вопросы, чтобы поощрять обмен мнениями между участниками; попросите разных людей поделиться своими экранами; и рассмотрите возможность разделения больших сессий на более мелкие комнаты обсуждения, чтобы сделать совместную работу более эффективной.

4. Эффективно используйте время каждого

Помните, что время торговых представителей чрезвычайно ценно. Ваша работа заключается в том, чтобы ваша встреча начиналась и заканчивалась вовремя.

Не позволяйте посторонним разговорам доминировать во время сеанса — если вопрос не может быть решен быстро и эффективно, перенесите его в автономный режим.

Наконец, подумайте о том, чтобы разбить повестку дня на несколько разделов. Разрешить людям с разными ролями присоединяться позже или уходить раньше, если данный раздел им не важен. Не обижайтесь - у них есть другая работа.

Что делать после встречи

Работа по проведению эффективной виртуальной встречи по продажам не заканчивается в ту секунду, когда все вешают трубку. Вам еще предстоит выполнить несколько важных задач после встречи. Например:

  • Поделитесь записью встречи для всех, кто не смог присутствовать
  • Введите заметки о собрании, отформатируйте их в логическом порядке и поделитесь ими.
  • Назначьте последующие действия с помощью выбранного вами инструмента управления продуктом
  • Убедитесь, что все, кому назначено действие, понимают, что от них ожидается
  • Храните все связанные документы в соответствующем месте, чтобы каждый мог получить к ним доступ
  • При необходимости назначьте последующую встречу

Инвестиции в правильные инструменты

Приведение в порядок стека технологий для виртуальных совещаний позволяет проводить более увлекательные, совместные и эффективные совещания. Поэтому, хотя это программное обеспечение может стоить вам немного денег, оно, скорее всего, сэкономит вам гораздо больше, сделав ваши виртуальные встречи более эффективными и действенными.

Существуют сотни или, возможно, тысячи различных инструментов, которые вы можете выбрать. Но в качестве отправной точки рассмотрите следующее, чтобы сделать некоторые из ваших задач виртуальных собраний более плавными:

  • Обмен файлами: Dropbox
  • Управление проектом: Асана
  • Видеоконференция: Zoom
  • Обмен мгновенными сообщениями: Slack
  • Планирование встреч: Calendly
  • Управление паролями: Nordpass

Вывод

Не так давно мысль о создании высокоэффективной, полностью удаленной команды продаж заставила бы среднестатистического руководителя отдела продаж покрыться холодным потом.

Но теперь, когда каждый отдел продаж был вынужден работать удаленно в течение длительного периода времени, стало ясно, что виртуальная работа не должна быть препятствием на пути к успеху — при условии, что вы правильно проводите встречи по продажам.

Эффективно подготовившись, вы сможете сделать свои виртуальные встречи увлекательными, эффективными и действенными, не заставляя отдел продаж собираться вместе в одном месте. Это лучшее из обоих миров.