Что такое операционный бюджет? Ключевые компоненты и шаблон в комплекте

Операционный бюджет — это инструмент, который помогает владельцам бизнеса и руководителям проектов оценивать долгосрочные финансовые потребности своей организации или проекта. Это полезно для прогнозирования бюджета, необходимого для ведения вашего бизнеса или проекта.

Уже одно это должно заставить вас понять определение и причины использования операционного бюджета. Мы объясним это и перейдем к тому, что должно быть включено в ваш операционный бюджет. В качестве дополнительного бонуса мы также добавим бесплатный шаблон операционного бюджета для Excel.

Что такое операционный бюджет?

Операционный бюджет — это инструмент, который позволяет вам оценить доходы и расходы, которые вы ожидаете иметь в следующем году. Он обеспечивает более подробную и точную оценку, разбивая ваши расходы. Этот процесс обычно выполняется в конце четвертого квартала или года, чтобы иметь представление о том, чего ожидать в финансовом отношении в следующем году.

Прогнозирование доходов и расходов не только помогает составить точный бюджет на новый год, как бы это ни было важно. Он также используется для постановки целей для компаний, чтобы у них были реалистичные ожидания и цели. Это позволяет достигать поставленных целей и при этом достигать прибыльности. Для менеджеров проектов операционный бюджет — отличный инструмент для отслеживания финансового прогресса, чтобы оставаться в рамках бюджета, гарантируя, что их фактические затраты соответствуют их запланированным затратам.

Операционный бюджет не обязательно должен быть ежегодным. Как используется в управлении проектами, его можно пересматривать ежемесячно, а компании, как известно, составляют ежеквартальные отчеты. Анализ и пересмотр операционного бюджета также важен, поскольку всегда будут непредвиденные расходы, которые повлияют на прогноз. Возможность использовать операционный бюджет в качестве живого документа означает, что предприятия и проекты могут реагировать на давление рынка и изменения масштабов и вносить соответствующие коррективы, чтобы избежать перерасхода средств.

Для просмотра и пересмотра вашего операционного бюджета вам необходимо программное обеспечение для управления проектами. ProjectManager — это отмеченное наградами программное обеспечение для управления проектами с инструментальными панелями в режиме реального времени, которые дают вам общий обзор вашего проекта. Наша живая информационная панель автоматически собирает данные о затратах и ​​других показателях, которые затем отображаются в виде удобных для чтения графиков и диаграмм. Вы можете просмотреть свой бюджет в любое время, и, что самое приятное, не требуется трудоемкая настройка, как в случае с облегченными альтернативами. Начните бесплатно работать с ProjectManager уже сегодня.

Почему вы должны использовать операционный бюджет?

Операционные бюджеты используются всеми, от бизнесменов до менеджеров проектов, для оценки будущих доходов и расходов. Но они также являются отличным инструментом, как мы уже отмечали, для захвата, если вы придерживаетесь этого бюджета. Они могут помочь отслеживать повседневные операции, чтобы придерживаться вашего бюджета, когда вы сравниваете свои фактические расходы с тем, что вы ожидали потратить за определенный период.

Использование операционных бюджетов также имеет решающее значение для обеспечения финансовой отчетности вашей компании или проекта. Отслеживая свои доходы и расходы, вы можете легко выявить области вашего бюджета, которые являются расточительными и могут быть сокращены для повышения прибыльности. Помимо важной экономической эффективности, которую это обеспечивает, операционный бюджет является отличным активом для планирования и управления вашими ресурсами в проекте. Вы можете увидеть, сколько вы можете потратить в течение следующего года и планировать соответственно.

Когда вы планируете свой следующий операционный бюджет, предыдущий операционный бюджет имеет ценность. Он предоставляет вам исторические данные, чтобы лучше понять, куда ушли ваши деньги, что позволяет принимать более обоснованные решения при планировании нового операционного бюджета. Использование этого старого операционного бюджета со знаниями о том, как на самом деле сложился год, позволяет вам отредактировать свой операционный бюджет, чтобы скорректировать эти проблемы. По мере того, как вы продолжаете вносить коррективы, ваш операционный бюджет становится более точным.

Что должно быть включено в операционный бюджет?

Операционный бюджет помогает вам разработать стратегию и является частью того, что делает бизнес прибыльным или проект успешным. Он настраивает ваш бизнес или проект на год вперед и предоставляет вам данные, необходимые для отслеживания того, соблюдаете ли вы свой бюджет.

Для этого необходимо составить подробный операционный бюджет. Есть ряд разделов, которые позволяют вам оценить доходы и расходы на предстоящий год и иметь возможность отслеживать их, чтобы уложиться в ваш бюджет. Эти разделы включают бюджет продаж, затраты, операционные расходы и непредвиденные расходы.

Связанный: Бесплатный шаблон оценки проекта для Excel

Бюджет продаж

Если вы делаете проект или услугу, вам нужно начать с бюджета продаж. Это ежемесячная оценка того, сколько продуктов или услуг вы будете продавать и какой доход эти продажи принесут бизнесу. Делая это ежемесячно, вы сможете лучше адаптироваться к сезонным изменениям.

Чтобы точно оценить свой бюджет продаж, вам необходимо перечислить те продукты или услуги, включая любые варианты, такие как размер, цвет и т. д., которые вы также можете производить в течение года. Вы захотите просмотреть прошлогодние продажи, так как прошлые финансовые данные помогут вам составить более точный бюджет продаж.

Некоторые вещи, о которых следует подумать при определении того, что будет включать ваш бюджет продаж, это то, как обычно выглядят ваши ежемесячные продажи, влияет ли на ваш продукт или услуга сезонность, будет ли запуск нового продукта или услуги в следующем году и как маркетинг повлияет на продажи.

Расходы

Затраты — это прямые расходы, связанные с продажей вашего продукта или услуги. Эти прямые затраты могут включать в себя любые материалы, которые вы используете для изготовления вашего продукта. Стоимость труда, связанного с созданием вашего продукта или услуги, также является частью вашего бюджета, даже если вы отдаете свой труд на аутсорсинг. Любой товар, который вы перепродаете, также должен быть добавлен к вашим бюджетным расходам.

Все эти расходы, которые связаны с вашим продуктом или услугой в течение года, составят расходы вашего бюджета. Вы захотите выяснить, сколько стоит единица, а затем умножить ее на количество проданных единиц, что и будет общей стоимостью. Эта сумма определяется для каждой статьи расходов бюджета и должна быть добавлена, чтобы получить общую стоимость за месяц.

Операционные расходы

Здесь вы хотите перечислить все свои расходы, включая переменные затраты и постоянные затраты. Например, переменные затраты — это те, которые меняются от месяца к месяцу, такие как затраты на маркетинг, единовременную покупку программного обеспечения, почасовую заработную плату, стоимость доставки, расходные материалы и многое другое. Таким образом, постоянные затраты — это те, которые не меняются из месяца в месяц, включая аренду, подписку на программное обеспечение, заработную плату, страховку и так далее. Вы добавите каждый из них в качестве элемента строки, а затем добавите фиксированные и переменные затраты вместе, чтобы получить месячную сумму.

Неожиданные расходы

Последняя часть вашего операционного бюджета — это непредвиденные расходы. Всегда будет что-то, что повлияет на ваш бюджет. Чтобы не отвлекаться на эти непредвиденные расходы, вам нужно предусмотреть в своем бюджете небольшую подушку безопасности, чтобы покрыть их. Есть два способа подготовиться к непредвиденным расходам; во-первых, отложить средства, которые, по вашему мнению, покроют эти расходы, и во-вторых, увеличить ваши ежемесячные расходы на процент, может быть, на 10 процентов.

Эти данные помогают определить ваш чистый доход, следуя следующему уравнению:

Доход – Затраты – Расходы – Непредвиденные расходы = Чистая прибыль

Пример операционного бюджета

Всю эту информацию может быть трудно обрабатывать, поэтому у нас есть пример операционного бюджета. В нем мы заполнили несколько примеров общим виджетом, добавив цены продаж, себестоимость, операционные расходы и непредвиденные расходы. Вы можете увидеть все это в нашем бесплатном шаблоне операционного бюджета для Excel, который вы можете загрузить и использовать для своего следующего операционного бюджета. Это один из десятков бесплатных шаблонов управления проектами для Excel и Word, которые можно использовать для оценки, планирования и управления проектами.

ProjectManager помогает отслеживать операционные бюджеты

Шаблон операционного бюджета может помочь вам рассчитать свой бюджет, но не позволит вам легко им управлять. Программное обеспечение для управления проектами предоставляет вам инструменты, необходимые для отслеживания ваших расходов и контроля за тем, чтобы вы не перерасходовали средства. ProjectManager — это удостоенное наград программное обеспечение для управления проектами, которое помогает планировать, управлять и отслеживать бюджет в режиме реального времени.

Планируйте бюджеты и управляйте ими с помощью надежных диаграмм Ганта

Когда у вас есть бюджет, добавьте его в наше программное обеспечение и организуйте эти расходы на нашей диаграмме Ганта. Вы можете назначать затраты ресурсам и задачам и фильтровать критический путь, чтобы увидеть, какие из этих задач необходимы для реализации вашего проекта. Затем установите базовый план, чтобы зафиксировать свой план и сравнить запланированные расходы с вашими фактическими расходами, чтобы выявить любые перерасходы и решить их, прежде чем они негативно повлияют на ваш бюджет.

Отслеживайте ресурсы с помощью графиков рабочей нагрузки и расписаний

Ресурсами, такими как рабочая сила, материалы и т. д., необходимо управлять. Наши функции управления ресурсами помогут вам отслеживать все ваши ресурсы в режиме реального времени. Диаграмма Ганта отслеживает человеческие и нечеловеческие ресурсы, но это только отправная точка. Переключитесь на диаграмму рабочей нагрузки с цветовой кодировкой, чтобы увидеть, кто перегружен, и сбалансируйте ресурсы вашей команды прямо из этой диаграммы, чтобы они работали с максимальной нагрузкой. Еще один способ отслеживать расходы — использовать наши безопасные табели учета рабочего времени, которые автоматически обновляются, чтобы показать зарегистрированные часы каждого члена команды.

Если вам нужна дополнительная информация, воспользуйтесь нашими инструментами отчетности. Каждый отчет настраивается, поэтому вы можете отфильтровать результаты, чтобы показать только то, что вы хотите видеть для расписаний, рабочей нагрузки, статуса проекта и многого другого. Отчетами также можно делиться в различных форматах, чтобы информировать ваших заинтересованных лиц. Наше программное обеспечение поможет вам сохранить ваш бюджет от выхода из-под контроля.

ProjectManager — это онлайн-программное обеспечение для управления проектами, которое помогает создавать реалистичные бюджеты и управлять ими, чтобы не перерасходовать средства. Используйте наши функции управления задачами, чтобы поддерживать продуктивность команд, и наши инструменты управления рисками, чтобы избежать потенциально опасных проблем, которые могут привести к сокращению вашего бюджета. Присоединяйтесь к командам Avis, Nestle и Siemens, которые используют наше программное обеспечение для достижения успеха. Начните бесплатно работать с ProjectManager уже сегодня.