Что такое журнал проблем? Шаблоны и советы

Прежде чем определить журнал проблем, давайте определим проблемы проекта. Проблема — это любое препятствие или непреднамеренное влияние, которое напрямую влияет на сроки и/или производительность вашего проекта. Это отличается от риска, который можно определить как потенциальную проблему или будущую проблему, которая может возникнуть в вашем проекте. Проблема — это то, что уже возникло в вашем проекте, и вам нужно немедленно определить и отследить эту проблему.

Что такое журнал проблем?

Журнал проблем — это простой список или электронная таблица, которая помогает менеджерам отслеживать проблемы, возникающие в проекте, и определять приоритетность реагирования на них. Мы создали шаблон журнала проблем в Excel, который вы можете скачать бесплатно. Это простой способ справиться с теми проблемами, которые всегда нарушают проект, и решить их до того, как они перерастут в проблему, которая сбивает проект с пути и приводит к его провалу.

Шаблон журнала проблем — это здорово, но он не интегрирован с остальной частью вашего проекта. ProjectManager имеет несколько представлений проекта, которые позволяют командам использовать инструменты, которые они предпочитают, для регистрации проблем. Например, команды могут просматривать свой журнал проблем со списком задач и работать с ним. Менеджеры могут добавлять приоритеты и даже настраивать рабочий процесс и настраивать автоматическое утверждение задач, чтобы только они имели право изменять статус на «Выполнено». Начните работу с ProjectManager бесплатно уже сегодня!

Каковы компоненты журнала проблем?

Журнал проблем — это, по сути, список, в котором собраны проблемы как текущие, так и закрытые. Таким образом, вы сможете отслеживать проблему с момента ее обнаружения до момента ее решения.

Но журнал проблем может быть более динамичным. Они могут упорядочивать и систематизировать проблемы по типу и серьезности, что может помочь вам расставить приоритеты и управлять ими, что является ключевой частью управления проблемами. Поэтому вы хотите иметь заголовки столбцов, подобные следующим.

• Номер проблемы: если вы хотите отслеживать проблему, у вас должен быть простой способ отличить ее от других, потому что их всегда будет больше одной.
• Статус : важно отметить, открыта ли проблема, находится в процессе, заблокирована или завершена. Здесь вы будете отслеживать ее решение.
• Описание проблемы: Подробно опишите, в чем проблема. Это может показаться очевидным, но вы не хотите, чтобы одна и та же проблема повторялась в вашем журнале, и вы хотите, чтобы человек, который будет решать проблему, мог четко понять, что произошло, поэтому ему не нужно преследовать людей. и задержать ответ.
• Категория . Возможно, вы захотите классифицировать проблемы по отделам или поставщикам или определить тип проблемы. Они могут различаться в зависимости от проекта или команды.
• Приоритет : у вас может не быть времени или ресурсов для решения каждой проблемы, поэтому крайне важно, чтобы вы расставили их по приоритетам. Являются ли они низким, средним или высоким приоритетом? Теперь вы можете фильтровать журнал и работать над теми вопросами, которые наиболее важны для проекта.
• Назначение : Это также имеет первостепенное значение. Если у проблемы нет владельца, она, скорее всего, никогда не будет решена. Здесь вы отмечаете члена команды, которому поручено следить за этой проблемой до ее решения.
• Кем поднято : это отличается от назначенного владельца, который будет контролировать проблему в рамках проекта и работать над ее решением. Этот человек первым идентифицировал проблему, и его следует отметить здесь, так как позже он может оказаться полезным с точки зрения ответов на вопросы, направленные на ее решение.
• Дата открытия : вы хотите иметь временные рамки, а для этого у вас должно быть начало, то есть день, когда проблема была выявлена.
• Дата закрытия : теперь у вас есть четкая временная шкала от начала до конца, которая может помочь, когда и если вы вернетесь к историческим данным при решении аналогичной проблемы в более позднем проекте.
• Комментарии . Вам всегда нужно место для записи важной информации, например, как проблема была решена, была ли она связана с другой задачей, вероятность повторения и т. д.

Рекомендации по журналу проблем

При использовании журнала проблем необходимо понимать ряд вещей, чтобы извлечь из него максимальную пользу. Во-первых, вы хотите убедиться, что затрагиваете все компоненты журнала проблем. Это может показаться пустой тратой времени — вы просто хотите решить проблему, — но описание типа проблемы, ее описание и т. д. — все это ключ к выявлению и решению проблемы.

Также важно иметь план с этапами. Встретьтесь с членом команды, который владеет проблемой, и вместе придумайте способ быстро устранить проблему. Добавляя этапы в план, вы получаете простой и эффективный способ отслеживать их прогресс. Если они не достигают этих этапов, возможно, вам придется пересмотреть план или добавить ресурсы, чтобы не отклоняться от него.

Хотя шаблоны журнала проблем могут помочь вам составить план решения проблемы и даже отслеживать ход выполнения, они представляют собой статические документы, которые требуют ручного обновления. Все это отнимает время от более важных задач проекта, поэтому наличие облачного программного обеспечения для управления проектами, которое может связать ваши команды и держать вас в курсе в режиме реального времени, является лучшим из всех передовых методов.

Бесплатный шаблон журнала проблем (и многое другое)

Если вы не используете программное обеспечение для управления проектами, вы все равно можете регистрировать проблемы с помощью наших бесплатных шаблонов. У нас есть множество шаблонов управления проектами для Excel и Word, которые помогут вам управлять каждым аспектом вашего проекта. Вот некоторые из них, которые могут помочь вам создать журнал проблем, отслеживать прогресс и сообщать заинтересованным сторонам, чтобы держать их в курсе.

Шаблон журнала проблем

Наш бесплатный шаблон журнала проблем поможет вам регистрировать проблемы, когда члены команды находят их во время работы над проектом. Но вы можете использовать этот бесплатный шаблон отслеживания проблем для Excel не только для списка проблем, но и для отслеживания прогресса, пока ваша команда работает над решением проблемы. Добавьте дату открытия и закрытия, приоритет, влияние и многое другое.

Шаблон информационной панели проекта

Наш бесплатный шаблон панели мониторинга проекта для Excel расширяет ваши возможности по мониторингу и отслеживанию работы, выполняемой вашей командой для решения этих проблем. Хотя вы не можете отслеживать в режиме реального времени, как в программном обеспечении для управления проектами, вы все же можете настроить показатели для отслеживания своих задач, рабочей нагрузки, продолжительности задач и затрат в красочных графиках.

Шаблон отчета о состоянии проекта

Еще один бесплатный шаблон идеально подходит для презентаций заинтересованных сторон, когда вы сообщаете им о проблемах в проекте. Наш бесплатный шаблон отчета о состоянии проекта для Excel — это моментальный снимок проекта, который отлично подходит для того, чтобы сообщать, где вы находитесь и куда вы направляетесь. У вас есть места, где можно отметить достигнутые вами вехи, перечислить основные риски и проблемы.

Использование ProjectManager для управления проблемами

Теперь, когда вы знаете базовую структуру для создания журнала задач, как вы используете журнал задач при управлении проектом? Журнал проблем — отличный инструмент, который должен быть в вашем наборе инструментов для управления проектами. Это может помочь вам управлять как вашей командой, так и заинтересованными сторонами.

Это потому, что журнал проблем предоставляет больше, чем просто решение проблемы, но создает доверие и убеждает ваших заинтересованных лиц в том, что вы работаете над проектом быстро и правильно. Заинтересованные стороны и ваша команда будут чувствовать, что их услышали, и эти проблемы не повлияют на проект.

Вы уже создали журнал проблем, и это здорово. В лучшем случае это должен быть совместный документ или, что еще лучше, интегрированный с ProjectManager, онлайн-инструментом управления проектами. Если вы можете поделиться им в Интернете, чтобы каждый имел к нему доступ. Вы упростили процесс и позаботились о том, чтобы ни одна проблема не была потеряна.

Канбан-доски как журналы проблем

Следующим шагом является регистрация проблемы после ее выявления. Вы можете сделать это онлайн, где человек, который первым заметит проблему, должен внести ее в журнал. ProjectManager имеет доски канбан, которые могут отслеживать проблему.

При первом обнаружении может быть столбец, в котором собрана проблема. Затем та карта, которая является проблемой, может быть назначена ответственному лицу. Теперь команда знает, что нужно обращаться к ним, и они знают, что обязаны регистрировать проблемы по мере их возникновения.

Следуйте протоколу журнала проблем, описанному выше. После назначения кого-либо взять на себя эту проблему как свою собственную, они несут ответственность за работу над решением и отслеживание хода выполнения этого действия в ходе решения проблемы.

Вот почему ProjectManager — это гораздо больше, чем просто журнал проблем. Он не только может назначить владельца, который может собирать документы непосредственно для этой задачи, а также комментировать и @ членов команды для совместной работы, но и обеспечивает прозрачность для мониторинга журнала проблем. Окончательная ответственность за решение этих вопросов ложится не на плечи тех, кому это поручено, а на вас самих.

Проблемы мониторинга

Частью процесса мониторинга является оценка влияния проблемы и действий, предпринимаемых для ее решения. Может быть, вам нужно направить все свои ресурсы на одну эту проблему, но, возможно, такой уровень внимания и усилий контрпродуктивен. Итак, вы должны знать, какие вопросы требуют эскалации, а какие нет.

В соответствии с этим вы хотите убедиться, что ваши действия соответствуют рассматриваемой проблеме. Может быть, этот вопрос может подождать. Возможно, это требует немедленного внимания. Это, конечно, может измениться, поэтому важны мониторинг и постоянная оценка. Вы можете увидеть, как панель инструментов ProjectManager позволяет отслеживать ваши задачи в одном простом представлении, чтобы вы могли убедиться, что ваши проблемы решаются.

Несмотря на то, что член команды может нести ответственность за проблему, после того, как будет разработан план действий для ее решения и, возможно, решения проблемы, теперь вы должны окончательно утвердить ее перед внедрением. Затем вы должны убедиться, что план действительно эффективен и решает проблему. Если нет, то вернемся к чертежной доске. И последнее, но не менее важное: самое приятное — это когда проблема решена. Теперь вы можете вычеркнуть проблему из журнала проблем. Это приятно, не так ли?

ProjectManager — это облачное программное обеспечение для управления проектами, которое может помочь вам лучше управлять проблемами в вашем проекте. Вы подключены к сети и подключены к своей команде, получая данные в режиме реального времени, что позволяет вам лучше разбираться в проблеме и быть лучше подготовленным для ее решения. Попробуйте сами и посмотрите, что он может сделать для вас и вашей команды с помощью этой бесплатной 30-дневной пробной версии.