Полное руководство виртуального администратора: лучшие решения, преимущества, стоимость и многое другое

80% клиентов утверждают, что они, вероятно, станут повторными клиентами после положительного опыта.

Однако, хотя качество обслуживания клиентов является отличительной чертой бренда номер один, многие компании не могут обеспечить исключительную поддержку.

Однако найм виртуального администратора может иметь решающее значение.

В этом руководстве вы узнаете:

• Роли этих обученных в отрасли агентов
• Их стоимость и преимущества
• Как выбрать лучшего партнера для ваших нужд
• И многое другое!

Давайте начнем.

Что такое виртуальный регистратор?

Виртуальный администратор - это квалифицированный специалист, который выполняет те же или аналогичные задачи, что и традиционный администратор, но работает удаленно, а не в традиционной офисной стойке регистрации.

Эти профессионалы служат продолжением вашей команды и делают гораздо больше, чем просто отвечают на ваши телефонные звонки.

Они также могут помочь вам с различными задачами, связанными с обслуживанием клиентов, добавляя уровень профессионализма ко всем коммуникациям с клиентами.

Лучшие поставщики услуг виртуальных ресепшн 2021 года

№1: Smith.ai

Компания Smith.ai, основанная командой Google, Apple и Intuit, является базирующимся в Калифорнии поставщиком услуг виртуальных секретарей, помогающим предприятиям фиксировать, отображать и конвертировать потенциальных клиентов в Интернете.

Они обслуживают множество малых и средних предприятий в различных отраслях, таких как электронная коммерция, гостиничный бизнес, недвижимость и юриспруденция.

Агентство предлагает ряд дружественных и профессиональных услуг, в том числе:

• Доступность 24/7
• Ведущее поколение
• Назначение встречи и расписание обратного звонка
• Последующие действия в веб-формах, обновления рабочего статуса и напоминания о встречах
• Блокировка спама и коммерческих звонков
• Текстовый ответ

В Smith.ai работает более 100 агентов, чья работа заключается в оказании клиентам исключительного обслуживания.

Цена :

Smith.ai предлагает три варианта ценообразования:

• Стартовый (210 долларов в месяц)
• Базовый (360 долларов в месяц)
• Pro (750 долларов в месяц)

# 2: AnswerConnect

AnswerConnect - это виртуальная сеть обслуживания и приема клиентов в Орегоне, агенты которой сертифицированы для управления информацией, соответствующей требованиям HIPAA, для предприятий, работающих с конфиденциальной информацией.

Их основные сильные стороны включают круглосуточное покрытие без выходных, многоканальную поддержку, а также двуязычность и возможность предлагать свои услуги на испанском языке.

Агентство выполняет ряд задач по обслуживанию клиентов, таких как:

• Ответ на звонок в реальном времени
• Поддержка в чате
• Запись на прием
• Видеозвонки соединяются

Агенты AnswerConnect также умеют находить потенциальных клиентов и направлять их.

Цена :

Чтобы просмотреть планы и цены агентства, вам необходимо отправить запрос на их веб-сайте.

# 3: Услуги автоответчика

Штаб-квартира службы автоответчика Care находится во Флориде. Агентство стремится отвечать на ваши телефонные звонки эффективно и профессионально.

У них есть двуязычные агенты и круглосуточная телефонная связь. Агентство предлагает варианты с помесячной оплатой, поэтому вам не придется подписывать годовой контракт.

В их услуги входят:

• Помощь по телефону, текстовым сообщениям, электронной почте и веб-чату
• Запись на прием
• Аварийное и аварийное восстановление
• Запись разговоров
• Настройка

Компания Answering Service Care сотрудничает с малыми предприятиями в сфере недвижимости, юридических и медицинских услуг.

Цена :

Агентство предлагает несколько ценовых структур:

• Стартовый (49 долларов в месяц)
• Малый бизнес (149 долларов в месяц)
• Бизнес (229 долларов в месяц)
• Корпоративный (449 долларов в месяц)
• Enterprise (859 долларов в месяц)
• Supreme (3899 долларов в месяц)

Также доступны индивидуальные планы.

# 4: Эбби Коннект

Abby Connect - это офисное агентство в Лас-Вегасе, обслуживающее малый и средний бизнес в различных отраслях, включая юридические, стоматологические и бухгалтерские.

Их задача - помочь организациям превратить больше звонящих в клиентов, облегчая общение с ними.

В услуги агентства входят:

• Объявление и перевод звонка
• Запись на прием
• Квалификация, расстановка приоритетов и помощь вызывающим абонентам

Abby Connect имеет двуязычных агентов и предлагает круглосуточное покрытие.

Цена :

Ценообразование агентства основано на минутах, которые агенты тратят на разговоры с клиентами:

• 279 долларов США за 100 минут в месяц
• 499 долларов США за 200 минут в месяц
• 1089 долларов США за 500 минут в месяц

# 5: Nexa

Компания Nexa, расположенная в Фениксе, предлагает круглосуточный виртуальный регистратор и бизнес-справочник, работающий круглосуточно и без выходных. В агентстве работает более 400 высококвалифицированных агентов, способных решать отраслевые потребности.

Они обслуживают клиентов в различных отраслях, включая юридические, страховые, риэлторские и жилищные.

Агентство стремится помогать компаниям расти, помогая им улучшать качество обслуживания клиентов.

Их ключевые услуги включают в себя:

• Ответ на звонок
• Последующие действия и исходящие звонки
• Отчетность по звонкам
• Ведущая квалификация
• Запись на прием
• Экстренная диспетчеризация
• CRM управление

Цена :

Nexa предлагает два варианта ценообразования:

• Nexa Go (99 долларов в месяц)
• Предприятие (индивидуальная цена)

# 6: AnswerFirst

AnswerFirst - это телекоммуникационная компания из Флориды, которая занимается обеспечением отличного обслуживания клиентов практически во всех секторах, включая здравоохранение, недвижимость, информационные технологии и финансы.

Их ключевые услуги включают в себя:

• Запись разговоров
• Переадресация звонков
• Быстрый обмен сообщениями
• Ответ на электронную почту
• Снятие и планирование бронирования
• Голосовая почта

Агентство предлагает круглосуточное обслуживание без выходных и не требует подписания контракта.

Цена :

Цены AnswerFirst начинаются от 0,80 до 1,25 доллара за минуту.

Однако у компании также есть индивидуальные планы для каждого бизнеса и типа.

# 7: Рубин

Ruby - это поставщик услуг виртуальных секретарей из Орегона, обслуживающий круглосуточно и без выходных.

Компания поддерживает более 10 000 предприятий, помогая им налаживать хорошие отношения с клиентами. От первого впечатления до устойчивой лояльности они предоставляют клиентам персонализированные взаимодействия, чтобы помочь вам установить значимые связи.

У них есть двуязычные администраторы, и они могут помочь:

• Пользовательская голосовая почта
• Переадресация звонков
• Запись на прием

Цена :

Ценовые пакеты Ruby основаны на минутах, потраченных на звонки клиентов. Компании могут выбирать из:

• Позвоните Ruby 100 (319 долларов в месяц)
• Позвоните в Ruby 200 (599 долларов в месяц)
• Позвоните Ruby 350 (999 долларов в месяц)
• Позвоните в Ruby 500 (1399 долларов в месяц)

# 8: Узкие места в цифровых помощниках

Bottleneck Digital Assistants - это компания из Миссури, которая помогает предприятиям создавать, строить и развивать профессиональные отношения с клиентами.

Они предоставляют малому бизнесу ряд услуг, в том числе:

• Запись на прием
• Управление электронной почтой
• Отслеживание доходов и затрат
• Планировка события
• Расположение путешествия
• CRM поддержка
• Поддержка по телефону
• Исследовать

Цена :

Цены на услуги «Узкие места» для цифровых помощников начинаются с 13 долларов в час.

# 9: PATLive

PATLive - провайдер голосовых услуг из Флориды, предлагающий быстрые ответы и дружественные услуги.

Его команда хорошо обучена и оснащена, чтобы служить расширением вашей организации, обеспечивая при этом преимущества, которые будут двигать ваш бизнес вперед.

В их услуги входят:

• Сбор свинца
• Перевод звонка
• Запись на прием
• Обработка заказов
• Ввод данных
• Регистрация на мероприятие
• Обмен сообщениями
• Видеозвонки
• Настраиваемые скрипты

PATLive предлагает круглосуточное покрытие без выходных.

Цена :

Агентство предлагает пять тарифных планов:

• Базовый (39 долларов в месяц)
• Стартовый (149 долларов в месяц)
• Стандартный (269 долларов в месяц)
• Pro (629 долларов в месяц)
• Pro + (999 долларов США в месяц)

# 10: Габбивилль

Gabbyville - виртуальный провайдер услуг приема, базирующийся в Теннесси. Агентство обслуживает предприятия в различных отраслях, включая бухгалтерский учет, финансы, страхование и развлечения.

Время освещения агентства - с понедельника по пятницу с 8:00 до 23:00 EST.

Некоторые из их ключевых услуг включают в себя:

• Проверка звонков
• Переадресация звонков
• Голосовая почта
• Напоминания о встрече
• Онлайн-планирование
• Исходящий вызов
• Управление электронной почтой
• Текстовых сообщений

Цена :

Gabbyville предлагает четыре тарифных плана в зависимости от количества звонков:

• Стартер (250 долларов в месяц)
• Базовый (500 долларов в месяц)
• Премиум (800 долларов в месяц)
• Executive (1200 долларов в месяц)

Чем занимаются поставщики услуг виртуальных приемных?

В зависимости от вашей отрасли и конкретных бизнес-потребностей поставщики услуг виртуальных регистраторов могут выполнять различные задачи, в том числе:

• Ответить на телефонные звонки или передать их нужному человеку
• Общение с клиентами с помощью текстовых сообщений
• Принимая сообщения
• Отправка писем
• Как отвечать посетителям сайта в чате
• Управление встречами и отправка напоминаний
• Бронирование на семинары, тренинги или мероприятия
• Отвечаем на часто задаваемые вопросы о ваших продуктах и ​​услугах
• Информирование клиентов об акциях и специальных предложениях
• Обеспечение поддержки клиентов
• Обработка заказов
• Сбор информации о звонящих
• Захват и взращивание потенциальных клиентов
• Поддержка ввода данных

В чем разница между виртуальным секретарем и автоответчиком?

Автоответчик - это специализированное агентство, отвечающее на телефонные звонки от имени организаций.

Они принимают звонки и передают сообщения, когда компания недоступна для выполнения этих задач, чаще всего в нерабочее время, в выходные или праздничные дни. Или, в зависимости от бизнес-предпочтений, они могут предоставить помощь 24 часа в сутки, 7 дней в неделю, 365 дней в году.

Клиенты могут поговорить с реальным человеком: агентом по обслуживанию клиентов, чья работа состоит в том, чтобы продемонстрировать ваш бизнес в лучшем свете, создав для вас впечатляющий имидж бренда.

С другой стороны, виртуальный помощник принимает звонки, но также умеет выполнять различные другие задачи, такие как планирование встреч, обработка заказов и сбор потенциальных клиентов.

Эти эксперты обычно больше связаны с вашим бизнесом, и их роль требует гораздо большего взаимодействия с вашей внутренней командой.

Они больше озабочены успехом вашего бизнеса, поэтому их задача - повысить уровень удовлетворенности клиентов и их удержание.

Сколько взимают провайдеры услуг виртуальных приемных?

Прежде чем мы предоставим цены на услуги виртуального администратора, давайте посмотрим, во сколько вам будет стоить домашний администратор.

Средняя зарплата администраторов в США колеблется от 33 628 до 41 984 долларов по состоянию на 29 марта 2021 года. Большая разница в диапазоне заработной платы обусловлена ​​несколькими факторами, такими как:

• Образование
• Сертификаты
• Экспертиза
• Дополнительные навыки

Исходя из этого, наличие домашнего администратора обойдется вам от 2,800 до 3,500 долларов в месяц.

Поставщики услуг виртуальных секретарей, с другой стороны, взимают плату со своих клиентов в зависимости от количества совершенных ими звонков или отправленных сообщений.

Таким образом, в зависимости от ваших потребностей, они предложат различные тарифные планы, которые могут начинаться с 20 долларов и доходить до нескольких сотен долларов в месяц.

На стоимость могут влиять дополнительные факторы, такие как:

• Охват времени
• Разнообразие каналов связи
• Индивидуальное приветствие
• Переводы звонков
• Доступ к двуязычным специалистам
• И более

Преимущества найма виртуального регистратора

Ключевые преимущества найма виртуального регистратора:

Преимущество №1: экономия средств

Интересно, что средний работодатель в США тратит около 4000 долларов и 24 часа на найм нового работника.

Это указывает на то, что наем профессионального поставщика услуг виртуального регистратора более доступен, чем наем домашнего администратора, которого вам нужно обучить.

Однако стоимость найма нового работника выходит за рамки обучения и также включает такие факторы, как:

• Обеспечение конкурентоспособной заработной платы на полную ставку
• Оплата праздников и больничных дней
• Обустройство офиса спецтехникой

Кроме того, в отличие от обычных сотрудников, которые обычно работают восемь часов в день и пять дней в неделю, администраторы работают круглосуточно и без выходных.

Учитывая, что клиенты могут звонить в вашу компанию в любое время и в любой день, вам необходимо убедиться, что кто-то может поддерживать связь в любое время.

Другими словами, вам нужно нанять трех администраторов для работы в каждую смену.

Поставщикам услуг виртуального регистратора не требуется специального оборудования. Это полностью обученные профессионалы, которые доступны круглосуточно и без выходных. Таким образом, они могут сэкономить вам деньги, которые могут быть особенно неоценимы при развитии бизнеса.

Преимущество № 2: качественное обслуживание клиентов

Обеспечение качества всех входящих запросов может быть пустой тратой времени. Но это жизненно важная функция обслуживания клиентов, требующая внимательного подхода.

Когда вы пользуетесь услугами провайдера виртуальных регистраторов, вы подключаетесь к сети полностью обученных и специализированных агентов, которые могут повысить уровень удовлетворенности ваших клиентов.

Учитывая, что 58% американских потребителей прекратят вести дела с компанией из-за плохого обслуживания клиентов, вам необходимо обеспечить своим клиентам максимально возможный уровень поддержки.

Эти агенты могут обеспечить стабильное обслуживание клиентов и сделать их счастливыми за счет:

• Никогда не пропускаю звонок или электронную почту
• Пытаемся решить проблемы клиентов при первом контакте
• Доступность 24/7, даже в нерабочее время
• Дипломатическая работа с рассерженными клиентами
• Избегайте коммуникативных барьеров благодаря двуязычию

Эти эксперты стремятся предоставить помощь и поддержку, которые способствуют росту и лояльности вашего бизнеса к бренду.

Это в конечном итоге увеличит удержание клиентов и приведет к увеличению числа вернувшихся клиентов.

Преимущество № 3: Повышенная производительность и эффективность

Владельцы и сотрудники бизнеса обычно носят много головных уборов и должны выполнять множество разных задач.

Ответы на электронные письма и телефонные звонки могут быть утомительными и отнимать много времени, но передача связи с клиентом на аутсорсинг поставщику услуг виртуального регистратора позволит вам сосредоточиться на своем видении, основных бизнес-процессах и более крупных факторах продаж.

Эти эксперты могут снять с вас бремя обслуживания клиентов, снизив при этом вашу рабочую нагрузку и повысив вашу продуктивность и эффективность.

Преимущество №4: Увеличение продаж

Отчет Salesforce о состоянии подключенных клиентов показывает, что, по мнению 92% потребителей, положительный опыт обслуживания клиентов повышает вероятность совершения новой покупки.

Когда вы поручаете общение с клиентами виртуальному секретарю, вы работаете с высококвалифицированным экспертом, задача которого - удовлетворять ваших клиентов, предоставляя им быстрые ответы и эффективные решения проблем.

Отличная поддержка клиентов может иметь решающее значение, помогая вам установить значимые отношения с вашими клиентами, повысить лояльность и увеличить количество повторных покупок.

В конечном итоге это приведет к увеличению продаж.

Когда предприятиям следует нанимать поставщиков услуг виртуальных ресепшн?

Независимо от того, являетесь ли вы малым бизнесом или хорошо зарекомендовавшей себя компанией, вы можете воспользоваться опытом поставщиков услуг виртуальных регистраторов.

Слишком много мячей в воздухе, включая обслуживание клиентов, вы можете столкнуться с проблемами производительности и управления своим временем.

При этом вам следует инвестировать в эти виды услуг, когда:

• Вы хотите более продуктивно использовать свое время
• Вы тратите слишком много времени на административные задачи, а не на задачи по продвижению продаж.
• Вы боретесь с большой нагрузкой
• У вас есть повторяющиеся непрофильные задачи по управлению клиентами
• У вас накопилось много писем и звонков, на которые нужно ответить
• У вас нет времени на задачи, связанные с вводом данных
• Вы знаете, что кто-то другой может лучше управлять вашим взаимодействием с клиентом

Почему стоит выбрать человека, а не программного обеспечения. Виртуальный регистратор

В настоящее время виртуальных регистраторов также можно заменить автоматизированными системами регистрации, которые могут обрабатывать ваши входящие звонки, как это сделал бы живой человек-регистратор.

Эти системы способны:

• Автоматически подключайте клиентов к нужному отделу
• Запись звонков
• Отвечает на потребности ваших клиентов 24 часа в сутки, 7 дней в неделю, без вмешательства человека
• Отслеживайте и контролируйте звонки, чтобы обеспечить высокое качество обслуживания клиентов
• Создавайте еженедельные или ежемесячные отчеты
• И более

Это поможет вам сэкономить на обучении персонала и эксплуатационных расходах.

Однако вопрос в том, какой вариант лучше для вашего бизнеса: программное обеспечение человека или виртуального регистратора?

Реальность такова, что технологии и искусственный интеллект могут решить проблемы групп обслуживания клиентов. По крайней мере, так кажется.

Но исследования дают интересные результаты.

Отчет NICE inContact об опыте клиентов показывает, что, несмотря на технологические улучшения, потребители предпочитают общаться с людьми.

Фактически, методы с использованием агентов - лучший вариант, который компании могут использовать для обслуживания клиентов.

Причина в том, что живые секретарши-люди могут:

• Разрешить высокий уровень настройки
• Обеспечьте клиентам отличное первое впечатление

Итог : человеческое обслуживание клиентов неоценимо, когда речь идет об удовлетворении и удержании клиентов.

Как выбрать лучшего поставщика услуг виртуального ресепшена для нужд вашего бизнеса

Чтобы выбрать лучшую компанию для вашего бизнеса, учитывайте следующие факторы:

• Коммуникационные возможности : отличное обслуживание клиентов зависит от правильного общения. Это требует работы с агентами, которые способны прислушиваться к потребностям ваших клиентов и понимать их трудности. Эти эксперты должны уметь общаться ясным, кратким и профессиональным тоном, который оставит положительное впечатление о вашем бренде и вызовет доверие. Таким образом, убедитесь, что вы оцениваете коммуникативные навыки каждого потенциального агента, прежде чем принимать решение.
• Опыт работы в отрасли : нанимаемые вами агенты должны быть обучены профессиональному, дружелюбному и полезному общению с вашими клиентами. Однако, наряду с дружелюбным и полезным отношением, они также должны иметь предыдущий опыт обслуживания клиентов в вашем секторе. Опыт работы в отрасли имеет значение, потому что агенты лучше поймут проблемы или вопросы ваших клиентов и решат их более эффективно и результативно.
• Объем услуг : Некоторые компании, работающие в режиме реального времени, специализируются только на ответах на звонки. Однако есть агентства, которые могут предложить полный спектр услуг, включая управление электронной почтой и ввод данных. Рекомендуется выбрать партнера, который может делать гораздо больше, чем просто отвечать на телефонные звонки, и берет на себя все ваши задачи по общению с клиентами. Таким образом вы сможете снизить рабочую нагрузку и сосредоточиться на более крупных задачах по стимулированию продаж.
• Обзоры и отзывы : отзывы клиентов продемонстрируют возможности и профессионализм каждого потенциального агентства. Они покажут, стоят ли их услуги и насколько клиенты довольны их работой. Посетите сторонние сайты, чтобы получить подробную информацию об их процессах, коммуникативных навыках, культуре компании и результатах.
• Персонализация : персонализация способствует положительным бизнес-результатам. Данные подтверждают этот факт, и 97% маркетологов сообщают об измеримом росте их усилий по персонализации. Чтобы предоставить своим клиентам отличный сервис, вам нужно нанять агентов, которые могут создавать индивидуальные решения. Они должны быть в состоянии предоставить индивидуальные приветствия и ответы для каждого отдельного клиента.

10 вопросов, которые нужно задать перед наймом виртуального администратора

1. Насколько ваши агенты знакомы с моей отраслью?
2. На все звонки и сообщения ответят в прямом эфире?
3. На каких языках свободно владеют ваши агенты?
4. Какой у них опыт?
5. Включает ли ваша услуга индивидуальное общение?
6. Могут ли ваши агенты управлять встречами и отправлять напоминания?
7. Что произойдет, если ваши системы выйдут из строя?
8. Как мы будем общаться? Кто будет назначенным контактным лицом?
9. Какая у вас доступность? Можем ли мы пользоваться вашими услугами 24/7?
10. А как насчет цен? Сколько вы берете?

Выводы о поставщиках услуг виртуальных приемных

Поставщики услуг виртуальных секретарей могут помочь вам улучшить качество обслуживания клиентов и наладить конструктивные отношения с вашими клиентами.

Эти специализированные агентства могут стоить вам примерно от 20 до нескольких сотен долларов в месяц.

Основные преимущества найма живого администратора:

• Экономия затрат
• Качественное обслуживание клиентов
• Повышенная производительность и эффективность
• Увеличение продаж

Чтобы выбрать лучшего партнера для вашего бизнеса, учитывайте следующие ключевые факторы:

• Коммуникационные возможности
• Опыт работы в отрасли
• Объем услуг
• Обзоры и отзывы
• Персонализация