Что на самом деле означает управление проектом?

Проекты, как и все, что предполагает совместную работу многих людей, нуждаются в управлении. Вам нужно не только учитывать важные детали, из которых состоит проект, но также необходимо учитывать, как проект запрашивается и выполняется для достижения успеха.

Мы собираемся изучить нюансы управления проектами и рассмотреть связанные с ним роли, столпы, на которых оно стоит, и многое другое. Считайте это вашими уроками гражданственности в управлении проектами.

Что такое управление проектом?

Термин «управление проектом» относится к набору действий и руководств, которые определяют, как проект планируется, выполняется и управляется. Вы можете рассматривать управление проектом как основу, помогающую следить за правильным курсом проекта. Имея управление проектом в качестве основы, вы обеспечиваете согласованность, повышающую стабильность проекта.

Но управление проектом выходит за рамки принятия решений по одному проекту. Он определяет деятельность организации и то, кто за что отвечает. Это большой кусок пирога, который включает в себя все: политики, правила, функции, процессы, процедуры и обязанности.

Понятно, что управление проектами — это большая работа, и для решения всех ее задач требуется программное обеспечение для управления проектами. ProjectManager — это программное обеспечение для управления работой и проектами, в котором есть дорожные карты, которые помогут вам отслеживать портфолио проектов. Вы также получаете неограниченное хранилище, совместную работу и обмен файлами. Принимайте более взвешенные решения, отслеживая графики, бюджеты и ресурсы в режиме реального времени. Начните сегодня бесплатно.

Три столпа управления проектами

Управление проектом стоит на трех столпах, описывающих три определяющие его области. К ним относятся структура, люди и информация. Давайте рассмотрим более подробно каждый из трех столпов управления проектом.

Структура

Проект должен поддерживаться организацией, которая его запускает. Это означает, что высшее руководство организации инвестирует в проект. Они должны потратить время и энергию, необходимые для создания видения проекта, чтобы передать проект менеджерам проекта, которые позаботятся о том, чтобы он соответствовал этому видению. Таким образом, структура управления проектом касается не столько проектной команды, сколько всей компании.

Люди

Эффективное управление проектом требует правильного менеджера проекта. Это означает, что высшее руководство должно полностью понимать деятельность проекта. Именно здесь управление проектом помогает менеджеру проекта понять цели проекта и задачи, необходимые для их достижения. Чтобы это было эффективно, эти цели должны быть четкими, достижимыми и устойчивыми.

Информация

Здесь в игру вступает звуковой процесс. Хотя видение и цели важны, без четкого и последовательного способа обмена информацией проект обречен. Проекты нуждаются в открытом общении и возможности делиться, предпочтительно в режиме реального времени, чтобы управление проектом работало. Это означает регулярные отчеты, встречи и многое другое, чтобы проект был направлен на успешное завершение.

Роли в управлении проектом

Давайте теперь посмотрим на различные роли, благодаря которым управление проектом работает. Существует много ролей в управлении проектами, но три из них имеют первостепенное значение. К ним относятся владелец проекта, ключевые заинтересованные стороны и консультативная группа. Теперь мы дадим более полное определение каждому из них.

Владелец проекта

Владелец продукта — это человек, который представляет организацию. Часто это не менеджер проекта, а человек, который курирует менеджера проекта.

Основные заинтересованные стороны

Совет проекта состоит из ключевых заинтересованных сторон проекта. То есть те, кто кровно заинтересован в проекте. Это могут быть те, кто финансировал проект, или конечные пользователи, для которых создается продукт или услуга. Заинтересованными сторонами могут быть даже поставщики, но лучше, чтобы число этих ключевых заинтересованных сторон не превышало шести, чтобы процесс был более эффективным.

Консультативная группа

Если в вашем проекте невозможно сократить количество заинтересованных сторон до управляемого числа, вы, скорее всего, сформируете большую консультативную группу. Это не доска объявлений, а скорее форум. В то время как владелец проекта занимается повседневными решениями, консультативная группа занимается более крупными вопросами.

Почему важно управление проектом?

Управление проектом важно для каждого проекта, от самого простого до самого сложного. В то время как более сложные проекты, как правило, облегчают понимание того, почему управление проектом имеет решающее значение для успеха проекта, любой проект выиграет от того, как управление проектом определяет, документирует и сообщает методы проекта, чтобы помочь контролировать проект и добиться успеха. Давайте подробнее рассмотрим важность управления проектом.

Установка направления

Почему проекты терпят неудачу? Часто это происходит по самой простой причине: это неправильный проект в неподходящее время. Возможно, организация перегружена или технология недостаточно зрелая. Какова бы ни была причина, неудача часто связана с неудачей наверху, чтобы должным образом оценить, правильный ли это проект.

Уоррен Беннис отметил, что роль менеджера заключается в том, чтобы делать все правильно, а роль лидеров — выбирать правильные действия. Для этого требуется четкое представление о стратегическом соответствии каждого потенциального проекта и выбор проектов, которые организация берет на себя, которые определяются приоритетами, балансировкой рисков, доступностью ресурсов и другими факторами.

Конечно, есть инструменты для поддержки этого процесса. Но роль управления заключается не только в слепом применении инструментов. Примите во внимание долгосрочные и краткосрочные интересы вашей организации и избегайте «жадной ловушки», когда вы берете на себя еще один достойный проект, несмотря на то, что у вас недостаточно ресурсов, чтобы сделать это, возглавить его или должным образом управлять им.

Принятие решения

Процессу принятия решений уделяется внимание, которого он заслуживает. Деловые журналы и отделы менеджмента книжных магазинов в аэропортах заполнены статьями и книгами на эту тему. Все менеджеры проектов должны ознакомиться с их образцами, чтобы лучше понять, что определяет правильное решение и как настроить условия, необходимые для вашего проекта.

Проблема, с которой мы сталкиваемся, заключается в том, что мы не можем просто определить хорошее решение как правильное решение. Когда мы принимаем решение, мы не можем знать, окажется ли оно правильным, но мы должны знать, является ли это решение «хорошим» и, скорее всего, правильным. Крайне важно, чтобы структуры управления проектом создавали условия для принятия обоснованных решений. Итак, что же это за условия?

• Доказательство

Вы должны предоставить каждому лицу, принимающему решения, независимый доступ к данным. Также важно, чтобы данные, которые они получают, были как можно более сырыми, необработанными. Любая обработка данных сопряжена с риском выбора данных, на которых нужно сделать акцент, и внесения предвзятости в то, как они представлены. Если все лица, принимающие решения, получают одни и те же обработанные данные, все они подвержены одному и тому же предубеждению.

• Орган власти

Лицо, принимающее решения, или группа должны обладать всеми полномочиями, необходимыми для принятия и выполнения своих решений. Это в значительной степени касается легитимности и статуса, но также частично и интеллектуального авторитета. Есть ли у них опыт и знания, чтобы принять правильное решение?

• Процесс

Процесс принятия решений может включать ошибочный анализ и предвзятость или может противостоять им. Обучение жизненно важно, чтобы помочь лицам, принимающим решения, понять, как структурировать свой процесс. Это включает в себя создание надлежащей объективности и необходимость сбалансировать сбор, анализ и исследование данных с необходимостью принятия своевременных решений.

Надзор за проектом

Структурирование и анализ данных проекта также жизненно важны для управленческой роли наблюдения за вашим проектом. Речь идет о том, чтобы обеспечить выполнение проекта, удовлетворение потребностей организации и соблюдение правил, положений и процедур.

Несмотря на то, что людям, участвующим в управлении, необходимо освоить множество важных навыков, возможно, самым важным их достоинством является любопытство. Это заставит их применить основные методы: расспросы, прослушивание и масштабирование.

• Допрос

Задавать хорошие вопросы — это искусство. Если вы отвечаете за управление проектом, вы должны быть готовы применить криминалистический подход, чтобы раскрыть запутанные реалии. Это будет особенно важно на начальном этапе, когда вам нужно собрать и проверить доказательства, прежде чем принимать важное решение по проекту.

Подобные вопросы часто могут стать состязательными, поэтому во многих шлюзовых процессах участвуют люди, не входящие в проект. Но это, в свою очередь, может привести к тому, что руководитель проекта и его команда окажутся под еще более враждебным пристальным вниманием. Задача для всех нас состоит в том, чтобы сделать надлежащее управление частью нашего мировоззрения и рассматривать вопросы, даже самые сложные, как полезное расследование.

• Прослушивание

Вопросы бесполезны, если они не сопровождаются качественным слушанием. Тем не менее, все мы знаем людей, чья привычка задавать вопросы, чтобы подчеркнуть свою точку зрения, или задавать только те вопросы, на которые, по их мнению, они знают ответ. Это, конечно, настраивает их на спор.

Вы сможете придерживаться правильного курса только в том случае, если выслушаете все доказательства и оцените каждое мнение. Итак, задав вопрос, перестаньте думать о следующем и начните обращать внимание на полученный ответ.

• Масштабирование

Почти каждый руководитель проекта страдал от одного или обоих этих проблемных поступков со стороны спонсоров, начальников, клиентов или руководящих групп. Поведение номер один — упорная решимость вникать в детали всего, что делает менеджер проекта. У них склонность вмешиваться, из-за чего вы чувствуете, что у вас нет автономии и практической способности вести свой собственный проект. С другой стороны, такое поведение часто упускает из виду общую картину и, следовательно, игнорирует наиболее важные стратегические вопросы, сосредотачиваясь исключительно на несущественных деталях.

Поведение номер два почти прямо противоположно. Некоторым людям детали кажутся несущественными для общей стратегической картины. Поэтому они предпочитают игнорировать или не беспокоиться о деталях. Это нормально, когда дела идут хорошо, но иногда на уровне управления необходимо погрузиться в точные факты, чтобы увидеть, чего не хватает руководителям проектов.

Представьте себе совершенный зум-объектив; он может фокусироваться на деталях, как микроскоп, но также может уменьшать масштаб, чтобы увидеть вселенную проекта в одном представлении. Это то, что нужно спонсорам и советам проектов. Это готовность приспособиться к необходимому масштабу вместе с пониманием, чтобы знать, на чем правильно сосредоточиться в любое время.

Дисциплина

Хорошее управление проектом не дается легко: оно требует дисциплины. Организации необходимо создать структуры управления, обучить спонсоров и членов правления, которые их составляют, и внедрить основные процедуры, которые обеспечат качество их работы. Чтобы хорошо выполнять свои управленческие роли, людям требуется обучение по разработке стратегии, принятию решений и контролю.

Что могут сделать менеджеры проектов, чтобы это произошло? Вот краткий контрольный список практических шагов для рассмотрения.

• Организуйте учебное мероприятие совета проекта, чтобы обсудить процессы принятия решений и требования к информации.
• Обсудите то же самое со своим спонсором.
• Отдавайте приоритет надежному ведению документации, которое обеспечивает прозрачность, подотчетность и является готовым источником надежных данных, помогающих надежному функционированию процесса надзора и принятия решений.
• Установите этапный процесс для вашего проекта, независимо от того, требует ли его ваша организация.
• Выделите в плане проекта время для процесса управления, а также для всех участников (включая вас самих) для тщательной подготовки.
• Установите критерии для важных решений в начале проектов.
• Создайте требование для проверки каждого управленческого решения на предмет того, считают ли лица, принимающие решения, что оно отвечает интересам их организации.
• Проведите анализ сценариев и предварительные учения, чтобы ваши лица, принимающие решения, могли оценить потенциальные последствия своих решений.
• Там, где вы ожидаете ряд сложных решений, создайте соответствующую квалифицированную группу по принятию решений, чтобы либо принимать решения, либо консультировать лиц, принимающих решения.
• Эффективно используйте контрольные списки, чтобы уменьшить количество ошибок и упущений в жизненно важных процессах.

Две вещи сдерживают силы хаоса, которые постоянно угрожают новаторским начинаниям, которые мы называем проектами: способность менеджера проекта осуществлять контроль в сложной и меняющейся среде проекта и способность организации навязывать надлежащее управление выбору, который делает она и ее менеджер проекта. .

У нас есть профессиональные организации, такие как APM и PMI , для обучения и развития менеджеров проектов. Где эквивалент для спонсоров и членов правления проекта? Только что я ознакомился с указателем моего (четвертого издания руководства) Свода знаний по управлению проектами PMI . Между «согласованием лимита финансирования» и «государственным регулированием» нет ничего. Управление даже не заслуживает записи в PMBOK, что-то, что должно измениться в будущем.

Управление без инструментов, позволяющих институциональному анализу данных проекта, обречено на провал. Функции совместной работы в сочетании с отчетами панели мониторинга в режиме реального времени в ProjectManager позволяют нескольким ролям в организации получать представление о статусе и производительности проекта. Попробуйте бесплатно с 30-дневной пробной версией.