Стартовая встреча проекта: как составить повестку дня стартовой встречи

Руководители проектов тратят много времени и усилий на изучение жизнеспособности своего проекта. Но вся эта работа бессмысленна, если они не сообщают цель проекта своей команде и клиентам. Вот почему стартовая встреча так важна.

Начальная встреча ставит всех на одну и ту же страницу. Команда и клиент знают формулировку миссии, формулировку видения и план проекта. Все это является частью повестки дня встречи и гарантирует, что команда проекта начнет работу с правильной ноги.

Что такое стартовая встреча проекта?

На стартовом совещании проекта сообщаются цели и задачи проекта, чтобы команда проекта и клиент четко понимали, что они должны делать в проекте.

Эта деятельность является частью этапа инициации проекта. Стартовое совещание обычно проводит менеджер проекта. Часто проводится внутреннее стартовое совещание только с проектной командой, а затем проводится внешнее стартовое совещание с участием клиента проекта, спонсора проекта или заинтересованной стороны.

На собрании менеджер проекта объясняет команде объем проекта, справочную информацию и сроки проекта. Стартовое совещание должно задать правильный тон проекту, поскольку он переходит в этапы выполнения, мониторинга и контроля. Хорошо организованная стартовая встреча может привести к успешному завершению проекта.

Какова цель стартовой встречи?

Стартовое совещание в основном используется для того, чтобы команда проекта была на одной волне. На собрании руководители проектов объясняют общие цели, о которых нужно помнить, когда команда выполняет свои задачи. Это обеспечивает успех проекта.

На стартовом совещании руководитель проекта также может представить команду проекта. Важно, чтобы все знали, с кем они работают и каковы их роли и обязанности. Это позволяет избежать конфликтов на более поздних этапах проекта, которые могут задержать работу и поставить под угрозу сроки проекта.

Команда может задавать вопросы руководителю проекта до тех пор, пока у них не будет четкого представления о проекте и их роли в нем. Поскольку эта встреча происходит лично, а не по электронной почте или в общих документах, вы снижаете вероятность недопонимания. Это помогает избежать расползания области действия по линии.

На стартовом совещании поделились большим количеством информации, в том числе о том, какое программное обеспечение для управления проектами будет использовать команда. ProjectManager — это облачный инструмент управления проектами с неограниченным хранилищем файлов для хранения документов в централизованном узле, к которому команда может легко получить доступ. Они могут использовать несколько представлений проекта, чтобы прикреплять соответствующие документы к своим задачам, чтобы не отставать от них. Попробуйте ProjectManager сегодня бесплатно!

Пример повестки стартового собрания

Стартовая встреча отличается в зависимости от типа проекта. Некоторые из них более структурированы и формальны, когда руководитель проекта проводит большую подготовку перед стартовым совещанием. У небольших проектов может быть стартовая встреча без демонстрации или презентации.

Одна вещь является общей, независимо от того, что это за стартовая встреча; Повестка дня. Чаще всего повестка дня включает следующие пункты, каждый из которых имеет решающее значение для хорошо проведенного стартового собрания.

1. Предыстория проекта

Часть проектного предложения, предыстория проекта — это история проекта и то, как он появился. Он показывает исследования, которые привели к зеленому освещению, и почему проект необходим.

Это включает в себя почему, где и как реализовать ваш проект. Вы подробно описали текущую ситуацию, в чем проблема и как проект ее решает. Все это подтверждается достоверными данными. Предыстория проекта используется в предложении по проекту для получения одобрения заинтересованных сторон. Это также помогает представить проект в контексте во время запуска проекта.

2. Обзор содержания проекта

Обзор содержания проекта — это подробное описание проектной работы, которую ваша команда должна выполнить, чтобы проект был успешным. Сроки этой работы определяются сроками проекта и бюджетом проекта.

Понимая цели и требования, необходимые для завершения проекта, руководители проектов могут более точно прогнозировать затраты и время. Объясняя объем проекта проектной группе, они получают лучшее представление об ограничениях задач, которые им предстоит выполнять.

3. Обзор графика проекта

Результаты проекта изложены в хронологическом порядке, который действует как дорожная карта для проекта. Это основа любого графика проекта, и он должен включать как минимум этапы, задачи, любые зависимости и сроки выполнения.

Обзор графика проекта имеет решающее значение для команды, поскольку перед ними будет поставлена ​​задача уложиться в эти сроки и сделать эти результаты. Поэтому эта информация должна быть четко передана. Ни у кого из проектной группы не должно быть путаницы в отношении того, что должно быть сделано.

Составьте временную шкалу проекта за считанные минуты с помощью диаграмм Ганта ProjectManager. Начните бесплатно сегодня!

4. Обзор управления рисками

При составлении плана проекта руководитель проекта также должен разработать план управления рисками. Это процесс анализа рисков, которые могут возникнуть во время проекта. Затем вы определяете, какие шаги потребуются для решения этих проблем, когда они возникнут.

Вы расставляете риски по приоритетам в зависимости от того, как они влияют на проект. Вот как вы разрабатываете стратегию снижения рисков, которая включает в себя, кто будет нести ответственность за какой риск, если он произойдет. Команда проекта должна знать, кто несет ответственность за риски, и быстро выявлять эти проблемы.

5. Роли и обязанности

Руководитель проекта отвечает за определение ролей и обязанностей команды проекта. То есть положение члена команды в команде, поставленные перед ним задачи и обязанности его конкретной роли по отношению к более крупной команде и проекту.

По сути, это описание работы. Он должен быть доведен до проектной группы во время стартового совещания. Он дает обзор работы, список обязанностей и то, что это лицо уполномочено делать. Также указано, кому они подчиняются, поэтому существует четкая цепочка подчинения.

6. Методы и инструменты управления проектами

Существует множество способов управления проектом. Это включает в себя более традиционную методологию, такую ​​как водопад, итеративный гибкий подход или гибрид, который плавно соединяет различные стили управления работой. Вы также должны выбрать инструмент управления проектом, который соответствует используемой методологии.

Команда проекта должна знать, как осуществляется управление проектом и в чем будет заключаться их часть, включая программное обеспечение для управления проектом, которое они будут использовать. В некоторых случаях для этого потребуется период обучения, чтобы команда поняла методологию и то, как использовать инструменты проекта. Все это будет обсуждаться на стартовом совещании.

Как провести стартовое совещание по проекту

Это большой объем информации, которую нужно передать команде проекта. Как вы можете быть уверены, что все уйдут с стартового совещания с этим знанием? Вот несколько советов, которые помогут вам успешно провести совещание по запуску проекта:

• Подготовьтесь: вы тщательно изучили и задокументировали проект на этапе инициации, чтобы продать его своим заинтересованным сторонам, теперь вы должны сделать то же самое с командой проекта. Это включает в себя обеспечение присутствия всех, наличие кого-то, кто делает заметки, чтобы поделиться ими позже, и составление повестки дня, чтобы убедиться, что вы не забудете ничего важного.
• Представьтесь и представьтесь команде: это первый раз, когда вся проектная команда была собрана, так что найдите время, чтобы все представились. Неплохой идеей будет выделить немного времени для некоторых ледокольных вопросов, чтобы обеспечить необходимую близость для лучшей совместной работы.
• Определите проект: убедитесь, что команда четко понимает цель проекта и то, как формулировка миссии проекта соотносится с целями и задачами более крупной компании. Чтобы убедиться, что все поняли, найдите время, чтобы ответить на любые вопросы, которые могут возникнуть у команды.
• Раздайте план проекта: план проекта должен быть раздан на стартовом совещании, включая график бюджета, но теперь вы можете просмотреть его в деталях и убедиться, что все понимают основную информацию, такую ​​как график проекта, ключевые этапы и Практические результаты.
• Определите объем проекта: убедитесь, что команда знает объем проекта и ключевую информацию о проекте. Это помогает избежать расползания масштаба за счет управления ожиданиями команды.
• Разделите роли и обязанности. Если у команды есть совместная история, этот шаг может быть не таким важным, но для новых команд крайне важно понять свои отношения друг с другом.
• Объясните центральный источник правды: Имейте центральный источник правды, чтобы команда знала о статусе проекта. То есть команде нужно общее место с данными в реальном времени, чтобы каждый всегда знал о статусе проекта и своем месте в нем.
• Задавайте вопросы, следующие шаги и списки дел. Прежде чем подводить итоги, откройте слово для любых вопросов, чтобы убедиться, что всем понятно, о чем говорилось на стартовом совещании. Потратьте некоторое время, чтобы объяснить, что произойдет дальше, включая списки дел после стартовой встречи для команды. Наш бесплатный шаблон элементов действий может помочь.

Следующие шаги после стартовой встречи по проекту

Говоря об этих следующих шагах, они являются важным трамплином после стартового собрания, чтобы отправить команду в действие. С этого момента начинается этап реализации проекта. Это веха, которая, вероятно, была отмечена в плане проекта.

Несмотря на то, что на протяжении всего проекта будут проводиться частые встречи, стартовая встреча уникальна тем, что в ней участвует вся команда проекта. Маловероятно, что все соберутся снова в то же время и в том же месте. Вот почему так важно иметь правильное программное обеспечение для управления проектами.

Как отмечалось выше, центральный источник правды является ключом к тому, чтобы все участники проектной группы оставались на связи. Он должен обновляться в режиме реального времени и обеспечивать прозрачность процесса. Это означает, что все знают, что делают все остальные и как они вписываются в эту картину. Это лучший способ избежать узких мест, заблокировать других членов команды и сохранить проект в нужном русле.

Как ProjectManager может помочь после стартовой встречи

ProjectManager — это облачное программное обеспечение для управления работой, которое планирует, отслеживает и составляет отчеты в режиме реального времени, чтобы гибридные команды лучше работали вместе для достижения цели проекта. ProjectManager разработан с несколькими представлениями проекта, которые позволяют командам работать так, как они хотят, независимо от их уровня знаний, местоположения или методологии.

Планируйте заранее на интерактивных диаграммах Ганта

У менеджеров есть функции, необходимые им для планирования миссии проекта заранее на интерактивных диаграммах Ганта, которые организуют задачи, связывают зависимости и добавляют вехи. Но они также могут фильтровать критический путь и устанавливать базовый уровень для отслеживания отклонений проекта в режиме реального времени. Затем план проекта может быть передан командам и заинтересованным сторонам, чтобы каждый всегда знал, что он делает и как это вписывается в общую картину.

Управление работой на канбан-досках

Члены команды могут использовать список задач, календарь или представление проектов на доске канбан, чтобы управлять своей работой и оставаться продуктивными. Канбан-доски визуализируют рабочий процесс для гибкой команды, которой необходимо управлять своим невыполненным заданием и планировать спринты. Между тем, менеджеры получают представление о процессах своей команды и могут перераспределять ресурсы по мере необходимости, чтобы предотвратить узкие места и дорогостоящие задержки.

Отслеживание производительности в режиме реального времени

Прогресс и производительность всегда отображаются на экране с интерактивными информационными панелями. Нет необходимости в трудоемкой настройке. Данные собираются, и цифры обрабатываются автоматически. Затем они отображаются на удобных для чтения графиках и диаграммах, показывающих затраты, время и другие показатели проекта.

Все, что вам нужно для успеха проекта на стартовом совещании, находится в ProjectManager. От отчетов одним щелчком мыши, которые можно фильтровать и публиковать, до электронной почты и уведомлений в приложении, чтобы все всегда были в курсе, функций управления ресурсами и многого другого, ProjectManager — единственный гибридный инструмент управления работой, который вам когда-либо понадобится.

ProjectManager — это отмеченное наградами программное обеспечение для управления проектами, которое организует работу так, чтобы поддерживать вашу продуктивность от стартовых совещаний до закрытия проекта. Присоединяйтесь к десяткам тысяч команд, которые уже используют наше программное обеспечение в таких разных организациях, как NASA, Siemens и Nestle. Попробуйте ProjectManager сегодня бесплатно!