Что такое автоматизация рабочего процесса? Краткое руководство

Быть «в зоне» очень ценно. С другой стороны, вас раздражает, когда вас вывозят из вашей зоны для выполнения какой-то рутинной работы. Автоматизация рабочего процесса может решить эту проблему и позволить вам и вашей команде оставаться продуктивными.

Программное обеспечение для автоматизации рабочих процессов позволяет командам оставаться в курсе важных дел, в то время как рутинные задачи обрабатываются в фоновом режиме. Использование автоматизации рабочих процессов делает бизнес-процессы более эффективными.

Что такое автоматизация рабочего процесса?

Автоматизация рабочих процессов оптимизирует бизнес-процессы с помощью триггеров, запускающих действия. Он работает за кулисами в программных приложениях для перемещения задач вперед или изменения их статуса, приоритета, тегов и т. д.

Вы можете применить автоматизацию ко многим различным приложениям. В управлении проектами вы можете автоматизировать задачи, применяя триггеры, которые срабатывают при соблюдении определенных параметров. Рабочий процесс — это набор шагов, часто повторяемых, выполняемых для завершения бизнес-процесса.

Чтобы использовать автоматизацию рабочего процесса, вам необходимо программное обеспечение для управления проектами. ProjectManager — это облачное программное обеспечение для работы и управления проектами, предназначенное для объединения гибридных команд. Он имеет несколько представлений проекта, и вы можете автоматизировать функции в каждом из них. Вы можете добавить столько триггеров, сколько вам нужно. Существует даже утверждение задачи для управления процессом и обеспечения того, чтобы только уполномоченные лица могли изменить статус задачи. Начните бесплатно автоматизировать рабочие процессы уже сегодня.

Почему автоматизация рабочего процесса?

Использование автоматизации рабочего процесса имеет много преимуществ. Основная причина в том, что это экономит время за счет оптимизации бизнес-процессов. Это позволяет вашим командам сосредоточиться на более творческих аспектах своей работы, в то время как программное обеспечение автоматизирует необходимые, но утомительные мелкие задачи.

Автоматизация рабочего процесса не только помогает вам работать быстрее, но и уменьшает количество ошибок, которые вы совершаете. Когда работа автоматизирована, она исключает возможность человеческой ошибки. Давайте смотреть правде в глаза; чаще всего нам приходится возвращаться и исправлять ошибку, вызванную опечаткой или какой-либо другой незначительной проблемой. Автоматизация рабочего процесса исключает эти ошибки из уравнения.

Если вы экономите время с меньшим количеством сбоев, это означает, что вы можете легче масштабировать свой бизнес, что является еще одним преимуществом автоматизации рабочих процессов. Автоматизация рабочих процессов может сделать малый бизнес более конкурентоспособным, особенно в условиях конкуренции с крупными компаниями. Автоматизация рабочих процессов помогает компаниям работать быстрее, быстрее закрывать потенциальных клиентов и высвобождать время, затрачиваемое на рутинную работу, чтобы они могли лучше обслуживать своих клиентов.

Это также полезно, если вам нужно придерживаться политики. Вы обнаружите, что циклы утверждения сократились, а менеджеры улучшили прозрачность и контроль. Вы также обнаружите, что это повышает боевой дух команды, поскольку они могут сосредоточиться на талантах, для которых вы их наняли. Управление рабочей нагрузкой, улучшение процессов: причины использования автоматизации рабочих процессов могут продолжаться бесконечно.

Что такое программное обеспечение для автоматизации рабочих процессов?

Цель программного обеспечения для автоматизации рабочих процессов — упростить управление бизнес-операциями. Это приводит, как мы отмечали выше, к большей эффективности, продуктивности и улучшению качества обслуживания клиентов. Например, диаграмма Ганта ProjectManager и другие представления проекта имеют встроенные функции автоматизации, которые помогают вам лучше управлять работой за меньшее время.

Программное обеспечение для автоматизации рабочих процессов работает путем стандартизации и автоматизации форм и процессов, в том числе способов передачи данных между системами. Другими словами, это структурированное перемещение данных между системами. Но все, что вам нужно знать, это то, что это работает, говоря: «если это, то то».

Программное обеспечение для автоматизации рабочих процессов могут использовать профессионалы в различных отраслях, например, в маркетинге. Там он может упростить сбор потенциальных клиентов, управление платными кампаниями, отчеты о показателях и многое другое. Менеджеры социальных сетей могут использовать его для обмена контентом на разных платформах. Продажи могут следить за потенциальными клиентами, планировать демонстрации и отслеживать воронку продаж. Он также может обслуживать бухгалтерские предприятия, электронную коммерцию и, конечно же, управление проектами.

ProjectManager — это такое программное обеспечение для автоматизации рабочего процесса, встроенное в программное обеспечение для управления работой и проектами. Это означает, что у него есть функции, необходимые для планирования, мониторинга и отчетности по вашему проекту, но вы также можете автоматизировать многие из этих бизнес-процессов.

Как автоматизировать рабочий процесс

При автоматизации процесса рабочего процесса вам необходимо установить правила для пути, по которому будет проходить задача по мере прохождения вашего рабочего процесса. Часто вы также можете определить тех, кто имеет право продвигать задачу вперед и изменять ее статус.

1. Первое, что вам нужно сделать, это установить правила, чтобы программное обеспечение знало, что оно должно делать. По умолчанию обычно любой, кто работает над задачей, имеет право изменить ее статус. Базовый статус вытекает из «сделать», «сделано» и «сделано». Однако статусы можно редактировать или добавлять новые в рабочий процесс.
2. Теперь вы хотите создать правила для каждого статуса. В большинстве случаев вы можете добавить несколько правил для каждого статуса. Выберите разрешения, которые подходят для процесса. То есть, возможно, любой член команды может перевести задачу из статуса «дело» в статус «выполняется», но вы хотите, чтобы менеджер одобрил изменение статуса «выполнено». Большая часть автоматизации рабочего процесса позволит вам ограничить круг лиц, которые могут изменять статус.
3. Этот параметр утверждения может быть установлен для любого этапа процесса. Таким образом, вы можете решить, кто может изменять статус, а кто нет, при настройке автоматизации рабочего процесса. Это позволяет контролировать качество и дает менеджерам чувство уверенности в том, что работа выполняется в соответствии со стандартами, установленными в плане проекта.
4. После того, как вы настроили все свои триггеры, действия и утверждения, вам нужно сохранить рабочий процесс. С помощью многих программных средств автоматизации рабочего процесса вы также можете копировать пользовательский рабочий процесс из одного проекта в другой.

Большинство средств автоматизации рабочих процессов, в которых есть утверждения задач, также будут иметь триггеры, которые автоматически уведомляют человека, уполномоченного изменить статус, чтобы процесс продолжался. Во многих случаях пользователь с ограниченным доступом сможет запросить утверждение, чтобы избежать узких мест.

Пример автоматизированного рабочего процесса в ProjectManager

ProjectManager имеет автоматизированные рабочие процессы, которые следуют простой логике «если, то». Вы можете использовать столько триггеров, сколько вам нужно, чтобы задать действия в рабочем процессе.

У нас есть триггеры для статуса, приоритета, прогресса, удаления или добавления тега, утверждения, добавления или удаления исполнителя, запланированных часов, фактических часов, оставшихся часов, фактической стоимости, запланированной стоимости, запланированной продолжительности и фактической продолжительности.

Эти триггеры могут создавать следующие действия: установить статус, назначить пользователя, установить приоритет, установить прогресс, добавить теги и удалить теги. Эти действия выполняются автоматически, когда пользователь запускает триггер, если этот пользователь не авторизован для изменения состояния задачи. Если это так, то тот, кто авторизован, будет автоматически уведомлен или пользователь может запросить одобрение.

Вы можете добавить правила автоматизации в любой рабочий процесс, даже если этот рабочий процесс не настроен. Правила могут быть очень простыми или очень сложными, в зависимости от ваших потребностей. Ниже приведен пример того, как выглядит автоматизация рабочего процесса в нашем программном обеспечении.

ProjectManager дает вам автоматизацию рабочего процесса и многое другое

ProjectManager — это облачное программное обеспечение для работы и управления проектами, которое имеет несколько представлений проекта и поддерживает совместную работу, позволяя гибридным командам работать, когда, где и как они хотят. Автоматизация — это только глазурь на торте.

Планирование интерактивных диаграмм Ганта

Автоматизация рабочих процессов, настраиваемые рабочие процессы и утверждение задач помогают оптимизировать ваши процессы, но сначала у вас должен быть план проекта. Менеджеры могут планировать с помощью онлайн-диаграмм Ганта, которые упрощают связывание зависимостей, чтобы избежать задержек, устанавливать этапы для отслеживания прогресса и делиться ими с командой и заинтересованными сторонами. Вы можете отфильтровать критический путь, а затем установить базовый уровень, чтобы отслеживать запланированные усилия в сравнении с фактическими усилиями в режиме реального времени.

Просмотр прогресса и производительности с помощью информационных панелей в реальном времени

Ваша команда получает свои задания и может совместно работать над несколькими представлениями проекта, такими как списки задач, доски канбан и представления календаря, которые обновляются вместе, поэтому есть единый источник достоверной информации. Но как следить за их активностью, особенно если они не работают в офисе? Наша информационная панель в режиме реального времени автоматически собирает оперативные данные и переводит их в красочные графики, которые отслеживают шесть показателей проекта. Лучше всего то, что не требуется никаких настроек.

Углубитесь в данные с помощью отчетов в один клик

Когда вам нужно нечто большее, чем общий вид вашего проекта, наши отчеты могут быть созданы одним нажатием клавиши, чтобы предоставить вам данные о времени, стоимости, рабочей нагрузке и многом другом. Все отчеты можно фильтровать, чтобы показывать только то, что вы хотите видеть. Затем ими можно поделиться в виде вложения в формате PDF или даже распечатать, если ваши заинтересованные лица предпочитают быть в курсе последних событий.

У нас есть не только автоматизация рабочего процесса, но и автоматические уведомления по электронной почте и оповещения в приложении, чтобы держать вас в курсе, когда кто-то комментирует или обновляет задачу, над которой вы работаете. Менеджеры могут отслеживать ход выполнения этих задач с помощью защищенных расписаний и обеспечивать сбалансированность задач своей команды с помощью инструментов управления ресурсами, которые гарантируют, что все работают на полную мощность. Мы покрываем все основы управления проектами.

ProjectManager — это отмеченное наградами программное обеспечение для работы и управления проектами для гибридных команд. Благодаря автоматизации рабочих процессов, нескольким представлениям проектов и платформе для совместной работы команды могут работать более эффективно, а менеджеры получают инструменты для контроля качества в проекте. Присоединяйтесь к командам таких организаций, как NASA, Siemens и Nestle, которые используют наш инструмент для достижения успеха. Начните бесплатно сегодня.