Словарь WBS: краткое руководство с примерами

Словарь WBS — это дополнение к вашему WBS, которое содержит подробную информацию о каждом компоненте. Это один из трех столпов, которые поддерживают управление содержанием проекта в вашем проекте: два других — это структурная структура работ (WBS) и описание содержания проекта.

Эти три компонента дадут вам основу для вашего проекта. Без базового плана содержания проекта вы не сможете эффективно измерить производительность, что может привести к тому, что ваш проект выйдет за рамки графика и бюджета.

Давайте рассмотрим, что такое словарь WBS, как его создать и какие рекомендации помогут вам правильно его использовать. Программное обеспечение для управления проектами, такое как ProjectManager, может оказать огромную помощь при создании словаря WBS.

Что такое словарь WBS?

Словарь WBS — это место, где находятся подробные сведения о задачах, действиях и результатах структурной декомпозиции работ. Контент включает в себя все связанные вехи, объем проекта и, в некоторых случаях, даты, ресурсы, стоимость и количество.

Словарь WBS позволяет вам определить каждый из шагов WBS и способы их выполнения для достижения конечного результата проекта. Документ включает рабочий пакет, который определяет связанные задачи, и контрольные счета, которые объединяют объем, бюджет, фактическую стоимость и расписание для этих задач.

Однако определения в словаре WBS невелики. Они представляют собой краткий объем или описание работы. Это ставит одну ногу на штатив базовой линии вашего прицела. Два других шага — это описание содержания всего проекта и ИСР, которые вы конкретизируете с помощью словаря ИСР. Все три необходимы для измерения и мониторинга масштабов проекта.

Какова цель словаря WBS?

Структура разбивки работ — это визуальный инструмент, и из-за своей графической природы в ней нет места для объяснения деталей каждого шага. Добавление этой информации в WBS означало бы, что ее трудно читать и использовать. Таким образом, цель словаря WBS состоит в том, чтобы добавить в WBS дополнительный контекст и повысить удобство его использования.

Вот почему у структур разбивки работ есть название и часто номер, обозначающий каждый отдельный шаг. Эти метки соответствуют словарю WBS, где подробно объясняется назначение и выполнение шага. Это дает членам команды, обращающимся к словарю WBS, более глубокое понимание того, что необходимо для успешного завершения проекта.

Словарь WBS также может помочь удостовериться, что проект отвечает любым нормативным требованиям или вопросам соответствия, регулирующим работу. Он также может убедиться, что результаты соответствуют ожиданиям в отношении качества заинтересованных сторон проекта. Использование словаря WBS — это способ убедиться, что работа над проектом выполнена правильно с первого раза, и избежать дорогостоящих и своевременных исправлений.

Кто создает словарь WBS?

Словарь WBS создается руководителем проекта, но не изолированно. Менеджер проекта организует действия, необходимые для его заполнения, и проследит за тем, чтобы словарь WBS был составлен правильно, но также проведет собеседование и обратится за помощью к другим, чтобы убедиться, что его описания полны и полны.

В то время как руководитель проекта координирует сбор материалов, которые определят и направят шаги в WBS, он собирает информацию из различных источников. Например, они будут брать интервью у экспертов в предметной области, чтобы убедиться, что они отвечают на все вопросы, связанные с задачей, и делают это правильно.

Еще одним важным ресурсом являются сами члены команды. Это люди, которые были собраны для работы над проектом из-за их уровня навыков, знаний и опыта работы. Они бесценны в том смысле, что их знания о реальном мире обеспечат перспективу, которая может отсутствовать в других направлениях.

Как создать словарь WBS

Когда вы проведете исследование и будете готовы составить свой словарь WBS, не забудьте, чтобы детали для каждого элемента в WBS были краткими и точными. Основная причина полезности словаря WBS заключается в том, что он легко понятен команде проекта.

Хотя для словаря WBS не существует установленного формата, эти двенадцать шагов представляют собой общую нить, связывающую воедино большинство документов:

1. Определите элемент

Каждый шаг в вашей WBS должен иметь код или идентификатор учетной записи. Это позволяет вам перечислить шаги в вашем словаре WBS, чтобы они соответствовали нужному элементу в WBS.

2. Опишите это

Здесь подробно расписана задача. Об этом следует сообщать кратко и ясно.

3. Обратите внимание на допущения и ограничения

Обратите внимание на любые предположения и/или ограничения задачи, такие как зависимости от других задач, необходимое оборудование и т. д. Таким образом, вы сможете спланировать их и избежать возможных задержек.

4. Назначить владельца

Каждая задача будет назначена члену команды, который будет владеть выполнением и успешным завершением этой задачи. Здесь идентифицируется этот человек.

5. Установите веху

Веха — это важная дата в вашем проекте, обычно обозначающая конец одной фазы и начало другой. Они должны быть указаны в словаре WBS.

6. Составьте расписание

Независимо от того, разбита ли ваша WBS на задачи или результаты, они должны быть запланированы, например, определены даты их начала и окончания.

7. Список ресурсов

Обратите внимание на инструменты, материалы, оборудование и т. д. в вашем плане ресурсов, которые необходимы для выполнения задачи.

8. Рассчитать стоимость

Каждая задача будет иметь соответствующие затраты на выполнение, будь то материалы, расходные материалы или время. Эта оценка стоимости должна быть включена сюда.

9. Определите качество

Обратите внимание на ожидания в отношении качества, которые ваши заинтересованные стороны предъявляют к каждому этапу WBS.

10. Знайте критерии приемлемости

Должен быть человек, обладающий полномочиями, чтобы сказать, что каждое задание было выполнено правильно. Для этого должны быть критерии. Здесь вы можете отметить этого человека и использованные критерии.

11. Соберите технические рекомендации

Если есть какие-либо руководства, руководства, стандарты и т. д., необходимые для выполнения задач, их следует собрать здесь.

12. Урегулирование соглашений

Наконец, перечислите все контракты, корпоративные соглашения и другие документы, являющиеся частью проекта.

Пример словаря WBS

Чтобы дать вам лучшее представление о том, что такое словарь WBS, давайте рассмотрим бесплатный шаблон структуры разбивки работ, который вы можете загрузить из ProjectManager. В шаблоне описаны пять этапов проекта, а в качестве примера приведен первый этап инициации.

Заполнение шаблона

Используя это, мы видим, что первая задача — это настройка оборудования. Следуя приведенному выше формату, мы создали простую электронную таблицу, в которой перечислены 12 шагов словаря WBS. Сначала идет номер элемента, затем описание, в котором подробно описывается, где необходимо установить оборудование.

Если есть какие-либо предположения или ограничения, они будут перечислены. В нашем примере терминалы должны быть обращены в сторону от окон офиса, чтобы избежать бликов. Перечислен владелец, лицо, ответственное за установку.

Также указана дата, когда установка должна быть завершена, а затем график, показывающий продолжительность от начала до конца. Ресурсы включают все необходимые инструменты и инструкции.

Стоимость - это почасовая ставка человека, выполняющего установку. Качество заключается в том, что оборудование должно быть в рабочем состоянии. Менеджер проекта одобрит работу. Технические рекомендации включают в себя план этажа и план электроснабжения, чтобы показать, где находятся электрические розетки, и, наконец, установка должна соответствовать руководящим принципам для офисного помещения.

Как ProjectManager помогает вам создать словарь WBS

ProjectManager — это облачный инструмент, который упорядочивает ваши задачи и команду для большей эффективности. После того, как вы наладите управление областью действия, включая WBS и словарь WBS, вам необходимо включить эти задачи в план.

Управление всеми этими задачами может показаться непосильным, но их можно сопоставить с нашей онлайн-диаграммой Ганта. Просто введите свои задачи, и они отобразятся в представлении проекта диаграммы Ганта. Дайте каждой задаче дату начала и окончания, а затем они заполнят временную шкалу. Теперь вы можете увидеть весь свой проект в одном месте.

Некоторые из ваших задач, скорее всего, не смогут начаться или завершиться, пока не начнется или не завершится другая. Эти зависимые задачи могут создать узкие места позже в проекте, если вы не определите их в своем плане, что легко сделать на нашей диаграмме Ганта. Просто перетащите зависимую задачу к другим задачам, от которых она зависит, и они будут связаны.

Вехи, которые вы описали в своем словаре WBS, также можно добавить на диаграмму Ганта. Они легко вставляются и отображаются в виде значка в форме ромба. Это разбивает ваш большой проект на более мелкие этапы, что упрощает управление.

ProjectManager — это облачное программное обеспечение, которое предоставляет вам все инструменты, необходимые для более эффективного выполнения вашей WBS. Вы можете отслеживать и отслеживать прогресс и производительность, а затем создавать фильтруемые отчеты одним щелчком мыши, чтобы упростить обновление заинтересованных сторон. Присоединяйтесь к десяткам тысяч команд, которые уже используют наш инструмент, приняв участие в этой бесплатной 30-дневной пробной версии сегодня.