Что такое контроль изменений в управлении проектами?

Не все изменения в проекте одинаковы. С вами случаются некоторые изменения, такие как задержка погоды, болезнь, но другие требуются. Какими бы ни были изменения, ими необходимо управлять и анализировать, а затем принимать или отвергать. Если изменение принято, то на него нужно отреагировать, что открывает совершенно новый набор процедур контроля изменений, чтобы убедиться, что вы не отклоняетесь от графика и не выходите за рамки бюджета.

Управление изменениями — это процесс, используемый для управления всеми этими переменными. Если происходит изменение (а оно всегда случается), крайне важно, чтобы у вас был механизм для контроля этого процесса. Но что такое контроль изменений в управлении проектами и какие шаги необходимы для его реализации?

Что такое контроль изменений?

Управление изменениями — это методология, используемая для управления любыми запросами на изменение, которые влияют на базовый план вашего проекта. Это способ зафиксировать это изменение с момента его выявления на каждом этапе проектного цикла. Это включает в себя оценку запроса, а затем его утверждение, отклонение или отсрочку.

Цель этого процесса — убедиться, что вы не меняете в проекте то, что не нужно менять. Последнее, что вы хотите сделать, это сорвать проект без уважительной причины, потратив драгоценное время и ресурсы. Любые утвержденные изменения затем документируются. Процесс управления изменениями является частью более крупного плана управления изменениями.

Ключевые элементы управления изменениями

Есть несколько ключевых элементов, которые создают структуру контроля изменений для управления проектами. Вот их краткое описание.

• Совет по контролю за изменениями. Совет по контролю за изменениями — это группа представителей команды проекта, которые регулярно встречаются для утверждения или отклонения запросов на изменение. Если они одобряют запрос на изменение, он может превратиться в запрос на изменение.
• Запросы на изменение: запрос на изменение — это официальная петиция о внесении изменений в проект. Это документ, объясняющий, какие изменения необходимо внести, и основные причины, по которым их следует внедрить.

  Запросы на изменение могут быть отправлены внутренними или внешними заинтересованными сторонами проекта. Наш бесплатный шаблон запроса на изменение поможет вам упростить этот процесс.

• Заказы на изменение: после того, как совет по контролю за изменениями утвердил запрос на изменение, заказ на изменение подписывается правлением и клиентами или заинтересованными сторонами.

  Это соглашение обеих сторон об изменении условий, которые были первоначально сформулированы в первоначальном договоре. Наш бесплатный шаблон распоряжения о внесении изменений — отличный инструмент для создания ваших распоряжений о внесении изменений.

• Журнал изменений. Журнал изменений — это инструмент управления изменениями, который используется для документирования всех изменений, внесенных в план проекта или любые контракты. Это обязательный инструмент для любого руководителя проекта.

Роль запроса на изменение

Запрос на изменение обычно является триггером, запускающим процесс управления изменениями. Запрос на изменение может исходить от заинтересованных сторон, запрашивающих новые функции, необходимость исправить что-то, что оказалось неисправным на этапе выполнения, обновления или любое количество других причин. Что бы и откуда бы ни пришло изменение, управление изменениями определяет его ценность и то, как его реализовать.

Процедуры управления изменениями могут различаться в зависимости от отрасли. Например, формы заказов на изменение используются строительными компаниями для внесения изменений в объем строительного проекта.

Управление изменениями осуществляется во многих формах, но процесс управления изменениями наиболее эффективен при использовании программного обеспечения для управления проектами. ProjectManager позволяет фиксировать изменения в вашем проекте, когда вы обнаруживаете их в списке задач, доске канбан, диаграмме Ганта или электронной таблице. Затем управляйте этим изменением с помощью панелей мониторинга в реальном времени и мгновенных отчетов. Начните бесплатно.

Каковы преимущества хорошо выполненного контроля изменений?

Если вы знаете, что в вашем проекте наступит момент (или много моментов), который потребует принятия решения о каком-то большом или маленьком изменении, то можно с уверенностью сказать, что как руководитель проекта вы захотите иметь процесс, связанный с эту ситуацию, чтобы убедиться, что изменение стоит затраченных усилий. Затем вам понадобится способ управления изменением, чтобы убедиться, что оно не повлияет негативно на график и стоимость вашего проекта.

Эффективное управление изменениями имеет решающее значение для реализации вашего проекта вовремя и в рамках бюджета. Но есть и неожиданные преимущества, связанные с управлением изменениями. С одной стороны, это улучшает командную работу. Изменение — это возможность для вашей команды работать вместе, чтобы выяснить, как реагировать на запрос на изменение. Командная работа, связанная с контролем изменений, может повысить производительность всего проекта.

Контроль изменений не только укрепляет способность вашей команды лучше работать вместе, но и положительно влияет на общую эффективность. Конечно, это работает рука об руку с командной работой. Но чем больше вы вовлекаете свою команду в управление изменениями, тем более искусными они становятся в быстром решении проблем. Это, естественно, поможет с изменениями, но также сделает вашу команду более эффективной во всех своих обязанностях.

Команда — не единственный бенефициар положительных результатов, связанных с хорошим контролем изменений; помогают и менеджеры. Управление изменениями информирует руководителя проекта на этапе планирования проекта. Они начнут думать об изменениях и о том, как лучше на них реагировать, и извлекут уроки из своего опыта управления изменениями, чтобы заблаговременно предусмотреть больше мер безопасности при планировании будущих проектов.

5 шагов к процессу управления изменениями

Зная пять этапов управления изменениями и их последствия, вы можете быть уверены, что ваш проект и организация смогут воспользоваться преимуществами и избежать ошибок, связанных с плохим процессом управления изменениями. Проходя этот процесс, помните об этих двух ключевых документах (для которых мы предоставляем шаблоны!), которые помогут вам управлять контролем изменений: ваш журнал изменений и формы запроса на изменение.

1. Предложите изменение

Первое, что нужно сделать, это определить изменение. Это может исходить от любого члена команды проекта, заинтересованного лица или даже клиента. Должен быть открыт канал для поступления этих предложений. Предложение по изменению должно описывать изменение и то, какую пользу оно принесет проекту или организации. Если есть другие причины для изменения, укажите их в форме запроса на изменение. Затем это будет добавлено в журнал изменений.

2. Резюме воздействия

После того как изменение было предложено, менеджер проекта должен рассмотреть его в более широком контексте проекта. Как это изменение повлияет на ряд переменных? Некоторые из вещей, о которых следует подумать, - это затраты, а также возможность экономии или больших затрат денег. Каковы преимущества этих проблем с затратами? Существуют ли какие-либо юридические или нормативные ограничения? Как изменение повлияет на ваш график? Потребуется ли вам использовать больше ресурсов? А как насчет других проектов и бизнеса в целом? Принесет ли это изменение новые риски или проблемы проекту? После того, как менеджер проекта провел комплексную проверку, он рекомендует либо утвердить изменение, либо отклонить его.

3. Принятие решения

Менеджер проекта дает рекомендации, но не всегда имеет право принимать окончательное решение об изменении. Кем бы ни был этот человек или эти люди, менеджер проекта представит им свои выводы. Затем лицо или лица, уполномоченные принимать решение, либо примут изменение; принять изменение, но с примечаниями и условиями; отклонить изменение; или отложить, что означает, что изменение не будет перенесено в настоящее время, но будет рассмотрено позднее.

4. Внесите изменения

Если изменение не одобрено, то это статус-кво в отношении управления проектом. Однако принятое изменение переходит на стадию планирования. Вы разработаете план действий, включая график с датами начала и окончания, все из которых должны быть одобрены заинтересованными сторонами проекта. План должен включать регрессионный тест на случай, если изменение окажется слишком проблематичным, чтобы довести его до конца, и проект должен вернуться к своему первоначальному замыслу. После того, как план изменений составлен, за ним обычно следует вскрытие для анализа любых неудач и успехов.

5. Закрытие

Как и в любом другом проекте, завершающая фаза вашего плана управления изменениями — его закрытие. Это включает в себя то, что человек, запросивший изменение, должен контролировать окончательный результат и убедиться, что он согласен с ним. После того, как они подписали изменение, все оставшиеся документы, такие как журнал изменений, должны быть заполнены и сохранены для будущего использования.

Пример процесса управления изменениями

Давайте рассмотрим гипотетическое изменение в проекте и пройдемся по пяти шагам, которые являются частью процесса управления изменениями. Возьмем что-нибудь простое, например, покраску дома. Клиент предлагает изменение цвета с согласованного белого на светло-зеленый.

1. Изменение вносится во время встречи с руководителем строительного проекта, который создает предложение об изменении, чтобы зафиксировать изменение.
2. Затем строительная бригада изучает, какое влияние окажет изменение цвета на проект. Они уже купили белую краску, зеленая краска дороже и т. д.?
3. Изучив его влияние, руководитель проекта примет решение. Если продвижение вперед повлияет на бюджет, то с клиентом будут проведены консультации.
4. Когда все согласны, вносятся изменения. Приобретается новая краска и наносится на конструкцию.
5. Клиент утверждает покраску и любое изменение стоимости, что завершает процесс контроля изменений.

Бесплатные шаблоны управления изменениями

Управление изменениями требует много работы. Шаблоны могут систематизировать процесс управления изменениями, чтобы убедиться, что вы охватили все основы. ProjectManager — это главный онлайн-источник шаблонов управления проектами, которые касаются всех аспектов управления вашей работой. Лучше всего то, что все загрузки бесплатны. Вот несколько бесплатных шаблонов, связанных с контролем изменений, которые можно попробовать.

Шаблон формы заказа на изменение

Бесплатный шаблон формы заказа на изменение для Excel поможет вам не только определить изменение в вашем проекте, но и предоставить подробную информацию, чтобы поместить его в контекст. Например, вы можете отметить возможность, которую изменение предоставит для работы, описать причину изменения, сколько времени это займет и получить одобрение от того, кто запросил и санкционировал его.

Шаблон журнала изменений

После того как вы определите изменение и получите одобрение, вам понадобится шаблон, который сможет отслеживать это изменение, чтобы убедиться, что вы придерживаетесь графика. В нашем бесплатном шаблоне журнала изменений для Excel есть все сведения, необходимые для отслеживания изменений. От типа запроса до установленной даты, от приоритета до его статуса — все это здесь для вашего процесса управления изменениями.

Шаблон информационной панели проекта

Менеджеры и заинтересованные стороны заинтересованы в том изменении, которое вы вносите в проект. Они хотят убедиться, что все идет по плану и не оказывает негативного влияния на проект. С помощью нашего бесплатного шаблона информационной панели проекта для Excel вы можете держать всех в курсе. Бесплатный шаблон создает графики, которые показывают рабочую нагрузку, затраты и показатели задач после того, как вы введете данные вручную.

Как ProjectManager может помочь в управлении изменениями?

Шаблоны — отличный способ начать процесс контроля изменений, но программное обеспечение предлагает гораздо больше. ProjectManager — это удостоенное наград программное обеспечение для управления проектами и работами, которое упорядочивает риски, проблемы и изменения в рамках проекта. Управление изменениями на самом деле является подпроектом более крупного проекта, которым вы управляете. Вам нужно программное обеспечение с функциями, позволяющими фиксировать преимущества изменений, планировать эти изменения, а затем отслеживать их и составлять отчеты. Мы можем сделать все это и даже больше, и вам даже не придется расставаться с нашим инструментом.

Отслеживайте ход ваших изменений

Изменения происходят по многим причинам, но большинство из них инициируются внешними силами. Наблюдение за проектом — это один из способов выявить проблемы и отреагировать на них до того, как они станут проблемами. Наша информационная панель в режиме реального времени отслеживает несколько показателей проекта, автоматически рассчитывает данные и отображает результаты в красочных графиках и диаграммах. Правильное использование информационной панели может дать вам ранние сигналы о любых проблемах, связанных с вашим проектом.

Совместная работа над изменением и прикреплением документов

После того, как вы определили изменение, следующим шагом будет определение того, стоит ли продолжать это изменение. Пока менеджер проекта будет собирать данные и давать рекомендации, этому процессу может способствовать наша платформа для совместной работы. У каждого члена команды есть возможность комментировать и даже прикреплять документы и изображения, связанные с изменением. Когда у менеджера проекта есть рекомендация, он может подтвердить ее заинтересованным сторонам.

Составьте планы управления изменениями

Если ваше изменение одобрено, то начинается планирование. У нас есть интерактивная диаграмма Ганта, которая собирает все ваши задачи и размещает их на временной шкале после того, как вы определили продолжительность каждой из них. Затем вы можете связать зависимые задачи, настроить вехи, чтобы разбить проект на этапы, и даже назначать их из диаграммы Ганта. Команды могут совместно работать над своими задачами, а прогресс отображается затенением на полосе продолжительности.

ProjectManager — это облачное программное обеспечение, которое управляет изменениями проекта с помощью функций, помогающих вам на каждом этапе управления проектом в целом. Определите, что нужно изменить, спланируйте изменения, а затем отслеживайте их ход с помощью того же инструмента, который у вас уже есть для управления более крупным проектом. Возьмите на себя полный контроль над изменениями проекта, воспользовавшись этой бесплатной 30-дневной пробной версией.