Что такое заинтересованная сторона? Определения, типы и примеры

Будь то инвесторы или клиенты, заинтересованные стороны важны для каждого проекта. Но что такое заинтересованная сторона? На этот вопрос есть более одного ответа. Давайте уделим некоторое время определению того, что такое заинтересованная сторона, приведем примеры заинтересованных сторон и бесплатные шаблоны заинтересованных сторон, которые могут помочь в управлении заинтересованными сторонами.

Что такое заинтересованная сторона?

Заинтересованная сторона — это физическое лицо, группа или организация, на которых влияют результаты проекта или делового предприятия. Заинтересованные стороны заинтересованы в успехе проекта и могут находиться внутри или вне организации, спонсирующей проект. Заинтересованные стороны важны, потому что они могут оказывать положительное или отрицательное влияние на проект своими решениями. Есть также критические или ключевые заинтересованные стороны, чья поддержка необходима для существования проекта.

Заинтересованное лицо — это человек, как и любой другой участник проекта, и одними управлять легче, чем другими. Вам придется научиться использовать методы сопоставления заинтересованных сторон, чтобы определить, кто является вашими ключевыми заинтересованными сторонами, и убедиться, что вы соответствуете их требованиям.

Связанный: Бесплатный шаблон карты заинтересованных сторон для Excel

Заинтересованное лицо заинтересовано в проекте, а это означает, что вы захотите регулярно обновлять его. ProjectManager — это программное обеспечение для управления работой и проектами с панелями мониторинга в режиме реального времени, которые отслеживают шесть показателей проекта. Панели мониторинга не требуют настройки и автоматически отображают прогресс и производительность в красочных графиках и диаграммах. Ими легко поделиться, чтобы управлять ожиданиями ваших заинтересованных сторон. Начните бесплатно работать с ProjectManager уже сегодня.

Заинтересованная сторона против акционера

Заинтересованные стороны — это не то же самое, что акционеры. Заинтересованной стороной может быть широкий круг людей, влияющих на проект или инвестирующих в него. Например, заинтересованная сторона может быть владельцем или даже акционером. Но заинтересованными сторонами также могут быть сотрудники, держатели облигаций, клиенты, поставщики и продавцы.

Акционер может быть заинтересованным лицом. Однако акционер — это тот, кто инвестировал в корпорацию. Эта корпорация может инициировать проекты, в которых акционер также является заинтересованным лицом. Проще говоря, акционеры также являются заинтересованными сторонами, но заинтересованные стороны не всегда являются акционерами. Это потому, что акционер владеет частью публичной компании посредством покупки акций. Заинтересованная сторона заинтересована в общей деятельности корпорации, а не в доходности акций.

Типы заинтересованных сторон

Заинтересованными сторонами могут быть все, кто имеет влияние, или те, на кого может повлиять проект. Мы уже видели, что может быть много заинтересованных сторон, что мы обсудим ниже. Все заинтересованные стороны можно разделить на две группы: внутренние заинтересованные стороны и внешние заинтересованные стороны. Давайте посмотрим на оба.

1. Внутренние заинтересованные стороны

Внутренние заинтересованные стороны находятся внутри организации. Проект напрямую влияет на них, поскольку они служат и нанимаются управляющей им организацией. Внутренние заинтересованные стороны могут включать сотрудников, владельцев, совет директоров, руководителей проектов, инвесторов и т. д.

2. Внешние заинтересованные стороны

Внешние заинтересованные стороны находятся за пределами организации и на них косвенно влияет проект. На них влияет работа организации, но они не являются сотрудниками организации. Эти люди могут быть поставщиками, покупателями, кредиторами, клиентами, посредниками, конкурентами, обществом, правительством и другими.

Примеры заинтересованных сторон

Как мы уже упоминали, существует много типов заинтересованных сторон, многие из которых подпадают под категории внутренних или внешних заинтересованных сторон. Давайте взглянем на некоторые из наиболее распространенных примеров заинтересованных сторон.

• Инвесторы: это заинтересованные стороны, которые ищут финансовую отдачу и могут быть акционерами и держателями долговых обязательств. Они вложили капитал в бизнес и хотят получить отдачу от этих инвестиций.
• Сотрудники: эти заинтересованные стороны полагаются на свою занятость и гарантии занятости. Они имеют прямую заинтересованность в организации, поскольку она поддерживает их и предоставляет им преимущества.
• Потребители: Эти заинтересованные стороны хотят, чтобы продукт или услуга, предоставляемые проектом, были качественными и ценными.
• Поставщики и продавцы: доходы этих заинтересованных сторон связаны с проектом, поскольку они продают товары и услуги бизнесу, управляющему проектом. Успех проекта означает для них больше бизнеса.
• Сообщества: Эти заинтересованные стороны не хотят, чтобы проект негативно повлиял на их здоровье, безопасность или экономическое развитие. Организации, расположенные в своих сообществах или работающие над проектами в своих сообществах, могут влиять на создание рабочих мест, расходы и многое другое.
• Правительство: Эти заинтересованные стороны получают налоги и валовой внутренний продукт от проекта. Они являются основными заинтересованными сторонами, поскольку они собирают налоги как с компании на корпоративном уровне, так и индивидуально с тех, кто в ней работает.

Заинтересованное лицо — это человек, как и любой другой участник проекта, и одними из них будет легче управлять, чем другими. Вам придется научиться иметь дело с разными личностями и убедиться, что у вас есть продуктивный диалог, чтобы узнать цели проекта, для достижения которых вы были наняты. Но, во-первых, кто является заинтересованной стороной?

Как управлять заинтересованными сторонами проекта

Управлять заинтересованными сторонами легко, если вы выполняете правильные шаги по управлению заинтересованными сторонами. Вот шаги, которым должен следовать любой руководитель проекта при управлении отношениями с заинтересованными сторонами.

1. Идентификация заинтересованных сторон

Определение заинтересованных сторон в вашем проекте имеет ключевое значение, поскольку от этого зависит успех проекта. Если ваша заинтересованная сторона недовольна, проект не имеет полного успеха. Вы захотите начать этот процесс, как только устав проекта будет создан.

Хорошее место, чтобы начать выяснять, кто ваши заинтересованные стороны, — это просмотреть устав проекта, в котором документируется причина проекта и назначается менеджер проекта. Среди информации об объектах, бюджете, расписании, допущениях, ограничениях, спонсорах проекта и высшем руководстве можно различить заинтересованные стороны.

Обязательно ознакомьтесь с контрактами, поскольку в этих документах могут быть упомянуты заинтересованные стороны. Существуют ли факторы окружающей среды или другие организации, имеющие ключевое отношение к проекту? Просмотрите их, поскольку они могут предоставить вам имена заинтересованных сторон. Например, если есть факторы окружающей среды, диктуемые правительством, то правительство является заинтересованной стороной. Ознакомьтесь с их правилами и стандартами, чтобы оставаться с ними в хороших отношениях.

2. Анализ заинтересованных сторон

После того, как вы определите заинтересованные стороны вашего проекта, пришло время для этапа анализа заинтересованных сторон. Это когда вы будете собирать информацию и требования от них. Вам также необходимо начать оценивать уровень их участия и влияния в вашем проекте, чтобы подготовить стратегии коммуникации с заинтересованными сторонами и определить их приоритетность.

Связанный: Бесплатный шаблон анализа заинтересованных сторон для Excel

3. Приоритизация заинтересованных сторон

Ключевой вопрос для любого, кто управляет проектом, заключается в том, как вы должны управлять заинтересованными сторонами в проекте? Ситуация усложняется тем, что может быть много заинтересованных сторон, и вы должны относиться к ним так же, как к любой другой задаче в вашем списке дел: расставляя приоритеты.

В ходе проекта одна заинтересованная сторона может быть более ценной с точки зрения возражений по проекту, и некоторые из них могут требовать большего внимания, чем другие. Когда вы составляете расписание проекта, обязательно определите, кто эти люди и на каком этапе фазы проекта вам может понадобиться уделять им больше внимания.

4. Взаимодействие с заинтересованными сторонами

Вот мы и подошли ко второй части нашего вопроса. Когда мы говорим об управлении заинтересованными сторонами, мы имеем в виду создание позитивных отношений с вашими заинтересованными сторонами путем удовлетворения их ожиданий и любых целей, которые они согласовали в проекте. Однако эти отношения не просто предоставлены. Это должно быть заработано. Вы можете завоевать доверие и построить позитивные отношения с заинтересованными сторонами посредством активной коммуникации и прислушиваясь к их потребностям.

Один из способов сделать это — взять интервью у заинтересованных сторон проекта — не у всех, но, безусловно, у самых важных. Возможно, вам придется поговорить с экспертами, чтобы получить справочную информацию по конкретным областям или группам, поэтому, когда вы ведете беседы один на один с заинтересованными сторонами, вы хорошо информированы и продуктивны.

Как и все в управлении проектами, для этого есть процесс:

• Документируйте общение с заинтересованными сторонами . Сделайте это официально, создав план коммуникации с заинтересованными сторонами. Обратите внимание на их имена и роли в организации, которую они представляют. Документируйте каждую беседу, которую вы ведете с этими ключевыми партнерами по проекту, чтобы зафиксировать их интересы и запросы, а также чтобы иметь возможность проверить их информацию позже на предмет точности.
• Принудительный процесс. Затем вы хотите поддерживать процесс общения с заинтересованными сторонами и убедиться, что этот процесс прозрачен, чтобы все знали, чего ожидать. Это включает в себя запросы проекта или отзывы. То, как вы будете документировать эти запросы и отвечать на них, должно быть предметом формального процесса проверки и утверждения. Это позволяет заинтересованным сторонам знать, что запросы подлежат рассмотрению и что у вас есть процесс, которого вы придерживаетесь для официальных запросов.
• Предоставление частых отчетов о состоянии. Предоставление регулярных и своевременных отчетов о состоянии для заинтересованных сторон имеет решающее значение, но обязательно адаптируйте отчеты к аудитории. Вы можете обсудить детали с членами команды, в то время как руководители обычно хотят получить больше информации. Не забудьте связаться с заинтересованными сторонами и задать вопросы, чтобы узнать, есть ли у них какие-либо отзывы.
• Развеять мифы. Ваша заинтересованная сторона может работать над несколькими проектами, а это значит, что они не будут так близки к проекту, как вы. Но это не значит, что они не получают другую информацию о вашем проекте из других источников. Вы же не хотите, чтобы они стали предметом сплетен или получили неверную информацию, которая может повлиять на их мнение о проекте.

Шаблоны управления заинтересованными сторонами

Управление заинтересованными сторонами и их ожиданиями является важной частью управления проектами. Вам нужно держать заинтересованные стороны в курсе, но вы не хотите, чтобы они прерывали важную работу по управлению проектом. ProjectManager предлагает не только программное обеспечение, но и бесплатные шаблоны для каждого этапа вашего проекта. Вот несколько шаблонов, касающихся управления заинтересованными сторонами.

Шаблон анализа заинтересованных сторон

Прежде чем вы сможете управлять своими заинтересованными сторонами, вы должны понять их в контексте вашего проекта. Наш бесплатный шаблон анализа заинтересованных сторон для Excel поможет вам определить заинтересованные стороны проекта с помощью матрицы анализа заинтересованных сторон. Вы можете собрать ключевых стейкхолдеров по группам и определить уровень их участия, заинтересованности и власти.

Шаблон карты заинтересованных сторон

Наш бесплатный шаблон карты заинтересованных сторон для Excel поможет вам увидеть уровень заинтересованности и влияния каждой заинтересованной стороны. Их ответы помогут вам определить, должны ли они тщательно контролироваться, удовлетворяться, информироваться или контролироваться. Также есть цветная клавиша, чтобы ее было легко читать; зеленый означает, что они поддерживают, желтый означает, что они нейтральны, а красный означает, что они блокируют.

Шаблон плана коммуникации

Наконец, как только вы поймете своих стейкхолдеров, пора настроить способ держать их в курсе. Наш бесплатный шаблон плана коммуникации для Word — идеальный инструмент для определения ваших целей, каналов и регулярности, с которой ваши заинтересованные стороны ожидают обновлений. Бесплатный шаблон плана коммуникации подходит для всех потребностей вашего проекта в коммуникации, а не только для общения с заинтересованными сторонами.

Используйте ProjectManager для управления заинтересованными сторонами

Теперь, когда вы знаете, кто такие заинтересованные лица и почему важно держать их в курсе событий на протяжении всего жизненного цикла вашего проекта, убедитесь, что у вас есть подходящие инструменты, которые помогут вам. ProjectManager — это программное обеспечение для управления работой и проектами, которое помогает вам управлять ожиданиями заинтересованных сторон и обновлять их с помощью данных в реальном времени.

Подробные отчеты для презентаций заинтересованных сторон

Мы показали, как наша информационная панель в режиме реального времени предлагает общую картину проекта, но заинтересованные стороны часто хотят углубиться в данные. Одним щелчком мыши вы можете создавать отчеты, которые хотят видеть заинтересованные стороны, будь то статус проекта, время или стоимость. Если у заинтересованных сторон есть вопросы, знайте, что каждый отчет можно отфильтровать, чтобы показать избранные данные. Отчетами легко делиться, поэтому заинтересованные стороны всегда в курсе.

Создайте прозрачность с помощью общих планов

План проекта — это дорожная карта, намечающая направление проекта. Это важный документ, который меняется на протяжении всего проекта. Заинтересованным сторонам нужен план проекта, чтобы следить за ходом проекта в контексте, поэтому руководителям проектов нужен план проекта, которым можно легко поделиться. Вы можете импортировать и экспортировать планы проектов и делиться ими с кем угодно. По мере изменения плана проекта просто отправьте обновленный план своим заинтересованным сторонам и держите их в курсе.

Наш инструмент может автоматизировать вашу занятую работу, такую ​​как уведомления по электронной почте, чтобы держать заинтересованные стороны в курсе отчетов о состоянии. Мы обеспечиваем заинтересованным сторонам прозрачность, которой они хотят быть в курсе, предоставляя менеджеру проекта и проектной группе пространство, необходимое им для завершения проекта вовремя, в рамках бюджета и в соответствии с ожиданиями заинтересованных сторон в отношении качества.

Когда вы отчитываетесь перед заинтересованными сторонами, вы хотите убедиться, что процесс оптимизирован и точен. ProjectManager позволяет обмениваться отчетами одним нажатием кнопки. Наше облачное программное обеспечение для управления проектами обновляется в режиме реального времени, поэтому у вас всегда будут самые точные и актуальные данные о проекте для вас и ваших заинтересованных сторон. Попробуйте наше отмеченное наградами программное обеспечение сегодня с 30-дневной бесплатной пробной версией.