Почему никто не читает ваши электронные письма (и что они вместо этого делают)

У вас когда-нибудь возникало ощущение, что вас игнорируют? Несмотря на все ваши усилия по обеспечению того, чтобы каждое написанное вами электронное письмо было: а) в высшей степени актуальным; б) лаконично; и в) без рекламы, ваше сообщение все равно не замечают?

Многие организации считают, что перегрузка электронной почты достигла критического уровня. Так что же случилось? Почему внезапно упало число читателей и что читают вместо этого сотрудники?

Самая большая проблема, с которой сегодня сталкиваются внутренние коммуникаторы, - выделить ваше сообщение среди всех других цифровых отвлекающих факторов. По иронии судьбы, существует еще большее давление для эффективного общения, поскольку законодательство требует, чтобы сотрудники были в курсе серьезных вопросов, таких как соблюдение нормативных требований, обучение кибербезопасности, а также здоровье и безопасность.

Вот некоторые взгляды на действующие силы и советы по совершенствованию коммуникаций в современном мире.

1) Размытие принеси свое собственное устройство (BYOD)  

На первый взгляд политика BYOD кажется беспроигрышной для всех: работодатели экономят на затратах на оборудование; Сотрудники используют выбранный ими продукт. Исследователь рынка Gartner Inc. прогнозирует, что к 2020 году 85% предприятий будут иметь какую-либо программу BYOD.

Но стирает ли это движение грань между работой и частным использованием?

У сотрудников возникает соблазн продолжать использовать свои устройства на работе так же, как дома, то есть посещать сайты социальных сетей, отправлять личные сообщения, играть в игры и т. Д. Это конвергенция личного и профессионального общения означает, что ваша электронная почта перемещается дальше по пищевой цепочке.

Кончик:

Подумайте творчески с форматом, в котором вы отправляете сообщения. В своей личной жизни сотрудники привыкли получать сообщения в расширенных форматах.

Видео, всплывающие оповещения, тикеры, заставки и информационные бюллетени являются эффективными форматами во внутренней системе коммуникаций.

2) Размеры экрана меньше

Изменился способ открытия электронной почты и взаимодействия с ней. В настоящее время на мобильных устройствах читается больше электронной почты, чем на настольных компьютерах. Статистика говорит, что 56% электронных писем теперь открывается на маленьком экране - это на 8% больше, чем 12 месяцев назад.

Изменение размера дисплея оказывает огромное влияние на скорость открытия и чтения электронной почты. Письма, которые плохо отформатированы, имеют слишком мелкий шрифт и не оптимизированы для мобильных устройств, могут мгновенно отпугнуть получателей.

Кончик:

Разрабатывайте свои коммуникации с учетом мобильной аудитории. Скорее всего, они будут читать ваше сообщение на ходу - буквально (60% пользователей компьютеров проверяют электронную почту в ванной!).

Времени мало, поэтому убедитесь, что ваше сообщение доходит до сути, а любой призыв к действию четко обозначен.

3) Коммуникационное вторжение

В наши дни существует так много других источников информации, которые могут отвлекать сотрудников, ограничивая объем информации, который они могут фактически потребить.

LinkedIn, Twitter и множество новостных лент играют важную роль в бизнес-сообществе, но недостатком является то, что постоянная потоковая передача данных отвлекает внимание сотрудников.

Есть все признаки того, что эти типы совместных сайтов набирают не только количество, но и популярность. Больше цифрового шума означает меньше внимания к почтовому ящику.

Кончик:

Вы мало что можете сделать, чтобы остановить это движение, кроме как сделать ваши собственные сообщения актуальными. Думайте как издатель: будьте дисциплинированы в отношении частоты, сообщения и используемого формата. Заставьте других объективно критиковать ваши сообщения.

Чем более увлекательными и информативными будут ваши сообщения, тем выше будут ваши читатели.

4) Разделение поколений

Согласно недавнему исследованию более 1000 сотрудников в США, менеджеры бэби-бумеров (от 51 до 69) и сотрудники миллениалов (от 18 до 30) расходятся в стилях общения друг с другом.

Молодое поколение погружено в инструменты социальных сетей, с радостью делится своим мнением с миром и молниеносно использует двусторонний обмен мгновенными сообщениями.

Тем не менее, старшее поколение сохраняет свое мышление и чувствует себя менее комфортно с общественным сотрудничеством. Они больше знакомы со стилем общения сверху вниз и склонны больше планировать.

Кончик:

Универсальный подход не работает. Подумайте о сочетании каналов обмена сообщениями, которые понравятся людям любого возраста. Несрочный контент можно упаковывать и распространять с помощью ежемесячных обновлений. Это оставляет передышку для срочных, важных сообщений, чтобы привлечь внимание, которого они заслуживают.

Инструменты для совместной работы популярны, особенно среди миллениалов, но имейте в виду, что критики утверждают, что эти инструменты отнимают много времени.

5) Актуальность для читателя

Опрос 2300 сотрудников Intel показал, что почти треть полученных сообщений были сочтены ненужными. И на каждые шесть писем, которые игнорируются в течение дня, пять из них игнорируются навсегда.

Сотрудники могут непреднамеренно перегружать почтовые системы, поскольку они не уверены в процессах принятия решений или эскалации, и поэтому на всякий случай включите в свою рассылку слишком много коллег.

Кончик:

Разработайте для сотрудников хартию «электронного этикета». Акцент должен быть сделан на балансе между выгодой отправителя и расходами получателя.

Рекомендации могут включать сопротивление побуждению «ответить всем» (часто достаточно просто ответить первоначальному отправителю). Отмените пересылку длинных цепочек писем всем и каждому, особенно если сложную ситуацию легче объяснить лично.

И будьте дисциплинированы в отношении того, кого вы включаете в список рассылки, т.е. действительно ли тем, кто отмечен в поле «Копия», нужно получать электронное письмо?

Таким образом, люди более избирательны в отношении того, что заслуживает их внимания. Цифровая революция нарушила традиционные методы коммуникации, и электронная почта стала жертвой. Это вызвало столь необходимые изменения во внутренней коммуникации и призыв к созданию более креативного, интересного и запоминающегося контента.

Сара Перри - генеральный директор SnapComms и участник ClickZ.