Управление расписаниями: как создавать расписания и управлять ими

Управление расписаниями является неотъемлемой частью управления персоналом и бизнесом. Управление временем также имеет решающее значение для управления проектами. Какой бы тип работы вы ни выполняли, если есть команды или сотрудники, то вам нужен табель учета рабочего времени и учета расходов.

Использование табеля рабочего времени — это только часть управления табелем. Прежде чем мы перейдем к тому, как управлять табелями учета рабочего времени и программным обеспечением для управления табелями, которое может помочь вам сделать это более эффективно, давайте определим некоторые термины, чтобы лучше понять управление табелями.

Что такое табель учета рабочего времени?

Табель рабочего времени — это физический или электронный документ, который работодатель использует для отслеживания рабочего времени сотрудника за определенный период времени. Обычно он представлен в виде таблицы данных, в которой фиксируется время, потраченное сотрудником на выполнение задач, проектов или клиентов. Хотя табели учета рабочего времени изначально были бумажными документами, сейчас они почти исключительно используются в электронных таблицах или цифровых инструментах.

Табель учета рабочего времени служит нескольким целям. Они позволяют бизнесу точно подсчитывать время, которое его работники тратят на выполнение своих задач. Табели рабочего времени также инструктируют начисление заработной платы в процессе компенсации этим работникам за их работу. Но компании также выигрывают от табелей учета рабочего времени, поскольку они помогают им укладываться в сроки, не выходить за рамки бюджета и более эффективно управлять временем.

Что такое управление расписанием?

В табелях фиксируется рабочее время, затраченное сотрудниками на выполнение своих задач. Но табели учета рабочего времени сами по себе эффективны только в том смысле, что они помогают бизнесу работать лучше. Чтобы это произошло, табели учета рабочего времени должны быть включены в управление табелями учета рабочего времени.

Управление табелями учета рабочего времени — это мониторинг табелей учета рабочего времени сотрудников и анализ этих табелей учета рабочего времени. Это достигается с помощью оцифрованного и автоматизированного программного обеспечения для табелей учета рабочего времени, которое повышает эффективность, связывая команды с менеджерами.

ProjectManager — это отмеченное наградами программное обеспечение для управления табелями учета рабочего времени с безопасными табелями учета рабочего времени, которые упрощают процесс начисления заработной платы и позволяют менеджерам отслеживать количество времени, которое их команды тратят на выполнение задач. Настроить табели легко. Вы можете добавлять задачи непосредственно из разных проектов, копировать табели за предыдущую неделю или автоматически заполнять табели. Расписания надежно блокируются при отправке на утверждение администраторами, которые могут одобрять их, а также отслеживать время, чтобы убедиться, что работа выполняется в соответствии с графиком. Начните бесплатно работать с ProjectManager уже сегодня.

Почему управление расписанием важно?

Управление табелем важно как для сотрудников, так и для работодателей. Сотрудники получают точную и регулярную заработную плату. Если они используют инструмент управления электронными табелями учета рабочего времени, они также становятся более эффективными, поскольку им не нужно тратить драгоценное время на ручное заполнение своих табелей учета рабочего времени.

Для работодателей преимуществ много. Во-первых, управление табелями учета рабочего времени может помочь сократить потери времени, позволяя работодателям определять, где сотрудники работают не продуктивно. Затем они могут быть более избирательными в отношении того, какие задачи назначать и как обеспечить оптимизацию назначенных задач.

Сотрудникам нравится простота управления расписанием, и это чувство разделяет отдел кадров (HR). Отдел кадров получает информацию, необходимую для быстрого и простого расчета заработной платы сотрудников и управления отгулами.

Когда бизнес взимает почасовую оплату, управление табелями учета рабочего времени обеспечивает точность выставления счетов. Если вы не записываете отработанные часы, то невозможно выставлять счета клиентам, особенно если вы используете фрилансеров. Управление табелем рабочего времени не только отслеживает эти часы, но и дает вам отчетность, когда вы показываете клиентам, куда ушли их деньги.

С точки зрения управления проектами важность также многогранна. Например, вы можете отслеживать производительность и определять, кто работает более эффективно, что может помочь при назначении заданий наиболее продуктивным членам вашей команды. Кроме того, вы можете видеть, кто над чем работает, кто доступен и как далеко члены команды выполняют свои задачи.

Управление расписаниями также помогает управлять сметными затратами в проектах. Использование приведенной выше информации о производительности команды позволяет менеджерам более точно оценивать затраты при составлении бюджета для нового проекта.

Этапы управления расписанием

Существует процесс управления табелями учета рабочего времени. Эти этапы управления табелями применимы к бумажным табелям, электронным табелям и программному обеспечению для табелей учета рабочего времени. Какой бы тип табелей вы ни использовали, управление табелями учета рабочего времени позволит вам максимально эффективно использовать ваши табели учета рабочего времени. Начните с выполнения следующих шагов.

1. Назначьте работу членам вашей команды

Начните с просмотра вашего графика и доступных часов вашей команды. Если у вас есть профили на каждого члена команды, это поможет вам быстро определить лучшего человека для работы и, если они свободны, назначить им задачи на неделю. Не забудьте рассчитать часы, назначенные, чтобы избежать сверхурочной работы.

2. Следите за временем, которое они тратят на задачи

Как только все получат свои задания, вы захотите начать отслеживать время их деятельности. Это позволяет менеджерам контролировать свою работу и следить за тем, чтобы они шли по графику. В зависимости от типа табеля, который вы используете, это может быть сделано автоматически или его нужно будет добавить в табель вручную.

3. Просмотрите их табели учета рабочего времени

Табели учета рабочего времени должны быть защищены, поэтому предпочтение отдается программному обеспечению для управления табелями учета рабочего времени. В нем есть инструменты для блокировки расписания после отправки, которое затем может быть открыто только уполномоченным лицом, утверждающим расписание. Этот человек проверит табель учета рабочего времени и убедится, что он заполнен правильно.

4. Утвердить табели учета рабочего времени для расчета заработной платы

Если табель учета рабочего времени верен, он будет передан в платежную ведомость. Опять же, если вы используете программное обеспечение для управления табелями учета рабочего времени, этот индивидуальный табелй учета рабочего времени, который вы утверждаете, будет заблокирован для обеспечения безопасности, поскольку он передается в платежную ведомость, чтобы избежать любого вмешательства. Платежная ведомость обработает табель учета рабочего времени.

5. Сохраняйте расписания для дальнейшего использования

Все табели должны быть заархивированы по нескольким причинам. Во-первых, руководство захочет иметь запись о заработной плате своих сотрудников на случай возникновения спора, после чего расписание можно будет получить и просмотреть для решения любой проблемы. Во-вторых, как уже отмечалось, старые табели учета рабочего времени ценны как исторические данные при исследовании затрат на будущие проекты.

Что такое программное обеспечение для управления расписанием?

Мы несколько раз упоминали программное обеспечение для управления расписанием, но не давали ему определения. Программное обеспечение для управления расписанием — это цифровой инструмент, который контролирует процесс составления расписания, а также отслеживает и анализирует его, чтобы найти способы работать более эффективно.

В отличие от бумажных табелей или даже электронных таблиц, программное обеспечение для управления табелями дает сотрудникам больше свободного времени, чтобы сосредоточиться на своей работе и не заниматься бумажной работой. В то время как это дает их работодателям окно в их производительность, чтобы помочь им лучше управлять работниками.

Это только широкие мазки. Программное обеспечение для управления табелями рабочего времени улучшает обработку платежных ведомостей, отслеживая рабочий процесс утверждения заработной платы. Это также обеспечивает точность данных, чтобы избежать ошибок в расчете заработной платы, и в то же время обеспечивает бесперебойную работу процесса расчета заработной платы.

Это может быть инструмент управления работой, помогающий менеджерам записывать даты начала и окончания задач, которые они назначают своим командам. Это позволяет менеджерам видеть, какие задачи требуют больше времени для выполнения, чем другие. На основе этой информации они могут определить узкие места и другие проблемы, которые задерживают работу, и устранить их.

Программное обеспечение для управления табелем рабочего времени также действует как отслеживание рабочего времени сотрудников, как отмечалось выше. После того, как вы составили расписание сотрудников, вы можете использовать программное обеспечение для управления расписанием, чтобы отслеживать количество времени, которое требуется им для выполнения своих задач. Это поможет менеджерам отслеживать прогресс и распределять ресурсы по мере необходимости, чтобы не сбиться с пути.

Если ваше время распределено и вы управляете удаленными сотрудниками, программное обеспечение для управления табелями важно, поскольку оно обеспечивает подотчетность. Когда менеджеры не находятся в одном офисе со своими сотрудниками, они все равно могут контролировать работу своей команды с помощью табелей учета рабочего времени. Это гарантирует, что все работают на полную мощность и соблюдают график проекта.

ProjectManager — это инструмент управления расписанием

ProjectManager — это отмеченное наградами программное обеспечение для управления проектами с функциями управления табелями учета рабочего времени, включающее отслеживание табелей учета рабочего времени. Наше онлайн-программное обеспечение для учета рабочего времени поможет вам отслеживать задачи проекта вашей команды, независимо от того, находятся ли они в одном здании, на рабочем месте или работают из дома. Используйте наши безопасные табели учета рабочего времени, чтобы повысить эффективность процесса начисления заработной платы, и получите функции отслеживания рабочего времени, чтобы не отставать от проекта. Наши табели учета рабочего времени легко интегрируются со всеми другими функциями управления проектами, предоставляя пользователям все инструменты, необходимые им для управления платежной ведомостью и проектами.

Используйте несколько инструментов управления задачами

Табель учета рабочего времени также является инструментом управления задачами, но только одним из многих, представленных в нашем программном обеспечении. У нас есть несколько представлений проектов, таких как диаграммы Ганта, доски канбан, списки задач и многое другое, и все они используют надежные карты задач. Каждая карточка задачи отслеживает ход выполнения, устанавливает приоритет и добавляет теги, чтобы их было легче обнаружить. Вы можете комментировать и добавлять файлы, чтобы способствовать совместной работе. Еще одна функция — автоматизация рабочего процесса, избавляющая от лишней работы, а настройки утверждения задач гарантируют продвижение только качественных результатов. На сводной странице собраны все ваши задачи, включая диаграмму рабочей нагрузки и многое другое.

Получите отслеживание в режиме реального времени с помощью информационных панелей и отчетов проекта

Табель учета рабочего времени дает представление о задачах вашей команды и о том, какой процент их выполнения. Но это только один из инструментов отслеживания в нашем программном обеспечении. Используйте информационную панель в реальном времени для обзора высокого уровня. Это похоже на отчет о состоянии, когда вы этого хотите, показывая время, стоимость, рабочую нагрузку и многое другое в удобных для чтения графиках и диаграммах. В отличие от облегченных инструментов, настройка не требует много времени. Он готов, когда вы готовы. Если вы хотите получить более подробные данные, используйте наши настраиваемые отчеты. Вы можете быстро создавать отчеты по расписаниям, статусу портфолио и т. д. Каждый из них можно отфильтровать, чтобы показать только те данные, которые вы хотите видеть, а затем поделиться ими в различных форматах для обновления заинтересованных сторон.

Наш инструмент выходит далеко за рамки простого динамического управления расписаниями. Существуют инструменты управления рисками для выявления и отслеживания проблем, а также функции управления ресурсами, которые помогут вам установить доступность команды и сбалансировать ее рабочую нагрузку, чтобы поддерживать их продуктивность. Наша платформа для совместной работы объединяет команды, где бы и когда бы они ни работали, и позволяет менеджерам отслеживать их прогресс и производительность в режиме реального времени. Зачем просто приобретать инструмент управления расписаниями, если у вас есть полнофункциональное решение для управления проектами?

ProjectManager — это онлайн-программное обеспечение для управления проектами, которое помогает командам планировать, управлять и отслеживать свою работу в режиме реального времени. Получите все функции, необходимые для управления вашими проектами, и инструменты управления расписаниями, которые помогут вашим процессам начисления заработной платы двигаться вперед без сучка и задоринки. Присоединяйтесь к командам таких разных компаний, как Avis, Nestle и Siemens, которые используют наше программное обеспечение для достижения успеха. Начните сегодня с ProjectManager бесплатно.