Что такое организационное планирование в управлении проектами?

Если вы хотите начать или развивать бизнес (или просто поддерживать прибыльность бизнеса), вам нужен бизнес-план. Но не все планы одинаковы. Если вам нужно определить свой бизнес и его цели, вам необходимо использовать организационное планирование.

Такое планирование обеспечивает четкий путь вперед. Когда вы организуете различные отделы своего бизнеса, все знают, каковы их функции, а также задачи и процессы, необходимые для достижения ваших бизнес-целей.

Что такое организационное планирование?

Организационное планирование — это то, как владельцы бизнеса организуют повседневную деятельность бизнеса. Это может варьироваться от простых вещей, таких как причина существования компании, до более сложных соображений, таких как постановка целей для достижения конкретной цели. Вы используете организационный план как основу для создания задач, выполнение которых позволит компании достичь своей цели.

Организационное планирование часто используется для улучшения общего бизнеса компании, но компания может направить его на свою рабочую силу, финансы или продукты. Таким образом, существуют различные типы целей организационного планирования; от развития персонала и финансового планирования до продуктов, услуг и планирования расширения.

Это много данных для организации. В ProjectManager есть интерактивные диаграммы Ганта, которые помогут вам упорядочить всю эту информацию, создать функциональный план и успешно им управлять. Попробуйте ProjectManager сегодня бесплатно!

Почему важно организационное планирование

Само собой разумеется, что чем лучше вы организуете свою компанию, тем лучше она работает. Организационное планирование важно, потому что оно позволяет компаниям разработать эффективное планирование и достичь поставленных целей.

Наличие организационного плана полезно еще и потому, что подготовленная компания лучше реагирует на изменения на рабочем месте. Кроме того, организационное планирование проясняет роли, обязанности и ожидания каждого в компании. Это помогает руководству убедиться, что они соответствуют установленным контрольным показателям.

Поскольку организационное планирование создает структуру, в которой отношения между командами и менеджерами четко определены, оно также может выявить недостатки, проблемы или обязательства. Затем компания может устранить эти ограничения подколенного сухожилия.

Типичные процессы организационного планирования

Эти этапы организационного планирования определяются в следующих четырех процессах:

1. Стратегическое планирование: это общая картина компании. Здесь вы определяете цели компании. Цели должны соответствовать общей миссии, видению и ценностям компании. В этом процессе участвует высшее руководство, хотя вы можете привлечь к обсуждению сотрудников.
2. Тактическое планирование: Далее обсуждение переходит к тому, как реализовать разработанный план. Это более краткосрочные цели, обычно не более года по продолжительности. Именно здесь средний менеджмент берет на себя ответственность с точки зрения создания планов и маркетинговых кампаний.
3. Оперативное планирование: Теперь мы подошли к повседневным операциям, необходимым для выполнения тактического плана. Здесь вы настраиваете графики работы, политики, правила и положения для сотрудников. Вы также назначаете конкретные задачи и создаете протокол для отслеживания работы.
4. Планирование на случай непредвиденных обстоятельств: важно иметь запасной план или два на случай непредвиденных событий или проблем, которые делают первоначальный план невозможным. Потратьте время на размышления о возможных рисках и ответных мерах. К событиям относятся стихийные бедствия, сбои в работе программного обеспечения или уход руководителя высшего звена из компании.

Как составить организационный план

Четыре фазы процесса организационного планирования создают основу, но при составлении организационного плана существуют разные этапы:

1. Начните с целей и задач компании: Где вы хотите быть в краткосрочной и долгосрочной перспективе?
   Затем соберите команду, которая возглавит выполнение, отслеживание и продвижение плана.
2. Создайте диаграмму, которая иллюстрирует организационную структуру плана: поделитесь ею со всей компанией и держите их в курсе прогресса, когда вы достигаете контрольных точек, установленных на долгосрочную и краткосрочную перспективу.
3. Определите цели и задачи компании: составьте подробный список, чтобы помочь каждому понять цели и задачи, а также свою роль в их реализации.
4. Создайте список задач с ролями для всех в вашей команде: назначьте им задачи и убедитесь, что команда понимает, что от них ожидается.
5. Проанализируйте, где сейчас находится компания: какие процессы действуют в данный момент? Просмотр этого позволяет команде увидеть, что им нужно сделать, чтобы достичь целей роста компании.
6. Возьмите то, что вы собрали, и поместите это в документ: используйте его для отслеживания прогресса при выполнении организационного плана.

Как донести свой организационный план до команды

После того, как вы создали организационный план, вам необходимо передать его команде. Это важный шаг. Если вы реализуете план без того, чтобы все поняли его, у вас могут возникнуть проблемы, которые могут разрушить весь план.

Один из способов собрать всех на одной волне — созвать собрание всей компании. Составьте плотную повестку дня с подробным описанием организационного плана и получите отзывы от присутствующих. Вы также можете создать один лист и раздать его до или во время собрания.

Если в вашей компании есть программное обеспечение для управления проектами, вы можете привлечь всю компанию к организационному плану, назначать задачи и общаться через инструмент, если у них есть какие-либо вопросы. Затем, когда вы реализуете организационный план, вы можете отслеживать прогресс и следить за тем, чтобы все оставались на связи.

Как ProjectManager помогает в организационном планировании

ProjectManager — это облачный инструмент с несколькими представлениями проекта, который позволяет менеджерам и их командам выбирать инструмент, с которым они хотят работать. Независимо от того, что они используют, данные распределяются по всей платформе, поэтому все работают с самыми последними данными.

Выложите целые планы на диаграммах Ганта

Начните планирование с организации задач и добавления сроков. Диаграммы Ганта — это традиционный инструмент для отображения всей вашей работы на временной шкале, но не все диаграммы Ганта одинаковы. Представление проекта с диаграммой Ганта в ProjectManager позволяет фильтровать критический путь без каких-либо сложных вычислений. Вы видите, что важно, а что можно пропустить, если время и деньги станут проблемой.

Установите базовые показатели для отслеживания прогресса

После составления графика можно установить базовый план. Это фиксирует ваши запланированные усилия по задачам, стоимость ресурсов и многое другое. Это означает, что как только вы начнете выполнять свой план, вы сможете сравнить фактические усилия с запланированными, чтобы убедиться, что вы идете по намеченному пути.

Получайте данные в режиме реального времени из информационных панелей и отчетов

Чтобы следить за прогрессом и производительностью, используйте интерактивную панель управления ProjectManager. Он собирает данные, автоматически рассчитывает их и отображает в виде удобных для чтения графиков и диаграмм. В отличие от другого программного обеспечения, вам не нужно настраивать панель мониторинга; он работает с самого начала.

ProjectManager — это удостоенное наград программное обеспечение, в котором есть все необходимое для планирования, выполнения и отслеживания вашего организационного плана. Благодаря табелям учета рабочего времени, автоматическим уведомлениям и доскам канбан менеджеры получают прозрачность, а команды могут самостоятельно управлять своими задачами. Узнайте, как ProjectManager может помочь вам в организационном планировании, и воспользуйтесь бесплатной пробной версией уже сегодня.