Что такое проектный учет? Принципы, методы и многое другое

Чтобы придерживаться бюджета проекта, вы должны отслеживать расходы. Учет проекта, как и общий учет, представляет собой метод, с помощью которого руководители проектов могут управлять финансами проекта.

Бухгалтерский учет проекта — это не то же самое, что балансировать свою чековую книжку или даже искать услуги сертифицированного бухгалтера, поскольку он уникален для управления проектами. Давайте рассмотрим, что такое учетная запись проекта, а также ее принципы и методы.

Что такое проектный учет?

Учет проекта относится ко всем элементам, связанным с финансовыми операциями в проекте. Это включает в себя все, от затрат по проекту, выставления счетов и доходов. Руководители проектов и бухгалтеры используют учет проектов при выполнении финансовых задач по проектам. Руководство получает регулярные отчеты о ходе выполнения проекта и об успешности учета проекта.

Использование проектного учета необходимо для управления бюджетом проекта; Менеджеры проектов используют его, чтобы быть в курсе прямых затрат проекта, накладных расходов и доходов. Точно так же, как руководитель проекта следит за графиком и объемом проекта, он также отслеживает эти финансовые транзакции, чтобы убедиться, что они укладываются в бюджет, и вносит необходимые коррективы, чтобы избежать перерасхода средств.

Для этого на этапе планирования проекта необходимо создать план учета проекта. В плане указаны все затраты и расписаны способы мониторинга и отслеживания этих затрат во время выполнения проекта, включая деньги, потраченные на такие ресурсы, как команда проекта, оборудование и т. д.

При создании плана проекта вам потребуются инструменты управления проектом для организации затрат, связанных с доставкой продукта или услуги вовремя и в рамках бюджета. ProjectManager — это программное обеспечение для управления работой и проектами с интерактивными диаграммами Ганта, которые помогают планировать каждый этап вашего проекта на визуальной временной шкале. Существуют функции для планирования и управления затратами и ресурсами, как человеческими, так и нечеловеческими. Установите базовый план, чтобы отслеживать запланированные затраты по сравнению с фактическими затратами в режиме реального времени. Начните бесплатно работать с ProjectManager уже сегодня.

Как работает проектный учет?

Учет проекта работает путем создания подробного плана ваших проектных затрат и управления ими на протяжении всего выполнения проекта, чтобы убедиться, что вы находитесь в рамках бюджета. Это делается путем мониторинга затрат по проекту и отслеживания разницы между плановыми и фактическими затратами.

Документация необходима для записи затрат по проекту, понесенных на протяжении всего проекта. Как уже отмечалось, отслеживание фактических расходов и доходов по проекту помогает сравнить их с затратами, которые вы установили в своем плане, но вы также проанализируете будущие затраты на контрактные графики поставок и даты завершения.

Учет проекта включает в себя документирование даты подписания юридических соглашений с клиентом, отслеживание заработанных доходов от договоров купли-продажи и определение затрат, связанных с каждым этапом проекта. Короче говоря, бухгалтерский учет проекта следует за деньгами из плана проекта через его выполнение с подробной документацией и корректировками, чтобы помочь вам придерживаться вашего бюджета.

Принципы учета проекта

Как и в любом методе управления проектами, существуют принципы, которые помогут инициировать, планировать и устанавливать показатели для учета в проектах, как выполнять контракты, избегать расползания объема и закрывать проекты. Существует восемь основных принципов бухгалтерского учета проекта, которые мы изложили ниже.

1. Принцип затрат: при записи затрат по проекту используйте исходную стоимость вместо прогнозируемой рыночной стоимости. Вы хотите зафиксировать затраты, которые вы потратили, а не потенциальные затраты.
2. Принцип соответствия: доходы и расходы должны соответствовать соответствующим затратам с течением времени. При назначении расходов, понесенных во время выполнения проекта, сделайте его периодом в проекте, когда команда понесла расходы.
3. Принцип консолидации: чтобы общая стоимость проекта была согласованной, сгруппируйте все связанные проектные работы вместе. Добейтесь этого посредством систематического процесса определения доходов и расходов с другими сторонами, чтобы консолидировать финансовую деятельность по проекту под одной учетной записью.
4. Принцип полного раскрытия информации: вы хотите фиксировать все существенное в своих финансовых отчетах, чтобы обеспечить прозрачность финансов вашего проекта. Это помогает с подотчетностью перед заинтересованными сторонами проекта.
5. Принцип осмотрительности: Этот принцип требует, чтобы вы указали сумму доходов и расходов, которая представляет собой наилучшую оценку того, сколько доходов или расходов может фактически возникнуть в ходе проекта.
6. Принцип ответственности: Обязательно признайте все расходы, связанные с будущими обязательствами проекта. Это может включать любые договорные штрафы и ликвидационные убытки, связанные с нарушением договора. Другими словами, вы несете ответственность за эти расходы, если они понесены.
7. Принцип контроля: вы должны применять процедуры и процессы при мониторинге финансовой деятельности проекта, чтобы убедиться, что вы соблюдаете правила. Это позволяет менеджерам отслеживать фактические затраты на проект и корректировать разовые мероприятия в соответствии с вашим бюджетом.
8. Принцип распределения ресурсов: этот принцип гласит, что ресурсы могут быть выделены более чем для одного проекта. Руководители проектов могут распределять одинаковое количество ресурсов по разным проектам, если есть финансовая выгода и небольшой риск, а не продолжать перераспределять деньги с течением времени в проекты.

Учет проектов и финансовый учет

Учет проекта и более общий финансовый учет имеют много общего, но это не одно и то же. Да, они оба имеют дело с издержками и издержками, но контекст и исполнение достаточно различаются, чтобы стоило изучить некоторые из этих различий.

Во-первых, существует разное расписание для учета проекта и финансового учета. Учет проекта имеет дело с проектом, который имеет дату начала и дату окончания. Это означает, что бухгалтерская работа заканчивается, когда проект завершен. Финансовый учет работает по периодам в течение финансового года, что отличается для разных предприятий.

Отчетность тоже разная. В проектном учете отчетность основана на результатах. В финансовом учете тоже есть отчеты, только они рассматривают другие аспекты ведения бизнеса. Они больше озабочены прибылями и убытками, которые не имеют отношения к бухгалтерскому учету проекта.

Существуют также иерархии затрат, которые расходятся. Например, иерархии затрат по проекту основаны на задачах и проектах, а иерархии финансового учета основаны на отделах и центрах затрат.

Сравнительный анализ трудно сделать в проектах, но легко в финансовом учете. На самом деле уровни понимания тоже разные. Заинтересованные стороны и спонсоры проектов часто не понимают, как тратятся деньги на проекты, но кредиторы четко понимают принципы финансового учета.

Методы признания выручки в бухгалтерском учете проекта

Признание выручки в учете проекта основано на том, когда клиент должен заплатить, будь то авансом, в середине проекта или по завершении окончательного результата. Признание дохода учитывает доход только после того, как деньги были заработаны. Существует несколько методов учета доходов по проекту, наиболее распространенные из которых перечислены ниже.

Основа продаж

Этот метод признает выручку после совершения продажи. То есть в момент покупки вы признаете свой доход. Это можно сделать наличными или в кредит при доставке товаров или услуг. Это обычное дело в розничных магазинах, но также может применяться к результатам проекта.

Рассрочка

Рассрочка знакома всем, у кого есть ипотечный кредит или кто купил крупную технику и заплатил за нее в течение определенного периода времени. Существует риск, так как нет уверенности в том, что платеж будет доставляться регулярно. Этот метод означает, что вы признаете доход по мере его получения в процентах от общего дохода. Это может быть в течение нескольких месяцев или даже лет.

Процент завершения

Этот метод часто используется с большими или долгосрочными проектами. Это позволяет компании признавать выручку по вехам, которые указывают на прогресс в проекте. Контракты для этого метода детализированы, чтобы было ясно, когда происходит признание выручки. Это позволяет вам признавать доход по мере его поступления, а не ждать окончания длительного проекта.

Завершенный контракт

Здесь вы получаете доход после того, как все было доставлено и заинтересованные стороны или клиенты удовлетворены. В основном это встречается с краткосрочными проектами или когда речь идет о расширенной гарантии. Он также может стать методом по умолчанию, когда другие методы, такие как метод процента выполнения, терпят неудачу из-за отсутствия ясности.

Возмещаемость затрат

Когда вы не можете оценить стоимость товаров и услуг в контракте, это называется возмещаемостью затрат. Более консервативный подход к признанию доходов реализуется только после того, как вы объедините все затраты, связанные с проектом.

Роль бухгалтера проекта

Учет проекта обычно ведется менеджером проекта и бухгалтером проекта, в зависимости от размера проекта и организации, принимающей проект. Бухгалтеры проекта несут ответственность за мониторинг процесса проекта, отслеживание отклонений и утверждение расходов.

Бухгалтеры проекта также обеспечивают правильность выставления счетов по проекту и их доставку клиентам, а также обеспечивают получение платежей. Они часто отвечают за отчетность по проекту и ведение всех соответствующих доходов и расходов по проекту, а также контролируют записи проекта и контракты, чтобы обеспечить их соблюдение.

Кроме того, бухгалтеры проекта проверяют процессы управления счетами и работают с аудиторами. Бухгалтер проекта несет ответственность за разработку финансовых систем вместе с ИТ-командой, чтобы сделать их более удобными для пользователя.

Преимущества проектного учета

Важность проектного учета очевидна; стоимость составляет одну треть тройного ограничения, и управление этими финансами является ключом к реализации успешного проекта. Знание того, сколько вы тратите, поможет вам уложиться в бюджет, поэтому понимание рабочего процесса ваших расходов имеет решающее значение для их контроля. Вот некоторые другие преимущества проектного учета.

• Получайте информацию о затратах, ставках и масштабах для новых проектов
• Улучшает управление ресурсами
• Будьте в курсе хода проекта и прибыльности
• Помогает выявлять проблемы с проектами для быстрого реагирования
• Обучает команду проекта стоимости и прибыльности проекта
• Улучшает управление финансами организации
• Снижает риск и улучшает общее управление проектом

Как ProjectManager помогает с учетом проекта

Преимущества проектного учета очевидны, но многие из них не могут быть достигнуты без надлежащих инструментов. ProjectManager — это программное обеспечение для управления работой и проектами, которое собирает данные в режиме реального времени для принятия более взвешенных решений. Организуйте расходы и ресурсы и отслеживайте их в режиме реального времени, чтобы лучше управлять своим бюджетом и обеспечивать успех вашим заинтересованным сторонам.

Оптимизируйте оплату и отслеживайте время

Используйте наши расписания, чтобы помочь вам управлять своими ресурсами. После отправки табель учета рабочего времени блокируется до тех пор, пока уполномоченный менеджер не сможет его утвердить. Он также отслеживает, кто над чем работает, и демонстрирует незавершенные задачи и общую рабочую нагрузку. Вы можете видеть, кто занят и у кого есть возможность выполнить больше задач, и все это важно для планирования загрузки и отслеживания расходов.

Получите общее представление о затратах и ​​многом другом

В то время как легкие программные инструменты требуют ручной настройки приборной панели, наши готовы к работе, когда вы захотите. Он автоматически собирает и вычисляет данные проекта, которые отображаются в красочных графиках и диаграммах. Вы можете отслеживать затраты в режиме реального времени вместе с пятью другими показателями проекта. Для получения более подробных данных используйте наши отчеты одним щелчком мыши о расписаниях, затратах и ​​многом другом. Все отчеты можно фильтровать, чтобы отображать только ту информацию, которую вы хотите видеть, и легко делиться с заинтересованными сторонами, чтобы они были обновлены.

ProjectManager позволяет составить план управления затратами, упорядочить задачи, ресурсы и многое другое. Вы можете установить свой бюджет и отслеживать его в режиме реального времени, создавая подробные отчеты, которые помогут вам оставаться в графике и в рамках бюджета. Все ваши потребности в учете проекта встроены в наше множество функций, которые помогут вам планировать, контролировать и составлять отчеты по каждому аспекту вашего проекта. Учитывайте свой проект с помощью единственного инструмента управления проектами, который вам понадобится.

ProjectManager — это отмеченное наградами программное обеспечение для работы и управления проектами для гибридных команд. Наша платформа для совместной работы помогает вам лучше работать вместе, независимо от того, где, когда и в каком отделе. Есть единый источник правды, который держит всех на одной волне. Присоединяйтесь к десяткам тысяч команд, использующих наш инструмент, чтобы добиться успеха в таких разных организациях, как NASA, Siemens и Nestle. Начните бесплатно работать с ProjectManager уже сегодня.