Что такое управление рабочим процессом? 5 советов по улучшению системы рабочего процесса

Планирование проекта, составление графика и сбор квалифицированной команды только закладывают основу для продуктивной работы. Чтобы убедиться, что все работают с полной отдачей и что все идет вперед, вам необходимо внедрить управление рабочим процессом.

Если вы хотите эффективно и результативно управлять работой, вам необходимо разбираться в инструментах рабочего процесса, таких как программное обеспечение для управления рабочим процессом, и настраивать систему рабочего процесса, которая позволит вам продолжать совершенствовать рабочий процесс.

Что такое управление рабочим процессом?

Управление рабочим процессом — это когда менеджеры определяют, организуют и координируют задачи, которые приводят к определенному результату для оптимизации и автоматизации процессов. Это увеличивает выход, избавляет от избыточности и уменьшает количество ошибок.

Задачи, люди, системы и машины могут быть включены в рабочий процесс. Координация этих элементов имеет решающее значение для предотвращения узких мест. Узкое место останавливает или замедляет производство и дублирует все, что ему предшествовало.

В целом рабочий процесс можно разбить на три основных компонента:

• Существуют предопределенные шаги или задачи, которые объясняют, что происходит на каждом этапе пути до конца. Эти этапы могут быть либо линейными, либо разветвленными, либо их сочетанием.
• В контексте рабочего процесса заинтересованными сторонами являются те члены команды, которые несут ответственность за выполнение задач. Они могут быть назначены на одну задачу или на весь рабочий процесс.
• Наконец, есть условия, которые являются правилами рабочего процесса. Они определяют, когда одна задача выполнена и можно приступить к другой.

Управление рабочим процессом против управления проектами

Управление рабочим процессом является частью управления проектами, но это не взаимозаменяемые термины. Управление проектом осуществляется в течение определенного периода времени, который заканчивается получением продукта или услуги. Управление рабочим процессом, с другой стороны, оптимизирует последовательность задач или процессов, необходимых для выполнения задачи.

Это не означает, что они совершенно разные — на самом деле они дополняют друг друга. Оба служат для достижения определенного результата. Рабочий процесс является частью любого проекта, и без управления рабочим процессом, обеспечивающего бесперебойную работу этого процесса, проекты будут отставать от графика, а затраты будут резко расти.

Несмотря на то, что между управлением рабочим процессом и управлением проектами есть сходство, существуют и различия. Проекты заканчиваются, но рабочий процесс повторяется, так как это функция внутри организации. Это может быть даже отдельный процесс, например создание документации или планирование встреч.

Проекты — это планы, наблюдение за процессами и командами и управление задачами, в то время как рабочие процессы сосредоточены на уровне задач, объединяя задачи для оптимизации процесса и повышения эффективности. Но и то, и другое можно обслуживать с помощью программного обеспечения для управления проектами.

ProjectManager — это облачное программное обеспечение для управления работой, которое помогает управлять рабочим процессом. Создавайте автоматизированные рабочие процессы, создавайте процессы утверждения задач и убедитесь, что все работают продуктивно, поддерживая качество процессов. Попробуйте ProjectManager бесплатно уже сегодня!

Управление рабочим процессом и управление бизнес-процессами (BPM)

Хотя управление рабочими процессами и управление бизнес-процессами (BPM) похожи, существуют различия в типе управления процессами. Система управления рабочим процессом — это инструмент, который помогает вам настраивать и контролировать выполнение ваших задач. Обычно оформляется как блок-схема. Зачастую он не подробен, но достаточно ясен для команд.

Думайте об управлении рабочим процессом как о менее сложной форме BPM. Управление рабочим процессом фиксирует рабочий процесс, а некоторые инструменты даже позволяют автоматизировать основные рабочие процессы. Вы можете использовать это для различных рабочих процессов, таких как адаптация команды или управление документами. Инструменты управления рабочим процессом ориентированы на людей, а не на процесс. Инструменты BPM больше ориентированы на процессы.

BPM — это захват и улучшение бизнес-процессов. Он используется для повышения эффективности организации. Во-первых, необходимо определить текущее состояние бизнес-процессов и задокументировать эти действия. Как только все процессы компании составлены, вы можете проанализировать BPM. Это должно выявить узкие места в вашем процессе и помочь вам сократить расходы и улучшить процессы за счет внесения проницательных изменений.

Разница между управлением рабочими процессами и BPM заключается в том, что первое больше ориентировано на организацию людей и документов, выполнение правильных шагов в нужное время. Последний посвящен бизнес-процессам и способам их улучшения. Управление рабочим процессом координирует людей и программные системы, а BPM координирует взаимодействие ресурсов в организации. Системы BPM более сложны и требуют постоянного улучшения, в то время как инструменты управления рабочими процессами просто автоматизируют этапы процесса.

Что такое система управления рабочим процессом (WMS)?

Система управления работой — это то, как рабочий процесс настраивается и контролируется в проекте или организации. WMS состоит из процедур и инструментов, которые используются организацией для определения, запуска и улучшения рабочего процесса. Это потребует некоторого программного обеспечения рабочего процесса, но может быть больше, чем просто использование инструмента.

Таким образом, WMS организует политику компании, процедуры и программные инструменты для лучшего управления рабочим процессом организации или проекта. Он включает в себя все, от моделирования форм, доступности на основе ролей, отчетов, уведомлений, облачного хранилища и многого другого.

Что делает система управления рабочим процессом?

Система управления рабочими процессами дает людям возможность определять различные рабочие процессы в своем проекте или организации, применимые к задачам или процессам.

WMS также позволяет автоматизировать повторяющиеся задачи для большей эффективности. Некоторые также могут сделать так, чтобы незавершенная задача в процессе не была забыта. Он делает это с помощью уведомлений, которые держат вашу команду в курсе событий.

Использование системы управления рабочим процессом — хороший способ иметь один источник правды. Вместо того, чтобы команды общались друг с другом в Slack или по электронной почте, они могут отвечать на уровне задач и сохранять общение внутри приложения. Это также позволяет предприятиям отказаться от статических электронных таблиц. Когда используется слишком много электронных таблиц Excel, может быть трудно определить, какая из них содержит самые свежие данные.

Что такое программное обеспечение рабочего процесса?

Программное обеспечение рабочего процесса является частью системы управления рабочим процессом. Это инструмент, который показывает задачи, которые необходимо выполнить, задачи, которые выполняются, и их статус. Он также показывает шаги, которые вы выполнили. WMS позволяет давать задания членам команды с подробным описанием работы.

Он обеспечивает прозрачность рабочего процесса, что позволяет менеджерам выявлять проблемы до того, как они станут проблемами. Затем они могут перераспределить ресурсы для проекта и убедиться, что они устранили потенциальное узкое место, прежде чем оно замедлит работу команды.

Существуют также функции отчетности, которые собирают данные и рассчитывают эту информацию для отображения показателей проекта, будь то в инструментах отчетности или на информационных панелях. Все эти функции предназначены для повышения производительности и эффективности за счет оптимизации процессов, сокращения бумажной работы и выявления узких мест.

Преимущества и особенности программного обеспечения для управления рабочим процессом

Преимущества использования программного обеспечения для управления рабочими процессами должны быть очевидны. Чем лучше ваш рабочий процесс, тем лучше ваш проект или организация. Один из способов, с помощью которого WMS делает это, заключается в уменьшении количества ошибок. Даже если некоторые из них проходят, что всегда происходит, программное обеспечение может сообщить вам, и вы можете настроить процедуры, чтобы убедиться, что это не повторится.

Управление рабочим процессом подобно соединительной ткани, обеспечивающей продуктивность людей, программного обеспечения и рабочей культуры. Команды могут общаться друг с другом, что облегчает сотрудничество. Он также интегрирует различные программные системы, чтобы помочь им лучше работать вместе.

Есть так много плюсов в использовании программного обеспечения для управления рабочим процессом, что трудно перестать их перечислять. От помощи в работе над несколькими задачами одновременно до повышения контроля и прозрачности, системы управления рабочими процессами также улучшают рабочую культуру в организации. Неорганизованность подрывает мораль.

WMS обычно имеет функции, которые показывают статус задачи, инструменты отчетности и уведомления по электронной почте, чтобы держать всех на одной странице. Некоторые из них также будут иметь инструменты управления ресурсами для перераспределения ресурсов и обеспечения работы команд с максимальной нагрузкой без чрезмерного распределения их рабочей нагрузки.

Выбор системы управления рабочим процессом

Убеждены, что система управления рабочим процессом поможет вам более эффективно управлять проектом или организацией? Во-первых, задайте себе вопрос: «Как узнать, какая система управления рабочим процессом мне подходит?»

Что ж, всегда будут ограничения помимо самого инструмента, такие как цена и то, что ваша организация готова инвестировать в установку нового программного обеспечения. Помимо этих вещей, вам следует искать программное обеспечение, которое имеет следующие функции.

• Облачное программное обеспечение для получения данных в режиме реального времени и принятия более взвешенных решений
• Уведомления, чтобы держать вас в курсе изменений в вашем рабочем процессе
• Несколько представлений проекта, таких как Ганта, канбан, списки задач и т. д., чтобы каждый мог работать так, как он хочет.
• Инструменты мониторинга и отчетности для анализа данных рабочего процесса и принятия более эффективных решений по улучшениям
• Удобный интерфейс и быстрая адаптация
• Интегрируется с другими приложениями, которые вы используете
• Совместная коммуникация для поддержания связи между командами

Лучшие практики управления рабочим процессом

Наконец, после того как вы выбрали программное обеспечение для управления рабочим процессом, которое соответствует потребностям вашего проекта или организации, вот пять советов, которые помогут вам получить максимальную отдачу от вашего рабочего процесса.

1. Во-первых, составьте план рабочего процесса. Но более того, имейте письменное или, еще лучше, визуальное. Лучше подготовиться заранее, а наличие визуального представления этого плана облегчает обмен и понимание.
2. Также неплохо подумать о вещах, которые могут пойти не так в вашей системе рабочего процесса, и о том, как вы будете на них реагировать. Снижение риска всегда является хорошей практикой, потому что неизбежно что-то пойдет не так. Постарайтесь выяснить, где могут быть задержки или узкие места, замедляющие производство, и как их быстро устранить, если они появятся.
3. Если вы используете рабочий процесс для проекта, может быть полезно применить одно и то же управление рабочим процессом ко всей организации. В вашем проекте могут быть проблемы, выходящие за рамки вашей компетенции и являющиеся частью плохо продуманного рабочего процесса в организации вашей компании.
4. Убедитесь, что вы используете программное обеспечение для управления рабочим процессом и что в нем есть инструменты, соответствующие вашему проекту или организационной структуре.
5. Кроме того, не останавливайтесь на рабочем процессе после того, как вы настроили и запустили один из них, даже если все идет хорошо. Кроме того, найдите время, чтобы провести аудит, просмотреть процесс и вернуться с предложениями о том, как его улучшить. Рабочий процесс — это не одноразовый процесс, а непрерывная и постоянно развивающаяся система.

Почему ProjectManager — лучшая система управления рабочим процессом

ProjectManager — это облачное программное обеспечение для управления рабочими процессами, которое организует рабочий процесс, объединяет команды и позволяет повысить эффективность и производительность. Команды могут сотрудничать, где бы они ни находились, в режиме реального времени и оставаться в курсе с помощью инструментов автоматизации рабочего процесса, таких как уведомления по электронной почте и оповещения в приложениях.

Работа в нескольких представлениях проекта

Наличие нескольких представлений проекта означает, что команды могут работать так, как они хотят, независимо от того, находятся ли они удаленно или в разных отделах. Как эксперты, так и новички могут визуализировать рабочий процесс на доске канбан в ProjectManager. Команды могут контролировать свои невыполненные работы и управлять этими задачами. Тогда они смогут работать вместе и планировать спринты, а менеджеры смогут следить за рабочим процессом и перераспределять ресурсы для устранения узких мест, прежде чем они замедлят работу.

Отслеживание проблем на информационных панелях

Наблюдение за рабочим процессом — это то, как вы можете выявлять проблемы и решать их до того, как они станут проблемами. Использование интерактивной панели управления ProjectManager похоже на мгновенный отчет о состоянии. Он собирает данные проекта в режиме реального времени, а затем автоматически вычисляет информацию в удобных для чтения графиках и диаграммах, показывающих рабочую нагрузку, задачи и многое другое. В отличие от другого программного обеспечения, требующего длительной настройки, панель инструментов ProjectManager готова к работе в тот же момент.

Улучшайте процессы с помощью отчетов

Чтобы найти способы улучшить свой рабочий процесс, используйте инструменты отчетности в один клик ProjectManager. Они генерируют подробные данные о времени, стоимости и многом другом. Вы можете отфильтровать каждый отчет, чтобы сосредоточиться только на той информации, которую хотите проанализировать. Вы также можете делиться отчетами, чтобы держать своих заинтересованных лиц в курсе.

ProjectManager — лучшее программное обеспечение для управления рабочими процессами с инструментами управления ресурсами для быстрой и легкой настройки рабочих процессов. Наш инструмент интегрируется с большинством приложений и может помочь в управлении рабочими процессами предприятия с помощью функций управления портфелем. Наведите порядок и попробуйте ProjectManager сегодня бесплатно!