Что такое проектное сотрудничество? Инструменты и советы для совместной работы

Что такое проектное сотрудничество?

Сотрудничество в проекте — это метод, с помощью которого команды и руководители групп планируют, координируют, контролируют и контролируют проект, над которым они работают. Этот совместный процесс управления проектами работает вне ведомственных, корпоративных и национальных границ и особенно помогает в проектах по мере их усложнения.

С тенденцией к удаленным командам и перемещению данных на облачные серверы совместная работа над проектами, которая всегда была основой эффективного управления проектами, стала еще более модным словечком. Но что означает совместная работа над проектом? Проще говоря, сотрудничать означает работать вместе для достижения общей цели. Звучит так же, как проектная работа, верно? Ну, не совсем.

Сотрудничество стало модным словом в течение последних нескольких лет, поскольку организации осознают, что эффективное командное сотрудничество является ключом к инновациям. Появились новые методы управления проектами, чтобы расширить значение командного сотрудничества от простого акта совместной работы до более сложной функции взаимосвязи различных проектных групп для достижения новых идей, инновационных практик и получения превосходных результатов. Эти методы включают практики и инструменты для совместной работы над проектами, которые способствуют общению, обмену идеями и прозрачности для местных и удаленных команд.

Почему сотрудничество в проекте важно для управления проектами?

Чтобы понять совместную работу над проектом в том, что касается управления проектами, мы должны сначала иметь четкое представление о том, что такое управление проектами. Традиционное управление проектами — это процесс, посредством которого менеджер проекта вместе со своей проектной командой планирует, отслеживает и отчитывается о выполнении проекта в течение установленного периода времени, известного как график проекта.

Как руководитель проекта, вы хотите поощрять сотрудничество между членами вашей команды, потому что это хорошо для проекта и для вашей проектной группы. Да, именно вы контролируете процесс принятия решений, но также важно создать совместную проектную среду для членов вашей команды, чтобы они могли работать вместе над выполнением задач и достижением результатов.

Для этого менеджеры проектов используют программное обеспечение для управления проектами, оснащенное функциями управления задачами и совместной работы в команде. Давайте рассмотрим самые популярные инструменты для совместной работы над проектами и способы их использования для управления вашими командами.

ProjectManager — это облачное программное обеспечение, которое объединяет команды в режиме реального времени. Благодаря нескольким представлениям проекта члены команды могут работать так, как они хотят, а менеджеры проектов получают прозрачность, необходимую им, чтобы их не блокировали. Канбан-доски — это визуальные инструменты рабочего процесса, которые позволяют членам команды управлять своей работой, а менеджеры проектов помогают им работать без дорогостоящих задержек. Попробуйте ProjectManager сегодня бесплатно.

Инструменты для совместной работы над проектами

Инструменты для совместной работы над проектами можно просто определить как все программные функции, приложения и платформы для управления задачами, взаимодействия в команде и управления ресурсами, которые позволяют менеджерам проектов управлять рабочим процессом своих команд.

Канбан-доски

Канбан-доски — это инструменты управления задачами, которые позволяют организовать совместную работу в команде, визуализируя рабочий процесс. Этот онлайн-инструмент для совместной работы разбивает проектный цикл на столбцы, в которых задачи представлены в виде корзин.

Облачное программное обеспечение для управления проектами позволяет менеджерам в режиме реального времени следить за работой членов своей команды, где бы они ни находились, и помогает им выявлять узкие места, которые они затем могут быстро устранить, перераспределив ресурсы. Тем временем команды могут управлять своим невыполненным заданием и сотрудничать при планировании гибких спринтов.

Диаграммы Ганта

Диаграммы Ганта являются основой традиционного управления проектами. Руководители проектов используют их для организации задач, связывания зависимостей и установки контрольных точек при создании расписания проекта. Некоторое программное обеспечение для управления проектами идет еще дальше, позволяя фильтровать критический путь и устанавливать базовый уровень для отслеживания отклонений проекта при выполнении плана проекта.

Наличие нескольких представлений проекта, которые позволяют руководителям проектов планировать заранее с помощью диаграмм Ганта, а затем позволяют командам работать так, как они хотят, будь то на досках канбан, списках задач или календарях, создает мост, который соединяет гибридные команды и дает всем необходимые инструменты. их работа сделана.

Календарь проекта

Календарь проекта выделяет все важные даты в проекте. Его также можно использовать для управления собственной работой и личными сроками. Когда календарь проекта является общим, каждый может видеть общую картину и оставаться на одной странице без совещаний, электронных писем и других отвлекающих факторов, которые мешают им работать.

Функции совместной работы в команде

Существуют и другие функции совместной работы, которые связывают одного члена команды с другим, независимо от того, находятся ли они в одном офисе, отделе или даже на одном уровне навыков. Управление документами позволяет гибридным командам обмениваться документами и совместно работать над ними. Они также должны иметь возможность обмениваться файлами, в идеале прикрепляя их к задаче, над которой они работают.

Коммуникация является ключом к сотрудничеству. Видеозвонки, чат и комментарии к задачам, выполняемым в режиме реального времени, создают виртуальную платформу для совместной работы, которая объединяет гибридные команды и способствует повышению производительности. Наличие электронной почты или, что еще лучше, уведомлений в приложении, чтобы держать вас в курсе, не выходя из инструментов управления проектами, также является плюсом.

Советы по улучшению совместной работы в команде

Сотрудничество происходит не просто так. Независимо от того, находятся ли члены вашей команды все вместе в одном офисе или работают удаленно в разных часовых поясах, организация совместной работы требует времени и практики. Существуют способы облегчить командное сотрудничество. Вот несколько вещей, которые вы можете попробовать.

1. Тимбилдинг

Есть тимбилдинговые мероприятия, которые ускоряют сплочение между членами команды. Это может быть просто приглашение всех на обед или участие в более структурированных играх, таких как шарады, спорт и так далее. Что бы вы ни решили сделать, это должно быть до начала проекта, чтобы начать создавать больше совместных команд.

2. Сосредоточьтесь на командном общении

Общение — это клей, который скрепляет любую среду для совместной работы. Будь то регулярные встречи, создание инструмента чата в реальном времени или даже доска объявлений, должен быть способ быстро распространять информацию среди всех, а также получать отзывы от членов команды.

3. Обеспечьте свою команду правильными инструментами управления задачами

Управление задачами — это способ заставить команды работать не только совместно, но и более продуктивно. Лучше всего иметь множество инструментов, которые может использовать ваша команда, такие как доски канбан, списки задач и т. д. Если все эти представления проекта обновляются одними и теми же данными в реальном времени, это позволяет всем лучше работать вместе с инструментами. они наиболее удобны.

4. Управляйте рабочим процессом членов вашей команды

Рабочий процесс имеет важное значение для производительности и работает рука об руку с инструментами управления задачами. Наличие инструмента управления задачами, такого как канбан-доска, способствует командному сотрудничеству и обеспечивает прозрачность процессов менеджеров проектов. Это позволяет членам команды работать так, как они хотят, управляя своим рабочим процессом, в то время как менеджеры проектов получают представление о своей работе, чтобы убедиться, что у них есть ресурсы, необходимые для работы с полной нагрузкой.

Где осуществляется проектное сотрудничество?

Где происходит сотрудничество по проектам? Короткий ответ: где угодно. Пока в команде проекта есть более одного человека, совместное управление проектом может существовать и даже процветать. Но в связи с тем, что проектные группы все чаще распределяются между странами, онлайн-инструменты для совместной работы над проектами имеют решающее значение для удаленных команд.

Теперь команды могут легко обмениваться файлами в режиме реального времени, встречаться, общаться и даже работать над вычеркиванием элементов из своих списков задач в виртуальном общем пространстве. Но важно помнить, что ваши инструменты управления совместными проектами настолько хороши, насколько хорош ваш стиль управления. Сотрудничество в команде не может быть автоматизировано.

Зачем вам нужно программное обеспечение для управления совместными проектами?

Думайте о сотрудничестве как о лучшем целом, чем сумма его частей. Если вы собрали сильную проектную команду, то среда совместного управления проектами только повысит их продуктивность. Ниже перечислены некоторые преимущества программного обеспечения для совместной работы над проектами.

• Повышает производительность: инструменты для совместной работы над проектами позволяют менеджерам проектов равномерно распределять задачи между членами команды, не нагружая одного члена команды слишком большим объемом работы. Правильное управление задачами дает командам больше времени, что облегчает командную работу.
• Лучшее решение проблем: Предоставление членам команды инструментов для совместной работы над проектами для обмена файлами и общения в режиме реального времени позволяет им работать вместе для решения проблем.
• Улучшает командную коммуникацию: линии связи, которые требуют постоянного обслуживания или неправильного направления, могут увести проект в сторону. Инструменты для совместной работы над проектом облегчают четкую связь между членами вашей проектной команды и предоставляют решение для эффективного общения даже между удаленными командами.
• Отлично подходит для удаленных команд: одной из самых больших статей расходов в любой организации является аренда или покупка физического офиса, в котором каждый может работать. Однако с помощью онлайн-инструментов для совместной работы над проектами удаленные команды могут сотрудничать в режиме реального времени.
• Облегчает создание команды: поощряя сотрудничество в команде, вы не только строите отношения, но и создаете лояльность, которая помогает создать среду совместного управления проектами.

Как создать совместную среду управления проектами

Хорошо, вы находитесь на подножке командного сотрудничества. Но вместо того, чтобы говорить об этом только на словах, что вы можете сделать, чтобы создать атмосферу совместного управления проектами в вашей компании? Хотя преимущества совместной работы над проектами очевидны, реализовать их может быть сложно, особенно если вы управляете удаленными командами. Вот несколько вещей, которые вы можете сделать, чтобы дать здоровое начало совместной работе над проектами в вашей организации.

• Используйте инструменты для совместной работы над проектами . От старых привычек трудно избавиться, но вам нужно, чтобы ваша команда отказалась от старых методов общения, таких как электронная почта, и освоилась с более интерактивным и совместным программным обеспечением для управления проектами.
• Общайтесь: как руководитель проекта вы знаете, что хорошая коммуникация — это основа всего, поэтому необходимо создать среду для совместной работы. Вы должны не только правильно общаться, но и предоставить вашей проектной команде инструменты для совместной работы.
• Обучайте свою проектную команду. Как и при изучении чего-либо нового, вам нужны руководство и руководство. Организуйте сеанс обучения для своей команды, чтобы научить их, как использовать и зачем им нужны онлайн-инструменты управления проектами, которые делают возможным сотрудничество в проектах.
• Поделитесь: вот что такое совместная работа, и она не будет работать, если вы не разрушите виртуальные стены, которые разделяли членов команды в прошлом. Например, поделитесь своими календарями, чтобы все были на одной странице со сроками, встречами и т. д.
• Регистрация: Когда вы ведете проект, вы не устанавливаете путь и не позволяете ему идти своим чередом. То же самое касается реализации совместной работы в команде. Вот почему вы должны следить за ними и проводить с ними регулярные встречи, чтобы отвечать на вопросы и отслеживать их прогресс.

Ну вот и все. Совместная работа над проектом — это реальная вещь, и она работает рука об руку с управлением проектами. Если вы руководите проектом, вам нужны все инструменты для совместной работы, которые могут вам пригодиться. Когда дело доходит до планирования, мониторинга и отчетности в режиме реального времени в совместной онлайн-сети, вы захотите использовать ProjectManager. Чтобы узнать, как это может помочь вам лучше выполнять свою работу, воспользуйтесь нашей бесплатной 30-дневной пробной версией.