Как организовать успешный вебинар с нуля

Несомненно, 2020 год ознаменовал переход от офлайн к онлайн в мире покупок, работы, обучения и, даже более того, мероприятий. Съезды, семинары и конференции адаптировались к ограничениям, безвозвратно узаконив вебинар как новый способ общения с общественностью.

Во время чрезвычайной ситуации в области здравоохранения, связанной с COVID-19, мы были вынуждены переосмыслить способы взаимодействия с клиентами, преобразовывая физические мероприятия в виртуальные конференции.

В этом случае нам на помощь пришли вебинары. Фактически, такой инструмент никогда не раскрывал своего полного потенциала участия и привлечения потенциальных клиентов, как это было в 2020 году. Эти виртуальные встречи позволяли компаниям постоянно вести диалог с общественностью и не отказываться от повестки дня своих мероприятий. Не случайно данные обсерватории MailUp 2021 показывают, что «вебинар» был наиболее часто используемым ключевым словом в прошлогодних кампаниях по электронной почте.

В 2020 году многим компаниям пришлось впервые перенести свои мероприятия из офлайна в онлайн, организовав свои первые вебинары без особой подготовки. В этом сообщении блога давайте посмотрим, как 8 простых шагов могут создать виртуальное событие с нуля.

Начнем с основ: что такое вебинар

Слово «вебинар» происходит от объединения двух английских терминов: «сеть» и «семинар». По сути, это онлайн-семинар. Его этимология подразумевает понятие тренировки. Мы могли бы определить веб-семинар как образовательный или информационный сеанс, доступ к которому можно получить с любого устройства, подключенного к Интернету.

Вебинар: все преимущества

Прежде чем понять, как организован вебинар и основные шаги по созданию успешного мероприятия, давайте проверим его сильные стороны и почему этот тип платформы может быть полезным инструментом интеграции для ваших маркетинговых стратегий:

• Иммерсивный контент-маркетинг : как один из немногих инструментов контент-маркетинга, который может привлечь внимание пользователя в течение длительного периода времени, веб-семинар отличается от других типов и форматов (вспомните, например, видео, размещенное в социальных сетях).
• Опыт, основанный на данных: опыт вебинара начинается и заканчивается данными. Он гарантирует исчерпывающую и достоверную информацию о настроениях и вовлеченности участников на основе конкретных цифр.
• Эффективное недорогое решение : бесплатный или платный вебинар, безусловно, дешевле, чем физическое мероприятие.

Простое мини-руководство из 8 шагов по созданию вебинара

Если вы новичок в организации вебинаров и до 2020 года это мероприятие было вам совершенно незнакомо, то вот несколько простых шагов для создания успешного мероприятия.

Исходя из собственного опыта, мы собрали наиболее эффективную и простую стратегию запуска для новичков.

1. Выберите цель и задачу

Почему вы хотите организовать это онлайн-мероприятие?

Это первое, о чем нужно спросить себя. Это прольет свет на то, как настроить весь веб-семинар и как добиться успеха в его продвижении.

Фактически, первый шаг в создании вебинара требует определения его основной цели. Трудно понять, как разработать какую-либо стратегию, не имея ясного и точного представления о цели.

Определив главную цель, спросите себя, чтобы углубить свои идеи: нацелено ли мероприятие на ваших клиентов или вы хотите привлечь новых клиентов и продвигать свое предложение?

Определение целевой аудитории - второй фундаментальный шаг в настройке всей вашей стратегии. Если вы ответили «да» на оба вопроса, выберите приоритетную цель между ними.

2. Определите показатель успеха.

Определите показатель успеха после того, как обозначите цель и цель мероприятия. Это касается KPI, чтобы отслеживать, было ли событие успешным или нет. Определение эталона может занять некоторое время и в первые несколько раз может показаться трудным. Однако это единственный способ определить, окупаются ли ваши усилия, понять, нужно ли вам что-то улучшить, или даже выбрать совершенно другую стратегию.

Вот несколько показателей успеха, которые могут вам подойти:

• количество созданных новых контактов
• количество существующих контактов
• количество запросов на активацию новой функции или продукта
• количество новых возможностей (перспектив)
• создание новых возможностей (сделок) для продавцов

3. Найдите подходящую платформу для веб-семинаров.

Скорее всего, вы захотите выбрать платформу, на которой будет проходить ваш первый вебинар.

Из того, что есть, мы рекомендуем следующее:

• Перейти к
• Демио
• Livestorm
• ВебинарGeek
• ClickMeeting

Еще один, более быстрый и простой шанс также позволит вам усилить свою аудиторию: использовать свои профили в социальных сетях, начав прямую трансляцию на таких каналах, как LinkedIn, YouTube или Facebook.

Плюс этого решения в том, что у всех ваших подписчиков есть возможность подключаться, следить в прямом эфире, задавать вопросы и взаимодействовать. Кроме того, прямая трансляция будет продвигаться непосредственно для вашей аудитории с помощью уведомлений в приложении.

4. Создайте мероприятие: выберите спикеров и состав.

Вы выбрали инструмент: пришло время создать мероприятие. Очевидно, что этот шаг должен адаптироваться к выбранному вами инструменту. Однако не забудьте выбрать увлекательное название, дать точное описание и убедиться, что продолжительность вебинара ясна. Это ключ.

Теперь, если вы еще этого не сделали, важно установить выступающих, чтобы вы могли указать их имена и должности в описании мероприятия.

Затем определитесь с тематическим составом и графиком. Часто веб-семинары бывают слишком длинными или слишком короткими: создание подробного списка поможет вам соблюдать установленный временной интервал.

5. Продвигайте мероприятие.

Пришло время продвигать ваш первый вебинар!

Постройте стратегию продвижения на основе поставленной цели с первого этапа:

• Если вы ориентируетесь на предыдущих клиентов или контакты, создайте серию автоматических писем. У первого будет приглашение. Еще один будет за несколько дней до вебинара для тех, кто не зарегистрировался.

Узнайте, как настроить автоматический рабочий процесс с MailUp: узнайте больше об автоматизации маркетинга!

• С другой стороны, если ваша цель внешняя, тогда используйте весь потенциал социальных сетей. Создавайте целевые рекламные кампании, ориентируясь на ваших потенциальных клиентов.

6. Хорошо подготовьтесь и проверьте это.

Начните готовиться к вебинару, собирая подписчиков.

Настройте свою презентацию и определите поддерживающую речь для материала, который вы будете показывать во время мероприятия. Тщательно проверьте содержание на наличие ошибок или неточностей. Произнесите свою речь несколько раз вслух, чтобы не выглядеть неподготовленным.

Небольшой совет: проведите небольшой тест с другими динамиками за день до выступления.

Познакомьтесь с инструментом, чтобы узнать, как начать прямую трансляцию, как передать презентацию от одного докладчика к другому, как управлять чатом и узнать множество вопросов, которые вы получите во время вебинара!

7. Важный день: приходите пораньше, чтобы избежать сюрпризов в последнюю минуту.

День прямой трансляции очень важен. Приходите пораньше для важных предварительных проверок:

• убедитесь, что вы в тихом месте
• проверьте, что соединение стабильно
• проверьте, что ПК подключен к источнику питания
• сделайте последнюю проверку вашей презентации, чтобы убедиться, что все правильно и работает

Этот совет может показаться очевидным и тривиальным. Однако оживление прямой трансляции может легко привести к их недооценке, что поставит под угрозу успех вашего вебинара.

8. После мероприятия вспомните о последующих действиях.

После этого не забудьте начать последующие действия по повторному общению с участниками: отправьте материалы вебинара, получите отзывы о мероприятии для дальнейшего улучшения или просто поблагодарите свою аудиторию за их участие и связь.

Дополнительный шаг: запишите свои вебинары и создайте архив для использования по запросу

Если вы хотите пойти дальше и стать еще более профессиональным, предлагая тем самым полный спектр услуг вашей аудитории, зарегистрируйте свои живые выступления и создайте репозиторий всех ваших виртуальных событий.

Этот дополнительный шаг может оказаться большим подспорьем для тех, кто не может посещать ваши живые вебинары.

Для всех, кто заинтересован, он позволит им получать доступ к вашим мероприятиям по запросу и продвигать контент ваших виртуальных встреч даже после выключения камеры.

Измерьте эффективность своего вебинара и определите возможности для улучшения

После завершения мероприятия основной задачей является измерение поставленной цели с начальной организационной фазы. Проанализируйте показатели, выбранные вами в качестве индикаторов успеха вашего вебинара. Это ключевой шаг. Пропуск этого помешает дальнейшему улучшению.

Остерегайтесь перегрузки

Мы увидели все преимущества и основные этапы эффективного мероприятия. А теперь давайте дадим вам последний совет: используйте веб-семинар, когда ваша цель действительно соответствует этому методу общения. Не злоупотребляйте этим.

Чрезвычайная ситуация со здоровьем и отмена физических мероприятий привели к взрыву вебинаров. Приглашения на виртуальные встречи постоянно бомбардируют пользователей. Не попадитесь в ловушку перегрузки. Используйте этот ресурс умеренно и разумно, чтобы не повторяться и не раздражать клиентов.

Теперь дело за вами!

По нашему опыту, эти шаги нельзя пропустить при организации и создании эффективного и успешного вебинара.

Теперь вам нужно начать применять их на практике и придать вашим выступлениям индивидуальность!