10 ลักษณะของข้อมูล

การตัดสินใจที่ถูกต้องเป็นสิ่งสำคัญสำหรับทุกองค์กร แต่เมื่อต้องตัดสินใจ สิ่งสำคัญเสมอคือผู้มีอำนาจตัดสินใจต้องเข้าถึงข้อมูลที่ถูกต้อง เพื่อให้พวกเขาสามารถตัดสินใจได้ดีที่สุด คุณลักษณะต่างๆ เช่น ความถูกต้อง ความพร้อมใช้งาน และความเกี่ยวข้องของข้อมูลมีความสำคัญในการช่วยให้ผู้มีอำนาจตัดสินใจตัดสินใจได้อย่างถูกต้องและหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดที่มีค่าใช้จ่ายสูง

ในบทความนี้ เราจะกล่าวถึงลักษณะต่างๆ ของข้อมูลที่ผู้มีอำนาจตัดสินใจจำเป็นต้องพิจารณาเพื่อทำการตัดสินใจอย่างรอบรู้และถูกต้อง เราจะสำรวจว่าข้อมูลที่ไม่สมบูรณ์หรือข้อมูลที่ไม่ถูกต้องสามารถนำไปสู่การตัดสินใจที่ผิดพลาดได้อย่างไร และการเข้าถึงข้อมูลที่ครบถ้วน ถูกต้อง และเกี่ยวข้องสามารถช่วยผู้ตัดสินใจตัดสินใจเลือกที่เหมาะสมซึ่งสร้างคุณค่าให้กับองค์กรได้อย่างไร

ลักษณะของข้อมูล

1. ความมีตัวตน

ลักษณะของสารสนเทศ หมายถึง คุณสมบัติที่กำหนดประโยชน์ของสารสนเทศ ความมีตัวตนเป็นลักษณะอย่างหนึ่ง ซึ่งแสดงถึงขอบเขตที่ข้อมูลได้รับอิทธิพลจากความเห็นส่วนตัวหรืออคติ

ผู้ใช้ข้อมูลและข้อมูลรูปแบบอื่น ๆ จำเป็นต้องตระหนักถึงแง่มุมนี้เพื่อให้มั่นใจว่าการตัดสินใจของพวกเขาอยู่บนพื้นฐานของข้อเท็จจริงที่ถูกต้องมากกว่าการตีความ เป็นการดีที่สุดที่จะใช้แหล่งข้อมูลที่มีความเป็นส่วนตัวน้อยที่สุด

2. ความเกี่ยวข้อง

ความเกี่ยวข้องของข้อมูลเป็นลักษณะสำคัญอีกประการหนึ่ง เป็นนัยว่าข้อมูลที่เก็บรวบรวมควรมีประโยชน์และนำไปใช้กับวัตถุประสงค์ที่ใช้ได้ ตัวอย่างเช่น นักเรียนที่ค้นหาข้อมูลเกี่ยวกับหัวข้อใดหัวข้อหนึ่งควรมีสิทธิ์เข้าถึงข้อมูลที่เกี่ยวข้องและเป็นประโยชน์ในการทำความเข้าใจและค้นคว้าเพิ่มเติม

ความเกี่ยวข้องยังเกี่ยวข้องกับความทันเวลาของเนื้อหา หมายความว่าข้อมูลเป็นปัจจุบันหรืออัปเดตเพียงใด ณ เวลาใดเวลาหนึ่ง สิ่งสำคัญคือต้องทำให้ทันสมัยอยู่เสมอ เพื่อให้ผู้ใช้สามารถไว้วางใจในความถูกต้องของแหล่งที่มาของตนได้

3. ความตรงต่อเวลา

ความทันเวลาเป็นลักษณะสำคัญของข้อมูลเนื่องจากเป็นหลักฐานว่าข้อมูลถูกรวบรวมหรือปรับปรุงล่าสุดเมื่อใด

สิ่งนี้ช่วยให้ผู้ใช้สามารถวัดความถูกต้องและดูว่าเหมาะสมกับความต้องการในปัจจุบันหรือไม่ นอกจากนี้ยังสามารถใช้ข้อมูลที่ทันท่วงทีเพื่อตัดสินใจได้อย่างทันท่วงทีและสอดคล้องกับสถานการณ์ปัจจุบัน

4. ความแม่นยำ

ความถูกต้องของข้อมูลเป็นหนึ่งในลักษณะที่สำคัญที่สุด นี่หมายความว่าเนื้อหาควรให้ข้อมูลที่ถูกต้องและเชื่อถือได้ซึ่งได้รับการยืนยันโดยแหล่งข้อมูลที่เชื่อถือได้

ความแม่นยำยังหมายถึงความแม่นยำหรือรายละเอียดของข้อมูล เนื่องจากผู้ใช้ต้องมีสิทธิ์เข้าถึงรายละเอียดที่เพียงพอเพื่อให้ทำงานได้อย่างถูกต้องและมีประสิทธิภาพ

5. แก้ไขรูปแบบข้อมูล

รูปแบบข้อมูลที่ถูกต้องหมายถึงการทำให้มั่นใจว่าข้อมูลที่มีโครงสร้างในลักษณะที่ทำให้ผู้ใช้เข้าถึง เข้าใจ และใช้ประโยชน์ได้ง่าย สิ่งนี้เกี่ยวข้องกับการนำเสนอข้อมูลในลักษณะที่เป็นระเบียบเพื่อให้สามารถอ่านและตีความได้อย่างรวดเร็วโดยไม่เกิดความสับสนหรือกำกวม

นอกจากนี้ การระบุป้ายกำกับที่ชัดเจนสำหรับจุดข้อมูลต่างๆ ช่วยให้ผู้ใช้สามารถระบุและทำความเข้าใจข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว

6. ความสมบูรณ์

ความครบถ้วนของข้อมูลเป็นลักษณะสำคัญอีกประการหนึ่ง หมายความว่ามีรายละเอียดที่จำเป็นทั้งหมดเพื่อให้ผู้ใช้สามารถตัดสินใจได้อย่างรอบรู้

ซึ่งหมายถึงการให้ข้อมูลพื้นฐานที่เพียงพอในหัวข้อใดหัวข้อหนึ่ง ตลอดจนข้อมูลอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องซึ่งอาจจำเป็น

7. การเข้าถึง

ลักษณะพิเศษอีกอย่างหนึ่งของข้อมูลคือความสามารถในการเข้าถึง ซึ่งหมายถึงการเข้าถึงเนื้อหาได้ง่ายเพียงใด ซึ่งรวมถึงการตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีให้บริการทางออนไลน์หรือในรูปแบบที่จับต้องได้ และไม่มีข้อจำกัดใด ๆ ที่กีดขวางความสามารถในการใช้งานของผู้ใช้

นอกจากนี้ หากมีอุปสรรคด้านภาษาหรือปัญหาด้านลิขสิทธิ์ จำเป็นต้องได้รับการแก้ไขเพื่อให้ผู้ใช้สามารถเข้าถึงข้อมูลได้อย่างง่ายดาย

8. ความเพียงพอ

ความเพียงพอยังเป็นลักษณะสำคัญของข้อมูล ซึ่งหมายความว่าควรให้รายละเอียดเพียงพอสำหรับผู้ใช้เพื่อให้บรรลุเป้าหมายหรือผลลัพธ์ที่ต้องการ

ซึ่งหมายถึงการจัดเตรียมจุดข้อมูลที่เพียงพอซึ่งครอบคลุมทุกด้านและช่วยให้ผู้ใช้สามารถตัดสินใจได้อย่างชาญฉลาด

9. ความชัดเจน

ข้อมูลที่เป็นประโยชน์อีกประการหนึ่งคือความชัดเจน ซึ่งแสดงว่าเนื้อหามีความชัดเจนและเฉพาะเจาะจงเพียงใด ซึ่งรวมถึงการหลีกเลี่ยงคำหรือวลีที่กำกวมเพื่อไม่ให้มีที่ว่างสำหรับการตีความผิด

นอกจากนี้ การใช้ภาษาที่เหมาะสมยังช่วยให้แน่ใจว่าผู้ใช้เข้าใจสิ่งที่กำลังพูดโดยไม่ต้องใช้ความพยายามเพิ่มเติม

10. ความเป็นกลาง

ความเป็นกลางเป็นปัจจัยสำคัญที่ต้องพิจารณาเมื่อประเมินข้อมูล ซึ่งหมายถึงการตรวจสอบให้แน่ใจว่าเนื้อหาที่ให้ไว้ไม่มีอคติและไม่มีความคิดเห็นส่วนตัวหรืออคติใดๆ

นอกจากนี้ยังบอกเป็นนัยว่าผู้ใช้ควรสามารถเชื่อถือแหล่งที่มาของข้อมูลได้ เนื่องจากความเป็นกลางช่วยให้มั่นใจได้ถึงความถูกต้องและความเกี่ยวข้อง

นอกเหนือจากคุณสมบัติอื่น ๆ ของข้อมูลเหล่านี้ที่คุณต้องใส่ใจคือ-

ลักษณะเพิ่มเติมของข้อมูลที่ถูกต้อง

• ความเที่ยงธรรม : ความเที่ยงธรรมหมายถึงระดับที่ข้อมูลได้รับการรวบรวมและนำเสนออย่างเป็นกลางโดยไม่มีอคติ เมื่อเนื้อหาขาดความเป็นกลาง อาจนำไปสู่การให้ข้อมูลที่ผิดหรือการตีความที่ผิดโดยผู้ที่ค้นหาข้อมูลเพื่อวัตถุประสงค์ในการวิจัยหรือในการตัดสินใจ
• ความสอดคล้อง : ความสอดคล้องเป็นหนึ่งในลักษณะสำคัญของข้อมูลที่เป็นประโยชน์ เนื่องจากช่วยให้ผู้ใช้เห็นภาพที่ชัดเจนเกี่ยวกับหัวข้อหรือสถานการณ์เฉพาะ ซึ่งหมายความว่าข้อมูลที่ให้ควรสอดคล้องกันตั้งแต่ต้นจนจบ โดยไม่มีจุดขัดแย้งซึ่งอาจนำไปสู่ความสับสนและการตีความที่ผิด
• ความถูกต้อง : คุณลักษณะสำคัญอย่างหนึ่งของข้อมูลคือความถูกต้อง ซึ่งแสดงว่าข้อมูลนั้นควรถูกต้องและเป็นปัจจุบัน ซึ่งหมายถึงการจัดเตรียมหลักฐานหรือข้อเท็จจริงเพื่อสำรองข้อความใดๆ ที่ทำไว้ และตรวจสอบให้แน่ใจว่าจุดข้อมูลทั้งหมดถูกต้องและเป็นปัจจุบัน นอกจากนี้ยังหมายถึงการรับรองว่าแหล่งที่มาของข้อมูลนั้นเชื่อถือได้
• กระชับ : นอกจากจะถูกต้องแล้ว ข้อมูลที่เป็นประโยชน์ควรกระชับด้วย ซึ่งหมายถึงการรักษาเนื้อหาให้สั้นและรวบรัดที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ ในขณะที่ยังคงถ่ายทอดรายละเอียดที่จำเป็นทั้งหมดในลักษณะที่เข้าใจง่าย
• เหมาะสำหรับวัตถุประสงค์ : ควรคำนึงถึงวัตถุประสงค์ของเนื้อหาเสมอเมื่อประเมินคุณภาพของเนื้อหา ซึ่งหมายถึงการตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อมูลที่ให้นั้นเหมาะสมกับวัตถุประสงค์ที่ตั้งใจไว้ ไม่ว่าจะเป็นการให้ข้อมูล ความรู้ หรือความบันเทิง
• เชื่อถือได้ : ความน่าเชื่อถือของข้อมูลส่งผลโดยตรงต่อประโยชน์และความน่าเชื่อถือ ซึ่งหมายความว่าผู้ใช้ควรจะสามารถพึ่งพาจุดข้อมูลใด ๆ ที่ได้รับจากแหล่งใดแหล่งหนึ่งว่าถูกต้องและเป็นปัจจุบัน
• เอกลักษณ์ : ลักษณะสำคัญอีกประการหนึ่งของข้อมูลที่เป็นประโยชน์คือความเป็นเอกลักษณ์ ซึ่งบ่งบอกว่าควรเป็นต้นฉบับและไม่คัดลอกมาจากแหล่งอื่น สิ่งนี้ช่วยให้มั่นใจได้ว่าเนื้อหาที่ให้มามีคุณภาพสูงสุด เนื่องจากได้รับการวิจัยอย่างละเอียดถี่ถ้วนและเขียนขึ้นเพื่อวัตถุประสงค์เฉพาะโดยไม่มีการลอกเลียนแบบใดๆ
• การรักษาความลับ : เมื่อจัดการกับข้อมูลส่วนบุคคล การรักษาความลับจะกลายเป็นลักษณะสำคัญที่ต้องพิจารณา ซึ่งหมายถึงการทำให้แน่ใจว่าจุดข้อมูลทั้งหมดถูกเก็บไว้อย่างปลอดภัย เพื่อให้เฉพาะผู้ที่ได้รับอนุญาตเท่านั้นที่สามารถเข้าถึงได้
• ความพร้อมใช้งาน : ข้อมูลความพร้อมใช้งานเป็นส่วนสำคัญของข้อมูลที่เป็นประโยชน์สำหรับผู้มีอำนาจตัดสินใจ ซึ่งหมายความว่าผู้ใช้ควรสามารถเข้าถึงเนื้อหาได้ทุกเมื่อที่ต้องการ ทั้งกลางวันและกลางคืน
• ความสมบูรณ์ : ความสมบูรณ์เป็นคุณลักษณะที่สำคัญของข้อมูลที่เป็นประโยชน์ เนื่องจากเป็นนัยว่าข้อมูลควรไม่เปลี่ยนแปลงและไม่บุบสลาย ซึ่งหมายถึงการนำเสนอเนื้อหาที่ไม่ได้ดัดแปลงหรือปรับแต่งใดๆ เพื่อให้ผู้ใช้สามารถวางใจในความถูกต้องได้
• การรับรองความถูกต้อง : เมื่อต้องจัดการกับข้อมูลที่ละเอียดอ่อน การรับรองความถูกต้องจะกลายเป็นส่วนสำคัญในการรับประกันความมีประโยชน์ ซึ่งหมายความว่าผู้ใช้ควรสามารถตรวจสอบความถูกต้องของจุดข้อมูลใด ๆ ที่ได้รับจากแหล่งใดแหล่งหนึ่งก่อนที่จะเชื่อถือในความถูกต้อง
• การไม่ปฏิเสธ : การไม่ปฏิเสธเป็นลักษณะสำคัญของข้อมูลที่เป็นประโยชน์ซึ่งบอกเป็นนัยว่าไม่ควรถูกปฏิเสธหรือเพิกถอนได้ ซึ่งหมายถึงการตรวจสอบให้แน่ใจว่าจุดข้อมูลทั้งหมดยังคงถูกต้องและไม่มีการเปลี่ยนแปลงใดๆ ทั้งสิ้น ดังนั้นผู้ใช้จึงสามารถเชื่อถือแหล่งที่มาของข้อมูลได้
• ต้นทุน-ผลประโยชน์ : เมื่อพิจารณาถึงประโยชน์ของข้อมูล การวิเคราะห์ต้นทุน-ผลประโยชน์จะกลายเป็นปัจจัยสำคัญ ซึ่งหมายถึงการพิจารณาว่าการให้ข้อมูลบางอย่างมีประโยชน์มากกว่าต้นทุนที่เกี่ยวข้องหรือไม่
• กำหนดเป้าหมายผู้ใช้ : ลักษณะสำคัญอีกประการของข้อมูลที่เป็นประโยชน์คือควรปรับให้เหมาะกับกลุ่มเป้าหมายเสมอ นี่หมายความว่าเนื้อหาควรเขียนขึ้นสำหรับกลุ่มคนที่เฉพาะเจาะจงและคำนึงถึงความต้องการของพวกเขา
• ใช้งานง่าย : ข้อมูลควรนำเสนอในลักษณะที่เข้าใจง่ายเสมอ เพื่อให้ผู้ใช้สามารถค้นหาสิ่งที่ต้องการได้อย่างรวดเร็วโดยไม่ต้องผ่านเนื้อหาหรือจุดข้อมูลมากเกินไป นอกจากนี้ยังบอกเป็นนัยว่าอินเทอร์เฟซใดๆ ที่สร้างขึ้นควรเป็นมิตรกับผู้ใช้และใช้งานง่าย เพื่อให้ผู้ใช้สามารถรับสิ่งที่ต้องการได้อย่างรวดเร็ว
• มีความหมาย : เนื้อหาที่ให้ควรมีวัตถุประสงค์เสมอและบรรจุรายละเอียดที่เกี่ยวข้องซึ่งมีความหมายต่อผู้ใช้ ซึ่งหมายถึงการไม่ให้ข้อมูลที่ไม่เกี่ยวข้องหรือซ้ำซ้อนมากเกินไป แต่เน้นที่การนำเสนอสิ่งที่ผู้ใช้ต้องการอย่างแท้จริงในลักษณะที่กระชับ
• ความไม่คลุมเครือ : เมื่อต้องจัดการกับข้อมูล ควรหลีกเลี่ยงความกำกวมในทุกวิถีทาง เพราะอาจทำให้ทั้งผู้อ่านและผู้ใช้เนื้อหาเกิดความสับสนได้ นี่หมายความว่าการให้รายละเอียดที่ชัดเจนและตรงไปตรงมาควรยังคงมีความสำคัญเป็นลำดับแรก เพื่อให้แน่ใจว่ามีความเข้าใจที่ถูกต้องเกี่ยวกับเนื้อหาที่นำเสนอ
• ความชัดเจน : เพื่อให้มั่นใจถึงความถูกต้อง ข้อมูลที่ให้มาควรเขียนในลักษณะที่ชัดเจนและรัดกุม ซึ่งหมายความว่าเนื้อหาใด ๆ ที่ให้ไว้ไม่ควรยาวหรือซับซ้อนเกินไป แต่ควรแน่ใจว่าได้ให้รายละเอียดที่จำเป็นโดยไม่ลงรายละเอียดมากเกินไป
• การนำเสนอ : วิธีการนำเสนอข้อมูลมีบทบาทสำคัญในประโยชน์ของข้อมูล เนื่องจากเนื้อหาที่นำเสนออย่างดีจะสื่อข้อความที่ถูกต้องไปยังผู้ใช้

บทสรุป

การมีข้อมูลที่ถูกต้องในรูปแบบที่ถูกต้องในเวลาที่เหมาะสมเป็นสิ่งสำคัญเพื่อให้แน่ใจว่าสามารถเข้าถึงและใช้ความรู้ที่มีค่าได้อย่างเต็มศักยภาพ

ควรคำนึงถึงลักษณะของข้อมูล เช่น ความถูกต้อง ความพร้อมใช้งาน ความทันเวลา และความเกี่ยวข้อง เมื่อประเมินแหล่งข้อมูลที่มีอยู่หรือสร้างฐานข้อมูลใหม่

การตรวจสอบให้แน่ใจว่าบุคคลที่เหมาะสมสามารถเข้าถึงข้อมูลที่ถูกต้องในเวลาที่เหมาะสมเป็นกุญแจสำคัญที่จะทำให้กระบวนการตัดสินใจมีประสิทธิภาพ ถูกต้อง และทันท่วงที ด้วยข้อมูลที่ถูกต้อง ความรู้ที่มีค่าสามารถนำไปใช้ประโยชน์ในการจัดการกับความท้าทายเร่งด่วนหรือคว้าโอกาส

ชอบโพสต์นี้? ตรวจสอบชุดที่สมบูรณ์เกี่ยวกับการจัดการ