Что такое администрирование контрактов? Ключевые практики и процессы

Если вы когда-либо работали над крупномасштабным проектом, особенно над строительным проектом, вы знакомы с концепцией управления контрактами. Работодатель нанимает подрядчика для выполнения работы. Обе стороны приходят к соглашению о том, какой будет работа, сколько времени она займет и сколько она стоит. Эти детали изложены и закреплены в официальном документе; контракт.

Но что именно входит в создание этих документов? Составление контракта не так просто, как две стороны сидят и разговаривают. Администрирование контрактов требует такого же внимания и заботы, как и любой другой аспект работы.

Что такое администрирование контрактов?

Администрирование контракта - это процесс создания контракта между работодателем и подрядчиком. Процесс заканчивается, когда договор согласован и все подписали пунктирную линию. Эти документы созданы для защиты обеих сторон соглашения на случай, если что-то пойдет не так или потребуется внести изменения.

Это начальная и конечная точки администрирования контрактов, но между ними предстоит проделать много работы, такой как планирование, оценка и торги по контракту. Первым шагом является понимание желаний и потребностей каждой стороны. Это непростая задача, требующая времени и усилий. Затем администратор контракта оформляет эти желания, потребности, ожидания и т. д. в письменной форме, которую легко понять и на которую можно ссылаться.

Администрирование контракта может быть длительным процессом, особенно если работодатель и подрядчик работают вместе впервые. Его также можно растянуть, поскольку процесс планирования проекта может потребовать внесения изменений в контракт. Все эти изменения и корректировки, а также первоначальные переговоры, встречи и многое другое входят в сферу администрирования контрактов.

Что такое Контрактный администратор?

Администратор контракта обычно является третьей стороной, обладающей обширными знаниями в области финансирования бизнеса и договорного права. Иногда администратором контракта может выступать клиент или кто-то из команды клиента, но это не рекомендуется. В этом случае администрирование контрактов может быстро стать односторонним и предвзятым. Это может привести к вражде между владельцем и застройщиком.

Администраторы контрактов нанимаются в качестве «посредников» для владельцев проектов, подрядчиков или субподрядчиков, чтобы представлять и сообщать об их ожиданиях. Эти люди определяют наилучшие способы сделать обе стороны счастливыми и даже ведут переговоры для каждой из сторон, если это необходимо.

Обязанности администратора контракта варьируются в зависимости от контракта и типа строительного проекта. Каждый контракт будет иметь уникальный набор требований. Неизменным фактором является четкое определение условий контракта и обеспечение связи и хороших отношений между работодателем и подрядчиком.

Какова роль администратора контракта?

Думайте об администраторе контракта как о беспристрастном посреднике. При составлении договора возможны ошибки, споры и недопонимание. Работа администратора контракта заключается в том, чтобы следить за тем, что происходит, и создавать наилучшую возможную версию контракта.

Во многих отношениях администратор контракта похож на консультанта супружеской пары. Не обязательно должна быть проблема, чтобы пара могла извлечь пользу из консультации. Но чаще всего работодатели и подрядчики будут спорить об условиях, закупках, ценах и других вещах, пока обе стороны не будут довольны. Наличие человека, ответственного за управление этими обсуждениями, делает процесс более плавным.

Несколько примеров факторов, за которые будет нести ответственность администратор контракта:

• Управление спорами
• Предоставление обновлений контракта
• Координация с различными отделами, такими как юридическая команда
• Принятие справедливых и беспристрастных решений
• Анализ рисков
• Установление стандартов качества
• Общение с ожиданиями
• Настройка встреч

Администратор контрактов призван облегчить жизнь, создать более надежный документ и установить прочные отношения между работодателем и подрядчиком. Этот контракт может создать или разрушить проект в целом. Недопонимание и непонимание являются основными причинами провала проекта, и хороший администратор контрактов может предотвратить это.

Администрирование контрактов против управления контрактами

Администрирование контрактов обычно ошибочно принимают за управление контрактами, но это не синонимы. Администрирование контракта - это процесс, который происходит только до того, как контракт будет завершен. После заключения контракта начинается управление контрактом.

Администратор контракта отвечает за то, чтобы обе стороны были довольны контрактом, который они создают вместе. Менеджер по контрактам, с другой стороны, имеет дело с контрактами во время самого проекта. Это принимает форму ответов на вопросы, внесения изменений и урегулирования конфликтов. Эти две роли требуют разных наборов навыков и, следовательно, являются двумя разными ролями.

Лучшие практики администрирования контрактов

Администрирование контрактов будет выглядеть по-разному от проекта к проекту, поскольку каждый контракт будет иметь разные условия, соглашения, цели и т. д. Тем не менее, есть несколько основных правил, которые применяются ко всем типам администрирования контрактов:

• Ознакомьтесь с проектом: чтобы управлять контрактом, администратор контракта должен понимать его в контексте проекта. При этом они могут отвечать на вопросы, которые могут возникнуть с их стороны, и корректировать свои стратегии в зависимости от типа проекта, размера и т. д. Они также более подготовлены для ответов на вопросы любой из сторон в рамках контракта.
• Подготовьтесь к неожиданным результатам: есть несколько дополнительных мер предосторожности, которые может принять администратор контракта, чтобы быть на шаг впереди. Администратор конструкции должен быть готов к ситуации, когда работодатель или подрядчик хочет внести существенные изменения в договор. Когда и если это произойдет, в идеале у администратора контракта уже есть ответ на риск, чтобы продолжить.
• Оставайтесь объективными: как правило, администратор контракта является третьей стороной, поэтому он может оставаться полностью нейтральным, но бывают случаи, когда он является частью команды клиента или покупателя. В этом случае администратор контракта должен приложить дополнительные усилия, чтобы оставаться полностью объективным.

Как ProjectManager помогает с администрированием контрактов

ProjectManager — это облачное программное обеспечение для управления проектами, которое организует все, что связано с вашим проектом, от договоров, заключенных с поставщиками и подрядчиками, до планов и отчетов проекта. Благодаря нашему мощному программному обеспечению строительные проекты и администрирование контрактов значительно упрощаются.

Хранить файлы

ProjectManager упрощает загрузку всех ваших важных документов в одном месте. Это включает в себя ваш контракт на всех его этапах. Это означает, что больше не нужно прыгать между различными вкладками и окнами, чтобы вернуться к ключевым документам и корреспонденции. После загрузки документов в наш инструмент вы можете добавлять комментарии и отмечать пользователей, чтобы они ничего не пропустили.

План

Когда все ваши документы находятся в одном месте, вы также можете обращаться к планам проекта, графикам и многому другому во время написания контракта. В частности, план проекта будет содержать соответствующую информацию для включения в окончательный документ. Отслеживайте ход вашего проекта на наших надежных диаграммах Ганта и соответствующим образом обновляйте контракты с помощью одного инструмента.

Отслеживать

Информационные панели ProjectManager в режиме реального времени дают менеджерам строительных проектов общую картину эффективности проекта, чтобы гарантировать соблюдение подрядчиками условий контрактов. С нами вы получаете функции, облегчающие администрирование контрактов и управление строительными проектами.

Связанный контент

Администрирование контрактов очень важно в различных отраслях. Пока есть владельцы проектов, подрядчики и субподрядчики, вам понадобятся контракты для успешного управления проектами. Вот несколько примеров часто используемых контрактов для управления проектами.

• Договор возмещения затрат
• Контракт на время и материалы
• Стоимость плюс контракт
• Контракт с фиксированной ценой
• Контрактное производство

ProjectManager — это отмеченное наградами программное обеспечение, которое помогает проектам работать более эффективно. От онлайн-диаграмм Ганта для визуального планирования до платформы для совместной работы, которая помогает командам лучше работать вместе, охватываются все аспекты управления вашими проектами. Присоединяйтесь к десяткам тысяч команд, уже использующих наш инструмент, и воспользуйтесь 30-дневной пробной версией уже сегодня.