7 причин отказов от писем (и что вы можете сделать, чтобы улучшить показатель отказов)

Для большинства из нас, когда мы впервые видим возврат электронной почты, мы в полной растерянности. Нам интересно, что это значит. И мы начинаем спрашивать: «Почему электронные письма возвращаются?» — Мы сделали что-то не так? — Что нам теперь делать?

Правда в том, что когда электронное письмо возвращается, это почти никогда не происходит по вине отправителя.

Но первый шаг к тому, чтобы предотвратить повторение отказов, — это понять, что такое возврат электронной почты на самом деле.

Что такое отказ по электронной почте?

Отказ по электронной почте — это когда коммерческое или маркетинговое электронное письмо не доставлено должным образом.

Существует множество причин, по которым электронное письмо может «отказаться», но самое важное, что следует помнить, это то, что «отказы» могут не только привести к потере вашего времени и усилий, но и негативно повлиять на доставляемость вашего электронного письма. Это означает, что если у вас высокий показатель отказов, серверы могут начать полагать, что ваши электронные письма ненадежны, и могут начать их автоматически блокировать.

Вот почему важно регулярно отслеживать и очищать эти возвращенные электронные письма. Но прежде чем мы перейдем к этому, давайте поговорим о типах отказов электронной почты.

Два основных типа отказов электронной почты

Существует два типа возвратов электронной почты — мягкий возврат и жесткий возврат. Пока одно временное, другое постоянное.

Что такое мягкий возврат электронной почты?

Мягкий возврат означает, что адрес электронной почты действителен и был доставлен в папку "Входящие" получателя, но все же был возвращен из-за переполнения почтового ящика, отказа сервера или слишком большого размера сообщения для папки "Входящие" получателя.

Мягкий отказ обычно рассматривается как временная ситуация, потому что его можно исправить, если получатель очистит свой почтовый ящик, починит сервер или сократит информационный бюллетень.

Что такое жесткий возврат электронной почты?

Жесткий возврат происходит, когда электронное письмо отклоняется, потому что адрес электронной почты недействителен или адрес электронной почты не существует.

Это постоянная ситуация, и адрес должен быть удален из вашего списка.

Теперь, когда вы понимаете два основных типа отказов электронной почты, давайте рассмотрим шесть распространенных причин, по которым электронные письма могут возвращаться.

7 причин, почему электронные письма возвращаются

1. Несуществующий адрес электронной почты

Если возврат помечен как «несуществующий адрес электронной почты», в адресе электронной почты может быть опечатка, или человек с адресом мог покинуть организацию.

Также есть вероятность, что контакт дал ложный адрес электронной почты, что может быть в случае, если вы предлагаете что-то онлайн в обмен на электронное письмо.

В этом случае важно просмотреть контакты в этой категории и посмотреть, нет ли явных опечаток в адресе электронной почты. Если нет, попробуйте связаться с контактами другими способами, чтобы подтвердить адрес.

Совет: когда-нибудь возникали проблемы с чтением чьего-то почерка на листе регистрации электронной почты? Вместо этого используйте эти инструменты для электронного сбора их контактной информации.

2. Электронная почта, которую невозможно доставить

Если возвращенные электронные письма находятся в категории «Недоставленные», это означает, что принимающий почтовый сервер временно недоступен, был перегружен или не может быть найден.

Сервер, который невозможно найти, мог выйти из строя или находился на обслуживании, поэтому это может означать просто ожидание повторной отправки электронного письма на адрес.

Однако, если этот адрес электронной почты неоднократно возвращается к нескольким электронным письмам, это может означать, что сервер ушел навсегда.

3. Почтовый ящик заполнен

Если у вашего контакта так много писем во входящих, что они не могут больше получать, ваши электронные письма будут возвращаться до тех пор, пока для них не найдется место.

Иногда это может означать, что контакт больше не использует этот адрес электронной почты.

Как и в случае с несуществующим адресом электронной почты, вы можете связаться с контактом в социальных сетях, по телефону или по почте, чтобы проверить, действителен ли адрес.

4. Отпуск/Автоответ

Если кто-то уезжает в отпуск или не может проверить свою электронную почту, ваши электронные письма будут возвращены ему.

Важно отметить, что, в отличие от других категорий возврата, этот тип возврата означает, что ваше электронное письмо было успешно доставлено в папку «Входящие » .

Внимательно следите за тем, как часто этот адрес электронной почты попадает в эту категорию. Если проходят месяцы, а человек не вернулся из отпуска, вы можете рассмотреть возможность удаления контакта.

5. Заблокированная электронная почта

Если адреса электронной почты помещены в категорию «Заблокировано», это означает, что принимающий сервер заблокировал входящую электронную почту.

Это часто имеет место в государственных учреждениях или школах, где серверы могут быть более строгими, когда дело доходит до получения электронных писем.

Чтобы решить эту проблему, вам нужно связаться с контактом и попросить его добавить ваши электронные письма в безопасный список или, когда они отправляются на адрес компании, попросить их системных администраторов разблокировать IP-адреса постоянного контакта.

6. Подвесной

Когда электронное письмо неоднократно возвращается через любую учетную запись электронной почты, Constant Contact классифицирует этот адрес электронной почты как заблокированный.

Это означает, что адрес электронной почты, о котором идет речь, может быть заблокирован не только из-за того, что он не возвращается, когда вы отправляете электронное письмо, но потенциально может быть возвращен другим клиентам Constant Contact. Таким образом, несмотря на то, что вы можете показывать только один отказ в своем отчете, в системе постоянного контакта может быть несколько отказов.

7. Другое

Отказы, которые не дают серверу причины для возврата, помещаются в эту категорию, поэтому это может означать, что электронное письмо было возвращено по одной из указанных выше причин или по какой-либо другой причине.

Важно также следить за этими контактами, чтобы увидеть, повторяются ли отказы.

Что нужно сделать, чтобы снизить показатель отказов по электронной почте

Отказы не очень хороши для вашего списка адресов электронной почты из-за негативного влияния на доставляемость и успех ваших кампаний по электронной почте.

Внимательно следите за своими отскоками. Если некоторые адреса постоянно возвращаются, возможно, пришло время сделать следующий шаг.

Удалить адрес электронной почты из списка

Когда возврат электронной почты является жестким или постоянным отказом, вы захотите немедленно удалить адрес из своего списка.

Адреса, которые рекомендуется удалить, включают:

• Несуществующие отказы
• Недоставленные отказы
• Приостановленные адреса

Лучший способ удалить эти адреса из списка рассылки — отказаться от их подписки.

После того, как адрес был удален, вы можете потратить время, чтобы проверить предполагаемого получателя, чтобы узнать, изменился ли его адрес, и, возможно, отправить ему ссылку на целевую страницу для привлечения потенциальных клиентов, которая позволит ему зарегистрироваться с новым адресом электронной почты.

Начните бороться с возвратами электронной почты

К счастью, отказы по электронной почте обнаруживаются довольно быстро после того, как вы отправили кампанию по электронной почте, что позволяет легко определить адреса электронной почты, которые требуют вашего внимания.

Если вы не очистили отскочившие адреса электронной почты из своей учетной записи раньше, это может занять некоторое время — в зависимости от того, сколько у вас подписчиков — но это легко сделать с примечаниями Constant Contact «Рекомендуется к удалению».

Для начала экспортируйте отчет по электронной почте о возвращенных письмах. Затем исправьте и обновите все адреса, которые могли быть возвращены из-за опечаток, и повторно отправьте электронное письмо на эти адреса. Как только вы это сделаете, продолжайте и удалите те адреса из своего списка, которые имеют жесткий возврат.

После этого вам останется только проверить свои отчеты и быстро удалить любые повторяющиеся или серьезные отказы электронной почты каждый раз, когда вы отправляете рассылку по электронной почте.

Отслеживание отказов по электронной почте гарантирует, что вы получите максимальную отдачу от своих маркетинговых усилий по электронной почте!